PAGE庫管單據(jù)保管制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強公司庫管單據(jù)的管理，確保庫管單據(jù)的真實性、完整性和安全性，規(guī)范庫管工作流程，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及庫管單據(jù)的部門和人員，包括但不限于采購部門、倉庫管理部門、銷售部門、財務(wù)部門等。（三）基本原則1.合法性原則：庫管單據(jù)的管理應(yīng)符合國家法律法規(guī)及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.真實性原則：單據(jù)內(nèi)容必須真實反映業(yè)務(wù)實際情況，不得弄虛作假。3.完整性原則：所有庫管單據(jù)應(yīng)保持完整，不得隨意涂改、缺失。4.及時性原則：業(yè)務(wù)發(fā)生后應(yīng)及時填寫、傳遞和保管庫管單據(jù)，確保信息的時效性。5.保密性原則：涉及公司商業(yè)機密的庫管單據(jù)應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、庫管單據(jù)的種類及定義（一）采購入庫單記錄采購物資入庫的詳細信息，包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、入庫日期等，由采購部門填寫，倉庫管理部門簽收確認(rèn)。（二）銷售出庫單用于記錄銷售物資出庫的情況，包含物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、客戶名稱、出庫日期等，由銷售部門填寫，倉庫管理部門審核發(fā)貨。（三）庫存盤點表定期對倉庫庫存進行盤點后形成的表格，記錄各類物資的實際庫存數(shù)量、賬面數(shù)量、差異情況等，由倉庫管理部門負責(zé)編制。（四）出入庫臺賬詳細記錄物資每日的出入庫情況，包括出入庫日期、物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、出入庫類別等，由倉庫管理部門負責(zé)登記。（五）報廢單當(dāng)物資因損壞、過期等原因需要報廢時填寫的單據(jù)，注明報廢物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、報廢原因、報廢日期等，經(jīng)相關(guān)部門審批后交倉庫管理部門處理。三、庫管單據(jù)的填寫規(guī)范（一）基本要求1.單據(jù)應(yīng)使用黑色或藍色中性筆填寫，字跡清晰、工整，不得潦草、模糊。2.各項內(nèi)容應(yīng)填寫完整，不得有空缺。如無相關(guān)信息，應(yīng)填寫“無”或“/”。3.單據(jù)上的日期應(yīng)填寫實際發(fā)生業(yè)務(wù)的日期，不得提前或滯后。（二）具體填寫內(nèi)容規(guī)范1.采購入庫單物資名稱：填寫準(zhǔn)確的物資全稱，與采購合同一致。規(guī)格型號：詳細填寫物資的規(guī)格和型號。數(shù)量：填寫實際入庫的數(shù)量，應(yīng)與采購訂單及送貨單一致。供應(yīng)商名稱：填寫供應(yīng)商的全稱。入庫日期：填寫物資實際入庫的日期。備注：如有特殊情況需要說明，可在此處填寫。2.銷售出庫單物資名稱：同采購入庫單要求。規(guī)格型號：同采購入庫單要求。數(shù)量：填寫實際出庫的數(shù)量，應(yīng)與銷售訂單一致。客戶名稱：填寫客戶的全稱。出庫日期：填寫物資實際出庫的日期。備注：如有特殊要求或說明，可在此處填寫。3.庫存盤點表物資名稱：填寫盤點物資的全稱。規(guī)格型號：填寫物資的規(guī)格和型號。實際庫存數(shù)量：通過實地盤點得出的物資實際數(shù)量。賬面數(shù)量：根據(jù)出入庫臺賬記錄的該物資賬面數(shù)量。差異數(shù)量：實際庫存數(shù)量與賬面數(shù)量的差值，差異原因應(yīng)詳細說明。盤點日期：填寫本次盤點的日期。4.出入庫臺賬出入庫日期：填寫物資出入庫的具體日期。物資名稱：填寫物資全稱。規(guī)格型號：填寫物資規(guī)格和型號。數(shù)量：填寫出入庫的數(shù)量。出入庫類別：明確填寫“入庫”或“出庫”。5.報廢單報廢物資名稱：填寫報廢物資的全稱。規(guī)格型號：填寫報廢物資的規(guī)格和型號。數(shù)量：填寫報廢物資的數(shù)量。報廢原因：詳細說明報廢的原因，如損壞、過期、質(zhì)量問題等。報廢日期：填寫物資實際報廢的日期。審批意見：相關(guān)部門審批后的意見應(yīng)在此處填寫。四、庫管單據(jù)的傳遞流程（一）采購入庫單傳遞流程1.采購部門根據(jù)采購合同及供應(yīng)商送貨情況填寫采購入庫單，確保信息準(zhǔn)確無誤。2.采購部門將采購入庫單的第一聯(lián)（存根聯(lián)）留存，第二聯(lián)（倉庫聯(lián)）傳遞給倉庫管理部門。3.倉庫管理部門收到采購入庫單后，應(yīng)及時核對物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應(yīng)商等信息，并與送貨單進行比對。4.經(jīng)核對無誤后，倉庫管理部門在采購入庫單上簽字確認(rèn)，并將物資驗收入庫。同時，將采購入庫單的第三聯(lián)（財務(wù)聯(lián)）傳遞給財務(wù)部門。（二）銷售出庫單傳遞流程1.銷售部門根據(jù)銷售訂單填寫銷售出庫單，確保信息準(zhǔn)確完整。2.銷售部門將銷售出庫單的第一聯(lián)（存根聯(lián)）留存，第二聯(lián)（倉庫聯(lián)）傳遞給倉庫管理部門。3.倉庫管理部門收到銷售出庫單后，應(yīng)核對物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、客戶等信息，并與銷售訂單進行比對。4.經(jīng)核對無誤后，倉庫管理部門按照銷售出庫單的要求進行發(fā)貨，并在銷售出庫單上簽字確認(rèn)。同時，將銷售出庫單的第三聯(lián)（財務(wù)聯(lián)）傳遞給財務(wù)部門。（三）庫存盤點表傳遞流程1.倉庫管理部門定期（每月末或每季度末）對庫存進行盤點，并編制庫存盤點表。2.庫存盤點表編制完成后，倉庫管理部門將庫存盤點表的第一聯(lián)（倉庫聯(lián)）留存，第二聯(lián)（財務(wù)聯(lián)）傳遞給財務(wù)部門。3.財務(wù)部門收到庫存盤點表后，應(yīng)與倉庫管理部門核對賬目，并對差異情況進行分析和處理。（四）出入庫臺賬登記流程1.倉庫管理部門每日根據(jù)采購入庫單、銷售出庫單等單據(jù)及時登記出入庫臺賬。2.出入庫臺賬應(yīng)按照物資類別、時間順序進行登記，并確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、清晰。3.倉庫管理部門應(yīng)定期對出入庫臺賬進行核對和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時更正。（五）報廢單傳遞流程1.物資使用部門或倉庫管理部門發(fā)現(xiàn)物資需要報廢時，填寫報廢單，并詳細說明報廢原因。2.報廢單填寫完成后，依次提交給相關(guān)部門進行審批，審批流程如下：倉庫管理部門負責(zé)人審核，確認(rèn)報廢物資的實際情況及數(shù)量。財務(wù)部門負責(zé)人審核，核實報廢物資的賬面價值及對財務(wù)的影響。公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批，批準(zhǔn)報廢申請。3.經(jīng)審批通過的報廢單，倉庫管理部門留存第一聯(lián)（存根聯(lián)），第二聯(lián)（財務(wù)聯(lián)）傳遞給財務(wù)部門，第三聯(lián)（執(zhí)行聯(lián)）由倉庫管理部門負責(zé)執(zhí)行報廢處理。五、庫管單據(jù)的保管要求（一）保管期限1.采購入庫單、銷售出庫單、出入庫臺賬等單據(jù)的保管期限為[X]年，以滿足財務(wù)審計、稅務(wù)檢查等相關(guān)要求。2.庫存盤點表的保管期限為[X]年，以便對庫存情況進行追溯和分析。3.報廢單的保管期限為[X]年，作為物資報廢處理的依據(jù)和記錄。（二）保管方式1.庫管單據(jù)應(yīng)分類整理，按照時間順序或物資類別進行編號，便于查找和管理。2.單據(jù)應(yīng)存放在專門的文件柜或檔案盒中，確保存放環(huán)境干燥、通風(fēng)、防潮、防蟲。3.對于電子文檔形式的庫管單據(jù)，應(yīng)進行定期備份，并存儲在安全的存儲介質(zhì)上，如硬盤、光盤等。同時，應(yīng)建立電子文檔的索引和目錄，方便查詢和使用。（三）安全保密措施1.涉及公司商業(yè)機密的庫管單據(jù)，如采購價格、客戶信息等應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)授權(quán)不得向任何單位或個人透露。2.庫管單據(jù)的保管場所應(yīng)設(shè)置必要的安全防護設(shè)施，如門鎖設(shè)備、監(jiān)控系統(tǒng)等，防止單據(jù)被盜、丟失或損壞。3.接觸庫管單據(jù)的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得私自復(fù)印、傳播或篡改單據(jù)內(nèi)容。六、庫管單據(jù)的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱庫管單據(jù)時，應(yīng)填寫《庫管單據(jù)查閱申請表》，注明查閱的單據(jù)名稱、查閱原因、查閱時間等信息。2.《庫管單據(jù)查閱申請表》經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，提交給倉庫管理部門。3.倉庫管理部門根據(jù)申請表的要求，提供相應(yīng)的庫管單據(jù)供查閱人員查閱，并做好查閱記錄，包括查閱時間、查閱人員、查閱單據(jù)名稱等。4.查閱人員應(yīng)在指定的地點查閱單據(jù)，不得將單據(jù)帶出保管場所。查閱完畢后，應(yīng)及時將單據(jù)歸還倉庫管理部門。（二）借閱規(guī)定1.公司外部單位或個人因特殊原因需要借閱庫管單據(jù)時，必須經(jīng)過公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂《庫管單據(jù)借閱協(xié)議》。2.《庫管單據(jù)借閱協(xié)議》應(yīng)明確借閱的單據(jù)名稱、借閱期限、借閱用途、保密責(zé)任等條款。3.借閱人員應(yīng)按照協(xié)議規(guī)定的期限歸還單據(jù)，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.倉庫管理部門應(yīng)對借閱單據(jù)的歸還情況進行跟蹤和檢查，確保單據(jù)按時、完整歸還。七、庫管單據(jù)的銷毀（一）銷毀條件1.庫管單據(jù)保管期限屆滿，且已不再具有保存價值的，可以進行銷毀。2.因不可抗力等原因?qū)е聨旃軉螕?jù)損壞、丟失，無法繼續(xù)保存的，經(jīng)相關(guān)部門核實后，可以進行銷毀。（二）銷毀程序1.倉庫管理部門提出庫管單據(jù)銷毀申請，填寫《庫管單據(jù)銷毀申請表》，注明擬銷毀的單據(jù)名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《庫管單據(jù)銷毀申請表》經(jīng)財務(wù)部門審核，確認(rèn)該批單據(jù)已完成財務(wù)核算及相關(guān)手續(xù)后，提交給公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，倉庫管理部門會同財務(wù)部門等相關(guān)人員對擬銷毀的庫管單據(jù)進行清點和核對，確保銷毀的單據(jù)與申請表一致。4.銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員、銷毀方式等，并由參與人員簽字確認(rèn)。5.庫管單據(jù)銷毀后，應(yīng)將銷毀記錄存檔保管，以備查閱。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司設(shè)立專門的內(nèi)部審計部門或財務(wù)管理部門負責(zé)對庫管單據(jù)的管理情況進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.庫管單據(jù)的填寫是否規(guī)范、完整，內(nèi)容是否真實準(zhǔn)確。2.庫管單據(jù)的傳遞流程是否順暢，是否及時、準(zhǔn)確地傳遞給相關(guān)部門。3.庫管單據(jù)的保管是否符合要求，保管期限是否合規(guī)，保管方式是否安全可靠。4.庫管單據(jù)的查閱與借閱是否按照規(guī)定辦理手續(xù)，是否存在違規(guī)查閱、借閱或丟失單據(jù)的情況。5.庫管單據(jù)的銷毀是否按照程序進行，銷毀記錄是否完整。（三）檢查頻率內(nèi)部審計部門或財務(wù)管理部門應(yīng)定期（每季度或每半年）對庫管單據(jù)的管理情況進行全面檢查，并形成檢查報告。同時，不定期對重點環(huán)節(jié)或關(guān)鍵崗位進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（四）問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督部