PAGE礦山采購流程與制度規(guī)范一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范礦山采購流程，確保采購活動(dòng)合法、合規(guī)、高效，保障公司生產(chǎn)運(yùn)營所需物資的及時(shí)供應(yīng)，提高采購質(zhì)量，降低采購成本，防范采購風(fēng)險(xiǎn)。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及礦山采購的部門和人員，包括但不限于采礦、選礦、運(yùn)輸?shù)认嚓P(guān)業(yè)務(wù)部門以及采購部門。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：在采購過程中，應(yīng)遵循公平、公正的原則，對(duì)待所有供應(yīng)商，不得偏袒或歧視任何一方。3.效益原則：以提高采購效益為目標(biāo)，優(yōu)化采購流程，降低采購成本，確保所采購物資的性價(jià)比最優(yōu)。4.誠信原則：采購人員應(yīng)誠實(shí)守信，與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，維護(hù)公司的信譽(yù)。二、采購流程（一）需求計(jì)劃1.使用部門提出需求各使用部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃、設(shè)備維護(hù)計(jì)劃等，結(jié)合庫存情況，每月定期向采購部門提交物資需求計(jì)劃。需求計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)列出所需物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息。2.需求計(jì)劃審核采購部門收到需求計(jì)劃后，應(yīng)進(jìn)行初步審核。審核內(nèi)容包括需求的合理性、準(zhǔn)確性、與庫存的匹配性等。對(duì)于不合理或不準(zhǔn)確的需求，采購部門應(yīng)及時(shí)與使用部門溝通，核實(shí)情況并進(jìn)行調(diào)整。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查評(píng)估，包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。2.供應(yīng)商評(píng)估與選擇采購部門組織相關(guān)人員對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，填寫供應(yīng)商評(píng)估表。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，選擇合格的供應(yīng)商，并建立供應(yīng)商檔案。對(duì)于重要物資的供應(yīng)商，應(yīng)定期進(jìn)行復(fù)評(píng)。3.供應(yīng)商管理采購部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。建立供應(yīng)商績效評(píng)估機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評(píng)估。對(duì)于績效不佳的供應(yīng)商，采取相應(yīng)的措施，如警告、減少訂單量、終止合作等。（三）采購談判與合同簽訂1.采購談判采購人員根據(jù)需求計(jì)劃和供應(yīng)商情況，與供應(yīng)商進(jìn)行采購談判。談判內(nèi)容包括物資價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。采購人員應(yīng)充分了解市場行情，爭取有利的采購條件。2.合同簽訂采購談判達(dá)成一致后，采購人員應(yīng)起草采購合同。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，符合法律法規(guī)和公司要求。采購合同經(jīng)相關(guān)部門審核后，由公司法定代表人或授權(quán)代表簽字蓋章，并及時(shí)發(fā)送給供應(yīng)商。（四）采購訂單下達(dá)1.采購訂單生成采購部門根據(jù)采購合同，生成采購訂單。采購訂單應(yīng)包含物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)等詳細(xì)信息。采購訂單經(jīng)審核后，發(fā)送給供應(yīng)商。2.采購訂單跟蹤采購人員應(yīng)定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通，了解物資生產(chǎn)進(jìn)度、運(yùn)輸情況等。對(duì)于出現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)解決，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。（五）物資驗(yàn)收1.驗(yàn)收準(zhǔn)備物資到貨前，采購部門應(yīng)通知使用部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。使用部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)制定驗(yàn)收方案，明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方法。2.物資驗(yàn)收：物資到貨后，使用部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門按照驗(yàn)收方案進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量、外觀等方面。對(duì)于驗(yàn)收合格的物資，辦理入庫手續(xù)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，協(xié)商解決辦法，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。（六）付款結(jié)算1.付款申請(qǐng)物資驗(yàn)收合格后，采購部門應(yīng)根據(jù)采購合同和發(fā)票，填寫付款申請(qǐng)單。付款申請(qǐng)單應(yīng)包含供應(yīng)商名稱、采購合同編號(hào)、物資名稱、數(shù)量、金額、發(fā)票號(hào)碼等信息。付款申請(qǐng)單經(jīng)相關(guān)部門審核后，提交給財(cái)務(wù)部門。2.付款審批財(cái)務(wù)部門對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括采購合同的執(zhí)行情況、發(fā)票的真實(shí)性、合法性等。付款申請(qǐng)經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)審批后，由公司法定代表人或授權(quán)代表簽字付款。三、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購預(yù)算編制原則采購預(yù)算編制應(yīng)遵循“以收定支、收支平衡、略有結(jié)余”的原則，結(jié)合公司年度生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和財(cái)務(wù)預(yù)算，合理安排采購資金。2.采購預(yù)算編制方法采購部門根據(jù)歷史采購數(shù)據(jù)、市場價(jià)格走勢(shì)、生產(chǎn)計(jì)劃等因素，采用零基預(yù)算、滾動(dòng)預(yù)算等方法編制采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)詳細(xì)列出各類物資的采購金額、采購時(shí)間等信息。3.采購預(yù)算審核與批準(zhǔn)采購預(yù)算編制完成后，應(yīng)提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門審核通過后，報(bào)公司管理層批準(zhǔn)。采購預(yù)算一經(jīng)批準(zhǔn)，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行，不得隨意調(diào)整。（二）預(yù)算執(zhí)行與控制1.預(yù)算執(zhí)行采購部門應(yīng)按照采購預(yù)算組織采購活動(dòng)，嚴(yán)格控制采購支出。對(duì)于超出預(yù)算的采購項(xiàng)目，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批。2.預(yù)算控制財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決。采購部門應(yīng)配合財(cái)務(wù)部門做好預(yù)算控制工作，確保采購預(yù)算的有效執(zhí)行。（三）預(yù)算調(diào)整1.調(diào)整原因在采購預(yù)算執(zhí)行過程中，如因市場價(jià)格波動(dòng)、生產(chǎn)計(jì)劃變更、政策調(diào)整等原因，導(dǎo)致原采購預(yù)算無法執(zhí)行時(shí)，可以申請(qǐng)預(yù)算調(diào)整。2.調(diào)整程序采購部門應(yīng)填寫預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表，詳細(xì)說明調(diào)整原因、調(diào)整金額、調(diào)整時(shí)間等信息。預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表經(jīng)相關(guān)部門審核后，報(bào)公司管理層批準(zhǔn)。預(yù)算調(diào)整批準(zhǔn)后，采購部門應(yīng)按照新的預(yù)算執(zhí)行采購活動(dòng)。四、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別采購部門應(yīng)定期對(duì)采購過程中可能存在風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，包括市場風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)等。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估采購部門應(yīng)采用定性和定量相結(jié)合的方法，對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)的等級(jí)和影響程度。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施**1.市場風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)關(guān)注市場價(jià)格波動(dòng)，建立價(jià)格預(yù)警機(jī)制，及時(shí)調(diào)整采購策略。與供應(yīng)商簽訂長期合同，鎖定采購價(jià)格，降低市場價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。2.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)供應(yīng)商管理，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和復(fù)評(píng)，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。與供應(yīng)商簽訂合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。3.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)物資驗(yàn)收管理，嚴(yán)格按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量合格證明文件，降低質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。4.法律風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)采購人員法律法規(guī)培訓(xùn)，提高法律意識(shí)。在采購合同簽訂過程中，嚴(yán)格審核合同條款，確保合同合法合規(guī)，降低法律風(fēng)險(xiǎn)。5.財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)采購預(yù)算管理，嚴(yán)格控制采購支出。建立財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)問題，降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。（三）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警1.風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控采購部門應(yīng)定期對(duì)采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控，及時(shí)掌握風(fēng)險(xiǎn)的變化情況。建立風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控臺(tái)賬，記錄風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控的過程和結(jié)果）。2.風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警采購部門應(yīng)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，設(shè)定風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo)和閾值。當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)達(dá)到預(yù)警閾值時(shí)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)，采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。五、采購信息管理（一）信息收集與整理1.采購信息收集采購部門應(yīng)收集與采購活動(dòng)相關(guān)的各類信息，包括市場價(jià)格信息、供應(yīng)商信息、采購合同信息、采購訂單信息、物資驗(yàn)收信息、付款結(jié)算信息等。2.采購信息整理采購部門應(yīng)定期對(duì)收集到的采購信息進(jìn)行整理，分類歸檔，建立采購信息數(shù)據(jù)庫。采購信息數(shù)據(jù)庫應(yīng)便于查詢和使用，為采購決策提供支持。（二）信息分析與利用1.采購信息分析采購部門應(yīng)定期對(duì)采購信息進(jìn)行分析，包括市場價(jià)格走勢(shì)分析、供應(yīng)商績效分析、采購成本分析、采購質(zhì)量分析等。通過信息分析，發(fā)現(xiàn)問題，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，為采購決策提供依據(jù)。2.采購信息利用采購部門應(yīng)充分利用采購信息數(shù)據(jù)庫，為采購決策、供應(yīng)商管理、采購預(yù)算管理等提供支持。通過采購信息的共享和交流，提高采購工作的效率和質(zhì)量。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計(jì)部門監(jiān)督審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)提出整改意見，督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。2.紀(jì)檢監(jiān)察部門監(jiān)督紀(jì)檢監(jiān)察部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購人員的監(jiān)督，防止采購過程中的腐敗行為。對(duì)于違反廉潔自律規(guī)定的采購人員，依法依規(guī)進(jìn)行處理。（二）外部監(jiān)督1.政府部門監(jiān)督采購活動(dòng)應(yīng)接受政府相關(guān)部門的監(jiān)督，如財(cái)政部門、審計(jì)部