行政機關(guān)文檔檔案管理制度與實施細則一、引言行政機關(guān)文檔檔案是政務(wù)活動的真實記錄，承載著政策制定、決策執(zhí)行、公共服務(wù)等核心工作的歷史軌跡，是維護行政機關(guān)歷史真實面貌、保障依法行政的重要憑證。建立健全科學(xué)規(guī)范的文檔檔案管理制度與實施細則，既是《中華人民共和國檔案法》的法定要求，也是提升行政效能、防范管理風(fēng)險、服務(wù)社會治理的現(xiàn)實需要。本文立足行政機關(guān)工作實際，從文檔檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀全流程出發(fā)，構(gòu)建兼具合規(guī)性與操作性的管理體系，為行政機關(guān)檔案工作標(biāo)準化、規(guī)范化開展提供實踐指引。二、文檔檔案管理制度（核心規(guī)范）（一）文檔檔案分類與歸檔范圍行政機關(guān)文檔檔案按內(nèi)容性質(zhì)、載體形式分為文書檔案、科技檔案、音像檔案、電子檔案及實物檔案五大類，具體歸檔范圍如下：1.文書檔案：涵蓋行政公文（請示、批復(fù)、通知、報告等）、會議材料（紀要、議程、講話稿）、工作計劃與總結(jié)、人事管理文件（任免、考核、培訓(xùn)記錄）、財務(wù)管理資料（預(yù)算、決算、審計報告）、對外交往文書（函件、協(xié)議）等，需完整記錄行政決策、執(zhí)行、監(jiān)督的全過程。2.科技檔案：針對基建項目（立項文件、設(shè)計圖紙、驗收報告）、設(shè)備管理（采購合同、使用手冊、維修記錄）等技術(shù)性工作形成的檔案，需體現(xiàn)工程或設(shè)備的全周期管理信息。3.音像與電子檔案：包括政務(wù)活動照片、視頻、錄音，以及電子公文、數(shù)據(jù)庫、系統(tǒng)備份等，需確保載體可靠性與內(nèi)容可追溯性。4.實物檔案：如榮譽證書、獎牌、禮品等，需與相關(guān)文書檔案關(guān)聯(lián)，注明來源、時間、事由。歸檔范圍需動態(tài)更新，每年結(jié)合機構(gòu)職能調(diào)整、業(yè)務(wù)流程優(yōu)化，由檔案管理部門會同業(yè)務(wù)科室梳理補充，確保“應(yīng)歸盡歸”。（二）文檔檔案收集與整理規(guī)范1.收集要求：各科室指定專人負責(zé)文件收集，實行“辦畢即歸”原則：公文辦理完畢后3個工作日內(nèi)移交檔案管理部門；階段性工作（如專項調(diào)研、項目驗收）結(jié)束后1個月內(nèi)完成檔案組卷；年度總結(jié)、統(tǒng)計年報等周期性材料，次年1月底前歸檔。電子文件實行“雙套制”管理，即同時歸檔電子版本（含元數(shù)據(jù)、操作日志）與紙質(zhì)版本，確保內(nèi)容一致、格式兼容（如PDF、XML等長期保存格式）。2.整理流程：分類編號：按年度—機構(gòu)（或問題）—保管期限（永久、30年、10年）分類，采用“年度+類別+順序號”編制檔號（如2024-WS-001，WS為文書檔案代碼）。裝訂編目：紙質(zhì)文件去除金屬物，按“件”裝訂（以每份文件為一件，正本與附件、轉(zhuǎn)發(fā)與被轉(zhuǎn)發(fā)文件為一件），編制《歸檔文件目錄》，注明文號、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等要素。數(shù)字化加工：對永久、30年保管的重要檔案，同步進行數(shù)字化掃描，建立電子索引，實現(xiàn)“紙質(zhì)+電子”雙軌管理。（三）文檔檔案保管與利用規(guī)則1.保管要求：檔案庫房需滿足“八防”（防火、防盜、防潮、防蟲、防光、防塵、防磁、防高溫），配備溫濕度監(jiān)控、消防報警、防蟲藥劑等設(shè)施，定期（每月）檢查庫房環(huán)境，記錄溫濕度數(shù)據(jù)。電子檔案存儲于專用服務(wù)器，采用“異地備份+離線備份”策略，每季度進行數(shù)據(jù)校驗，確保存儲介質(zhì)無壞道、數(shù)據(jù)可恢復(fù)。2.利用規(guī)范：內(nèi)部利用：機關(guān)工作人員憑工作證或?qū)徟鷨尾殚啠璧怯洝稒n案利用登記表》，注明利用目的、內(nèi)容、時間；如需復(fù)制，由檔案管理人員操作，嚴禁私自翻拍、拷貝。外部利用：公民、法人或其他組織依《政府信息公開條例》申請查閱，需提交書面申請，經(jīng)辦公室審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，在指定場所查閱；涉密檔案嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，禁止對外提供。三、實施細則（操作指引）（一）職責(zé)分工1.檔案管理部門（辦公室）：統(tǒng)籌檔案工作，制定制度細則、組織培訓(xùn)考核、指導(dǎo)業(yè)務(wù)科室歸檔、維護檔案系統(tǒng)、開展鑒定銷毀。2.業(yè)務(wù)科室：指定檔案員，負責(zé)本科室文件的收集、初審、移交，配合檔案部門開展整理、利用、鑒定工作。3.檔案管理人員：持證上崗（需取得檔案專業(yè)培訓(xùn)證書），負責(zé)檔案的整理、保管、數(shù)字化、利用服務(wù)，定期向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報工作。（二）流程規(guī)范（以文書檔案為例）1.收集階段：科室檔案員每周匯總本科室文件，填寫《文件移交清單》，與檔案管理人員當(dāng)面清點，雙方簽字確認。2.整理階段：檔案管理人員按“件”整理，編制檔號，錄入檔案管理系統(tǒng)，生成《歸檔文件目錄》，紙質(zhì)檔案放入檔案盒，電子檔案上傳至服務(wù)器。3.保管階段：檔案盒按“年度—類別—保管期限”順序排列上架，庫房設(shè)“總臺賬”與“盒內(nèi)目錄”，方便檢索；電子檔案設(shè)置訪問權(quán)限，僅管理員可修改元數(shù)據(jù)。4.利用階段：內(nèi)部人員提交《檔案利用申請單》（注明利用內(nèi)容、用途），經(jīng)科室負責(zé)人簽字后，檔案員在系統(tǒng)中檢索并提供查閱；外部申請需附身份證明、單位介紹信，經(jīng)辦公室主任審批。（三）監(jiān)督考核1.日常檢查：檔案管理部門每月抽查科室歸檔情況，重點檢查“辦畢即歸”執(zhí)行率、文件完整性；每季度檢查庫房環(huán)境、電子檔案備份情況，形成《檔案工作檢查報告》。2.年度考核：將檔案工作納入機關(guān)績效考核，考核指標(biāo)包括“歸檔及時率（≥95%）、檔案完整率（≥98%）、利用滿意度（≥90%）”，對表現(xiàn)突出的科室或個人予以表彰，對未達標(biāo)者限期整改，整改不力的扣減績效分。四、保障機制（一）人員培訓(xùn)每年組織1-2次檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，內(nèi)容涵蓋《檔案法》解讀、數(shù)字化管理操作、保密要求等；新入職檔案員需參加崗前培訓(xùn)，考核合格后方可上崗。（二）技術(shù)支持1.引入專業(yè)檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)“收集—整理—保管—利用”全流程電子化，支持OCR識別、全文檢索、權(quán)限分級管理。2.定期（每3年）更新存儲設(shè)備，淘汰老舊硬盤、光盤，確保電子檔案長期可讀。（三）安全保障1.涉密檔案實行“雙人雙鎖”管理，存放于密碼保險柜，借閱需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，全程登記軌跡。2.制定《檔案應(yīng)急預(yù)案》，針對火災(zāi)、水災(zāi)、系統(tǒng)崩潰等突發(fā)情況，明確應(yīng)急流程（如檔案搶救、數(shù)據(jù)恢復(fù)），每年組織1次應(yīng)急演練。五、結(jié)語行政機關(guān)文檔檔案管理制度與實施細則的落地