PAGE采購補料制度及流程規(guī)范一、總則（一）目的為了規(guī)范公司采購補料行為，確保采購活動的順利進行，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營的正常運轉(zhuǎn)，特制定本制度及流程規(guī)范。本制度旨在明確采購補料的定義、范圍、原則以及相關流程，確保采購補料工作在合法、合規(guī)、高效的框架內(nèi)進行，提高采購效率，降低采購成本，保證物資供應的及時性和準確性，滿足公司各部門對物資的需求。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及采購補料的部門和人員，包括但不限于生產(chǎn)部門、研發(fā)部門、銷售部門、行政部門等。適用于公司各類原材料、零部件、設備、辦公用品、勞保用品等物資的采購補料活動。（三）基本原則1.合法性原則：采購補料活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關標準，確保所有操作合法合規(guī)。2.準確性原則：補料需求信息應準確無誤，避免因信息錯誤導致采購失誤或延誤。3.及時性原則：各部門應及時提交補料申請，采購部門應及時處理，確保物資供應不影響公司正常生產(chǎn)經(jīng)營。4.成本效益原則：在保證物資質(zhì)量和滿足需求的前提下，充分考慮采購成本，尋求性價比最優(yōu)的解決方案。5.責任明確原則：明確采購補料各環(huán)節(jié)的責任主體，確保責任落實到人，便于監(jiān)督和考核。二、采購補料定義及范圍（一）采購補料定義采購補料是指在公司已完成的采購訂單基礎上，因生產(chǎn)計劃變更、質(zhì)量問題、損耗超預期等原因，需要額外補充采購物資的行為。（二）采購補料范圍1.生產(chǎn)用料：因生產(chǎn)訂單數(shù)量增加、產(chǎn)品設計變更、生產(chǎn)工藝調(diào)整等導致原材料、零部件需求數(shù)量的增加或型號規(guī)格的變更。例如，生產(chǎn)某種新產(chǎn)品需要增加新的原材料，或者原產(chǎn)品生產(chǎn)過程中某種零部件損耗率提高需要補充。2.設備維修用料：設備在運行過程中出現(xiàn)故障，需要更換零部件或維修材料。如機器設備的關鍵部件損壞，需要采購新的部件進行更換。3.辦公用品及勞保用品：隨著公司業(yè)務發(fā)展，員工數(shù)量增加或辦公環(huán)境變化，需要補充辦公文具、辦公設備耗材、勞保用品等。比如，因新入職員工增多，需要采購更多的筆記本、筆等辦公用品；因工作環(huán)境變化，需要增加某種防護用品。4.項目用料：公司承接的各類項目在實施過程中，因項目需求變化或前期預估不足，需要補充相關物資。例如，工程項目在施工過程中發(fā)現(xiàn)某種材料短缺，需要及時采購補充。三、采購補料流程（一）補料申請1.提出部門：各需求部門根據(jù)實際情況填寫采購補料申請表。申請表應明確補料的原因、物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求日期等詳細信息。2.審核：部門負責人對補料申請進行審核，確認申請的合理性和必要性。審核通過后，簽字并提交至采購部門。（二）采購部門接收與評估1.接收：采購部門收到補料申請表后，進行編號登記，并確認申請信息的完整性。2.評估：采購人員對補料需求進行評估，判斷是否緊急需求。對于緊急需求，應立即啟動緊急采購程序；對于非緊急需求，根據(jù)庫存情況和采購周期，制定采購計劃。若庫存有足夠數(shù)量滿足補料需求，采購人員應及時與倉庫管理人員協(xié)調(diào)，安排領用事宜，并在申請表上注明庫存可滿足情況。若庫存不足，采購人員需進一步分析補料原因，判斷是否屬于正常生產(chǎn)經(jīng)營所需的合理補料。對于因生產(chǎn)計劃變更等合理原因?qū)е碌难a料，應按照采購流程盡快安排采購；對于不合理的補料需求，采購人員應與需求部門溝通協(xié)商，提出調(diào)整建議。（三）采購實施1.選擇供應商：根據(jù)補料物資的特點和以往采購經(jīng)驗，采購人員從合格供應商名錄中選擇合適的供應商。優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、價格合理、交貨期短的供應商。2.詢價與報價：采購人員向選定的供應商發(fā)送詢價函，明確物資的規(guī)格型號、數(shù)量、交貨期等要求，并要求供應商在規(guī)定時間內(nèi)報價。收到供應商報價后，采購人員進行整理和比較，選擇性價比最優(yōu)的供應商。3.簽訂采購合同：確定供應商后，采購人員與供應商簽訂采購合同。合同應明確物資的規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式等條款。采購合同需經(jīng)公司法務部門審核，確保合同的合法性和有效性。4.跟蹤訂單執(zhí)行：采購人員負責跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應。如出現(xiàn)交貨延遲、質(zhì)量問題等異常情況，采購人員應及時采取措施解決，并向相關部門匯報。（四）到貨驗收1.通知驗收：物資到貨前，采購人員通知倉庫管理人員和質(zhì)量檢驗部門做好驗收準備。2.驗收標準：倉庫管理人員和質(zhì)量檢驗人員按照合同約定的質(zhì)量標準和驗收流程對到貨物資進行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀質(zhì)量等。3.驗收結(jié)果處理：若驗收合格，倉庫管理人員辦理入庫手續(xù)，并在驗收單上簽字確認。若驗收不合格，質(zhì)量檢驗部門出具不合格報告，采購人員及時與供應商溝通協(xié)商退換貨事宜。供應商應在規(guī)定時間內(nèi)處理不合格物資，并重新提供合格物資。（五）付款結(jié)算1.發(fā)票審核：采購人員收到供應商開具的發(fā)票后，對發(fā)票信息進行審核，確保發(fā)票內(nèi)容與采購合同一致。審核無誤后，將發(fā)票提交至財務部門。2.付款申請：財務部門根據(jù)采購合同和驗收情況，審核通過后辦理付款手續(xù)。采購人員填寫付款申請表，經(jīng)相關領導審批后，提交至財務部門進行付款操作。3.付款方式：根據(jù)公司財務制度和與供應商的約定，選擇合適的付款方式，如支票、轉(zhuǎn)賬、電匯等。四、緊急采購流程（一）緊急采購定義緊急采購是指因突發(fā)事件、生產(chǎn)急需等特殊原因，無法按照正常采購流程進行采購，需要立即采購物資以滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需求的行為。（二）適用情況1.因生產(chǎn)設備突發(fā)故障，急需更換零部件，否則將嚴重影響生產(chǎn)進度。2.因自然災害、公共衛(wèi)生事件等不可抗力因素，導致公司急需采購防護用品、應急物資等。3.客戶臨時增加訂單，現(xiàn)有庫存無法滿足交貨需求，需要緊急采購原材料或零部件。（三）緊急采購流程1.緊急需求提出：需求部門填寫緊急采購申請表，詳細說明緊急需求的原因、物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預計到貨時間等信息，并由部門負責人簽字確認。2.審批：緊急采購申請表提交至公司相關領導審批。領導應根據(jù)緊急程度和對公司生產(chǎn)經(jīng)營的影響程度，盡快做出審批決定。3.采購實施：采購部門接到審批通過的緊急采購申請表后，立即啟動緊急采購程序。在選擇供應商時，可適當放寬標準，但仍需確保物資質(zhì)量可靠。采購人員通過電話、郵件等方式與供應商緊急溝通，爭取最短的交貨期。如情況特別緊急，可直接聯(lián)系備用供應商或現(xiàn)貨供應商進行采購。4.到貨驗收與付款：緊急采購物資到貨后，按照正常驗收流程進行驗收。驗收合格后，財務部門根據(jù)實際情況特事特辦，盡快辦理付款手續(xù)，確保供應商及時收到貨款，維護良好的合作關系。五、采購補料相關責任與考核（一）責任部門與人員職責1.需求部門：負責準確提出采購補料申請，確保申請信息真實、準確、完整。對補料需求的合理性和必要性負責，配合采購部門進行供應商選擇、合同簽訂等工作。負責驗收補料物資，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題或數(shù)量不符，及時通知采購部門處理。2.采購部門：負責接收、評估采購補料申請，制定采購計劃并組織實施。選擇合適的供應商，簽訂采購合同，跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應。協(xié)調(diào)處理采購過程中的問題，如交貨延遲、質(zhì)量糾紛等，維護公司利益。3.倉庫管理部門：負責庫存物資的管理，及時提供庫存信息，協(xié)助采購部門判斷補料需求。負責到貨物資的驗收、入庫和保管工作，確保物資安全。4.質(zhì)量檢驗部門：制定物資驗收標準，對到貨物資進行質(zhì)量檢驗，出具檢驗報告。對不合格物資進行判定，并跟蹤不合格物資的處理情況。5.財務部門：負責審核采購發(fā)票，辦理付款結(jié)算手續(xù)，確保公司資金安全。對采購成本進行核算和分析，提供財務數(shù)據(jù)支持。（二）考核機制1.建立采購補料工作考核指標體系，對需求部門、采購部門、倉庫管理部門、質(zhì)量檢驗部門、財務部門等相關責任部門和人員進行考核?？己酥笜税ㄑa料申請的準確性、采購及時性、物資質(zhì)量合格率、庫存周轉(zhuǎn)率、成本控制等方面。2.定期對采購補料工作進行評估和考核，根據(jù)考核結(jié)果進行獎懲。對于在采購補料工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，給予表彰和獎勵；對于工作失誤、造成公司損失的部門和個人，進行批評教育，并根據(jù)情節(jié)輕重給予相應的經(jīng)濟處罰。3.將采購補料工作考核結(jié)果與部門績效、個人績效掛鉤，作為部門和個人晉升、評優(yōu)的重要依據(jù)。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對采購補料制度及流程的執(zhí)行情況進行審計監(jiān)督。審計內(nèi)容包括補料申請的合理性、采購過程的合規(guī)性、合同簽訂與執(zhí)行情況、驗收與付款情況等。通過審計，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改建議，并跟蹤整改落實情況，確保采購補料工作規(guī)范運行。（二）日常監(jiān)督檢查采購部門、倉庫管理部門、質(zhì)量檢驗部門等相關部門應建立日常監(jiān)督檢查機制，對采購補料工作的各個環(huán)節(jié)進行自查和互查。發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，確保工作質(zhì)量和效率。同時，公司管理層應不定期對采購補料工作進行抽查，了解工作進展情況，及時解決存在的問題。七、附則（一）解釋權本制度及流程規(guī)范由公司采購部門負責