PAGE采購原材料詢價制度規(guī)范一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司采購原材料詢價流程，確保采購活動的公開、公平、公正，提高采購效率，降低采購成本，保證原材料質量，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需求。（二）適用范圍本制度適用于公司所有原材料采購詢價活動，包括但不限于生產(chǎn)用原材料、輔助材料、包裝材料等。（三）基本原則1.合法性原則：采購詢價活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關行業(yè)標準，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：對待所有供應商一視同仁，不得偏袒任何一方，確保詢價過程和結果公平公正。3.公開透明原則：詢價信息應公開透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督，保障相關利益方的知情權。4.成本效益原則：在保證原材料質量的前提下，通過合理詢價降低采購成本，提高公司經(jīng)濟效益。二、詢價流程（一）需求提出1.生產(chǎn)部門：根據(jù)生產(chǎn)計劃和庫存情況，提前向采購部門提交原材料需求清單，明確原材料的規(guī)格、型號、數(shù)量、質量要求、交貨時間等信息。2.其他部門：因業(yè)務需要提出原材料采購需求時，應填寫采購申請單，詳細說明需求內(nèi)容，并經(jīng)部門負責人審批后提交采購部門。（二）詢價準備1.采購部門：接到需求后，對需求進行整理和分析，確定詢價范圍和詢價方式。2.收集供應商信息：通過多種渠道收集潛在供應商信息，包括但不限于供應商目錄、行業(yè)展會、網(wǎng)絡搜索、同行推薦等。對收集到的供應商信息進行整理和評估，建立供應商檔案，記錄供應商的基本情況、經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質量、價格水平、交貨能力、售后服務等信息。3.制定詢價文件：根據(jù)采購需求和供應商信息，編制詢價文件。詢價文件應包括詢價函、采購需求清單、技術規(guī)格要求、質量標準、交貨條款、付款方式、報價要求等內(nèi)容。詢價文件應清晰、準確、完整，避免出現(xiàn)模糊或歧義性條款。（三）詢價發(fā)出1.選擇詢價對象：根據(jù)采購需求和供應商評估情況，從供應商檔案中篩選出合適的供應商作為詢價對象。一般情況下，每次詢價應選擇至少三家供應商，以保證充分競爭。2.發(fā)出詢價文件：通過郵件、傳真、信函等方式向選定的供應商發(fā)出詢價文件，并要求供應商在規(guī)定的時間內(nèi)回復報價。在發(fā)出詢價文件時，應明確告知供應商報價的截止時間、報價方式、報價要求等重要信息。（四）報價接收與整理1.接收報價：采購部門負責接收供應商的報價文件，并對報價文件進行初步審核，檢查報價文件是否齊全、完整，報價是否清晰、準確。2.整理報價：對供應商的報價進行整理和分類，計算每個供應商的報價總價和各項明細價格。將整理后的報價信息錄入采購管理系統(tǒng)，建立詢價報價臺賬，以便進行后續(xù)的比較和分析。（五）詢價評估1.價格評估：對各供應商的報價進行比較和分析，評估價格的合理性。價格評估應綜合考慮原材料的質量、規(guī)格、品牌、交貨期、付款方式等因素，不能單純以價格高低作為唯一的評估標準。2.質量評估：根據(jù)采購需求和質量標準，對供應商提供的原材料質量進行評估?？梢砸蠊烫峁悠愤M行檢驗，或查閱供應商的質量認證文件、檢測報告等資料。對于重要原材料或質量要求較高的采購項目，必要時可安排實地考察供應商的生產(chǎn)現(xiàn)場和質量管理體系。3.交貨期評估：評估供應商的交貨期是否滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需求。交貨期應包括從訂單下達至貨物交付的整個時間周期，以及是否能夠提供準確的交貨時間承諾和靈活的交貨安排。4.售后服務評估：考察供應商的售后服務能力和水平，包括是否能夠及時響應客戶的售后需求、提供維修保養(yǎng)服務、處理質量問題等。5.綜合評估：采購部門組織相關人員對供應商的報價、質量、交貨期、售后服務等方面進行綜合評估，形成詢價評估報告。詢價評估報告應詳細記錄各供應商的評估情況和推薦意見，為采購決策提供依據(jù)。（六）采購決策1.采購審批：采購部門根據(jù)詢價評估報告，提出采購建議，報公司管理層審批。采購建議應包括推薦的供應商、采購價格、采購數(shù)量、交貨時間等內(nèi)容，并說明選擇該供應商的理由和依據(jù)。2.簽訂合同：經(jīng)公司管理層審批同意后，采購部門與選定的供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括原材料的規(guī)格、型號、數(shù)量、質量標準、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式、售后服務等條款。采購合同應符合法律法規(guī)和公司相關規(guī)定，確保合同的合法性、有效性和可操作性。（七）合同執(zhí)行與跟蹤1.合同執(zhí)行：采購部門負責跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，確保供應商按照合同約定按時、按質、按量交付原材料。在合同執(zhí)行過程中，如發(fā)現(xiàn)供應商存在違約行為，應及時與供應商溝通協(xié)商，要求其采取措施予以糾正，并按照合同約定追究其違約責任。2.到貨驗收：原材料到貨前，采購部門應通知質量檢驗部門安排驗收人員進行到貨驗收。驗收人員應根據(jù)采購合同和質量標準對原材料的數(shù)量、規(guī)格、型號、質量等進行檢驗，確保原材料符合要求。如發(fā)現(xiàn)原材料存在質量問題或數(shù)量短缺等情況，應及時與供應商聯(lián)系，要求其處理解決，并做好記錄。3.付款結算：采購部門根據(jù)合同約定和到貨驗收情況，辦理付款結算手續(xù)。付款結算應嚴格按照公司財務制度執(zhí)行，確保付款流程規(guī)范、準確、及時。三、詢價管理（一）詢價人員職責1.采購部門負責人：全面負責采購原材料詢價制度的組織實施和監(jiān)督管理，審核詢價評估報告和采購建議，審批采購合同。2.采購專員：負責具體的詢價工作，包括需求收集、詢價文件編制、詢價發(fā)出、報價接收與整理、詢價評估等環(huán)節(jié)，協(xié)助采購部門負責人進行采購決策和合同簽訂工作。3.質量檢驗人員：參與原材料質量評估工作，負責對到貨原材料進行質量檢驗，確保原材料符合質量標準。4.其他相關人員：根據(jù)需要參與詢價過程中的相關工作，提供專業(yè)意見和建議。（二）詢價記錄與檔案管理1.詢價記錄：采購部門應建立完整的詢價記錄檔案，記錄詢價活動的全過程，包括需求提出、詢價準備、詢價發(fā)出、報價接收與整理、詢價評估、采購決策等環(huán)節(jié)的相關文件、資料、數(shù)據(jù)等。詢價記錄應真實、準確、完整，保存期限應符合公司檔案管理規(guī)定。2.供應商檔案管理：對供應商檔案進行動態(tài)管理，及時更新供應商的基本情況、經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質量、價格水平、交貨能力、售后服務等信息。定期對供應商進行評估和考核，根據(jù)評估結果調整供應商檔案，淘汰不合格供應商，補充優(yōu)質供應商。（三）監(jiān)督與審計1.內(nèi)部監(jiān)督：公司內(nèi)部審計部門定期對采購原材料詢價活動進行審計監(jiān)督，檢查詢價流程是否合規(guī)、詢價文件是否規(guī)范、詢價評估是否公正、采購決策是否合理等。對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.外部監(jiān)督：接受政府有關部門、行業(yè)協(xié)會等外部機構的監(jiān)督檢