PAGE公司用打印機規(guī)范制度一、總則1.目的為了規(guī)范公司打印機的使用，提高辦公效率，節(jié)約辦公資源，確保打印機的正常運行和信息安全，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工。3.基本原則按需使用原則：員工應根據(jù)工作實際需求使用打印機，避免不必要的打印浪費。節(jié)約環(huán)保原則：鼓勵雙面打印、復印，減少紙張消耗，降低能源浪費。安全保密原則：確保打印、復印的文件資料不涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私，防止信息泄露。二、打印機管理職責1.行政部門職責負責公司打印機的選型、采購、安裝、調試和日常維護工作。制定打印機使用規(guī)范和操作流程，并組織員工培訓。定期檢查打印機的使用情況，統(tǒng)計打印量，進行成本核算和分析。負責打印機耗材的采購、庫存管理和發(fā)放工作。2.各部門負責人職責負責本部門打印機的日常管理和監(jiān)督，確保員工正確使用打印機。教育本部門員工遵守打印機使用規(guī)范，節(jié)約使用辦公資源。配合行政部門做好打印機的維護、維修和耗材更換等工作。3.員工職責嚴格遵守打印機使用規(guī)范和操作流程，愛護打印機設備。按照工作需要合理使用打印機，優(yōu)先選擇雙面打印、復印，減少紙張浪費。妥善保管打印、復印的文件資料，不得隨意丟棄，確保信息安全。發(fā)現(xiàn)打印機故障或異常情況及時向行政部門報告。三、打印機使用規(guī)范1.打印申請員工因工作需要打印文件資料，應填寫《打印申請表》，注明打印內容、份數(shù)、用途等信息，并經部門負責人審批。緊急文件可先口頭向部門負責人說明情況，事后及時補辦審批手續(xù)。2.打印操作員工應在指定的打印機上進行打印操作，不得擅自使用其他部門或他人的打印機。打印前請仔細核對打印內容，確保無誤后再進行打印。如需修改，應及時取消打印任務，重新編輯后再提交打印。雙面打印時，請將紙張正面朝上放入打印機紙盒，按照打印機提示進行操作。打印完成后，請及時取走文件資料，清理打印機周邊紙屑，保持打印機整潔。3.復印操作需要復印文件資料時，請先在復印機上預覽，確認復印內容和份數(shù)無誤后再進行復印。雙面復印時，請將紙張正面朝上放入復印機紙盒，按照復印機提示進行操作。如需復印多份相同文件，可使用復印機的連續(xù)復印功能，但應注意控制復印份數(shù)，避免浪費。復印完成后，請及時取走復印件，清理復印機周邊紙屑，保持復印機整潔。4.掃描操作員工如需掃描文件資料，應先向行政部門申請，并說明掃描用途和接收方信息。掃描前請確保文件資料擺放整齊，圖像清晰，避免出現(xiàn)模糊、歪斜等情況。掃描完成后，請按照行政部門的要求將掃描文件保存到指定的文件夾或發(fā)送給指定的人員。5.特殊情況處理如打印機出現(xiàn)卡紙現(xiàn)象，請勿強行拉扯紙張，應按照打印機提示逐步取出卡紙。如無法自行解決，應及時向行政部門報告。如打印機出現(xiàn)故障或打印質量問題，應及時停止使用，并向行政部門報告。行政部門應及時安排維修人員進行檢修，確保打印機正常運行。四、打印機耗材管理1.耗材采購行政部門應根據(jù)打印機的使用情況和耗材庫存，定期采購打印機耗材，確保耗材供應充足。采購打印機耗材時，應選擇質量可靠、價格合理的供應商，并簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。2.耗材庫存管理行政部門應建立打印機耗材庫存臺賬，詳細記錄耗材的型號規(guī)格、采購數(shù)量、入庫時間、領用情況等信息。定期盤點耗材庫存，確保賬實相符。如發(fā)現(xiàn)庫存短缺或積壓情況，應及時調整采購計劃。3.耗材領用員工因工作需要領用打印機耗材，應填寫《耗材領用申請表》，注明領用耗材的名稱、型號、數(shù)量等信息，并經部門負責人審批。行政部門根據(jù)審批后的申請表發(fā)放耗材，并在庫存臺賬上記錄領用情況。4.耗材節(jié)約使用鼓勵員工節(jié)約使用打印機耗材，如發(fā)現(xiàn)耗材浪費現(xiàn)象，行政部門應及時制止并進行批評教育。對于可重復使用的耗材，如硒鼓、墨盒等，應進行回收再利用，降低辦公成本。五、打印機維護與維修1.日常維護行政部門應定期對打印機進行清潔保養(yǎng)，包括擦拭打印機外殼、清理進紙通道、檢查墨盒硒鼓等部件，確保打印機正常運行。指導員工正確使用打印機，避免因操作不當導致打印機故障。2.故障維修打印機出現(xiàn)故障時，員工應及時向行政部門報告。行政部門應根據(jù)故障情況判斷是否能夠自行解決，如無法自行解決，應及時聯(lián)系打印機供應商或專業(yè)維修人員進行維修。在維修打印機時，應要求維修人員填寫《打印機維修記錄單》，詳細記錄故障現(xiàn)象、維修時間、維修內容、更換部件等信息。維修完成后，行政部門應及時對維修情況進行跟蹤檢查，確保打印機恢復正常運行。如發(fā)現(xiàn)維修后仍存在問題，應及時聯(lián)系維修人員進行再次維修。3.設備更新隨著公司業(yè)務的發(fā)展和技術的進步，行政部門應根據(jù)實際情況，適時對打印機設備進行更新?lián)Q代，以滿足公司辦公需求。在考慮打印機設備更新時，應綜合考慮打印機的性能、功能、價格、售后服務等因素，選擇性價比高的產品。六、信息安全管理1.文件保密員工在打印、復印涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的文件資料時，應嚴格遵守相關保密規(guī)定，采取必要的保密措施，確保信息安全。不得將涉及保密內容的文件資料隨意放置或丟棄，如需銷毀，應按照公司規(guī)定的程序進行處理。2.網絡安全公司打印機如連接網絡，員工應妥善保管網絡賬號和密碼，不得隨意泄露給他人。不得在打印機上進行與工作無關的網絡操作，如瀏覽非法網站、下載病毒軟件等，防止網絡安全事故的發(fā)生。3.數(shù)據(jù)備份對于重要的打印文件資料，員工應及時進行數(shù)據(jù)備份，防止因打印機故障、電腦故障等原因導致數(shù)據(jù)丟失。數(shù)據(jù)備份可采用外部存儲設備、網絡存儲等方式進行，備份數(shù)據(jù)應定期進行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。七、違規(guī)處理1.員工如有違反本制度的行為，行政部門將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款