PAGE工具配置管理規(guī)范制度一、總則（一）目的為了加強公司工具配置的管理，確保各類工具能夠滿足公司業(yè)務運營的需求，提高工具使用效率，保障工具的正常運行，特制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有部門及員工所使用的各類工具，包括但不限于辦公軟件、專業(yè)設備、生產(chǎn)工具、測試工具等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則嚴格遵守國家相關法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保工具配置管理活動合法合規(guī)。2.合理性原則根據(jù)公司業(yè)務需求和實際工作情況，合理配置工具資源，避免資源浪費。3.標準化原則建立統(tǒng)一的工具配置標準和流程，確保工具管理的規(guī)范化和一致性。4.高效性原則優(yōu)化工具配置流程，提高工具的獲取、使用、維護和更新效率，以支持公司業(yè)務的高效開展。二、工具分類與編碼（一）工具分類1.辦公工具包括計算機、打印機、復印機、掃描儀、辦公軟件（如Word、Excel、PPT等）、電子郵件客戶端等，用于日常辦公事務處理。2.專業(yè)設備根據(jù)公司不同業(yè)務領域，涵蓋各類專業(yè)設備，如設計軟件及相關繪圖設備、編程開發(fā)工具、服務器設備、網(wǎng)絡設備等，滿足特定專業(yè)工作需求。3.生產(chǎn)工具應用于生產(chǎn)制造環(huán)節(jié)的工具，如生產(chǎn)流水線設備、加工機床、檢測儀器等，保障產(chǎn)品的生產(chǎn)和質量控制。4.測試工具用于產(chǎn)品測試的工具，如測試儀器、測試平臺、自動化測試工具等，確保產(chǎn)品質量符合標準。5.其他工具除上述類別外的其他工具，如會議設備、安全防護工具、清潔工具等。（二）工具編碼為便于工具的識別、管理和查詢，對每類工具進行統(tǒng)一編碼。編碼規(guī)則如下：1.編碼結構采用[工具類別代碼（2位）+順序號（6位）]的結構。2.工具類別代碼辦公工具：BG專業(yè)設備：ZY生產(chǎn)工具：SC測試工具：TS其他工具：QT3.順序號按照工具采購或配置的先后順序依次編排，從000001開始遞增。例如，一臺采購的辦公電腦編碼為BG000001，一臺專業(yè)繪圖儀編碼為ZY000002。三、工具配置需求管理（一）需求提出1.部門需求各部門根據(jù)業(yè)務發(fā)展規(guī)劃、項目任務安排以及日常工作需要，定期梳理工具配置需求。需求應明確工具的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途等詳細信息，并填寫《工具配置需求申請表》。2.員工個人需求員工因工作需要，可向所在部門提出工具配置申請。部門負責人應審核需求的合理性，并匯總至部門工具配置需求中統(tǒng)一提交。（二）需求評估1.技術可行性評估由公司技術部門對工具配置需求進行技術可行性評估，判斷所申請的工具是否能夠滿足公司現(xiàn)有技術架構和業(yè)務流程要求，是否與公司整體技術發(fā)展方向相符。2.經(jīng)濟合理性評估財務部門會同相關部門對工具配置需求進行經(jīng)濟合理性評估，綜合考慮工具的采購成本、使用成本、維護成本等因素，評估是否符合公司預算安排，是否具有性價比優(yōu)勢。3.業(yè)務必要性評估業(yè)務部門對工具配置需求進行業(yè)務必要性評估，結合公司業(yè)務目標和實際工作情況，判斷所申請的工具是否為業(yè)務開展所必需，是否能夠有效提升工作效率和業(yè)務質量。（三）需求審批1.部門初審各部門負責人對本部門提交的工具配置需求進行初審，確保需求信息準確、合理，符合部門長遠發(fā)展規(guī)劃。初審通過后，提交至公司工具配置管理小組。2.小組審批公司工具配置管理小組由技術、財務、業(yè)務等相關部門負責人組成。管理小組對各部門提交的工具配置需求進行集中審批，綜合考慮技術可行性、經(jīng)濟合理性和業(yè)務必要性等因素，做出審批決定。3.特殊情況處理對于緊急業(yè)務需求或特殊項目需要的工具配置，經(jīng)公司領導批準后，可簡化審批流程，優(yōu)先進行配置。四、工具采購管理（一）采購流程1.采購申請經(jīng)審批通過的工具配置需求，由需求部門填寫《工具采購申請表》，明確采購方式（如招標采購、詢價采購、單一來源采購等）、采購預算、交貨時間等信息，并提交至采購部門。2.采購執(zhí)行采購部門根據(jù)《工具采購申請表》，按照公司采購管理制度和相關法律法規(guī)要求，選擇合適的供應商進行采購。采購過程中應嚴格把控采購質量，確保所采購的工具符合公司需求和標準。3.合同簽訂采購部門與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括工具規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、質量標準、售后服務等條款。合同簽訂后，及時將合同副本提交至工具配置管理部門備案。4.到貨驗收工具到貨前，采購部門應通知工具配置管理部門、使用部門等相關人員共同進行到貨驗收。驗收內(nèi)容包括工具的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀質量、技術參數(shù)等是否與采購合同一致。驗收合格后，填寫《工具到貨驗收單》，各方簽字確認。如驗收不合格，應及時與供應商溝通協(xié)商解決，直至驗收合格為止。(二)采購預算管理1.預算編制財務部門根據(jù)公司年度預算安排和工具配置需求評估結果，編制工具采購預算。采購預算應明確各類工具的采購金額上限，并細化到具體的工具項目。2.預算執(zhí)行采購部門應嚴格按照采購預算執(zhí)行采購任務，不得超預算采購。如因特殊情況需要調(diào)整采購預算，應按照公司預算調(diào)整流程進行審批。3.預算監(jiān)控財務部門定期對工具采購預算執(zhí)行情況進行監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和解決預算執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，確保采購預算的有效執(zhí)行。五、工具使用管理（一）使用培訓1.新工具培訓對于新采購或配置的工具，工具配置管理部門應組織相關使用人員進行培訓。培訓內(nèi)容包括工具的功能介紹、操作方法、注意事項等，確保使用人員能夠熟練掌握工具的使用技能。2.定期培訓根據(jù)工具的更新?lián)Q代和使用人員的技能提升需求，定期組織工具使用培訓，不斷提高使用人員的業(yè)務水平和工作效率。（二）使用規(guī)范1.操作手冊制定工具配置管理部門應針對各類工具制定詳細的操作手冊，明確工具的操作流程、操作規(guī)范、常見問題處理方法等內(nèi)容，供使用人員參考。2.使用要求使用人員應嚴格按照工具操作手冊和使用規(guī)范進行操作，不得擅自更改工具的配置參數(shù)和使用方法。在使用過程中，如發(fā)現(xiàn)工具出現(xiàn)故障或異常情況，應及時報告工具配置管理部門，并做好記錄。3.安全使用對于涉及安全風險的工具，如電氣設備、危險化學品處理設備等，使用人員應嚴格遵守安全操作規(guī)程，確保自身和他人的安全。（三）使用記錄1.使用臺賬建立工具配置管理部門應為每類工具建立使用臺賬，記錄工具的使用部門、使用人員、使用時間、使用頻率等信息，以便對工具的使用情況進行跟蹤和分析。2.使用情況統(tǒng)計定期對工具使用臺賬進行統(tǒng)計分析，了解工具的使用效率和使用需求變化情況，為工具的優(yōu)化配置和管理提供依據(jù)。六、工具維護管理（一）維護計劃制定1.定期維護根據(jù)工具的使用特點和維護要求，制定定期維護計劃。定期維護內(nèi)容包括工具的清潔、保養(yǎng)、檢查、調(diào)試等，確保工具處于良好的運行狀態(tài)。2.預防性維護對于關鍵工具和易損部件，應進行預防性維護，提前更換可能出現(xiàn)故障的部件，降低工具故障率，延長工具使用壽命。（二）維護流程1.維護申請使用人員發(fā)現(xiàn)工具出現(xiàn)故障或需要進行維護時，應填寫《工具維護申請表》，詳細描述故障現(xiàn)象和維護需求，并提交至工具配置管理部門。2.維護安排工具配置管理部門接到維護申請后，根據(jù)維護計劃和工具實際情況，安排專業(yè)技術人員進行維護。如遇復雜故障或超出部門維護能力范圍的情況，應及時聯(lián)系外部專業(yè)維修機構進行維修。3.維護記錄維護人員在維護過程中應詳細記錄維護內(nèi)容、更換部件、維修時間等信息，并填寫《工具維護記錄單》。維護記錄單應作為工具維護檔案的重要組成部分，妥善保存。（三）維護費用管理1.費用預算財務部門根據(jù)工具維護計劃和歷史維護數(shù)據(jù)，編制工具維護費用預算。維護費用預算應包括日常維護費用、維修費用、零部件更換費用等。2.費用報銷工具維護費用報銷應按照公司財務管理制度執(zhí)行。維護人員憑《工具維護記錄單》和相關發(fā)票等憑證，經(jīng)審批后到財務部門辦理報銷手續(xù)。3.費用控制定期對工具維護費用進行統(tǒng)計分析，監(jiān)控維護費用支出情況，確保維護費用控制在預算范圍內(nèi)。如發(fā)現(xiàn)維護費用超支，應及時分析原因，采取有效措施進行控制。七、工具報廢管理（一）報廢鑒定1.定期鑒定工具配置管理部門定期組織對工具進行報廢鑒定，根據(jù)工具的使用年限、技術狀況、性能指標等因素，判斷工具是否符合報廢條件。2.特殊情況鑒定對于因突發(fā)故障、技術更新等特殊原因導致無法正常使用的工具，應及時組織相關技術人員進行鑒定，確定是否報廢。（二）報廢流程1.報廢申請使用部門或工具配置管理部門提出工具報廢申請，填寫《工具報廢申請表》，詳細說明工具報廢原因、工具編號、購置時間、使用情況等信息，并提交至工具配置管理部門。2.報廢審批工具配置管理部門對報廢申請進行審核，組織相關技術人員和財務人員進行評估，確認工具確實無法繼續(xù)使用且無維修價值后，提交公司領導審批。3.報廢處理經(jīng)公司領導批準后的報廢工具，由工具配置管理部門統(tǒng)一進行處理。處理方式包括變賣、捐贈、報廢銷毀等，具體處理方式應根據(jù)工具的實際情況和公司相關規(guī)定執(zhí)行。在報廢處理過程中，應做好記錄，確保資產(chǎn)處置的合規(guī)性。（三）報廢資產(chǎn)核銷財務部門根據(jù)工具報廢審批文件和相關處理記錄，及時對報廢資產(chǎn)進行核銷，調(diào)整公司資產(chǎn)賬目，確保資產(chǎn)數(shù)據(jù)的準確性。八、工具盤點管理（一）盤點計劃制定1.定期盤點制定年度工具盤點計劃，明確盤點范圍、盤點時間、盤點人員等信息。定期盤點一般每年進行一次，確保工具賬實相符。2.不定期盤點根據(jù)公司實際情況，如發(fā)生重大資產(chǎn)變動、工具管理出現(xiàn)異常情況等，可組織不定期盤點，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。（二）盤點實施1.盤點準備在盤點前，工具配置管理部門應組織相關人員做好盤點準備工作，包括清理工具、核對工具臺賬、準備盤點表格和工具標識等。2.實地盤點盤點人員按照盤點計劃對工具進行實地盤點，逐一核對工具的數(shù)量、規(guī)格型號、使用狀態(tài)等信息，并與工具臺賬進行比對。在盤點過程中，如發(fā)現(xiàn)賬實不符的情況，應詳細記錄差異情況，并及時查明原因。3.盤點記錄盤點人員填寫《工具盤點記錄單》，詳細記錄盤點結果，包括工具編號、名稱、規(guī)格型號、實際數(shù)量、賬面數(shù)量、差異情況等信息。盤點記錄單應由盤點人員和監(jiān)盤人員簽字確認。（三）盤點結果處理1.差異分析工具配置管理部門對盤點結果進行差異分析，查找賬實不符的原因，如工具丟失、損壞、未及時入賬、入賬錯誤等。針對不同原因，制定相應的整改措施。2.整改落實