公司員工勞動合同簽訂流程指南勞動合同作為確立勞動關系、明確雙方權利義務的核心文件，其簽訂流程的規(guī)范性直接關系到企業(yè)用工合規(guī)性與員工權益保障。本文結合勞動法律法規(guī)與實務操作經(jīng)驗，梳理從前期準備到后續(xù)管理的全流程要點，為企業(yè)HR及管理者提供清晰的操作指引。一、簽訂前的基礎準備：厘清主體與內(nèi)容邊界在啟動勞動合同簽訂工作前，企業(yè)需從主體資質(zhì)、合同文本、用工信息三方面完成準備，為后續(xù)流程筑牢基礎。（一）確認合同主體合法性企業(yè)需確保自身具備合法用工主體資格，核對營業(yè)執(zhí)照經(jīng)營范圍包含對應業(yè)務范疇；員工需提供有效身份證明、學歷或資格證書等材料，應屆生還需提供就業(yè)推薦表（若涉及三方協(xié)議銜接）。需注意：勞務派遣員工的合同主體為派遣單位，用工單位需審查派遣單位的《勞務派遣經(jīng)營許可證》。（二）擬定合規(guī)的合同文本合同文本需涵蓋《勞動合同法》第十七條規(guī)定的必備條款（用人單位信息、勞動者信息、合同期限、工作內(nèi)容與地點、工作時間、勞動報酬、社會保險等），同時可結合企業(yè)需求約定試用期、培訓服務期、保密協(xié)議等內(nèi)容（但約定條款不得違反法律強制性規(guī)定，如違約金僅可針對服務期、競業(yè)限制兩類情形）。建議參考當?shù)厝松绮块T發(fā)布的示范文本，結合行業(yè)特性補充個性化條款。（三）明確用工核心信息提前確定員工的崗位與職責（需匹配崗位說明書，避免模糊表述）、薪資結構（基本工資、績效、津貼等需明確計算方式與發(fā)放周期）、試用期期限（勞動合同期限3個月以上不滿1年的，試用期不超過1個月；1年以上不滿3年的，不超過2個月；3年以上或無固定期限的，不超過6個月）。若涉及特殊工時制，需提前完成人社部門審批。二、簽訂流程：從協(xié)商到存檔的全環(huán)節(jié)把控勞動合同簽訂需遵循“協(xié)商一致—文本確認—簽署備案”的邏輯，確保雙方意思表示真實、流程留痕合規(guī)。（一）協(xié)商溝通：達成條款共識HR需向員工逐項說明合同條款，重點解釋勞動報酬計算方式、試用期考核標準、調(diào)崗調(diào)薪規(guī)則等易引發(fā)糾紛的內(nèi)容。員工可就疑問提出協(xié)商訴求，雙方以書面或郵件形式記錄協(xié)商過程（建議留存溝通記錄，避免后續(xù)“未告知”爭議）。（二）文本確認：避免條款歧義員工需仔細閱讀合同全文，確認所有手寫或補充條款與口頭約定一致。企業(yè)需提供必要的答疑支持，尤其需提示員工：“若合同條款與法律規(guī)定沖突，以法律規(guī)定為準”（如約定“試用期內(nèi)無社?！钡臈l款無效）。建議員工在確認無誤后，于合同關鍵頁簽字確認已閱知。（三）簽署與交付：確保形式合規(guī)簽署要求：員工本人簽字（禁止代簽，確需代簽需提供經(jīng)公證的授權委托書），企業(yè)加蓋公章或勞動合同專用章（騎縫章需覆蓋所有頁面），雙方簽署日期需與實際簽訂日期一致（避免倒簽引發(fā)的時效爭議）。文本交付：合同一式兩份（或三份，含備案聯(lián)），員工簽署后企業(yè)需在15日內(nèi)將其中一份交付員工（建議要求員工簽署《勞動合同簽收單》，注明簽收日期與份數(shù)）。（四）備案與存檔：強化合規(guī)管理部分地區(qū)要求勞動合同備案，企業(yè)需按當?shù)匾?guī)定提交合同至人社部門備案；內(nèi)部需建立勞動合同檔案，紙質(zhì)版與電子版（掃描件）分別存檔，檔案需包含合同文本、員工證件復印件、簽收單等，保存期限為勞動合同終止后至少2年（以備勞動監(jiān)察或仲裁調(diào)閱）。三、特殊場景的簽訂要點針對應屆生、勞務派遣、合同變更/續(xù)簽等場景，需關注特殊流程要求，避免合規(guī)風險。（一）應屆畢業(yè)生：三方協(xié)議與勞動合同銜接應屆生入職時，需在畢業(yè)并取得學歷證書后簽訂勞動合同；若畢業(yè)前已入職實習，實習協(xié)議不得約定“視為勞動合同”（否則需支付雙倍工資）。企業(yè)需在員工畢業(yè)當月完成勞動合同簽訂，三方協(xié)議中的薪資、崗位等約定需與勞動合同一致，避免沖突。（二）勞務派遣員工：雙重合同約束派遣單位需與員工簽訂勞動合同（約定派遣期限、工作崗位等），用工單位需與派遣單位簽訂《勞務派遣協(xié)議》（約定派遣崗位、人員數(shù)量、勞動報酬支付方式等）。用工單位需審查派遣單位的合同簽訂情況，避免因派遣單位未簽合同而承擔連帶責任。（三）合同變更與續(xù)簽：動態(tài)管理勞動關系變更：崗位調(diào)整、薪資變動等需雙方協(xié)商一致，簽訂《勞動合同變更協(xié)議》（明確變更條款、生效日期），避免單方調(diào)崗引發(fā)糾紛。續(xù)簽：勞動合同到期前30日，企業(yè)需向員工發(fā)出續(xù)簽意向書（明確續(xù)簽期限、薪資調(diào)整等內(nèi)容）；員工同意續(xù)簽的，需在到期前完成新合同簽訂；員工拒簽的，企業(yè)需保留書面通知記錄（避免被認定為“不續(xù)簽”而支付經(jīng)濟補償）。四、風險提示與合規(guī)建議（一）常見簽訂誤區(qū)規(guī)避禁止“拖延簽訂”：用工之日起1個月內(nèi)必須簽訂勞動合同，超過1個月未滿1年未簽的，需支付雙倍工資；滿1年未簽的，視為無固定期限勞動合同。試用期單獨簽合同無效：試用期包含在勞動合同期限內(nèi)，單獨簽訂試用期合同的，試用期不成立，該合同視為正式勞動合同。條款合法性審查：禁止約定“員工辭職需支付違約金”（除服務期、競業(yè)限制外）、“社保以現(xiàn)金發(fā)放”等違法條款，否則條款無效且面臨行政處罰。（二）證據(jù)留存與糾紛應對全程留痕：簽訂過程的溝通記錄、員工簽收單、合同變更協(xié)議等需妥善保存，作為“已履行告知義務”的證據(jù)。糾紛預警：若員工拒簽合同，企業(yè)需在用工之日起1個月內(nèi)書面通知終止勞動關系（無需支付經(jīng)濟補償）；若超過1個月，需支付經(jīng)濟補償后終止。（三）定期合規(guī)審查企業(yè)需每年審查勞動合同文本，確保條款符合最新法規(guī)；HR需參加勞動法規(guī)培訓，及時更新操作