會議議程安排與時間控制制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國公司法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及集團母公司關于風險防控與合規(guī)管理的指導意見制定，結合企業(yè)內(nèi)部管理實際需求，旨在規(guī)范會議議程安排與時間控制，提升決策效率，防范會議管理中的專項風險，確保組織運營的有序性和合規(guī)性。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，覆蓋公司內(nèi)部例會、專項會議、臨時會議等各類會議的議程制定、時間管理、紀律監(jiān)督等全流程管理。涉及跨部門協(xié)作的會議，各相關單位應協(xié)同執(zhí)行本制度。第三條本制度中下列術語含義：（一）“會議議程專項管理”指對會議議題、流程、時間節(jié)點、參與人員及預期成果的系統(tǒng)性規(guī)劃與管控，確保會議目標的達成與資源的高效利用。（二）“會議管理風險”指因議程不明確、時間失控、執(zhí)行不到位等導致會議效率低下、決策延誤或合規(guī)問題的潛在風險。（三）“合規(guī)管控”指依據(jù)公司規(guī)章制度及外部法規(guī)要求，對會議管理活動進行全流程監(jiān)督，確保行為合法合規(guī)。第四條會議議程安排與時間控制的專項管理應遵循以下原則：（一）全面覆蓋原則，確保各類會議均納入制度管理范疇；（二）責任到人原則，明確各層級、各部門的管理職責；（三）風險導向原則，聚焦時間失控、決策偏差等關鍵風險點；（四）持續(xù)改進原則，定期評估并優(yōu)化會議管理流程。第二章管理組織機構與職責第五條公司主要負責人對公司會議議程安排與時間控制工作負總責，分管領導承擔直接管理責任，確保制度有效落地。第六條設立會議議程管理領導小組，由公司主要負責人擔任組長，分管領導擔任副組長，成員包括辦公室、紀檢監(jiān)察部、人力資源部等關鍵部門負責人。領導小組負責統(tǒng)籌會議管理制度建設，協(xié)調(diào)跨部門爭議，審批重大會議安排，并對制度執(zhí)行情況進行監(jiān)督評價。第七條各部門、下屬單位應指定專人負責本單位的會議議程管理，定期向領導小組匯報工作情況。辦公室作為牽頭部門，具體職責包括：（一）制定并修訂會議議程管理制度；（二）組織召開會議前的議程審核，確保議題合法合規(guī)；（三）監(jiān)督會議執(zhí)行情況，對超時、跑題等問題進行糾正；（四）建立會議管理臺賬，定期分析數(shù)據(jù)并提改進建議。第八條人力資源部作為專責部門，負責：（一）開展會議管理培訓，提升員工議程參與能力；（二）將會議管理納入績效考核，強化員工責任意識；（三）收集員工對會議效率的反饋，推動制度優(yōu)化。第九條業(yè)務部門及下屬單位作為執(zhí)行主體，需落實以下要求：（一）提交會議議程時附上議題的合規(guī)性說明；（二）控制議題數(shù)量，避免過度冗長；（三）會后及時整理決議事項并跟進落實；（四）對會議過程中發(fā)現(xiàn)的風險問題及時上報。第十條基層執(zhí)行崗位人員需履行以下合規(guī)義務：（一）簽署崗位合規(guī)承諾書，明確會議管理中的行為規(guī)范；（二）發(fā)現(xiàn)會議時間沖突或議程不合規(guī)時主動提出；（三）按照審批通過的議程參與會議，不得擅自增減內(nèi)容；（四）對會議決議的執(zhí)行情況承擔直接責任。第三章專項管理重點內(nèi)容與要求第十一條會議議題合規(guī)標準。會議議程應包括議題名稱、目的、背景、預期成果、責任部門、參會人員等要素，涉及重大決策、跨部門協(xié)作的議題需經(jīng)辦公室審核。禁止提交與職責范圍無關的議題，確保會議聚焦核心目標。第十二條會議時間控制要求。例會應嚴格限定時長，臨時會議需提前報備時間安排。會議組織者應在會前明確各議題的討論時限，并通過計時工具跟蹤執(zhí)行，對超時議題采取暫?；蚝喜⑻幚怼５谑龡l會議參與管理規(guī)范。參會人員應提前熟悉議題背景，避免臨時缺席或無謂發(fā)言。主持人需對會議秩序進行把控，對跑題行為及時引導，確保會議在預定時間內(nèi)完成主要議程。第十四條議題決策程序要求。涉及重要事項的會議需形成書面決議，決策程序應符合公司“三重一大”規(guī)定，未經(jīng)集體討論的決議無效。決策事項需明確責任部門及完成時限，避免議而不決。第十五條會議記錄管理標準。會議記錄應包含時間、地點、參會人員、議題討論要點、決議事項及責任人，由專人負責整理并分發(fā)給相關單位。記錄需存檔備查，保管期限根據(jù)檔案管理規(guī)定執(zhí)行。第十六條會議紀要閉環(huán)管理。會議紀要需在會后X日內(nèi)發(fā)布，責任部門應對照紀要制定執(zhí)行計劃，并由辦公室跟蹤進度。對未按計劃完成的議題，需在下次會議上重新匯報，避免問題懸置。第十七條會議成本管控要求。涉及外聘專家或外部場地的會議，需經(jīng)財務部門審核預算。會議材料應優(yōu)先使用電子版，減少紙質印刷，控制不必要的費用支出。第十八條會議風險管理措施。針對可能出現(xiàn)的議程沖突、人員缺席等風險，組織者應制定應急預案，如提前調(diào)整會議時間、指定替代參會人等。對因會議管理不善導致的決策延誤，需啟動責任追究程序。第十九條會議資料提前分發(fā)要求。重要會議的議題資料應在會前X小時發(fā)送給參會人員，確保其充分準備。資料需注明分發(fā)范圍，禁止泄露敏感信息。主持人需在會上核對參會人員資格，防止無關人員列席。第四章專項管理運行機制第二十條制度動態(tài)更新機制。辦公室每年對會議議程管理制度進行評估，結合法規(guī)變化、業(yè)務調(diào)整等因素及時修訂。重大修訂需經(jīng)領導小組審議，并發(fā)布補充通知。第二十一條風險識別預警機制。每季度開展會議管理風險排查，重點關注議題冗長、決策不力等問題，由人力資源部編制風險清單并通報各業(yè)務部門。對高頻風險點需制定專項改進方案。第二十二條合規(guī)審查機制。重大會議的議程需經(jīng)紀檢監(jiān)察部審核，確保符合公司廉政要求。會議過程中如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，主持人應立即制止并記錄，事后移交相關部門處理。第二十三條風險應對機制。對一般風險由業(yè)務部門自行整改，重大風險需上報領導小組協(xié)調(diào)解決。如發(fā)生會議決策延誤，組織者應向主要負責人報告，并說明原因及改進措施。第二十四條責任追究機制。對違反會議紀律的員工，視情節(jié)輕重給予警告、通報批評等處理。對因管理不善導致重大決策失誤的，啟動績效扣減、降級等處罰。具體標準由人力資源部制定并公示。第二十五條評估改進機制。每年11月對會議議程管理成效進行評估，通過抽樣檢查、問卷調(diào)查等方式收集數(shù)據(jù)，評估結果作為部門評優(yōu)的重要參考。第五章專項管理保障措施第二十六條組織保障。各層級負責人應定期聽取會議管理匯報，對發(fā)現(xiàn)的共性問題親自協(xié)調(diào)解決。領導小組每半年召開例會，研究解決跨部門爭議。第二十七條考核激勵機制。將會議準時率、決議落實率等指標納入部門績效考核，對表現(xiàn)突出的單位給予獎勵。對連續(xù)三次出現(xiàn)嚴重會議問題的部門，取消評優(yōu)資格。第二十八條培訓宣傳機制。每年3月、9月開展會議管理專項培訓，管理層重點學習決策效率提升技巧，基層員工重點掌握議程參與規(guī)范。培訓結束后進行考核，考核結果與績效掛鉤。第二十九條信息化支撐。開發(fā)會議管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)議程自動分派、時間實時監(jiān)控、決議電子歸檔等功能。系統(tǒng)數(shù)據(jù)需與公司OA系統(tǒng)打通，確保信息共享。第三十條文化建設。編制《會議管理合規(guī)手冊》，發(fā)布典型案例并組織學習。每年12月開展“高效會議月”活動，評選優(yōu)秀會議組織者并給予表彰。第三十一條報告制度。每月X日提交會議管理情況報告，內(nèi)容包括會議總數(shù)、議題完成率、超時問題頻次等。重大風險事件需在X小時內(nèi)上報至領導小組，并附整改方案。第六章附則第三十二條本制度由公司辦公室負責解釋，