PAGE姓名印章使用制度規(guī)范一、總則1.目的為規(guī)范公司/組織姓名印章的使用，維護公司/組織的正常運營秩序，保障公司/組織及相關(guān)方的合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部所有涉及姓名印章使用的部門、崗位及人員。3.基本原則依法合規(guī)原則：姓名印章的使用必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準。審批授權(quán)原則：未經(jīng)審批授權(quán)，任何人不得擅自使用姓名印章。用途明確原則：姓名印章的使用應(yīng)具有明確的用途，不得用于違法違規(guī)或損害公司/組織利益的行為。保管安全原則：姓名印章應(yīng)妥善保管，確保安全，防止遺失、被盜用或濫用。二、姓名印章的種類及用途1.個人姓名章用于個人在公司/組織內(nèi)部文件、報告、合同等材料上的簽字確認，以代替手寫簽名。僅限本人在授權(quán)范圍內(nèi)使用，不得轉(zhuǎn)借他人。2.部門負責(zé)人姓名章用于部門文件的審核、批準，如部門工作報告、工作計劃、費用報銷等。在授權(quán)范圍內(nèi)代表部門行使審批職責(zé)，確保部門工作的合規(guī)性和準確性。3.公司/組織高層管理人員姓名章用于公司/組織重要文件、合同、協(xié)議等的簽署，具有較高法律效力。對公司/組織重大決策、業(yè)務(wù)活動等進行最終審批和確認。三、姓名印章的刻制與啟用1.刻制流程由使用部門提出姓名印章刻制申請，填寫《姓名印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、規(guī)格等信息。申請表經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，提交至行政部門。行政部門對申請進行審核，報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，行政部門統(tǒng)一安排刻制，選擇具有資質(zhì)的印章制作單位進行制作。2.啟用程序姓名印章刻制完成后，行政部門應(yīng)進行驗收，檢查印章的規(guī)格、字體、圖案等是否符合要求。驗收合格后，填寫《姓名印章啟用登記表》，記錄印章名稱、啟用日期、保管人等信息。由行政部門組織相關(guān)人員進行印章啟用儀式，宣布印章正式啟用。四、姓名印章的保管1.保管責(zé)任個人姓名章由本人負責(zé)保管，確保印章安全。部門負責(zé)人姓名章由部門指定專人負責(zé)保管，保管人應(yīng)具備一定的責(zé)任心和保密意識。公司/組織高層管理人員姓名章由公司/組織辦公室指定專人負責(zé)保管，實行雙人保管制度，確保印章的安全與使用規(guī)范。2.保管要求姓名印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險柜、專用印章盒等，防止遺失、被盜用或濫用。保管人應(yīng)妥善保管印章，不得隨意放置或交予他人代管。如發(fā)現(xiàn)印章遺失或被盜用，應(yīng)立即報告上級領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的措施，如掛失、報警等，以減少損失。3.印章交接因工作調(diào)動、離職等原因需要交接姓名印章時，保管人應(yīng)填寫《姓名印章交接登記表》，詳細記錄印章名稱、交接日期、交接雙方等信息。交接雙方應(yīng)在登記表上簽字確認，確保印章交接的準確性和完整性。交接完成后，原保管人應(yīng)將印章及相關(guān)資料移交給新保管人，并協(xié)助新保管人熟悉印章的使用規(guī)定。五、姓名印章的使用審批1.審批流程使用人填寫《姓名印章使用申請表》，詳細說明使用事項、用途、文件名稱、使用日期等信息。申請表經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，提交至相關(guān)審批領(lǐng)導(dǎo)。審批領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)使用事項的性質(zhì)、重要程度等進行審批，簽署審批意見。審批通過后，使用人方可使用姓名印章。2.審批權(quán)限個人姓名章的使用，由本人審批簽字。部門負責(zé)人姓名章的使用，涉及部門內(nèi)部一般性事務(wù)的，由部門負責(zé)人審批；涉及重要事項或?qū)ν馕募?，需報上級領(lǐng)導(dǎo)審批。公司/組織高層管理人員姓名章的使用，無論事項大小，均需報公司/組織最高領(lǐng)導(dǎo)審批。3.特殊情況處理如遇緊急情況，無法按照正常審批流程進行審批時，使用人應(yīng)電話請示相關(guān)審批領(lǐng)導(dǎo)，并在事后及時補辦審批手續(xù)。審批領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在接到請示后，根據(jù)實際情況進行快速審批，并記錄相關(guān)情況。六、姓名印章的使用規(guī)范1.使用范圍姓名印章只能用于公司/組織內(nèi)部文件、報告、合同、協(xié)議等正式材料的簽署，不得用于任何違法違規(guī)或損害公司/組織利益的行為。嚴禁在空白紙張、空白合同、空白支票等上加蓋姓名印章。2.使用方式姓名印章應(yīng)加蓋在文件規(guī)定的簽字蓋章處，確保印章清晰、端正，不得模糊、重疊或加蓋在其他無關(guān)位置。使用印章時，應(yīng)使用專用印泥，不得使用其他顏料代替。如文件有多頁，應(yīng)逐頁加蓋印章，或在文件首頁加蓋騎縫章。3.使用記錄使用人應(yīng)在每次使用姓名印章后，及時填寫《姓名印章使用登記表》，記錄使用日期、使用事項、文件名稱、蓋章位置等信息?！缎彰≌率褂玫怯洷怼窇?yīng)妥善保管，以備查閱。七、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督行政部門負責(zé)定期對姓名印章的使用情況進行檢查，包括印章保管情況、使用審批流程執(zhí)行情況、使用記錄填寫情況等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時督促相關(guān)部門和人員進行整改，并記錄整改情況。2.審計監(jiān)督公司/組織審計部門定期對姓名印章的使用情況進行審計，檢查印章使用是否合規(guī)、審批手續(xù)是否齊全、是否存在濫用印章等問題。審計部門應(yīng)出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。3.違規(guī)處理對于違反本制度規(guī)定使用姓名印章的行為，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動合同等。如因違規(guī)使用姓名印章給公司/組織造成經(jīng)濟損失的，責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責(zé)任