公文寫作格式規(guī)范與范例指導(dǎo)公文作為黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位及社會團(tuán)體開展公務(wù)活動的重要工具，其格式規(guī)范直接關(guān)系到公文的權(quán)威性、嚴(yán)肅性與傳遞效率。掌握規(guī)范的公文格式與寫作技巧，是提升行政效能、保障工作有序推進(jìn)的基礎(chǔ)。本文結(jié)合《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》及實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，從格式規(guī)范、常見文種范例及寫作要點(diǎn)三方面展開指導(dǎo)，助力寫作者精準(zhǔn)把握公文寫作的核心要求。一、公文的基本格式規(guī)范公文格式遵循“版頭—主體—版記”的三段式結(jié)構(gòu)，各部分要素需嚴(yán)格遵循規(guī)范，確保公文外觀統(tǒng)一、內(nèi)容清晰。（一）版頭部分：彰顯公文身份與緊急程度版頭位于公文首頁紅色分隔線以上，包含份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人等要素：份號：涉密公文需標(biāo)注份號，用6位阿拉伯?dāng)?shù)字頂格編排在版心左上角第1行，如“____”。密級和保密期限：涉密公文標(biāo)注“絕密”“機(jī)密”“秘密”及期限，頂格編排在版心左上角第2行，期限用阿拉伯?dāng)?shù)字，如“機(jī)密★1年”。緊急程度：緊急公文標(biāo)注“特急”“加急”，頂格編排在版心左上角（如需同時(shí)標(biāo)注份號、密級，按“份號—密級—緊急程度”順序排列）。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志：由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成（也可省略“文件”），居中排布，字體莊重醒目（推薦小標(biāo)宋體字）。發(fā)文字號：由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成，如“XX發(fā)〔2024〕1號”。年份用六角括號，順序號不加“第”、不編虛位。聯(lián)合行文時(shí)，主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號在前。簽發(fā)人：上行文（如請示、報(bào)告）需標(biāo)注簽發(fā)人姓名，居右空1字，編排在發(fā)文字號右側(cè)，“簽發(fā)人”三字加全角冒號，姓名居后空1字。（二）主體部分：承載公文核心內(nèi)容主體位于紅色分隔線以下、版記以上，包含標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件：標(biāo)題：一般由“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”組成（可省略發(fā)文機(jī)關(guān)，如“關(guān)于召開XX會議的通知”），準(zhǔn)確概括公文主旨，避免歧義。標(biāo)題用2號小標(biāo)宋體字，居中排布。主送機(jī)關(guān)：公文的主要受理機(jī)關(guān)，頂格編排在標(biāo)題下空1行，回行時(shí)仍頂格。多個(gè)主送機(jī)關(guān)用頓號或逗號分隔（同類型機(jī)關(guān)用頓號，不同類型用逗號）。正文：公文核心內(nèi)容，用3號仿宋體字，一般每自然段左空2字，回行頂格。結(jié)構(gòu)清晰，可分條列項(xiàng)（如“一、”“（一）”“1.”“（1）”層級），邏輯連貫。附件說明：公文如有附件，在正文下空1行左空2字標(biāo)注“附件：”，后接附件名稱（多個(gè)附件用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注順序，如“附件：1.XX辦法2.XX名單”）。發(fā)文機(jī)關(guān)署名：署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱，居正文右下方（或附件說明下），與成文日期上下對齊。成文日期：用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，年、月、日齊全（如2024年5月10日），居發(fā)文機(jī)關(guān)署名下一行，右空4字。聯(lián)合行文時(shí)，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。印章：公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，需加蓋印章（騎年蓋月）。印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。附注：對公文內(nèi)容的說明或補(bǔ)充，居左空2字加圓括號編排在成文日期下一行，如“（此件公開發(fā)布）”“（聯(lián)系人：XXX聯(lián)系電話：XXX）”。附件：附件內(nèi)容另面編排，首頁左上角頂格標(biāo)注“附件”（或“附件X”），與正文頁碼連續(xù)編排。（三）版記部分：明確公文印發(fā)與抄送范圍版記位于公文末頁，包含抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁碼：抄送機(jī)關(guān)：除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的機(jī)關(guān)，居左空1字，用4號仿宋體字，“抄送”二字加全角冒號，后接機(jī)關(guān)名稱（多個(gè)機(jī)關(guān)用逗號分隔）。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期：印發(fā)機(jī)關(guān)為發(fā)文機(jī)關(guān)辦公廳（室）或文秘部門，印發(fā)日期用阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在抄送機(jī)關(guān)下一行，右空1字，“印發(fā)”二字加全角冒號，日期居后。頁碼：用4號半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，居版心下邊緣之下1行，左右各放一條一字線，單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。二、常見公文類型的格式與范例指導(dǎo)公文文種需根據(jù)行文目的、職權(quán)范圍及行文關(guān)系選擇，以下為五類高頻文種的格式要點(diǎn)與范例：（一）通知：傳達(dá)要求、部署工作的常用文種格式要點(diǎn)：標(biāo)題：可省略發(fā)文機(jī)關(guān)（如“關(guān)于開展XX業(yè)務(wù)培訓(xùn)的通知”），事由明確“開展/印發(fā)/調(diào)整”等動作。正文：先說明發(fā)文緣由（如“為提升XX能力，經(jīng)研究決定……”），再分條列項(xiàng)寫工作要求、時(shí)間、地點(diǎn)、責(zé)任主體等，結(jié)尾可加“請遵照執(zhí)行”“望各單位認(rèn)真落實(shí)”等。附件：如需附培訓(xùn)安排、名單等，在正文后標(biāo)注附件說明。范例：關(guān)于開展2024年公文寫作專題培訓(xùn)的通知各部門、各單位：為規(guī)范公文寫作流程，提升辦文質(zhì)量與效率，根據(jù)年度培訓(xùn)計(jì)劃，現(xiàn)就公文寫作專題培訓(xùn)有關(guān)事項(xiàng)通知如下：一、培訓(xùn)時(shí)間2024年6月15日（星期六）9:00—17:00二、培訓(xùn)地點(diǎn)XX大廈12樓會議室三、培訓(xùn)內(nèi)容1.公文格式規(guī)范與易錯(cuò)點(diǎn)解析；2.請示、報(bào)告等文種寫作技巧；3.公文語言風(fēng)格與邏輯架構(gòu)。四、參加人員各部門公文經(jīng)辦人員（名單見附件）。五、有關(guān)要求1.請參加人員提前10分鐘到場，攜帶筆記本做好記錄；2.培訓(xùn)期間嚴(yán)格遵守會場紀(jì)律，不得無故缺席。附件：2024年公文寫作培訓(xùn)人員名單XX局辦公室2024年6月10日（二）請示：向上級請求指示、批準(zhǔn)的上行文格式要點(diǎn)：一文一事：一份請示只涉及一個(gè)事項(xiàng)，避免多事一請。主送機(jī)關(guān)單一：只寫一個(gè)上級機(jī)關(guān)，不得多頭請示。結(jié)尾用語規(guī)范：用“妥否，請批示”“以上請示，如無不妥，請批準(zhǔn)”等。附件：如需附相關(guān)材料（如預(yù)算表、方案），標(biāo)注附件說明。范例：關(guān)于申請XX項(xiàng)目啟動經(jīng)費(fèi)的請示XX局：為推進(jìn)XX項(xiàng)目落地實(shí)施，我單位已完成前期調(diào)研、方案設(shè)計(jì)等工作，現(xiàn)需申請啟動經(jīng)費(fèi)用于設(shè)備采購、場地租賃等（具體明細(xì)見附件）。經(jīng)測算，項(xiàng)目啟動需經(jīng)費(fèi)XX萬元，資金來源為單位自籌。妥否，請批示。附件：XX項(xiàng)目啟動經(jīng)費(fèi)預(yù)算明細(xì)表XX公司2024年5月20日（三）報(bào)告：向上級匯報(bào)工作、反映情況的上行文格式要點(diǎn)：區(qū)分“請示”：報(bào)告為“閱件”，不要求上級回復(fù)；請示為“辦件”，需上級批復(fù)。正文結(jié)構(gòu)：開頭說明“根據(jù)XX要求，現(xiàn)將XX工作情況報(bào)告如下”，主體分“工作開展情況”“存在問題”“下一步計(jì)劃”等部分，結(jié)尾用“特此報(bào)告”“以上報(bào)告，請審閱”。范例：關(guān)于XX地區(qū)災(zāi)后重建工作進(jìn)展情況的報(bào)告XX市政府：受臺風(fēng)“XX”影響，我市XX地區(qū)遭受嚴(yán)重洪澇災(zāi)害。按照市委、市政府部署，我單位牽頭開展災(zāi)后重建工作，現(xiàn)將進(jìn)展情況報(bào)告如下：一、工作開展情況1.搶險(xiǎn)救援階段：累計(jì)轉(zhuǎn)移群眾XX人，發(fā)放救災(zāi)物資XX噸，完成河道清淤XX公里。2.恢復(fù)重建階段：已完成房屋修繕XX戶，道路搶修XX公里，電力、通訊基本恢復(fù)。二、存在問題1.部分受災(zāi)村基礎(chǔ)設(shè)施損毀嚴(yán)重，重建資金缺口約XX萬元；2.群眾心理疏導(dǎo)、產(chǎn)業(yè)恢復(fù)等工作需進(jìn)一步加強(qiáng)。三、下一步計(jì)劃1.申請上級專項(xiàng)救災(zāi)資金，統(tǒng)籌社會捐贈資源，保障重建資金；2.聯(lián)合民政、心理機(jī)構(gòu)開展受災(zāi)群眾心理幫扶，同步推進(jìn)特色產(chǎn)業(yè)恢復(fù)。特此報(bào)告。XX市應(yīng)急管理局2024年6月5日（四）函：平行或不相隸屬機(jī)關(guān)間商洽、詢問的文種格式要點(diǎn)：主送機(jī)關(guān)：明確商洽、詢問的對象，頂格書寫。語言得體：根據(jù)行文目的調(diào)整語氣（商洽函用“商請”“擬”，詢問函用“妥否，請函復(fù)”，答復(fù)函用“現(xiàn)答復(fù)如下”）。結(jié)尾用語：商洽函用“盼復(fù)”“望予以支持為盼”，詢問函用“請函復(fù)”，答復(fù)函用“此復(fù)”。范例：關(guān)于商洽XX活動合作事宜的函XX文化傳播公司：我單位擬于2024年9月舉辦“XX文化節(jié)”，為提升活動影響力，現(xiàn)商請貴公司參與活動策劃、宣傳推廣等工作。具體合作事項(xiàng)如下：一、合作內(nèi)容1.活動整體策劃：包括主題設(shè)計(jì)、流程安排、嘉賓邀請等；2.宣傳推廣：利用貴公司新媒體平臺發(fā)布活動信息，制作宣傳海報(bào)、短視頻等。二、合作要求1.請于7月15日前提供合作方案及報(bào)價(jià)；2.雙方簽訂合作協(xié)議后，同步推進(jìn)各項(xiàng)工作。如貴公司有意向，請于7月10日前函復(fù)我單位。XX市文化館2024年6月20日（五）紀(jì)要：記載會議主要情況和議定事項(xiàng)的文種格式要點(diǎn)：標(biāo)題：由“會議名稱+紀(jì)要”組成，如“XX會議紀(jì)要”。正文：開頭寫會議概況（時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、主持人、議題），主體分“會議主要內(nèi)容”“議定事項(xiàng)”（用“會議決定”“會議要求”等引出），結(jié)尾一般無特殊用語，或用“現(xiàn)紀(jì)要如下”總結(jié)。署名：一般不署發(fā)文機(jī)關(guān)，如需署名，居正文右下方。范例：XX項(xiàng)目推進(jìn)會會議紀(jì)要時(shí)間：2024年5月25日14:30—16:00地點(diǎn)：XX公司3樓會議室參會人員：XX項(xiàng)目組全體成員、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部代表主持人：XXX會議圍繞XX項(xiàng)目進(jìn)度、資金保障、風(fēng)險(xiǎn)防控等議題展開，紀(jì)要如下：一、會議主要內(nèi)容1.項(xiàng)目進(jìn)度：目前已完成前期調(diào)研、方案設(shè)計(jì)，進(jìn)入招標(biāo)階段，需加快招標(biāo)文件審核。2.資金保障：財(cái)務(wù)部匯報(bào)項(xiàng)目預(yù)算，建議分階段撥付資金，確保資金使用效率。3.風(fēng)險(xiǎn)防控：法務(wù)部指出需重點(diǎn)關(guān)注合同條款、知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)等風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。二、議定事項(xiàng)1.招標(biāo)工作：由XX牽頭，7月1日前完成招標(biāo)文件審核，7月15日啟動招標(biāo)。2.資金撥付：財(cái)務(wù)部制定分階段撥付方案，6月10日前報(bào)項(xiàng)目組審議。3.風(fēng)險(xiǎn)防控：法務(wù)部同步審核合同模板，6月5日前提交項(xiàng)目組。（注：本紀(jì)要發(fā)至項(xiàng)目組成員及相關(guān)部門，自印發(fā)之日起執(zhí)行。）三、公文寫作的核心注意事項(xiàng)公文寫作需兼顧格式規(guī)范與內(nèi)容質(zhì)量，以下要點(diǎn)需重點(diǎn)關(guān)注：（一）語言風(fēng)格：準(zhǔn)確、簡潔、莊重避免口語化：不用“大概”“可能”“馬上”等模糊表述，改用“擬于”“預(yù)計(jì)”“立即”。慎用修辭與情感表達(dá)：公文以傳遞信息為核心，忌用比喻、夸張等修辭，避免主觀評價(jià)（如“非常優(yōu)秀”“極其重要”），改用“成效顯著”“具有重要意義”。專業(yè)術(shù)語準(zhǔn)確：涉及政策、法律、業(yè)務(wù)術(shù)語時(shí)，嚴(yán)格遵循規(guī)范表述（如“行政處罰”而非“行政罰款”）。（二）邏輯結(jié)構(gòu)：層次清晰、條理分明正文采用“總—分—總”或“緣由—事項(xiàng)—要求”結(jié)構(gòu)，重要事項(xiàng)前置（如通知的“時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員”需突出顯示）。分條列項(xiàng)時(shí)，層級序號使用規(guī)范（“一、”“（一）”“1.”“（1）”），避免跳級或混用。段落間過渡自然：用“現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下”“針對上述問題，提出以下要求”等銜接語，增強(qiáng)邏輯性。（三）審核校對：多維度檢查，確保零失誤格式檢查：核對版頭、主體、版記各要素是否齊全，發(fā)文字號、成文日期、印章位置是否規(guī)范。內(nèi)容檢查：確認(rèn)事由與文種匹配（如“請示”是否一事一請，“報(bào)告”是否夾帶請示事項(xiàng)），數(shù)據(jù)、名稱（如單位全稱、人名）