采購(gòu)申請(qǐng)審批流程模板規(guī)范（基礎(chǔ)版）一、適用范圍與核心目標(biāo)二、全流程操作步驟詳解步驟1：采購(gòu)需求發(fā)起與申請(qǐng)單填寫(xiě)操作主體：需求部門(mén)（如行政部、生產(chǎn)部、研發(fā)部等）操作內(nèi)容：需求部門(mén)根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求（如辦公耗材補(bǔ)充、生產(chǎn)原料短缺、設(shè)備更新等），確認(rèn)采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、用途及預(yù)算金額。登錄企業(yè)采購(gòu)管理系統(tǒng)或填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)審批表》（見(jiàn)模板表格），完整填寫(xiě)采購(gòu)明細(xì)及需求背景，保證信息真實(shí)、準(zhǔn)確（如規(guī)格型號(hào)模糊可能導(dǎo)致采購(gòu)偏差）。附件：如技術(shù)參數(shù)要求、比價(jià)依據(jù)（至少2家供應(yīng)商報(bào)價(jià)單）、歷史采購(gòu)記錄（如有），供后續(xù)審核參考。輸出物：填寫(xiě)完整的《采購(gòu)申請(qǐng)審批表》及附件材料。步驟2：需求部門(mén)負(fù)責(zé)人初審操作主體：需求部門(mén)負(fù)責(zé)人（如生產(chǎn)部經(jīng)理、行政主管*）操作內(nèi)容：審核采購(gòu)需求的必要性：確認(rèn)采購(gòu)物品是否為業(yè)務(wù)開(kāi)展所必需，是否存在替代方案（如內(nèi)部調(diào)配、維修現(xiàn)有設(shè)備等）。審核需求合理性：檢查數(shù)量、規(guī)格是否符合實(shí)際使用標(biāo)準(zhǔn)，預(yù)估單價(jià)是否在部門(mén)預(yù)算范圍內(nèi)，避免過(guò)度采購(gòu)。審核附件完整性：確認(rèn)技術(shù)參數(shù)、比價(jià)單等附件齊全，支撐采購(gòu)需求的合理性。審核結(jié)果：通過(guò)后簽字確認(rèn)；不通過(guò)時(shí)注明原因退回需求部門(mén)修改。步驟3：采購(gòu)部門(mén)專業(yè)審核操作主體：采購(gòu)部（采購(gòu)經(jīng)理、采購(gòu)專員）操作內(nèi)容：合規(guī)性審核：檢查采購(gòu)申請(qǐng)是否符合企業(yè)采購(gòu)管理制度（如是否屬于集中采購(gòu)目錄、是否需要招標(biāo)等）。市場(chǎng)調(diào)研與價(jià)格核實(shí)：根據(jù)需求部門(mén)提供的比價(jià)單，或通過(guò)市場(chǎng)詢價(jià)（至少3家供應(yīng)商），核實(shí)預(yù)估單價(jià)的合理性；若預(yù)估單價(jià)高于市場(chǎng)均價(jià)15%以上，需要求需求部門(mén)說(shuō)明原因或重新比價(jià)。供應(yīng)商資質(zhì)初審：對(duì)于首次合作供應(yīng)商，核實(shí)其營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書(shū)（如ISO認(rèn)證、行業(yè)生產(chǎn)許可證等）是否齊全有效。審核結(jié)果：通過(guò)后簽字確認(rèn)；不通過(guò)時(shí)反饋具體問(wèn)題（如價(jià)格過(guò)高、資質(zhì)不全），需求部門(mén)或采購(gòu)部需補(bǔ)充材料后重新提交。步驟4：財(cái)務(wù)部門(mén)預(yù)算與資金審核操作主體：財(cái)務(wù)部（財(cái)務(wù)經(jīng)理、預(yù)算專員）操作內(nèi)容：預(yù)算匹配性審核：對(duì)照企業(yè)年度/季度預(yù)算，確認(rèn)本次采購(gòu)金額是否在部門(mén)預(yù)算額度內(nèi)，是否存在預(yù)算科目偏差（如辦公費(fèi)預(yù)算不得用于采購(gòu)生產(chǎn)設(shè)備）。資金支付計(jì)劃審核：根據(jù)采購(gòu)金額及企業(yè)資金狀況，評(píng)估支付方式（如預(yù)付款比例、分期付款）的合理性，避免影響企業(yè)現(xiàn)金流。成本控制建議：對(duì)于超預(yù)算采購(gòu)，需審核是否屬于緊急需求或不可替代成本，并建議審批領(lǐng)導(dǎo)是否調(diào)整預(yù)算。審核結(jié)果：預(yù)算內(nèi)通過(guò)后簽字確認(rèn)；超預(yù)算時(shí)標(biāo)注“需特別審批”，并同步財(cái)務(wù)總監(jiān)*意見(jiàn)。步驟5：管理層最終審批操作主體：根據(jù)采購(gòu)金額分級(jí)審批（示例）：金額≤5000元：部門(mén)總監(jiān)*審批5000元＜金額≤20000元：分管副總*審批金額＞20000元：總經(jīng)理*審批操作內(nèi)容：綜合審核采購(gòu)需求的戰(zhàn)略必要性、成本合理性及預(yù)算合規(guī)性，重點(diǎn)關(guān)注高價(jià)值采購(gòu)（如設(shè)備、大宗物料）的投入產(chǎn)出比。對(duì)于跨部門(mén)協(xié)同采購(gòu)，需協(xié)調(diào)相關(guān)部門(mén)達(dá)成一致意見(jiàn)。審批結(jié)果：通過(guò)后簽字確認(rèn)，審批流程結(jié)束；不通過(guò)時(shí)注明退回原因，流程終止或重新發(fā)起。步驟6：采購(gòu)執(zhí)行與進(jìn)度跟蹤操作主體：采購(gòu)部操作內(nèi)容：審批通過(guò)后，采購(gòu)部根據(jù)需求部門(mén)確認(rèn)的規(guī)格及供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)，下達(dá)采購(gòu)訂單（明確交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款條款等）。跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，保證按時(shí)交貨；如遇延期，及時(shí)與需求部門(mén)溝通并協(xié)調(diào)解決方案。輸出物：采購(gòu)訂單、物流跟蹤記錄。步驟7：驗(yàn)收與入庫(kù)操作主體：需求部門(mén)、倉(cāng)庫(kù)管理員*操作內(nèi)容：質(zhì)量與數(shù)量驗(yàn)收：需求部門(mén)根據(jù)技術(shù)參數(shù)對(duì)采購(gòu)物品進(jìn)行質(zhì)量檢測(cè)，倉(cāng)庫(kù)管理員核對(duì)數(shù)量、規(guī)格是否與訂單一致，填寫(xiě)《驗(yàn)收單》。異常處理：如發(fā)覺(jué)數(shù)量短缺、質(zhì)量不符，采購(gòu)部需在3個(gè)工作日內(nèi)聯(lián)系供應(yīng)商處理（退換貨、補(bǔ)發(fā)等），處理完成后方可入庫(kù)。輸出物：《驗(yàn)收單》（需求部門(mén)、倉(cāng)庫(kù)、采購(gòu)部各存一份）。步驟8：付款與歸檔操作主體：財(cái)務(wù)部、采購(gòu)部操作內(nèi)容：財(cái)務(wù)部根據(jù)采購(gòu)訂單、《驗(yàn)收單》及發(fā)票（需與訂單信息一致），審核無(wú)誤后安排付款。采購(gòu)部整理采購(gòu)全流程資料（申請(qǐng)單、審批記錄、比價(jià)單、訂單、驗(yàn)收單等），按月歸檔至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，保存期限≥3年。三、采購(gòu)申請(qǐng)審批表模板（基礎(chǔ)版）基本信息申請(qǐng)單號(hào)（系統(tǒng)自動(dòng)，如CG-2024-001）申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)人聯(lián)系方式申請(qǐng)日期年月日采購(gòu)類別□辦公用品□生產(chǎn)物料□設(shè)備采購(gòu)□服務(wù)采購(gòu)□其他________采購(gòu)明細(xì)序號(hào)物品名稱12…合計(jì)金額（元）（大寫(xiě)）______________元整；（小寫(xiě)）_________________元審批流程需求部門(mén)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)：_________________簽字：_________日期：____年__月__日采購(gòu)部意見(jiàn)：_________________簽字：_________日期：____年__月__日財(cái)務(wù)部意見(jiàn)：_________________簽字：_________日期：____年__月__日審批領(lǐng)導(dǎo)（按權(quán)限）意見(jiàn)：_________________簽字：_________日期：____年__月__日附件清單（可附后）□比價(jià)單（至少2家）□技術(shù)參數(shù)要求□供應(yīng)商資質(zhì)文件□其他______備注|（如緊急采購(gòu)、特殊需求說(shuō)明等）|四、關(guān)鍵控制點(diǎn)與操作提示預(yù)算剛性控制：嚴(yán)禁無(wú)預(yù)算采購(gòu)，超預(yù)算采購(gòu)需提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)及總經(jīng)理審批后方可發(fā)起流程；緊急采購(gòu)（如生產(chǎn)設(shè)備突發(fā)故障）需在24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)辦審批手續(xù)。審批權(quán)限不越級(jí)：嚴(yán)格按照金額分級(jí)審批流程，不得跳過(guò)或合并審批環(huán)節(jié)，保證各環(huán)節(jié)責(zé)任可追溯。信息準(zhǔn)確性要求：采購(gòu)物品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等信息需與實(shí)際需求一致，模糊描述（如“一批辦公用品”）可能導(dǎo)致采購(gòu)偏差，需補(bǔ)充詳細(xì)清單。供應(yīng)商選擇規(guī)范：5000元以上的采購(gòu)需提供至少3家供應(yīng)商比價(jià)記錄，優(yōu)先選擇合作良好、資質(zhì)齊全的供應(yīng)商；大宗物料采購(gòu)建議簽訂年