PAGE物資采購及使用制度規(guī)范一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司物資采購及使用管理，規(guī)范采購流程，提高物資使用效率，降低成本，確保公司各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有物資的采購、驗(yàn)收、存儲、發(fā)放、使用及處置等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法性原則：物資采購及使用活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.效益性原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，通過合理的采購及使用管理，降低成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。3.規(guī)范性原則：建立健全規(guī)范的采購及使用流程，確保各項(xiàng)工作有序進(jìn)行。4.監(jiān)督性原則：加強(qiáng)對物資采購及使用全過程的監(jiān)督，防止違規(guī)行為發(fā)生。二、采購管理（一）采購計(jì)劃1.各部門根據(jù)工作需要和庫存情況，定期編制物資采購計(jì)劃，明確采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求時(shí)間等。2.采購計(jì)劃應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)公司采購管理部門匯總。3.采購管理部門根據(jù)公司整體運(yùn)營情況和資金預(yù)算，對各部門采購計(jì)劃進(jìn)行綜合平衡，編制年度、季度和月度采購計(jì)劃。（二）采購審批1.采購計(jì)劃編制完成后，按照公司審批權(quán)限進(jìn)行審批。2.一般物資采購由采購管理部門負(fù)責(zé)人審批；重要物資采購需報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；重大物資采購需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。（三）采購方式1.公開招標(biāo)：適用于采購金額較大、技術(shù)規(guī)格明確、市場競爭充分的物資采購項(xiàng)目。2.邀請招標(biāo)：對于具有特定供應(yīng)商群體或采購項(xiàng)目有特殊要求的，可采用邀請招標(biāo)方式。3.競爭性談判：適用于采購時(shí)間緊迫、采購規(guī)格和技術(shù)要求復(fù)雜或市場競爭不充分的物資采購項(xiàng)目。4.單一來源采購：符合下列情形之一的，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。5.詢價(jià)采購：適用于采購金額較小、規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的物資采購項(xiàng)目。（四）供應(yīng)商管理1.建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商的基本情況、資質(zhì)信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等進(jìn)行記錄和評估。2.定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核，根據(jù)考核結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商名單，淘汰不合格供應(yīng)商。3.與合格供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等。（五）采購實(shí)施1.采購管理部門根據(jù)批準(zhǔn)的采購計(jì)劃和采購方式，組織實(shí)施采購活動。2.在采購過程中，采購人員應(yīng)嚴(yán)格按照采購程序和合同要求進(jìn)行操作，確保采購物資的質(zhì)量和交貨期。3.采購人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，解決采購過程中出現(xiàn)的問題。三、驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)采購合同、相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司內(nèi)部要求，制定物資驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。2.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等方面的要求。（二）驗(yàn)收程序1.物資到貨前，采購管理部門應(yīng)通知相關(guān)部門準(zhǔn)備驗(yàn)收工作。2.物資到貨時(shí)，采購人員、倉庫管理人員及使用部門人員共同參與驗(yàn)收。3.驗(yàn)收人員按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對物資進(jìn)行逐一核對，檢查物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量、外觀等是否符合要求。4.對于需要進(jìn)行檢驗(yàn)檢測的物資，應(yīng)按照規(guī)定委托有資質(zhì)的機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢驗(yàn)檢測。5.驗(yàn)收合格的物資，驗(yàn)收人員應(yīng)在驗(yàn)收報(bào)告上簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格的物資，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或處理，并做好記錄。（三）驗(yàn)收記錄1.驗(yàn)收人員應(yīng)詳細(xì)記錄驗(yàn)收過程和結(jié)果，包括物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應(yīng)商、驗(yàn)收時(shí)間、驗(yàn)收情況等。2.驗(yàn)收記錄應(yīng)妥善保存，作為物資采購及使用管理的重要檔案資料。四、存儲管理（一）倉庫規(guī)劃1.根據(jù)物資的類別、特性、用途等，合理規(guī)劃倉庫存儲空間，設(shè)置不同的存儲區(qū)域。2.倉庫應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防盜等條件，確保物資存儲安全。（二）物資入庫1.驗(yàn)收合格的物資應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)，倉庫管理人員根據(jù)驗(yàn)收報(bào)告核對物資的數(shù)量、規(guī)格、型號等，無誤后辦理入庫登記。2.物資入庫時(shí)應(yīng)按照規(guī)定的存儲區(qū)域進(jìn)行存放，并做好標(biāo)識，便于查找和管理。（三）物資保管1.倉庫管理人員應(yīng)定期對物資進(jìn)行盤點(diǎn)、檢查，確保物資的數(shù)量、質(zhì)量完好。2.對于易損易腐物資、易燃易爆物資等，應(yīng)按照特殊要求進(jìn)行保管，采取相應(yīng)的防護(hù)措施。3.建立物資保管臺賬，詳細(xì)記錄物資的出入庫情況、庫存數(shù)量、存儲位置等信息。（四）物資出庫1.物資出庫應(yīng)根據(jù)公司內(nèi)部審批的領(lǐng)料單進(jìn)行發(fā)放，領(lǐng)料單應(yīng)注明物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等。2.倉庫管理人員按照領(lǐng)料單的要求發(fā)放物資，并做好出庫登記，確保賬實(shí)相符。3.對于貴重物資、限量物資等，應(yīng)嚴(yán)格控制發(fā)放數(shù)量和審批程序。五、使用管理（一）使用部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門物資的合理使用和管理，制定物資使用計(jì)劃，提高物資使用效率。2.對本部門領(lǐng)用的物資進(jìn)行妥善保管，防止損壞、丟失等情況發(fā)生。3.定期對本部門物資使用情況進(jìn)行盤點(diǎn)和統(tǒng)計(jì)，及時(shí)反饋物資使用過程中出現(xiàn)的問題。（二）使用規(guī)范1.各部門應(yīng)按照物資的使用說明和操作規(guī)程正確使用物資，不得擅自改變物資的用途和性能。2.對于大型設(shè)備、精密儀器等物資，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)操作和維護(hù)，并定期進(jìn)行保養(yǎng)和維修。3.在物資使用過程中，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題或其他異常情況，應(yīng)及時(shí)停止使用，并報(bào)告采購管理部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。（三）節(jié)約使用1.公司倡導(dǎo)節(jié)約使用物資，各部門應(yīng)采取有效措施降低物資消耗，提高資源利用率。2.鼓勵員工提出節(jié)約物資的合理化建議，對節(jié)約物資表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人給予表彰和獎勵。六、處置管理（一）處置范圍1.已損壞無法修復(fù)的物資；2.已超過使用期限且無使用價(jià)值的物資；3.因技術(shù)更新、產(chǎn)品換代等原因不再使用的物資；4.其他需要處置的物資。（二）處置方式1.報(bào)廢：對于已損壞無法修復(fù)或已超過使用期限且無使用價(jià)值的物資，經(jīng)相關(guān)部門鑒定后進(jìn)行報(bào)廢處理。2.出售：對于仍有一定使用價(jià)值但公司不再需要的物資，可以通過公開拍賣、招標(biāo)等方式進(jìn)行出售。3.捐贈：對于符合捐贈條件的物資，可以捐贈給社會公益組織或其他需要的單位。（三）處置程序1.物資使用部門提出處置申請，填寫物資處置申請表，說明處置物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、處置原因等。2.采購管理部門會同財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等對處置申請進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的審批意見，按照規(guī)定的處置方式組織實(shí)施物資處置工作，并做好處置記錄。4.物資處置收入應(yīng)及時(shí)上繳公司財(cái)務(wù)部門，納入公司統(tǒng)一核算。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)1.公司審計(jì)部門定期對物資采購及使用情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、物資使用是否合理、處置是否規(guī)范等。2.審計(jì)部門應(yīng)出具審計(jì)報(bào)告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）日常檢查1.采購管理部門、倉庫管理部門等應(yīng)定期對物資采購及使用情況進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)不定期對物資采購及使用情況進(jìn)行抽查，確保制度的有效執(zhí)行。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重