采購流程成本控制與審批流程模板一、適用范圍二、操作流程詳解1.需求提出與申請責(zé)任主體：需求部門（如生產(chǎn)部、行政部、項目部）操作內(nèi)容：需求部門根據(jù)實際需求（如生產(chǎn)物料、辦公用品、設(shè)備維修等），填寫《采購申請單》，詳細說明物資/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、需求數(shù)量、預(yù)估單價、總價、用途及使用時間，保證需求描述清晰、準確。關(guān)鍵輸出：經(jīng)部門主管*簽字確認的《采購申請單》。2.預(yù)算與可行性審核責(zé)任主體：財務(wù)部門、需求部門主管*操作內(nèi)容：采購部門匯總《采購申請單》，提交財務(wù)部門審核預(yù)算合規(guī)性（包括是否在年度預(yù)算范圍內(nèi)、有無超預(yù)算風(fēng)險）。若超預(yù)算，需求部門需書面說明超預(yù)算原因及必要性，報分管領(lǐng)導(dǎo)*審批；預(yù)算內(nèi)需求由財務(wù)部門出具《預(yù)算審核意見表》，確認資金可落實。關(guān)鍵輸出：財務(wù)部門簽字的《預(yù)算審核意見表》。3.供應(yīng)商選擇與比價責(zé)任主體：采購部門、需求部門操作內(nèi)容：常規(guī)物資：從企業(yè)《合格供應(yīng)商庫》中選擇2-3家供應(yīng)商進行詢價；大宗/關(guān)鍵物資：需組織公開招標或競爭性談判，邀請至少3家供應(yīng)商報價；填寫《供應(yīng)商比價表》，對比供應(yīng)商報價、質(zhì)量保障、交貨周期、售后服務(wù)等核心指標，經(jīng)采購部門內(nèi)部評審后，推薦最優(yōu)供應(yīng)商。關(guān)鍵輸出：《供應(yīng)商比價表》（含采購經(jīng)理*簽字）。4.合同擬定與審批責(zé)任主體：采購部門、法務(wù)部門（或法務(wù)專員）、總經(jīng)理操作內(nèi)容：采購部門與選定供應(yīng)商洽談合同條款，明確標的、數(shù)量、單價、總價、交付時間、質(zhì)量標準、驗收方式、付款條件、違約責(zé)任等核心內(nèi)容。法務(wù)部門審核合同法律風(fēng)險（如條款歧義、責(zé)任界定），審核通過后報總經(jīng)理*最終審批。關(guān)鍵輸出：經(jīng)法務(wù)專員、總經(jīng)理簽字的《采購合同》。5.訂單執(zhí)行與進度跟蹤責(zé)任主體：采購部門操作內(nèi)容：采購部門根據(jù)審批通過的《采購合同》，向供應(yīng)商下達《采購訂單》，同步明確交付細節(jié)（如交付地點、包裝要求）。訂單下達后，定期跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)/備貨進度，保證按時交付；若出現(xiàn)延期風(fēng)險，及時協(xié)調(diào)并上報分管領(lǐng)導(dǎo)*。關(guān)鍵輸出：經(jīng)采購專員*簽字的《采購訂單》。6.驗收入庫與確認責(zé)任主體：需求部門、倉庫管理部門操作內(nèi)容：物資/服務(wù)到貨后，需求部門與倉庫共同驗收：需求部門：確認物資規(guī)格、質(zhì)量是否符合使用需求，測試功能是否達標；倉庫：核對數(shù)量、外觀、包裝是否完好，登記入庫信息；雙方在《驗收入庫單》上簽字確認，若存在質(zhì)量問題，需拍照留證并反饋采購部門處理，嚴禁不合格物資投入使用。關(guān)鍵輸出：經(jīng)需求部門負責(zé)人、倉庫主管簽字的《驗收入庫單》。7.付款申請與審批責(zé)任主體：采購部門、財務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理操作內(nèi)容：采購部門根據(jù)合同約定、驗收入庫單及結(jié)算單據(jù)，填寫《付款審批單》，附《采購合同》《驗收入庫單》《結(jié)算單據(jù)》等材料，按審批流程依次提交：財務(wù)部門：核對金額、單據(jù)合規(guī)性及付款條件；分管領(lǐng)導(dǎo)*：審核付款必要性及預(yù)算執(zhí)行情況；總經(jīng)理*：最終審批。審批通過后，財務(wù)部門安排付款。關(guān)鍵輸出：經(jīng)財務(wù)主管、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理*簽字的《付款審批單》。三、核心模板示例1.采購申請單字段名稱填寫說明示例內(nèi)容申請部門需求所屬部門生產(chǎn)部申請人需求提出人張*申請日期提交申請的日期2023-10-08物資/服務(wù)名稱具體采購內(nèi)容A型號原材料規(guī)格型號物資的詳細規(guī)格50mm×20mm×0.5mm單位計量單位件需求數(shù)量實際需求量1000預(yù)估單價（元）單位預(yù)估價格50.00預(yù)估總價（元）數(shù)量×單價50000.00用途說明采購原因及使用場景生產(chǎn)線上月訂單需求部門主管審核意見需求必要性及預(yù)算審核需求合理，同意申請部門主管簽字部門負責(zé)人簽字李*2.供應(yīng)商比價表字段名稱填寫說明示例內(nèi)容采購項目名稱對應(yīng)采購申請單編號及物資名稱采申20231008-001：A型號原材料供應(yīng)商名稱參與比價的供應(yīng)商供應(yīng)商、YY供應(yīng)商、ZZ供應(yīng)商報價（元）單價及總價48.00/件（48000元）、50.00/件（50000元）交貨期承諾交付時間15天、10天、12天質(zhì)量保障質(zhì)保期及質(zhì)檢承諾1年質(zhì)保、提供第三方質(zhì)檢報告比價分析對比價格、交期、質(zhì)量后選擇理由供應(yīng)商價格最低，交期合理，建議選擇采購經(jīng)理簽字最終審批意見王*3.驗收入庫單字段名稱填寫說明示例內(nèi)容入庫單編號唯一編號YRK20231015-001采購訂單編號對應(yīng)采購訂單號采訂20231010-001物資名稱驗收物資A型號原材料實收數(shù)量實際驗收數(shù)量1000驗收結(jié)果合格/不合格（不合格需注明原因）合格需求部門驗收人需求部門驗收簽字周*倉庫主管簽字倉庫管理員驗收簽字鄭*4.付款審批單字段名稱填寫說明示例內(nèi)容付款單編號唯一編號FK20231018-001供應(yīng)商名稱付款對象供應(yīng)商付款金額（元）需支付總金額48000.00關(guān)聯(lián)單據(jù)合同、驗收單編號采合20231012-001、YRK20231015-001財務(wù)審核意見單據(jù)合規(guī)性審核單據(jù)齊全，金額無誤，同意付款總經(jīng)理審批最終審批黃*四、實施關(guān)鍵要點1.預(yù)算剛性約束所有采購需求必須通過預(yù)算審核，嚴禁超預(yù)算采購；因特殊情況需調(diào)整預(yù)算的，需提交書面說明并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理雙重審批，保證預(yù)算執(zhí)行可控。2.供應(yīng)商動態(tài)管理建立《合格供應(yīng)商庫》，每半年對供應(yīng)商進行綜合評估（價格、質(zhì)量、交期、服務(wù)），淘汰不合格供應(yīng)商；新供應(yīng)商需提供營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證明，經(jīng)采購及法務(wù)部門審核后方可入庫。3.合同條款標準化合同模板需包含核心條款（標的、價格、交付、質(zhì)量、違約責(zé)任等），避免模糊表述；法務(wù)部門需重點審核法律風(fēng)險，保證合同條款嚴謹、權(quán)責(zé)清晰。4.驗收環(huán)節(jié)雙簽制需求部門與倉庫共同驗收，需求部門對“適用性”負責(zé)，倉庫對“數(shù)量/外觀”負責(zé)，雙方簽字確認后方可入庫，杜絕不合格物資流入使用環(huán)節(jié)。5.審批流程可追溯所有審批環(huán)節(jié)需通過書面或電子化系統(tǒng)留痕，嚴禁