教師業(yè)務(wù)檔案管理操作規(guī)范一、總則教師業(yè)務(wù)檔案是記錄教師職業(yè)發(fā)展軌跡、教學(xué)科研成果、師德師風(fēng)表現(xiàn)的核心載體，對教師考核評價、職稱評審、職業(yè)發(fā)展及學(xué)校教育教學(xué)管理具有關(guān)鍵支撐作用。本規(guī)范旨在通過明確管理流程與要求，確保檔案管理工作規(guī)范有序、高效實(shí)用，切實(shí)服務(wù)于教師發(fā)展與學(xué)校治理。（一）適用范圍本規(guī)范適用于本校全體在職、離職（含退休、調(diào)動）教師的業(yè)務(wù)檔案管理，涵蓋檔案的收集、整理、保管、利用及安全保密等全流程工作。（二）管理原則1.真實(shí)完整原則：檔案材料需如實(shí)反映教師業(yè)務(wù)活動，杜絕虛假、遺漏，確保內(nèi)容與實(shí)際工作一致。2.規(guī)范有序原則：檔案管理流程清晰，分類、編號、立卷等環(huán)節(jié)遵循統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，便于檢索與利用。3.安全保密原則：強(qiáng)化檔案安全防護(hù)，嚴(yán)格區(qū)分涉密與非涉密內(nèi)容，保護(hù)教師個人隱私及學(xué)?？蒲小⒔虒W(xué)機(jī)密。4.高效利用原則：優(yōu)化檔案利用機(jī)制，在合規(guī)前提下為教學(xué)科研、考核評審等工作提供便捷服務(wù)。二、檔案內(nèi)容構(gòu)成教師業(yè)務(wù)檔案以“個人職業(yè)發(fā)展全周期”為脈絡(luò)，涵蓋以下類別（具體材料根據(jù)教師崗位性質(zhì)動態(tài)調(diào)整）：（一）個人基本信息類包含教師簡歷、學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件、教師資格證書復(fù)印件、專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格證書復(fù)印件、身份證復(fù)印件（隱私部分脫敏處理）、入職與崗位調(diào)整文件等，反映教師身份與職業(yè)資質(zhì)。（二）教學(xué)工作類1.教學(xué)規(guī)劃與實(shí)施：學(xué)期教學(xué)計(jì)劃、課程大綱、教案（含電子版與紙質(zhì)版）、教學(xué)日歷、作業(yè)批改記錄、試卷命題與評閱材料。2.教學(xué)評價與改進(jìn)：學(xué)生評教結(jié)果、同行聽課記錄與評價、教學(xué)督導(dǎo)反饋、教學(xué)反思報告、課程思政建設(shè)材料。3.教學(xué)成果與榮譽(yù)：優(yōu)質(zhì)課獲獎證書、教學(xué)創(chuàng)新項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)材料、教材編寫（含主編、參編）證明、學(xué)生競賽指導(dǎo)獲獎材料。（三）科研工作類1.科研項(xiàng)目：課題立項(xiàng)通知書、中期檢查報告、結(jié)項(xiàng)驗(yàn)收材料（含研究報告、論文集）、科研經(jīng)費(fèi)使用明細(xì)（合規(guī)性材料）。2.學(xué)術(shù)成果：公開發(fā)表論文（含期刊封面、目錄、正文復(fù)印件）、著作（含封面、版權(quán)頁、目錄）、專利與軟件著作權(quán)證書、學(xué)術(shù)會議報告材料（含邀請函、報告稿）。3.科研評價：科研成果獲獎證書、學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)聘任證明（如期刊編委、學(xué)會理事）。（四）師德師風(fēng)與培訓(xùn)類1.師德考核：年度師德考核表、師德師風(fēng)承諾書、師德失范行為處理記錄（如有）、師德先進(jìn)個人評選材料。2.職業(yè)培訓(xùn)：各級各類培訓(xùn)（含校本培訓(xùn)）的通知、結(jié)業(yè)證書、培訓(xùn)總結(jié)報告、繼續(xù)教育學(xué)分證明。（五）其他業(yè)務(wù)類包含社會服務(wù)（如支教、校企合作項(xiàng)目）材料、國際交流（如訪學(xué)、學(xué)術(shù)會議出國）證明、兼職任教（含校外講學(xué)、企業(yè)顧問）協(xié)議（合規(guī)性材料）等，反映教師多元化業(yè)務(wù)參與。三、收集與整理流程（一）材料收集1.責(zé)任分工：教務(wù)處牽頭收集教學(xué)類材料，每月末匯總教師提交的教案、聽課記錄等；每學(xué)期末收集教學(xué)成果、評教數(shù)據(jù)等。人事處牽頭收集個人基本信息、師德考核、培訓(xùn)記錄等材料，每學(xué)期初組織教師報送更新；教師調(diào)動/離職時，同步收集離職審計(jì)、工作交接材料。科研處牽頭收集科研類材料，課題立項(xiàng)/結(jié)項(xiàng)后1個月內(nèi)完成材料歸檔；論文、著作發(fā)表后2個月內(nèi)收集相關(guān)證明。2.收集要求：材料需為原件或與原件一致的復(fù)印件（復(fù)印件需標(biāo)注“與原件核對無誤”并簽字），電子材料需為可編輯、可長期存儲的格式（如PDF、DOCX）。材料提交需附《檔案材料提交清單》，注明材料名稱、份數(shù)、提交人及日期，確?！疤峤?接收”環(huán)節(jié)可追溯。（二）檔案整理1.分類編號：按“年度-類別-個人”三級分類，年度為四位年份，類別用字母代碼（如J-教學(xué)、K-科研、S-師德培訓(xùn)、B-基本信息、Q-其他），個人以姓名首字母+入職年份（如Lisi-2020）標(biāo)識。檔案編號格式：“年度-類別代碼-個人標(biāo)識-順序號”（示例：2024-J-Lisi-____，代表2024年教學(xué)類李四（2020入職）的第1份材料）。2.立卷歸檔：以“人”為單位組卷，同一教師的材料按“基本信息-教學(xué)-科研-師德培訓(xùn)-其他”順序排列，每類內(nèi)按時間倒序（最新在前）整理。案卷封面注明教師姓名、崗位、檔案起止時間、卷內(nèi)材料份數(shù)；卷內(nèi)目錄詳細(xì)登記材料名稱、頁碼、形成時間，確保“一卷一檔、一檔一目錄”。3.審核校對：檔案管理員收到材料后，5個工作日內(nèi)完成審核，重點(diǎn)核查材料真實(shí)性（如證書編號可追溯、成果可檢索）、完整性（無關(guān)鍵頁缺失）。審核發(fā)現(xiàn)問題需及時退回提交人補(bǔ)充修正，修正后重新提交審核，確保檔案“零差錯”歸檔。四、保管與利用要求（一）檔案保管1.保管場所：檔案存放于專用檔案室，配備防火（防火卷簾、煙霧報警器）、防潮（除濕機(jī)、溫濕度記錄儀，保持濕度45-60%）、防蟲（定期投放防蟲藥）、防盜（監(jiān)控設(shè)備、防盜門窗）設(shè)施，確保環(huán)境安全穩(wěn)定。2.保管期限：永久保管：學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件、教師資格證書復(fù)印件、重大教學(xué)科研成果（如國家級課題、核心期刊論文）證明材料。長期保管（10年以上）：年度教學(xué)計(jì)劃、教案、聽課記錄、師德考核材料、校級及以上科研項(xiàng)目材料。短期保管（5年以下）：臨時性培訓(xùn)記錄、校內(nèi)教學(xué)競賽獲獎材料（非重大）、階段性科研報告。3.檔案移交：教師調(diào)動/離職時，人事處需在離職手續(xù)辦結(jié)前完成檔案移交，移交清單需雙方簽字確認(rèn)；檔案轉(zhuǎn)遞需通過機(jī)要通道或?qū)Ｈ怂腿。瑖?yán)禁個人自帶。（二）檔案利用1.利用范圍：校內(nèi)利用：教師職稱評審、年度考核、評優(yōu)評先；學(xué)校教學(xué)科研管理（如課程建設(shè)、學(xué)科評估）；學(xué)生升學(xué)推薦（如導(dǎo)師成果證明）。校外利用：教育主管部門督導(dǎo)檢查、科研合作單位資質(zhì)審核（需嚴(yán)格審批）。2.利用手續(xù)：校內(nèi)借閱：教師本人或部門因工作需要借閱，需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字、檔案管理部門審核后，可在檔案室查閱（原則上不外借，確需外借的，需簽訂《檔案借閱責(zé)任書》，限期歸還）。校外查閱：校外單位需持單位介紹信、經(jīng)辦人身份證，經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，在指定場所查閱，嚴(yán)禁復(fù)制涉密或隱私材料。3.利用限制：涉及教師個人隱私（如身份證復(fù)印件、師德失范處理記錄）、學(xué)校未公開科研成果的材料，僅限檔案管理員查閱，利用需經(jīng)校長辦公會審批。五、安全與保密規(guī)定（一）安全防護(hù)1.日常管理：檔案管理員需每日檢查檔案室設(shè)施（如監(jiān)控運(yùn)行、溫濕度數(shù)據(jù)），每月抽查10%的檔案，核查完整性與存儲狀態(tài)；每季度開展消防、防盜演練，確保應(yīng)急處置能力。2.電子檔案備份：重要電子檔案（如科研數(shù)據(jù)、教學(xué)成果）需雙份備份（本地服務(wù)器+云端加密存儲），每周更新一次，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保密要求1.涉密范圍：教師個人隱私材料（如家庭住址、親屬關(guān)系）、未公開的科研成果（如課題中期報告、專利申請過程文件）、學(xué)校教學(xué)改革核心方案（如課程體系重構(gòu)計(jì)劃）。2.保密責(zé)任：檔案管理員需簽訂《保密責(zé)任書》，嚴(yán)禁向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容；借閱/復(fù)制涉密材料需經(jīng)校長審批，復(fù)制件需標(biāo)注“涉