標(biāo)準(zhǔn)化會(huì)議紀(jì)要記錄與分發(fā)操作指南一、適用場(chǎng)景與價(jià)值本指南適用于各類(lèi)常規(guī)會(huì)議（如周例會(huì)、月度總結(jié)會(huì)、項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)、跨部門(mén)協(xié)調(diào)會(huì)等）的紀(jì)要記錄與全流程管理，旨在通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化操作保證會(huì)議信息傳遞準(zhǔn)確、責(zé)任分工明確、執(zhí)行過(guò)程可追溯。無(wú)論是小型團(tuán)隊(duì)討論還是大型跨部門(mén)協(xié)作，統(tǒng)一的紀(jì)要規(guī)范能減少信息遺漏，提升會(huì)議效率，為后續(xù)工作復(fù)盤(pán)和決策落地提供可靠依據(jù)。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）會(huì)前準(zhǔn)備：明確基礎(chǔ)信息與工具獲取會(huì)議核心要素提前向會(huì)議組織者或主持人確認(rèn)會(huì)議主題、時(shí)間（起止時(shí)刻）、地點(diǎn)（會(huì)議室/線(xiàn)上會(huì)議）、參會(huì)人員（主持人、記錄人、核心參會(huì)人、列席人員）及會(huì)議議程。若會(huì)議有預(yù)研材料（如項(xiàng)目方案、數(shù)據(jù)報(bào)表），提前熟悉內(nèi)容，明確記錄重點(diǎn)（如需決策的事項(xiàng)、待解決的問(wèn)題）。準(zhǔn)備記錄工具電子記錄：優(yōu)先使用公司統(tǒng)一模板（如Word/在線(xiàn)協(xié)作文檔），提前創(chuàng)建文件名格式為“會(huì)議紀(jì)要-YYYYMMDD-會(huì)議主題-記錄人”（示例：“會(huì)議紀(jì)要-20231025-Q3項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)-張三”）。紙質(zhì)記錄：備好專(zhuān)用會(huì)議記錄本，標(biāo)注頁(yè)碼，重點(diǎn)內(nèi)容用符號(hào)標(biāo)記（如“★”代表決議，“→”代表行動(dòng)項(xiàng)）。輔助工具：如需記錄發(fā)言要點(diǎn)，可準(zhǔn)備錄音設(shè)備（需提前告知參會(huì)人，保證合規(guī)），或使用速記符號(hào)（如“√”表示同意，“×”表示反對(duì)，“？”待確認(rèn)）。（二）會(huì)中記錄：聚焦關(guān)鍵信息與責(zé)任記錄基本信息會(huì)議開(kāi)始后，第一時(shí)間在紀(jì)要模板中填寫(xiě)會(huì)議名稱(chēng)、日期、時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、記錄人，并核對(duì)參會(huì)人員名單（實(shí)際到會(huì)人員、請(qǐng)假人員需備注）。捕捉核心內(nèi)容議程討論要點(diǎn)：按會(huì)議議程順序，逐項(xiàng)記錄討論過(guò)程中的關(guān)鍵觀(guān)點(diǎn)（避免逐字記錄，提煉核心邏輯），如“市場(chǎng)部提出：當(dāng)前用戶(hù)增長(zhǎng)放緩，建議通過(guò)增加短視頻投放提升曝光”。決議事項(xiàng)：明確會(huì)議達(dá)成的共識(shí)，用“決議：……”句式表述，需包含決策內(nèi)容和依據(jù)，如“決議：同意將Q4營(yíng)銷(xiāo)預(yù)算的30%分配給短視頻渠道，依據(jù)為第三季度渠道測(cè)試ROI數(shù)據(jù)”。行動(dòng)項(xiàng)：重點(diǎn)記錄需執(zhí)行的任務(wù)，需包含“任務(wù)描述、負(fù)責(zé)人、協(xié)作人（如有）、完成時(shí)限”，格式為“行動(dòng)項(xiàng)：[任務(wù)描述]→負(fù)責(zé)人：四，協(xié)作人：五，完成時(shí)限：YYYY-MM-DD”，示例：“行動(dòng)項(xiàng)：完成短視頻投放方案初稿→負(fù)責(zé)人：四，協(xié)作人：六，完成時(shí)限：20231030”。待辦事項(xiàng)：對(duì)未解決的問(wèn)題或需進(jìn)一步討論的內(nèi)容，標(biāo)注“待辦：[事項(xiàng)]→責(zé)任部門(mén)/人”，明確后續(xù)跟進(jìn)方向，如“待辦：確認(rèn)短視頻投放預(yù)算明細(xì)→責(zé)任部門(mén)：財(cái)務(wù)部，跟進(jìn)人：七”。保證客觀(guān)性與準(zhǔn)確性不記錄個(gè)人主觀(guān)評(píng)價(jià)（如“八的發(fā)言不切實(shí)際”），僅呈現(xiàn)事實(shí)和觀(guān)點(diǎn)；對(duì)不確定的信息（如數(shù)據(jù)、時(shí)間），標(biāo)注“待確認(rèn)”，會(huì)后及時(shí)核實(shí)。（三）會(huì)后整理：核對(duì)信息與完善內(nèi)容初稿撰寫(xiě)（24小時(shí)內(nèi)完成）按會(huì)議流程整理記錄，將討論要點(diǎn)、決議事項(xiàng)、行動(dòng)項(xiàng)分類(lèi)歸納，保證邏輯清晰（按議程順序或重要性排序）。補(bǔ)充會(huì)前未明確的細(xì)節(jié)（如參會(huì)人員補(bǔ)充發(fā)言、臨時(shí)插入的議題），檢查行動(dòng)項(xiàng)是否包含“負(fù)責(zé)人-時(shí)限-任務(wù)描述”三要素，避免遺漏。信息核對(duì)與補(bǔ)充向主持人或關(guān)鍵參會(huì)人初稿核對(duì)，重點(diǎn)確認(rèn)決議事項(xiàng)準(zhǔn)確性、行動(dòng)項(xiàng)負(fù)責(zé)人及時(shí)限無(wú)誤（如“九是否確認(rèn)負(fù)責(zé)用戶(hù)調(diào)研數(shù)據(jù)匯總？”）。若會(huì)議有錄音或筆記，補(bǔ)充遺漏的關(guān)鍵信息，保證紀(jì)要與實(shí)際會(huì)議內(nèi)容一致。（四）審核與定稿：保證內(nèi)容規(guī)范審核流程初稿完成后，提交至?xí)h主持人審核（重點(diǎn)審核決議和行動(dòng)項(xiàng)的準(zhǔn)確性），涉及跨部門(mén)的會(huì)議需同步抄送相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人確認(rèn)（如財(cái)務(wù)部確認(rèn)預(yù)算相關(guān)決議）。審核意見(jiàn)需明確標(biāo)注（如“請(qǐng)補(bǔ)充Q4營(yíng)銷(xiāo)預(yù)算的具體分配比例”），記錄人根據(jù)意見(jiàn)修改后，再次提交主持人確認(rèn)，形成定稿。定稿規(guī)范定稿文件名格式為“會(huì)議紀(jì)要-YYYYMMDD-會(huì)議主題-記錄人-定稿”（示例：“會(huì)議紀(jì)要-20231025-Q3項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)-張三-定稿”），電子版保存至公司指定共享文件夾（如“會(huì)議紀(jì)要/2023年10月”），紙質(zhì)版需記錄人簽字、主持人簽字后歸檔。（五）分發(fā)與歸檔：信息同步與留存分發(fā)對(duì)象及時(shí)限定稿完成后，原則上需在2個(gè)工作日內(nèi)完成分發(fā)，核心分發(fā)對(duì)象包括：全體參會(huì)人員、需知曉會(huì)議內(nèi)容的列席人員、相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人（如涉及跨部門(mén)協(xié)作需抄送部門(mén)主管）。對(duì)涉及保密信息的會(huì)議（如戰(zhàn)略討論、未公開(kāi)項(xiàng)目），需標(biāo)注“內(nèi)部保密”，控制分發(fā)范圍（僅限參會(huì)人及授權(quán)人員）。歸檔要求電子紀(jì)要與紙質(zhì)紀(jì)要同步歸檔，電子版保留期限不少于3年（重要項(xiàng)目紀(jì)要保留至項(xiàng)目結(jié)束后2年），紙質(zhì)紀(jì)要按年度裝訂成冊(cè)，標(biāo)注“會(huì)議紀(jì)要-YYYY”后交檔案室管理。建立會(huì)議紀(jì)要臺(tái)賬（Excel表格），記錄“會(huì)議名稱(chēng)、日期、紀(jì)要編號(hào)、分發(fā)范圍、歸檔日期”，便于后續(xù)查閱。三、會(huì)議紀(jì)要標(biāo)準(zhǔn)模板會(huì)議紀(jì)要會(huì)議基本信息會(huì)議名稱(chēng)Q3項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)會(huì)議日期2023年10月25日會(huì)議時(shí)間14:00-16:30會(huì)議地點(diǎn)公司3樓會(huì)議室A主持人十記錄人張三參會(huì)人員（實(shí)際到會(huì)）市場(chǎng)部：四、六；研發(fā)部：五、十一；財(cái)務(wù)部：七；行政部：十二列席人員無(wú)請(qǐng)假人員無(wú)會(huì)議議程討論要點(diǎn)決議事項(xiàng)行動(dòng)項(xiàng)1.Q3項(xiàng)目進(jìn)展匯報(bào)研發(fā)部：五匯報(bào)，核心功能模塊已完成80%，測(cè)試階段發(fā)覺(jué)3個(gè)兼容性問(wèn)題，需2天修復(fù)；市場(chǎng)部：四匯報(bào)，用戶(hù)增長(zhǎng)環(huán)比下降5%，主要競(jìng)品推出同類(lèi)功能。決議：優(yōu)先修復(fù)兼容性問(wèn)題，保證10月30日前完成測(cè)試；同意增加短視頻投放預(yù)算，用于提升用戶(hù)活躍度。行動(dòng)項(xiàng)1：修復(fù)兼容性問(wèn)題→負(fù)責(zé)人：五，協(xié)作人：十一，完成時(shí)限：20231027，交付物：測(cè)試報(bào)告。行動(dòng)項(xiàng)2：制定短視頻投放方案→負(fù)責(zé)人：四，協(xié)作人：六，完成時(shí)限：20231030，交付物：方案PPT。2.Q4資源分配討論市場(chǎng)部申請(qǐng)Q4營(yíng)銷(xiāo)預(yù)算增加30%，用于短視頻渠道；財(cái)務(wù)部：七建議優(yōu)先保障核心功能迭代預(yù)算，營(yíng)銷(xiāo)預(yù)算需控制在現(xiàn)有基礎(chǔ)上增長(zhǎng)15%。決議：Q4營(yíng)銷(xiāo)預(yù)算在現(xiàn)有基礎(chǔ)上增長(zhǎng)20%，其中30%分配給短視頻渠道，剩余用于線(xiàn)下活動(dòng)；研發(fā)部預(yù)算保持不變。行動(dòng)項(xiàng)3：確認(rèn)Q4預(yù)算分配明細(xì)→負(fù)責(zé)人：七，協(xié)作人：四，完成時(shí)限：20231028，交付物：預(yù)算表。3.其他事項(xiàng)行政部：十二反饋，會(huì)議室使用率較高，建議提前3天預(yù)約。決議：即日起，會(huì)議室需通過(guò)OA系統(tǒng)提前3天預(yù)約，緊急會(huì)議需提前1天聯(lián)系行政部協(xié)調(diào)。行動(dòng)項(xiàng)4：發(fā)布會(huì)議室預(yù)約通知→負(fù)責(zé)人：十二，完成時(shí)限：20231026，交付物：OA通知公告。會(huì)議附件《Q3項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告》《Q4營(yíng)銷(xiāo)預(yù)算申請(qǐng)表》記錄人及聯(lián)系方式張三，XXXX（內(nèi)部號(hào)：8888）審核人及聯(lián)系方式十，XXXX5678（內(nèi)部號(hào)：9999）分發(fā)范圍全體參會(huì)人員、總經(jīng)理辦公室、檔案室備注無(wú)四、關(guān)鍵執(zhí)行要點(diǎn)記錄原則：客觀(guān)優(yōu)先，要素齊全紀(jì)要需以“事實(shí)陳述”為核心，避免主觀(guān)臆斷；行動(dòng)項(xiàng)必須包含“負(fù)責(zé)人-時(shí)限-任務(wù)描述”，杜絕“盡快”“適時(shí)”等模糊表述，保證責(zé)任可追溯。效率保障：提前準(zhǔn)備，及時(shí)整理會(huì)前熟悉議程和材料，會(huì)中聚焦核心內(nèi)容（決議、行動(dòng)項(xiàng)），會(huì)后24小時(shí)內(nèi)完成初稿，避免拖延導(dǎo)致信息遺漏或失真。分發(fā)規(guī)范：按需覆蓋，保密可控涉及敏感信息（如未公開(kāi)戰(zhàn)略、人員調(diào)整）的會(huì)議，需標(biāo)注密級(jí)并嚴(yán)格控制分發(fā)范圍，僅限“知情人”傳閱，嚴(yán)禁外泄。歸檔