檔案管理制度與檔案編號規(guī)范手冊檔案是單位歷史活動的真實記錄，是開展工作、維護權(quán)益、傳承文化的重要依據(jù)?？茖W(xué)的檔案管理制度與規(guī)范的編號體系，是實現(xiàn)檔案“存史、資政、育人”價值的基礎(chǔ)保障。本手冊結(jié)合實踐經(jīng)驗與行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，從管理制度設(shè)計到編號規(guī)則應(yīng)用，為檔案管理工作提供系統(tǒng)性指引。一、檔案管理制度（一）總則1.目的：規(guī)范檔案管理全流程，確保檔案完整、準(zhǔn)確、安全，提升利用效率，維護單位歷史真實面貌。2.適用范圍：覆蓋本單位及所屬部門形成的文書、科技、人事、會計等各類檔案，包含紙質(zhì)、電子及其他載體形式。3.管理職責(zé)：檔案管理部門統(tǒng)籌檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計與利用；各部門指定專人負責(zé)本部門檔案預(yù)整理與移交，配合開展專項工作。（二）檔案歸檔范圍與要求1.歸檔范圍文書檔案：單位發(fā)文、收文、會議記錄、工作計劃、總結(jié)、請示報告、合同協(xié)議等公務(wù)文書?？萍紮n案：科研項目、工程建設(shè)、設(shè)備儀器相關(guān)的設(shè)計圖紙、技術(shù)方案、實驗報告、設(shè)備說明書等。人事檔案：員工入職材料、考核鑒定、職稱評審、培訓(xùn)記錄、離職手續(xù)等職業(yè)發(fā)展資料。會計檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告等經(jīng)濟活動憑證（執(zhí)行《會計檔案管理辦法》）。2.歸檔要求歸檔文件優(yōu)先為原件，字跡清晰、載體完好；電子檔案需格式兼容、可長期讀取，與紙質(zhì)檔案“雙套制”管理。各部門在工作完成后30個工作日內(nèi)完成檔案預(yù)整理，填寫《檔案移交清單》并移交檔案管理部門審核。（三）檔案整理流程1.收集檔案管理部門定期向各部門收集待歸檔文件，同步接收電子檔案；零散檔案移交需填寫《檔案移交清單》，雙方簽字確認。2.分類文書檔案：采用“年度—機構(gòu)（或問題）—保管期限”分類法?？萍紮n案：按項目階段、專業(yè)類別分類（如“項目立項—設(shè)計—施工—驗收”）。人事檔案：按人員類別、時間順序排列（如“在職人員—離職人員”）。3.立卷與編目將同類文件組合成卷（或件），編制《案卷目錄》或《文件目錄》，標(biāo)注檔號、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等核心信息。4.裝訂與裝盒紙質(zhì)檔案去除金屬物，采用線裝或膠裝；電子檔案刻錄光盤或存儲至專用服務(wù)器，與紙質(zhì)檔案同步編號管理。（四）檔案保管與利用1.保管期限分為永久、定期（30年、10年等），參考《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》執(zhí)行；定期檔案到期后需經(jīng)鑒定小組審核，決定銷毀或續(xù)存。2.庫房管理檔案庫房需防火、防潮、防蟲、防盜、防光，溫度控制在14-24℃，相對濕度45%-60%；定期檢查檔案狀況，記錄溫濕度、蟲霉隱患等。3.利用流程內(nèi)部借閱：填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人審批后，在檔案管理部門指定區(qū)域查閱；特殊情況外借需分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，限期歸還。外部查閱：持單位介紹信及有效證件，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在檔案管理部門查閱（原則上不外借原件）。二、檔案編號規(guī)范（一）編碼原則1.唯一性：全單位范圍內(nèi)檔案編號唯一，避免重復(fù)。2.系統(tǒng)性：編號結(jié)構(gòu)反映檔案類別、年度、來源等邏輯關(guān)系，便于分類檢索。3.實用性：編碼簡潔易記，兼顧手工標(biāo)注與計算機系統(tǒng)識別。4.兼容性：與《檔號編制規(guī)則》（DA/T____）等行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)兼容，便于跨單位檔案交流。（二）編號結(jié)構(gòu)設(shè)計檔案編號（檔號）采用“層次碼+順序碼”組合，基本結(jié)構(gòu)為：[年度]-[類別代碼]-[項目/機構(gòu)代碼]-[順序號]年度：四位數(shù)字（如2024），反映檔案形成年度。類別代碼：2-3位字母/數(shù)字區(qū)分類型（如WS-文書、KJ-科技、RS-人事、KJ-會計）。項目/機構(gòu)代碼：科技檔案用項目代號（如XM01），文書檔案用機構(gòu)簡稱（如總經(jīng)辦ZJB、財務(wù)部CW），人事檔案可省略（關(guān)聯(lián)人員編號）。順序號：3-4位數(shù)字（如001、010），表示同類別、同年度檔案的排列順序。（三）編號編制方法示例1.文書檔案：2024-WS-ZJB-001（2024年總經(jīng)辦形成的第1件文書檔案）。2.科技檔案（項目類）：2024-KJ-XM____（2024年“XM01”項目的第5件科技檔案）。3.人事檔案：RS-____（2024年入職的第1位員工檔案，年度可省略，直接用人員編號）。4.會計檔案：2024-KJ-CW-001（2024年財務(wù)部第1本會計憑證）。（四）編號維護規(guī)則1.新增檔案：按年度、類別、項目/機構(gòu)順序延續(xù)編號序列，避免跳號；電子檔案編號與紙質(zhì)檔案一致。2.檔案調(diào)整：分類調(diào)整或合并需修改編號時，在《檔案目錄》注明原編號與新編號對應(yīng)關(guān)系，確保檢索可追溯。3.檔案銷毀：到期銷毀的檔案編號從有效序列中注銷，注銷記錄長期保存，便于核查。三、附則1.本制度由檔案管理部門負責(zé)解釋與修訂，未盡事宜參照國家相關(guān)檔案法規(guī)執(zhí)行。2.各部門應(yīng)根據(jù)