庫(kù)存物品編碼與管理制度指導(dǎo)手冊(cè)為規(guī)范企業(yè)庫(kù)存物品管理，提升庫(kù)存數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、管理效率及信息化水平，實(shí)現(xiàn)庫(kù)存物品的標(biāo)準(zhǔn)化識(shí)別與追溯，特制定本指導(dǎo)手冊(cè)。本手冊(cè)旨在明確庫(kù)存物品編碼規(guī)則、管理流程及執(zhí)行要求，為企業(yè)各部門(mén)提供統(tǒng)一、規(guī)范的庫(kù)存管理操作指引，保證庫(kù)存管理工作的有序開(kāi)展。一、適用范圍與目標(biāo)（一）適用范圍本手冊(cè)適用于企業(yè)內(nèi)部所有涉及庫(kù)存物品管理的場(chǎng)景，包括但不限于：倉(cāng)庫(kù)日常收發(fā)存管理；采購(gòu)計(jì)劃與供應(yīng)商管理；生產(chǎn)領(lǐng)料與成本核算；資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)與報(bào)廢處置；信息化系統(tǒng)（如ERP、WMS）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)。（二）管理目標(biāo)統(tǒng)一標(biāo)識(shí)：通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化編碼，實(shí)現(xiàn)每個(gè)庫(kù)存物品的唯一性識(shí)別，避免重碼、錯(cuò)碼；高效管理：簡(jiǎn)化物品分類(lèi)、檢索、統(tǒng)計(jì)流程，提升庫(kù)存周轉(zhuǎn)率；數(shù)據(jù)準(zhǔn)確：保證庫(kù)存信息與實(shí)物一致，為決策提供可靠數(shù)據(jù)支持；責(zé)任明確：規(guī)范編碼申請(qǐng)、變更、使用流程，明確各部門(mén)管理職責(zé)。二、編碼體系構(gòu)建與實(shí)施步驟（一）成立專(zhuān)項(xiàng)工作小組由倉(cāng)儲(chǔ)管理部牽頭，聯(lián)合采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部、使用部門(mén)（如生產(chǎn)部、行政部）成立專(zhuān)項(xiàng)小組，明確職責(zé)分工：組長(zhǎng)*（倉(cāng)儲(chǔ)管理部負(fù)責(zé)人）：統(tǒng)籌編碼體系搭建，審批重大規(guī)則調(diào)整；組員*（采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部、使用部門(mén)專(zhuān)員）：負(fù)責(zé)物品分類(lèi)調(diào)研、編碼規(guī)則評(píng)審、流程測(cè)試及培訓(xùn)推廣。（二）物品分類(lèi)與層級(jí)劃分大類(lèi)劃分：根據(jù)物品屬性及管理需求，將庫(kù)存物品分為一級(jí)大類(lèi)（如01-原材料、02-半成品、03-產(chǎn)成品、04-辦公用品、05-備品備件等）；中類(lèi)/小類(lèi)劃分：在一級(jí)大類(lèi)下，按物品用途、材質(zhì)、功能等細(xì)分二級(jí)中類(lèi)、三級(jí)小類(lèi)（例：01-原材料下分01-金屬材料、01-非金屬材料；01-金屬材料下分01-鋼材、01-鋁材）；細(xì)目層級(jí)：針對(duì)小類(lèi)物品，按規(guī)格型號(hào)、品牌等進(jìn)一步細(xì)分至最小管理單元（例：01-鋼材下分01-熱軋鋼板、01-冷軋鋼板；01-熱軋鋼板下分δ=10mm、δ=20mm）。（三）編碼規(guī)則設(shè)計(jì)采用“分類(lèi)碼+屬性碼+流水碼”的組合結(jié)構(gòu)，保證編碼的穩(wěn)定性、擴(kuò)展性及唯一性，具體規(guī)則編碼段位數(shù)規(guī)則說(shuō)明示例分類(lèi)碼6位一級(jí)大類(lèi)（2位）+二級(jí)中類(lèi)（2位）+三級(jí)小類(lèi)（2位），不足位補(bǔ)“0”01-01-01（原材料-金屬材料-鋼材）屬性碼4位規(guī)格型號(hào)（2位）+品牌/供應(yīng)商（2位），用字母或數(shù)字組合，統(tǒng)一編碼字典10-A（δ=10mm，品牌A）流水碼3位按物品啟用順序從001起編，同屬性物品唯一001完整編碼13位分類(lèi)碼+屬性碼+流水碼，中間用“-”分隔01-01-01-10-A-001（四）編碼試運(yùn)行與優(yōu)化選取典型物品（如高頻使用物料、高價(jià)值資產(chǎn)）進(jìn)行編碼試點(diǎn)，驗(yàn)證分類(lèi)合理性、編碼規(guī)則可行性；收集試點(diǎn)部門(mén)反饋（如編碼長(zhǎng)度是否便于記憶、分類(lèi)是否滿(mǎn)足業(yè)務(wù)需求），調(diào)整優(yōu)化分類(lèi)層級(jí)及屬性碼定義；修訂《庫(kù)存物品分類(lèi)及編碼規(guī)則表》（見(jiàn)附件1），形成正式版本。（五）全面推行與培訓(xùn)組織全部門(mén)培訓(xùn)，講解編碼規(guī)則、系統(tǒng)操作流程及管理要求，保證相關(guān)人員熟練掌握；在ERP/WMS系統(tǒng)中維護(hù)編碼字典，禁止新增未編碼物品入庫(kù)；設(shè)定3個(gè)月過(guò)渡期，過(guò)渡期內(nèi)對(duì)編碼錯(cuò)誤進(jìn)行免費(fèi)修正，過(guò)渡期后嚴(yán)格執(zhí)行編碼規(guī)范。（六）動(dòng)態(tài)維護(hù)機(jī)制新增物品：使用部門(mén)填寫(xiě)《庫(kù)存物品編碼申請(qǐng)表》（見(jiàn)附件2），經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、倉(cāng)儲(chǔ)管理部審核后，由專(zhuān)項(xiàng)小組分配新編碼并更新系統(tǒng)；物品變更：物品規(guī)格、品牌等屬性變更時(shí)，需提交《庫(kù)存物品編碼變更申請(qǐng)表》（見(jiàn)附件3），經(jīng)審批后啟用新編碼，原編碼同時(shí)廢止；物品淘汰：長(zhǎng)期閑置或報(bào)廢物品的編碼由倉(cāng)儲(chǔ)管理部?jī)鼋Y(jié)，保留1年后無(wú)使用需求的正式刪除，保證編碼庫(kù)唯一性。三、配套管理表格模板附件1：庫(kù)存物品分類(lèi)及編碼規(guī)則表一級(jí)大類(lèi)（2位）二級(jí)中類(lèi)（2位）三級(jí)小類(lèi)（2位）物品名稱(chēng)屬性碼規(guī)則（規(guī)格-品牌）編碼示例01-原材料01-金屬材料01-鋼材熱軋鋼板δ=厚度mm-品牌首字母01-01-01-10-A-00101-原材料01-金屬材料02-鋁材冷軋鋁板δ=厚度mm-品牌首字母01-01-02-05-B-00204-辦公用品04-紙制品01-A4紙復(fù)印紙克重g-品牌首字母04-04-01-80-C-003附件2：庫(kù)存物品編碼申請(qǐng)表申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)人*申請(qǐng)日期物品名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)品牌/供應(yīng)商預(yù)計(jì)年用量生產(chǎn)一部張*2023-10-08精密軸承Φ60×20mm進(jìn)口品牌D5000套一級(jí)大類(lèi)二級(jí)中類(lèi)三級(jí)小類(lèi)建議編碼備注02-半成品02-標(biāo)準(zhǔn)件01-軸承02-02-01-Φ60-D-001需優(yōu)先測(cè)試兼容性附件3：庫(kù)存物品編碼變更申請(qǐng)表申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)人*變更日期原編碼變更原因（規(guī)格/品牌/淘汰）新編碼審批人*倉(cāng)儲(chǔ)管理部李*2023-10-1001-01-01-10-A-001品牌A停產(chǎn)，替換為品牌B01-01-01-10-B-001王*附件4：庫(kù)存物品臺(tái)賬日期編碼物品名稱(chēng)入庫(kù)數(shù)量出庫(kù)數(shù)量結(jié)存數(shù)量操作人*備注2023-10-0101-01-01-10-A-001熱軋鋼板100-100趙*采購(gòu)訂單PO202310012023-10-0201-01-01-10-A-001熱軋鋼板-2080錢(qián)*生產(chǎn)領(lǐng)料單PL20231002四、執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避（一）編碼唯一性與規(guī)范性嚴(yán)禁同一物品使用多個(gè)編碼，或不同物品共用同一編碼，保證“一物一碼”；編碼一旦確定，不得隨意修改，確需變更時(shí)必須通過(guò)審批流程，并在系統(tǒng)中記錄變更原因及歷史版本。（二）培訓(xùn)與溝通機(jī)制新員工入職時(shí)需接受編碼管理培訓(xùn)，考核合格后方可參與庫(kù)存操作；專(zhuān)項(xiàng)小組每季度召開(kāi)編碼管理溝通會(huì)，收集問(wèn)題并優(yōu)化規(guī)則，保證編碼體系與業(yè)務(wù)發(fā)展同步。（三）系統(tǒng)與人工校驗(yàn)結(jié)合信息化系統(tǒng)需設(shè)置編碼校驗(yàn)規(guī)則（如分類(lèi)碼與類(lèi)別不匹配時(shí)無(wú)法保存），減少人為錯(cuò)誤；倉(cāng)庫(kù)管理員在收發(fā)物料時(shí)，需核對(duì)實(shí)物與編碼信息是否一致，發(fā)覺(jué)差異立即暫停操作并上報(bào)。（四）定期盤(pán)點(diǎn)與編碼核對(duì)每月對(duì)庫(kù)存物品進(jìn)行抽盤(pán)，重點(diǎn)檢查高頻使用物品及高價(jià)值物品的編碼準(zhǔn)確性；年度全面盤(pán)點(diǎn)時(shí)，對(duì)所有物品編碼進(jìn)行復(fù)核，清理無(wú)效編碼（如已淘汰物品編碼），保證編碼庫(kù)與實(shí)物庫(kù)存一致。（五）責(zé)任追溯與考核因編碼錯(cuò)誤導(dǎo)致庫(kù)存數(shù)據(jù)失真、物料錯(cuò)發(fā)等問(wèn)題，將根據(jù)《庫(kù)存管理考核辦法》追究相關(guān)人員責(zé)