機關檔案管理及利用規(guī)范機關檔案作為記錄履職過程、承載歷史記憶、服務決策參考的核心載體，其管理與利用水平直接關系到機關行政效能提升、歷史文脈傳承及公共利益維護。伴隨法治政府、數(shù)字政府建設深入推進，機關檔案工作需以“管理精細化、利用高效化、安全堅實化”為導向，實現(xiàn)從“被動保管”到“主動賦能”的轉變。本文結合《機關檔案管理規(guī)定》《檔案法》等法規(guī)要求，從管理全流程規(guī)范、利用規(guī)則優(yōu)化及保障機制構建三個維度，系統(tǒng)梳理實務要點，為機關單位夯實檔案工作基礎提供操作指引。一、檔案管理的核心原則與范圍界定機關檔案管理需遵循集中統(tǒng)一、全程管控、安全保密、便捷利用原則，確保檔案從形成到銷毀（或移交）的全生命周期規(guī)范有序。（一）管理范圍的全覆蓋機關檔案涵蓋文書、會議、人事、財務、基建、執(zhí)法、科研、實物（榮譽、印章等）、電子檔案等類別，凡反映機關職能活動、具有查考價值的文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等材料，均應納入歸檔范圍。例如：行政公文需包含收文、發(fā)文（含簽報、請示批復）、內部流轉文件；執(zhí)法檔案需同步歸檔執(zhí)法依據(jù)、調查筆錄、處罰決定書及執(zhí)行憑證等全鏈條材料。二、檔案管理全流程規(guī)范檔案管理以“收集—整理—保管—鑒定—統(tǒng)計”為閉環(huán)，需從源頭把控質量、過程優(yōu)化管理、末端保障安全，實現(xiàn)從“分散保管”到“集約管控”的轉變。（一）收集：源頭把控質量1.歸檔時限：業(yè)務辦理完畢后，承辦部門應在30個工作日內完成文件整理并移交檔案部門（特殊載體如聲像檔案可適當延長，但最長不超過60日）。電子文件需隨辦隨歸，確保與紙質檔案“同步生成、同步歸檔、同步管理”。2.歸檔要求：文件材料需完整（正文、附件、簽批頁齊全）、準確（內容無涂改、字跡清晰）、系統(tǒng)（按業(yè)務邏輯組卷），電子文件需保留元數(shù)據(jù)（創(chuàng)建者、修改時間、格式等），涉密文件單獨標注密級并納入保密管理體系。（二）整理：分類編目提質1.分類體系：遵循“年度—機構（或問題）—保管期限”分類法，例如：2023年辦公室文書檔案（永久/30年/10年）、2023年財務審計檔案（30年）。電子檔案需按“格式+密級+年度”建立檢索目錄，確保“一鍵定位”。2.編目與編號：每份檔案編制唯一檔號（如“2023-BG-001-Y”，Y代表永久），并同步制作案卷目錄、卷內文件目錄，電子目錄需與紙質目錄一一對應，便于跨介質檢索。（三）保管：實體與數(shù)字雙防護1.實體保管：檔案庫房需滿足“七防”（防火、防盜、防潮、防光、防高溫、防塵、防蟲），溫濕度控制在“溫度14-24℃，相對濕度45%-60%”。檔案裝具采用無酸紙檔案盒，定期檢查檔案狀況，對破損檔案及時修復（如去污、托裱、字跡加固）。2.數(shù)字保管：電子檔案需進行異質備份（如磁帶、光盤、云存儲），每年至少一次有效性檢測；涉密電子檔案需存儲在專用涉密存儲設備，嚴禁接入互聯(lián)網(wǎng)或非涉密網(wǎng)絡。（四）鑒定：動態(tài)優(yōu)化存毀1.定期鑒定：每5年開展一次檔案價值鑒定，由檔案部門、業(yè)務部門、法律部門聯(lián)合組成鑒定小組，對照《機關檔案保管期限表》判定存毀。例如：一般性會議記錄保管10年，涉及重大決策的會議記錄永久保存。2.銷毀程序：擬銷毀檔案需編制《銷毀清冊》，經(jīng)單位分管領導審批后，由兩人以上監(jiān)銷，銷毀過程全程錄像并存檔備查。（五）統(tǒng)計：數(shù)據(jù)驅動管理建立《檔案管理臺賬》，動態(tài)記錄檔案收進、移出、利用、鑒定、銷毀等數(shù)據(jù)，每季度形成統(tǒng)計分析報告，為優(yōu)化管理流程、調配資源提供依據(jù)（如某類檔案年度利用率超80%，可優(yōu)先數(shù)字化并調整保管方式）。三、檔案利用的規(guī)范與效能提升檔案利用需在“安全保密”與“便捷服務”間平衡，既要滿足機關內部履職需求，也要依法依規(guī)向社會提供利用，讓檔案從“沉睡資源”變?yōu)椤皼Q策支撐”。（一）利用流程與權限1.內部利用：機關人員因工作需要查閱檔案，需填寫《檔案利用申請表》，經(jīng)部門負責人審批后，在檔案閱覽室查閱；借閱檔案需限定歸還時限（一般不超過15日），并簽訂《借閱承諾書》（承諾不涂改、不泄密）。2.外部利用：公民、法人申請利用已開放檔案，需持有效證件（身份證、介紹信），填寫《檔案利用登記表》；利用未開放檔案（如涉密、涉?zhèn)€人隱私），需提供相關證明并經(jīng)單位分管領導審批。（二）利用方式創(chuàng)新1.數(shù)字化利用：對高頻利用檔案（如政策文件、歷史數(shù)據(jù)）進行全文數(shù)字化，通過機關內部OA系統(tǒng)或檔案管理平臺實現(xiàn)“線上檢索、線下借閱”的聯(lián)動服務，減少實體檔案調閱頻次。2.編研利用：圍繞機關中心工作（如年度總結、專項調研），編制《檔案專題匯編》《大事記》《政策沿革手冊》等，為決策提供歷史參考。例如：編制“優(yōu)化營商環(huán)境政策匯編”，整合近5年相關文件，助力政策延續(xù)性分析。（三）利用紀律與責任利用者需遵守“三不得”：不得篡改、偽造檔案內容，不得泄露涉密信息，不得將檔案帶離指定利用場所（特殊情況需審批）。若因違規(guī)利用造成檔案損毀、泄密，將依法依規(guī)追究責任。四、保障機制：從“人、制、技”三維度夯實基礎（一）組織保障：明確權責邊界設立檔案管理領導小組，由單位主要領導分管，檔案部門具體負責統(tǒng)籌協(xié)調，業(yè)務部門承擔“前端歸檔”責任（如財務部門負責會計檔案整理，人事部門負責人事檔案審核），形成“一級抓一級、層層有落實”的責任體系。（二）制度保障：扎緊制度籠子建立《機關檔案歸檔制度》《電子檔案管理細則》《檔案保密制度》《檔案應急處置預案》等制度，將檔案工作納入機關績效考核（如檔案歸檔率、利用滿意度作為考核指標），以制度剛性約束行為。（三）人員保障：提升專業(yè)能力檔案人員需具備“檔案+業(yè)務+技術”復合能力，定期參加檔案行政管理部門組織的培訓（每年不少于40學時），學習《檔案法》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等新規(guī)；同時，建立“老帶新”機制，傳承檔案整理、鑒定等實操經(jīng)驗。（四）技術保障：數(shù)字化轉型賦能引入“智慧檔案管理系統(tǒng)”，實現(xiàn)檔案“收集—整理—保管—利用”全流程數(shù)字化；配置專業(yè)設備（如高清掃描儀、防磁柜、溫濕度監(jiān)控系統(tǒng)），提升檔案管理的自動化、智能化水平。五、安全與保密：筑牢檔案防線（一）涉密檔案管理1.定密與解密：業(yè)務部門在文件形成時同步確定密級（絕密、機密、秘密），定期開展解密審查（一般每5年一次），對已解密檔案及時調整管理方式（如開放利用）。2.涉密利用審批：利用涉密檔案需經(jīng)單位保密委員會審批，限定知悉范圍，利用過程全程登記，確保“可追溯、可管控”。（二）應急與搶救制定《檔案災害應急預案》，明確火災、水災、蟲災等突發(fā)情況下的應急處置流程（如檔案搶救小組、應急物資儲備、異地備份調用）；對受損檔案，委托專業(yè)機構開展修復（如采用“絲網(wǎng)加固法”修復破損文書，用“低溫冷凍法”殺滅檔案害蟲）。六、監(jiān)督與評估：以查促改提質效（一）內部自查每半年開展一次檔案工作自查，重點檢查歸檔率、保管狀況、利用合規(guī)性等，形成《自查報告》并整改；每年組織“檔案開放日”，邀請業(yè)務部門、服務對象參與評議，收集改進建議。（二）外部評估主動接受同級檔案行政管理部門的執(zhí)法檢查，配合開展“機關檔案工作評價”（從管理水平、利用效能、安全保障等維度評分），對評估中發(fā)現(xiàn)的問題（如電子檔案元數(shù)據(jù)缺失、涉密檔案管理不規(guī)范）限期整改，持續(xù)提升檔案工作規(guī)范化水平。結語機關檔案管理及利用是一項“功在當代、利在千秋”的基礎性工作，需以“規(guī)范管