PAGE規(guī)范單位宣傳品管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)單位宣傳品管理，規(guī)范宣傳品的制作、使用、發(fā)放等流程，確保宣傳品能夠準(zhǔn)確傳達(dá)單位形象、理念和信息，提升單位品牌影響力，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于單位內(nèi)部各部門(mén)以及涉及宣傳品制作、使用、管理的相關(guān)人員。（三）基本原則1.合法性原則：宣傳品的制作與發(fā)布必須符合國(guó)家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，不得含有違法違規(guī)、虛假誤導(dǎo)或侵犯他人權(quán)益的內(nèi)容。2.準(zhǔn)確性原則：宣傳品所傳達(dá)的信息應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，與單位的實(shí)際情況、核心價(jià)值觀(guān)和宣傳重點(diǎn)相一致，避免出現(xiàn)信息偏差或錯(cuò)誤。3.規(guī)范性原則：宣傳品的設(shè)計(jì)、制作、排版、印刷等環(huán)節(jié)應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，確保宣傳品的質(zhì)量和形象一致性。4.效益性原則：在保證宣傳效果的前提下，合理控制宣傳品的制作成本，提高資源利用效率，實(shí)現(xiàn)宣傳效益最大化。二、宣傳品定義與分類(lèi)（一）定義本制度所稱(chēng)宣傳品，是指單位為了宣傳自身形象、業(yè)務(wù)范圍、產(chǎn)品服務(wù)、文化理念等目的，通過(guò)各種形式制作并向內(nèi)部員工、合作伙伴、社會(huì)公眾等傳播的各類(lèi)物品。（二）分類(lèi)1.印刷類(lèi)宣傳品：包括但不限于宣傳冊(cè)、海報(bào)、宣傳單頁(yè)、折頁(yè)、名片、手冊(cè)、年鑒、書(shū)籍等。2.影像類(lèi)宣傳品：如宣傳片、廣告片、微電影、短視頻、圖片集、PPT演示文稿等。3.實(shí)物類(lèi)宣傳品：例如禮品、紀(jì)念品、徽章、獎(jiǎng)杯、證書(shū)、辦公用品（帶有單位標(biāo)識(shí)）等。4.電子類(lèi)宣傳品：涵蓋單位網(wǎng)站、微信公眾號(hào)、微博、APP、電子郵件模板、電子文檔等數(shù)字化宣傳資料。三、職責(zé)分工（一）宣傳部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定宣傳品年度計(jì)劃，根據(jù)單位發(fā)展戰(zhàn)略和宣傳重點(diǎn)，統(tǒng)籌規(guī)劃各類(lèi)宣傳品的制作需求。2.組織宣傳品的創(chuàng)意策劃、設(shè)計(jì)制作工作，協(xié)調(diào)相關(guān)資源確保宣傳品按時(shí)高質(zhì)量完成。3.審核宣傳品內(nèi)容，確保其符合單位宣傳策略和法律法規(guī)要求，對(duì)宣傳品的整體風(fēng)格、視覺(jué)效果等進(jìn)行把關(guān)。（二）各業(yè)務(wù)部門(mén)1.根據(jù)本部門(mén)業(yè)務(wù)需求，向宣傳部門(mén)提出宣傳品制作申請(qǐng)，并提供準(zhǔn)確的業(yè)務(wù)信息和宣傳要點(diǎn)。2.配合宣傳部門(mén)進(jìn)行宣傳品內(nèi)容的審核與校對(duì)工作，確保宣傳品中涉及本部門(mén)的業(yè)務(wù)內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。3.負(fù)責(zé)本部門(mén)宣傳品的領(lǐng)取、發(fā)放、使用管理，并及時(shí)反饋使用效果和相關(guān)意見(jiàn)建議。（三）財(cái)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)宣傳品制作費(fèi)用的預(yù)算編制、審核與報(bào)銷(xiāo)管理，嚴(yán)格控制宣傳品制作成本。按照財(cái)務(wù)制度對(duì)宣傳品制作費(fèi)用進(jìn)行核算，確保費(fèi)用支出合理合規(guī)。2.對(duì)宣傳品采購(gòu)、制作等環(huán)節(jié)涉及的財(cái)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行監(jiān)督，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。（四）行政部門(mén)1.負(fù)責(zé)宣傳品的采購(gòu)管理，建立合格供應(yīng)商名錄，組織宣傳品的招標(biāo)、詢(xún)價(jià)、采購(gòu)等工作，確保采購(gòu)過(guò)程公開(kāi)透明、合規(guī)高效。2.負(fù)責(zé)宣傳品的倉(cāng)儲(chǔ)管理，做好宣傳品的入庫(kù)、保管、出庫(kù)等工作，保證宣傳品的安全與完整。3.協(xié)助宣傳部門(mén)和各業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行宣傳品的發(fā)放與配送工作，確保宣傳品及時(shí)準(zhǔn)確送達(dá)目標(biāo)對(duì)象。四、宣傳品制作管理（一）制作計(jì)劃1.宣傳部門(mén)應(yīng)于每年年底前制定下一年度宣傳品制作計(jì)劃，明確各類(lèi)宣傳品的制作數(shù)量、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、預(yù)算安排等內(nèi)容，并提交單位領(lǐng)導(dǎo)審批。2.制作計(jì)劃應(yīng)根據(jù)單位年度工作重點(diǎn)、業(yè)務(wù)發(fā)展需求、市場(chǎng)推廣活動(dòng)等因素進(jìn)行綜合考慮和統(tǒng)籌規(guī)劃，確保宣傳品能夠有效支持單位的宣傳工作。3.如因特殊情況需要臨時(shí)增加宣傳品制作任務(wù)，相關(guān)部門(mén)應(yīng)提前向宣傳部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)審核并報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后納入制作計(jì)劃。（二）設(shè)計(jì)制作1.宣傳部門(mén)根據(jù)批準(zhǔn)的制作計(jì)劃，組織開(kāi)展宣傳品的設(shè)計(jì)制作工作。對(duì)于重要或大型宣傳品項(xiàng)目，應(yīng)通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)設(shè)計(jì)機(jī)構(gòu)等方式確定設(shè)計(jì)制作單位；對(duì)于一般性宣傳品，可在合格供應(yīng)商名錄中選擇合適的合作方。2.在設(shè)計(jì)制作過(guò)程中，宣傳部門(mén)應(yīng)與設(shè)計(jì)制作單位保持密切溝通，明確宣傳品的主題、風(fēng)格、內(nèi)容要求、格式規(guī)范等細(xì)節(jié)，確保設(shè)計(jì)制作方案符合單位宣傳需求和整體形象。3.設(shè)計(jì)制作單位應(yīng)按照合同約定的時(shí)間、質(zhì)量要求完成宣傳品的設(shè)計(jì)初稿，并提交宣傳部門(mén)審核。宣傳部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)設(shè)計(jì)初稿進(jìn)行審核，提出修改意見(jiàn)和建議，反饋給設(shè)計(jì)制作單位進(jìn)行修改完善。4.設(shè)計(jì)制作單位修改后的宣傳品樣稿經(jīng)宣傳部門(mén)審核通過(guò)后，方可進(jìn)行批量制作。審核過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)存在重大問(wèn)題或不符合要求的地方，應(yīng)及時(shí)要求設(shè)計(jì)制作單位重新修改，直至達(dá)到審核標(biāo)準(zhǔn)。（三）內(nèi)容審核1.宣傳品內(nèi)容審核實(shí)行分級(jí)負(fù)責(zé)制。所有宣傳品在制作完成前，必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的內(nèi)容審核，確保宣傳內(nèi)容準(zhǔn)確、合法、合規(guī)、積極向上。2.一般性宣傳品由宣傳部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后即可制作；涉及單位重要業(yè)務(wù)、重大活動(dòng)、核心價(jià)值觀(guān)等關(guān)鍵內(nèi)容的宣傳品，需經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字；對(duì)于涉及單位整體形象、對(duì)外發(fā)布的重要宣傳品，還需報(bào)單位主要領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。3.審核內(nèi)容包括宣傳品中涉及的單位名稱(chēng)、標(biāo)識(shí)、業(yè)務(wù)范圍、產(chǎn)品服務(wù)、數(shù)據(jù)信息、宣傳口徑、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等方面，確保宣傳品內(nèi)容與單位實(shí)際情況相符，不存在虛假、夸大、誤導(dǎo)等問(wèn)題。4.審核人員應(yīng)認(rèn)真履行審核職責(zé)，對(duì)審核結(jié)果負(fù)責(zé)。如因?qū)徍瞬粐?yán)導(dǎo)致宣傳品出現(xiàn)問(wèn)題，將追究審核人員相應(yīng)責(zé)任。（四）制作質(zhì)量控制1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)宣傳品制作質(zhì)量進(jìn)行全程監(jiān)督。在宣傳品制作過(guò)程中，應(yīng)定期檢查制作進(jìn)度和質(zhì)量情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決制作過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。2.宣傳品制作完成后，行政部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員按照設(shè)計(jì)要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括宣傳品的材質(zhì)、印刷質(zhì)量、裝訂效果、外觀(guān)尺寸、內(nèi)容準(zhǔn)確性等方面。3.對(duì)于驗(yàn)收合格的宣傳品，行政部門(mén)應(yīng)出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；對(duì)于驗(yàn)收不合格的宣傳品，應(yīng)要求制作單位限期整改或重新制作，直至達(dá)到驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。五、宣傳品使用管理（一）使用申請(qǐng)1.各業(yè)務(wù)部門(mén)因工作需要使用宣傳品時(shí)，應(yīng)提前向宣傳部門(mén)提交書(shū)面申請(qǐng)，注明宣傳品名稱(chēng)、使用目的、使用數(shù)量、發(fā)放范圍、使用時(shí)間等信息。2.宣傳部門(mén)對(duì)使用申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后發(fā)放《宣傳品使用申請(qǐng)表》，并通知行政部門(mén)按照申請(qǐng)數(shù)量準(zhǔn)備宣傳品。3.如涉及重要活動(dòng)或?qū)ν庑麄鞯忍厥馇闆r需要緊急使用宣傳品，可通過(guò)電話(huà)、郵件等方式向宣傳部門(mén)申請(qǐng)，宣傳部門(mén)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核并協(xié)調(diào)安排發(fā)放。（二）領(lǐng)取發(fā)放1.各業(yè)務(wù)部門(mén)憑《宣傳品使用申請(qǐng)表》到行政部門(mén)領(lǐng)取宣傳品。行政部門(mén)應(yīng)按照申請(qǐng)表上的信息進(jìn)行發(fā)放，并做好發(fā)放記錄，包括領(lǐng)取時(shí)間、領(lǐng)取部門(mén)、領(lǐng)取人、宣傳品名稱(chēng)及數(shù)量等。2.對(duì)于實(shí)物類(lèi)宣傳品，行政部門(mén)應(yīng)建立詳細(xì)的庫(kù)存臺(tái)賬，定期盤(pán)點(diǎn)庫(kù)存數(shù)量，確保賬實(shí)相符。在發(fā)放宣傳品時(shí)，應(yīng)按照先進(jìn)先出的原則進(jìn)行發(fā)貨，避免宣傳品積壓過(guò)期。3.對(duì)于電子類(lèi)宣傳品，宣傳部門(mén)應(yīng)通過(guò)指定的電子渠道（如單位內(nèi)部共享平臺(tái)、電子郵件等）向申請(qǐng)部門(mén)提供，并確保電子文件的完整性和可訪(fǎng)問(wèn)性。（三）使用規(guī)范1.各業(yè)務(wù)部門(mén)在使用宣傳品過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照宣傳部門(mén)審核通過(guò)的內(nèi)容和用途進(jìn)行使用，不得擅自更改宣傳品內(nèi)容或用于其他非規(guī)定用途。2.注意保護(hù)宣傳品的完整性和美觀(guān)性，不得隨意損壞、涂改、丟棄宣傳品。對(duì)于使用過(guò)程中出現(xiàn)的損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向宣傳部門(mén)和行政部門(mén)報(bào)告，并說(shuō)明原因。3.在對(duì)外發(fā)放宣傳品時(shí)，應(yīng)確保宣傳品發(fā)放對(duì)象符合規(guī)定范圍，不得隨意擴(kuò)大發(fā)放范圍或向無(wú)關(guān)人員發(fā)放宣傳品。同時(shí)，要做好宣傳品發(fā)放登記工作，記錄發(fā)放對(duì)象、發(fā)放時(shí)間、發(fā)放數(shù)量等信息。（四）效果反饋1.各業(yè)務(wù)部門(mén)在宣傳品使用后，應(yīng)及時(shí)向宣傳部門(mén)反饋使用效果，包括宣傳品在傳播信息、提升品牌形象、促進(jìn)業(yè)務(wù)開(kāi)展等方面所取得的成效，以及在使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和改進(jìn)建議。2.宣傳部門(mén)應(yīng)定期收集各業(yè)務(wù)部門(mén)的宣傳品使用效果反饋信息，進(jìn)行整理分析，并根據(jù)反饋情況對(duì)宣傳品制作計(jì)劃、設(shè)計(jì)內(nèi)容、使用管理等方面進(jìn)行調(diào)整優(yōu)化，不斷提高宣傳品的質(zhì)量和使用效果。六、宣傳品庫(kù)存管理（一）倉(cāng)儲(chǔ)管理1.行政部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的宣傳品倉(cāng)庫(kù)，負(fù)責(zé)宣傳品的倉(cāng)儲(chǔ)管理工作。倉(cāng)庫(kù)應(yīng)具備良好的存儲(chǔ)條件，確保宣傳品不受潮、發(fā)霉損壞、丟失等。2.宣傳品應(yīng)按照類(lèi)別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類(lèi)存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和盤(pán)點(diǎn)。同時(shí)，要建立庫(kù)存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄宣傳品出入庫(kù)情況，包括日期、憑證號(hào)、宣傳品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、來(lái)源、去向等信息。3.定期對(duì)宣傳品庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤(pán)點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次全面盤(pán)點(diǎn)。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。（二）庫(kù)存預(yù)警1.行政部門(mén)應(yīng)根據(jù)宣傳品的使用頻率、制作周期、市場(chǎng)需求等因素，設(shè)定合理的庫(kù)存預(yù)警指標(biāo)。當(dāng)庫(kù)存數(shù)量接近或低于預(yù)警指標(biāo)時(shí)，應(yīng)及時(shí)向宣傳部門(mén)發(fā)出預(yù)警通知。2.宣傳部門(mén)接到庫(kù)存預(yù)警通知后，應(yīng)結(jié)合單位宣傳工作實(shí)際情況，及時(shí)評(píng)估是否需要補(bǔ)充制作宣傳品，并按照規(guī)定程序進(jìn)行申請(qǐng)和安排制作。（三）庫(kù)存清理1.對(duì)于長(zhǎng)期積壓、過(guò)期失效、損壞無(wú)法使用的宣傳品，行政部門(mén)應(yīng)定期進(jìn)行清理。清理前應(yīng)填寫(xiě)《宣傳品庫(kù)存清理申請(qǐng)表》，注明清理原因、宣傳品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量等信息，報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，行政部門(mén)負(fù)責(zé)組織對(duì)清理的宣傳品進(jìn)行妥善處理，可采取報(bào)廢、銷(xiāo)毀、回收等方式，確保清理過(guò)程符合環(huán)保要求和相關(guān)規(guī)定，并做好清理記錄。七、宣傳品知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理（一）知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬1.單位自行設(shè)計(jì)制作的宣傳品，其知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸單位所有。未經(jīng)單位書(shū)面授權(quán)，任何部門(mén)和個(gè)人不得擅自將宣傳品的知識(shí)產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓、許可給第三方使用。2.在委托設(shè)計(jì)制作單位制作宣傳品時(shí)，應(yīng)在合同中明確約定知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬問(wèn)題。如因特殊情況需要將宣傳品知識(shí)產(chǎn)權(quán)部分或全部歸屬于設(shè)計(jì)制作單位，必須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂詳細(xì)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬協(xié)議。（二）侵權(quán)防范1.宣傳部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)宣傳品知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)意識(shí)，在宣傳品設(shè)計(jì)制作過(guò)程中，嚴(yán)格審核設(shè)計(jì)素材的來(lái)源，確保不使用未經(jīng)授權(quán)的圖片、文字、商標(biāo)等知識(shí)產(chǎn)權(quán)內(nèi)容，避免侵權(quán)行為發(fā)生。2.如發(fā)現(xiàn)單位宣傳品存在知識(shí)產(chǎn)權(quán)侵權(quán)風(fēng)險(xiǎn)或已發(fā)生侵權(quán)行為，宣傳部門(mén)應(yīng)及時(shí)采取措施，如停止侵權(quán)宣傳品的使用、與侵權(quán)方協(xié)商解決、尋求法律途徑保護(hù)單位合法權(quán)益等，并將相關(guān)情況及時(shí)報(bào)告單位領(lǐng)導(dǎo)。（三）保密管理1.涉及宣傳品設(shè)計(jì)制作、審核、使用等過(guò)程中的敏感信息和商業(yè)秘密，相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。2.對(duì)宣傳品設(shè)計(jì)制作過(guò)程中涉及的設(shè)計(jì)方案、創(chuàng)意構(gòu)思、制作成本等信息，宣傳部門(mén)和設(shè)計(jì)制作單位應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密義務(wù)和違約責(zé)任。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.單位內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)宣傳品管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查宣傳品制作計(jì)劃的執(zhí)行情況、制作費(fèi)用的使用情況（包括預(yù)算編制、審核報(bào)銷(xiāo)、成本控制等）、宣傳品使用管理情況（包括申請(qǐng)審批、領(lǐng)取發(fā)放、使用規(guī)范等）、庫(kù)存管理情況（包括倉(cāng)儲(chǔ)管理、庫(kù)存預(yù)警、庫(kù)存清理等）以及知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理情況等。2.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，審計(jì)部門(mén)應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，并跟蹤整改落實(shí)情況。被檢查部門(mén)應(yīng)按照要求認(rèn)真整改，按時(shí)提交整改報(bào)告。（二）考核評(píng)價(jià)1.宣傳部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)各業(yè)務(wù)部門(mén)宣傳品使用管理情況進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，考核內(nèi)容包括宣傳品使用申請(qǐng)的規(guī)范性、領(lǐng)取發(fā)放的及時(shí)性、使用過(guò)程的合規(guī)性、效果反饋的真實(shí)性等方面。2.考核評(píng)價(jià)結(jié)果納入單位年度績(jī)效考核體系，與各部門(mén)和個(gè)人的績(jī)效獎(jiǎng)金、評(píng)先評(píng)優(yōu)等掛鉤。對(duì)于在宣傳品管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門(mén)和個(gè)人，給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于違反宣傳品管理制度的部門(mén)和個(gè)人，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。九、附則（一）解釋權(quán)本制度由宣傳部門(mén)負(fù)責(zé)解釋。在制度執(zhí)行過(guò)程中，如遇有