PAGE物資采購制度及流程規(guī)范一、總則（一）目的為了加強公司物資采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購物資的質(zhì)量和供應(yīng)及時性，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟效益，特制定本制度及流程規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有物資采購活動，包括但不限于原材料、設(shè)備、辦公用品、勞保用品等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證物資質(zhì)量和供應(yīng)的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，維護公司利益，杜絕不正當(dāng)交易。4.及時性原則：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營需要，及時采購所需物資，確保生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進行。二、采購計劃管理（一）需求預(yù)測1.各部門應(yīng)根據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃、銷售計劃等，結(jié)合本部門實際工作需要，提前對物資需求進行預(yù)測。2.需求預(yù)測應(yīng)考慮市場變化、技術(shù)發(fā)展、生產(chǎn)計劃調(diào)整等因素，確保預(yù)測的準(zhǔn)確性和合理性。（二）采購計劃編制1.各部門根據(jù)需求預(yù)測結(jié)果，填寫《物資采購計劃表》，詳細(xì)列出所需物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求時間等信息。2.《物資采購計劃表》應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，于每月[具體日期]前報送至采購部門。3.采購部門收到各部門報送的《物資采購計劃表》后，進行匯總整理，并結(jié)合庫存情況，編制公司月度采購計劃。（三）采購計劃審批1.公司月度采購計劃編制完成后，應(yīng)提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司實際情況和資金狀況，對采購計劃進行審批，審批通過后方可組織實施采購。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫，收集、整理供應(yīng)商的基本信息、經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等資料。2.根據(jù)采購物資的類別和需求，從供應(yīng)商信息庫中篩選出潛在供應(yīng)商，并進行實地考察和評估。實地考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營場所、生產(chǎn)設(shè)備狀況、質(zhì)量管理體系、人員配備等。評估指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、交貨期、售后服務(wù)、信譽等。3.采購部門根據(jù)實地考察和評估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商，并與其簽訂《采購合同》。（二）供應(yīng)商評價與考核1.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進行評價與考核，評價周期為[具體周期]。2.評價內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務(wù)、合作配合度等方面。3.考核指標(biāo)應(yīng)根據(jù)不同物資類別和供應(yīng)商特點進行設(shè)定，考核結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。4.對于考核結(jié)果為優(yōu)秀的供應(yīng)商，可給予一定的獎勵，如增加采購份額、優(yōu)先付款等；對于考核結(jié)果為不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時與其溝通，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，應(yīng)終止合作。（三）供應(yīng)商信息管理1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、合作歷史、評價與考核結(jié)果等內(nèi)容。2.供應(yīng)商信息檔案應(yīng)定期更新，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。3.采購部門應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商信息檔案，對供應(yīng)商進行動態(tài)管理，及時調(diào)整采購策略和合作方式。四、采購流程（一）采購申請1.各部門根據(jù)已審批的采購計劃，填寫《物資采購申請表》，詳細(xì)說明采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、預(yù)算金額等信息。2.《物資采購申請表》應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到各部門提交的《物資采購申請表》后，對采購申請進行初步審核，審核內(nèi)容包括采購申請的合理性、必要性、預(yù)算金額的準(zhǔn)確性等。2.對于金額較小的采購申請（具體金額標(biāo)準(zhǔn)由公司根據(jù)實際情況確定），由采購部門負(fù)責(zé)人審批；對于金額較大的采購申請，應(yīng)提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后的采購申請，采購部門方可組織實施采購。（三）采購實施1.采購部門根據(jù)審批通過的采購申請，選擇合適的采購方式進行采購。采購方式包括招標(biāo)采購、詢價采購、競爭性談判采購、單一來源采購等。招標(biāo)采購：適用于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、競爭激烈的物資采購項目。采購部門應(yīng)按照國家相關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部招標(biāo)管理規(guī)定，組織招標(biāo)活動，確定中標(biāo)供應(yīng)商。詢價采購：適用于采購金額較小、市場供應(yīng)充足、價格相對透明的物資采購項目。采購部門應(yīng)向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價函，比較各供應(yīng)商的報價和產(chǎn)品質(zhì)量，選擇合適的供應(yīng)商進行采購。競爭性談判采購：適用于采購物資的規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)不明確，或者采購項目具有特殊性，需要與供應(yīng)商進行談判確定采購價格和條款的情況。采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門與供應(yīng)商進行談判，確定最終采購方案。單一來源采購：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的物資，或者發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的情況。采購部門應(yīng)按照公司內(nèi)部單一來源采購管理規(guī)定，辦理相關(guān)審批手續(xù)后進行采購。2.在采購過程中，采購人員應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時了解采購進展情況，確保采購物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。3.采購人員應(yīng)嚴(yán)格按照采購合同約定的條款進行采購，不得擅自變更采購內(nèi)容和條款。如因特殊情況需要變更采購合同，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）驗收入庫1.物資到貨后，采購部門應(yīng)及時通知質(zhì)量檢驗部門和使用部門進行驗收。2.質(zhì)量檢驗部門按照相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗規(guī)范，對采購物資的質(zhì)量進行檢驗，檢驗合格后方可辦理入庫手續(xù)。3.使用部門根據(jù)采購合同和實際需求，對采購物資的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀等進行驗收，驗收合格后在《物資驗收單》上簽字確認(rèn)。4.采購部門根據(jù)質(zhì)量檢驗部門和使用部門的驗收結(jié)果，辦理物資入庫手續(xù)。入庫物資應(yīng)按照類別、規(guī)格型號、批次等進行分類存放，并做好標(biāo)識和記錄。（五）付款結(jié)算1.采購部門應(yīng)在物資驗收入庫后，及時與供應(yīng)商核對采購金額和發(fā)票信息，并辦理付款結(jié)算手續(xù)。2.付款結(jié)算應(yīng)按照采購合同約定的付款方式和期限進行，不得擅自拖延付款。3.對于符合預(yù)付款條件的采購項目，采購部門應(yīng)按照公司內(nèi)部預(yù)付款管理規(guī)定，辦理預(yù)付款手續(xù)，并跟蹤采購進度，確保預(yù)付款的安全和有效使用。4.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)采購合同和驗收單、發(fā)票等憑證，審核采購付款申請，確保付款金額的準(zhǔn)確性和合法性。審核通過后，按照公司財務(wù)管理制度進行付款。五、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.采購部門應(yīng)定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險進行識別，包括但不限于市場風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、合同風(fēng)險、付款風(fēng)險等。2.風(fēng)險識別應(yīng)結(jié)合公司采購業(yè)務(wù)特點和實際情況，采用多種方法進行，如問卷調(diào)查、案例分析、專家咨詢等。（二）風(fēng)險評估1.采購部門應(yīng)根據(jù)風(fēng)險識別結(jié)果，對采購風(fēng)險進行評估，評估風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。2.風(fēng)險評估可采用定性評估和定量評估相結(jié)合的方法，確定風(fēng)險等級，為風(fēng)險應(yīng)對提供依據(jù)。（三）風(fēng)險應(yīng)對1.針對不同等級的采購風(fēng)險，采購部門應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，如風(fēng)險規(guī)避、風(fēng)險降低、風(fēng)險轉(zhuǎn)移、風(fēng)險接受等。風(fēng)險規(guī)避：對于風(fēng)險發(fā)生可能性高且影響程度大的風(fēng)險，應(yīng)采取風(fēng)險規(guī)避措施，如放棄采購項目、更換采購方式等。風(fēng)險降低：對于風(fēng)險發(fā)生可能性較高但影響程度較小的風(fēng)險，可以采取風(fēng)險降低措施，如加強供應(yīng)商管理、完善采購合同條款、增加質(zhì)量檢驗頻次等。風(fēng)險轉(zhuǎn)移：對于一些可以通過保險、擔(dān)保等方式轉(zhuǎn)移的風(fēng)險，應(yīng)采取風(fēng)險轉(zhuǎn)移措施，如購買貨物運輸保險、要求供應(yīng)商提供銀行保函等。風(fēng)險接受：對于風(fēng)險發(fā)生可能性低且影響程度小的風(fēng)險，可以采取風(fēng)險接受措施，如建立風(fēng)險預(yù)警機制，及時關(guān)注風(fēng)險變化情況。2.采購部門應(yīng)定期對風(fēng)險應(yīng)對措施的實施效果進行評估，根據(jù)評估結(jié)果及時調(diào)整風(fēng)險應(yīng)對策略。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對物資采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購制度的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、采購合同的履行情況等。2.審計監(jiān)督應(yīng)采用定期審計和專項審計相結(jié)合的方式，及時發(fā)現(xiàn)和糾正采購過程中存在的問題。（二）紀(jì)檢監(jiān)察監(jiān)督1.公司紀(jì)檢監(jiān)察部門應(yīng)加強對物資采購活動的監(jiān)督檢查，嚴(yán)肅查處采購過程中的違規(guī)違紀(jì)行為。2.紀(jì)檢監(jiān)察部門應(yīng)建立舉報機制，鼓勵員工對采購過程中的不正當(dāng)行為進行舉報，對舉報屬實的給予獎勵。（三）采購部門自查1.采購部門應(yīng)定期對本部門的采購工作進行自