合同簽訂規(guī)范流程工具指南一、適用情境與范圍本流程適用于企業(yè)各類經(jīng)濟合同的簽訂管理，包括但不限于：采購與供應(yīng)合同（如原材料、設(shè)備采購）、服務(wù)合同（如咨詢服務(wù)、技術(shù)服務(wù)、外包服務(wù)）、合作合同（如項目合作、聯(lián)合研發(fā)）、租賃合同（如場地、設(shè)備租賃）等。流程覆蓋合同從前期準(zhǔn)備到最終簽訂及歸檔的全環(huán)節(jié)，旨在規(guī)范合同管理、防范法律風(fēng)險、保證企業(yè)權(quán)益。二、規(guī)范操作步驟詳解1.合同前期準(zhǔn)備階段1.1需求確認與立項業(yè)務(wù)部門根據(jù)實際需求（如生產(chǎn)需要、項目推進）提出合同簽訂申請，明確合同目的、標(biāo)的物（或服務(wù)內(nèi)容）、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)算金額、合作期限等核心要素。填寫《合同立項申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人*審批通過后，啟動合同簽訂流程。1.2對方主體資質(zhì)審核法務(wù)或合規(guī)部門負責(zé)審核合作方主體資格，需核查以下材料（復(fù)印件加蓋公章）：營業(yè)執(zhí)照（需在有效期內(nèi)，經(jīng)營范圍涵蓋合同業(yè)務(wù)內(nèi)容）；法定代表人證件號碼明及授權(quán)委托書（如簽約代表非法定代表人）；特殊行業(yè)資質(zhì)證書（如食品行業(yè)需《食品經(jīng)營許可證》，建筑行業(yè)需《建筑業(yè)企業(yè)資質(zhì)證書》等）；信用報告（通過“信用中國”等官方渠道查詢，確認無嚴(yán)重失信記錄）。審核通過后，由經(jīng)辦人*建立《合作方資質(zhì)檔案》；若資質(zhì)不符，需終止合作并反饋至業(yè)務(wù)部門。1.3合同草案擬定業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求，參照企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文本擬定合同草案，重點明確以下條款：合同主體（雙方全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、聯(lián)系方式）；標(biāo)的物/服務(wù)描述（具體名稱、規(guī)格、技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)）；權(quán)利義務(wù)（交付時間、驗收方式、付款條件、違約責(zé)任）；爭議解決方式（建議約定企業(yè)所在地法院訴訟或仲裁機構(gòu)仲裁）；合同生效條件與終止條款。草案擬定后，提交法務(wù)部門*進行合規(guī)性審查。2.條款談判與修訂階段2.1多輪溝通協(xié)商業(yè)務(wù)部門與對方就合同條款進行談判，重點圍繞價格、交付周期、付款方式、違約責(zé)任等核心條款達成一致。談判過程中需形成《會議紀(jì)要》，記錄雙方分歧點及協(xié)商結(jié)果，由雙方經(jīng)辦人簽字確認。2.2合同修訂與確認法務(wù)部門根據(jù)談判結(jié)果及《會議紀(jì)要》，對合同草案修訂完善，保證條款無歧義、符合法律法規(guī)及企業(yè)制度。修訂后的合同需經(jīng)業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門*（審核付款條款）聯(lián)合確認，形成最終版合同文本。3.內(nèi)部審批流程3.1分級審批權(quán)限根據(jù)合同金額及重要性，明確審批層級：金額≤10萬元：業(yè)務(wù)部門負責(zé)人、法務(wù)部門審批；10萬元＜金額≤50萬元：增加分管副總*審批；金額＞50萬元：需總經(jīng)理*審批，重大合同（如戰(zhàn)略合作、金額超100萬元）需提交董事會審議。3.2審批材料提交經(jīng)辦人*將最終版合同文本、《合同立項申請表》《合作方資質(zhì)審核表》《會議紀(jì)要》及審批表一并提交至審批部門。審批部門需在3個工作日內(nèi)完成審批，逾期未反饋視為默認通過。4.合同用印與簽署階段4.1用印申請與登記審批通過后，經(jīng)辦人*填寫《合同用印申請表》，注明合同編號、名稱、份數(shù)、用印部門，附最終版合同文本。辦公室（或行政部門）核對審批手續(xù)無誤后，加蓋企業(yè)合同專用章或公章，同步登記《合同用印臺賬》（記錄用印日期、合同編號、用印人、保管人等信息）。4.2正式簽署與文本交換雙方法定代表人或授權(quán)代表在合同文本上簽字（需核對授權(quán)委托書原件），騎縫章加蓋所有合同文本。合同簽訂后，經(jīng)辦人*在2個工作日內(nèi)將對方合同文本原件收回，至少留存2份（企業(yè)存檔1份，財務(wù)部門1份），電子版同步至企業(yè)合同管理系統(tǒng)。5.合同歸檔與履行跟蹤5.1歸檔管理合同文本（含附件、審批材料、用印登記表）由檔案管理部門*統(tǒng)一歸檔，按“一合同一檔”原則整理，歸檔期限為合同終止后至少10年。歸檔目錄需包含：合同編號、名稱、簽訂日期、對方主體、金額、歸檔日期、檔案編號。5.2履行跟蹤業(yè)務(wù)部門負責(zé)合同履行過程中的進度跟蹤，定期（如每月）向法務(wù)部門及財務(wù)部門*提交《合同履行情況報告》。若出現(xiàn)對方違約（如延遲交付、質(zhì)量不達標(biāo)），需在3個工作日內(nèi)書面通知對方，并啟動爭議解決程序；若企業(yè)自身需變更合同，需經(jīng)雙方協(xié)商一致并簽訂《補充協(xié)議》。三、合同簽訂流程跟蹤表模板合同編號合同名稱合同類型（采購/服務(wù)/合作等）對方主體名稱對方統(tǒng)一社會信用代碼簽訂階段當(dāng)前負責(zé)人計劃完成時間實際完成時間關(guān)鍵進展描述立項審批經(jīng)辦人*YYYY-MM-DDYYYY-MM-DD需求確認，材料提交資質(zhì)審核法務(wù)*YYYY-MM-DDYYYY-MM-DD營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)核查草案擬定業(yè)務(wù)部門*YYYY-MM-DDYYYY-MM-DD初稿完成，提交法務(wù)談判修訂業(yè)務(wù)部門*、對方Y(jié)YYY-MM-DDYYYY-MM-DD價格、交付條款達成內(nèi)部審批分管副總*YYYY-MM-DDYYYY-MM-DD各部門審批通過用印簽署辦公室*YYYY-MM-DDYYYY-MM-DD合同用印，文本交換歸檔管理檔案管理*YYYY-MM-DDYYYY-MM-DD材料齊全，入庫歸檔備注（可記錄審批意見、修訂條款、風(fēng)險提示等）四、關(guān)鍵風(fēng)險提示與操作要點主體資格風(fēng)險：嚴(yán)禁與無資質(zhì)、超范圍經(jīng)營或失信主體簽訂合同，對方營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書等材料需加蓋公章留存，必要時可通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”核實最新狀態(tài)。條款嚴(yán)謹性風(fēng)險：合同條款需避免模糊表述（如“盡快”“大概”），違約責(zé)任應(yīng)明確具體（如逾期付款按日萬分之五支付違約金），爭議解決方式優(yōu)先約定企業(yè)所在地管轄，避免約定“由雙方協(xié)商解決”（無強制執(zhí)行力）。審批流程風(fēng)險：嚴(yán)禁“先簽批后補流程”或越權(quán)審批，審批材料需完整可追溯，涉及金額、期限等核心條款的變更，需重新履行審批程序。用印管理風(fēng)險：合同專用章與公章需專人保管，用印前必須核對審批手續(xù)及合同文本一致性，嚴(yán)禁在空白合同或空白頁上用印。履行監(jiān)控風(fēng)險：合同履行過程