機關(guān)單位會議組織實施方案為進一步規(guī)范機關(guān)單位會議組織流程，提升會議質(zhì)量和效率，確保會議高效務(wù)實、規(guī)范有序，切實發(fā)揮會議服務(wù)中心工作、推動決策落實的作用，結(jié)合我單位工作實際，制定本實施方案。一、總體要求（一）指導(dǎo)思想以服務(wù)單位中心工作為核心，以提升會議質(zhì)效為目標，堅持規(guī)范管理與務(wù)實創(chuàng)新相結(jié)合，通過科學(xué)籌劃、精細組織、嚴格落實，確保會議流程清晰、內(nèi)容充實、成果落地，為單位高質(zhì)量發(fā)展提供有力支撐。（二）基本原則1.精簡高效：嚴格控制會議規(guī)模、時長和頻次，聚焦核心議題，避免形式主義，確保會議“短、實、新”。2.務(wù)實創(chuàng)新：根據(jù)會議性質(zhì)靈活設(shè)計形式，鼓勵采用視頻會議、現(xiàn)場觀摩、互動研討等方式，增強會議針對性和吸引力。3.規(guī)范有序：從籌劃到落實全流程嚴格遵循制度規(guī)范，明確責(zé)任分工，強化細節(jié)管理，確保會議組織嚴謹、銜接順暢。二、會前準備（一）會議籌劃1.主題與議題確定：結(jié)合年度工作重點、階段性任務(wù)或突發(fā)工作需求，由辦公室會同業(yè)務(wù)科室深入研判，提出會議主題及核心議題，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)初審、主要領(lǐng)導(dǎo)審定后明確。2.時間地點選擇：會議時間優(yōu)先安排在工作日，避開重要活動、節(jié)假日及單位集中外出時段；地點優(yōu)先選用單位內(nèi)部會議室，確需外租場地的，提前3天實地考察，確保交通便利、設(shè)施完備。3.參會人員篩選：根據(jù)議題性質(zhì)精準確定參會范圍，原則上只安排與議題直接相關(guān)的人員，必要時邀請專家、基層代表或合作單位人員，總?cè)藬?shù)控制在合理區(qū)間。4.議程設(shè)計：議程需緊湊清晰，明確各環(huán)節(jié)時長（如領(lǐng)導(dǎo)講話≤30分鐘、匯報交流≤15分鐘/項），關(guān)鍵環(huán)節(jié)（如決策表決、互動答疑）單獨標注，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定后形成正式議程。（二）材料準備1.核心材料：主持詞：包含開場白（介紹背景、嘉賓）、議程引導(dǎo)、總結(jié)語，語言簡潔莊重，由辦公室起草并經(jīng)主持領(lǐng)導(dǎo)審閱。領(lǐng)導(dǎo)講話稿：緊扣會議主題，突出工作要求、政策解讀或決策部署，由業(yè)務(wù)科室起草、分管領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)、主要領(lǐng)導(dǎo)審定，提前2天定稿。匯報材料：參會科室或單位的匯報內(nèi)容需條理清晰，問題分析精準、建議具體可行，格式統(tǒng)一（如標題三號黑體、正文四號仿宋），提前1天提交辦公室審核。2.輔助材料：會議手冊（含議程、座次表、材料目錄）、筆、筆記本等按需裝入資料袋，涉密會議同步準備保密文件袋。（三）通知發(fā)布1.發(fā)布方式：提前3-5天通過OA系統(tǒng)、工作群發(fā)布正式通知，緊急會議提前1天以短信、電話補充通知。2.通知內(nèi)容：明確會議時間、地點、主題、議程、參會人員、材料提交要求、著裝規(guī)范（如需），并附交通指引、停車說明。3.反饋確認：要求參會人員收到通知后1個工作日內(nèi)反饋是否參會，辦公室匯總名單并報會議主持人。（四）會場布置1.場地優(yōu)化：根據(jù)參會人數(shù)選擇合適場地，檢查消防通道、通風(fēng)照明、桌椅擺放，確保空間整潔舒適。2.設(shè)備調(diào)試：提前1天完成音響、投影、麥克風(fēng)、電子屏等設(shè)備調(diào)試，安排技術(shù)人員現(xiàn)場值班，準備備用設(shè)備（如移動音箱、筆記本電腦）。3.座次安排：領(lǐng)導(dǎo)席居中，按職務(wù)高低從左至右排列；嘉賓席設(shè)領(lǐng)導(dǎo)席對面或右側(cè)；代表席按單位、組別分區(qū)，桌簽標注清晰（字體宋體三號）。4.氛圍營造：嚴肅會議以簡潔為主，懸掛主題橫幅（如“XX工作推進會”）；表彰、慶典類會議可搭配綠植、鮮花，燈光調(diào)至適宜亮度。（五）后勤保障1.食宿安排：確需安排食宿的，嚴格執(zhí)行公務(wù)接待標準，提前統(tǒng)計參會人員飲食禁忌、房型需求，聯(lián)系定點酒店并簽訂協(xié)議。2.交通保障：集體乘車的，提前調(diào)度車輛（檢查車況、張貼標識）；自駕的，發(fā)送地圖定位及停車場信息，預(yù)留充足車位。3.醫(yī)療應(yīng)急：會場配備急救箱（含碘伏、繃帶、常用藥），聯(lián)系附近醫(yī)院開通綠色通道，安排專人值班備勤。三、會中組織（一）簽到與引導(dǎo)1.簽到管理：提前30分鐘開啟簽到，電子簽到通過單位系統(tǒng)掃碼完成，紙質(zhì)簽到設(shè)專人登記，同步發(fā)放會議資料袋。2.引導(dǎo)服務(wù)：安排2-3名引導(dǎo)員（著統(tǒng)一服裝），在會場入口、電梯口指引路線，協(xié)助特殊需求人員（如行動不便者）就座。（二）會議主持主持人需熟悉議程細節(jié)，開場時簡要介紹會議背景、目標及紀律要求；過程中把控節(jié)奏，對超時發(fā)言及時提醒，冷場時引導(dǎo)相關(guān)人員補充，確保議程按時推進。（三）議程執(zhí)行1.環(huán)節(jié)落實：各環(huán)節(jié)責(zé)任人（如匯報人、答疑主持人）提前候場，確保發(fā)言、表決、簽約等環(huán)節(jié)銜接順暢；互動環(huán)節(jié)鼓勵參會人員提問，主持人篩選典型問題，督促責(zé)任科室現(xiàn)場回應(yīng)。2.紀律監(jiān)督：安排專人巡查會場，提醒手機靜音、禁止隨意走動，涉密會議同步檢查錄音、拍照設(shè)備。（四）記錄與紀要1.記錄要求：記錄員坐前排，使用錄音筆輔助記錄，重點捕捉?jīng)Q策部署、爭議焦點、工作要求，確保內(nèi)容準確完整。2.紀要整理：會后24小時內(nèi)完成會議紀要初稿，經(jīng)辦公室主任初審、分管領(lǐng)導(dǎo)審定后，發(fā)至參會人員及相關(guān)科室，明確“任務(wù)、責(zé)任、時限”。（五）應(yīng)急處置1.設(shè)備故障：技術(shù)人員立即切換備用設(shè)備，同時聯(lián)系維修人員到場，確保會議中斷時間≤5分鐘。2.人員突發(fā)狀況：發(fā)現(xiàn)參會人員身體不適，立即啟動急救箱處置，必要時聯(lián)系120送醫(yī)，同步通知家屬并報告會議主持人。3.輿情應(yīng)對：會議期間若出現(xiàn)負面輿情，宣傳人員第一時間核實情況，按規(guī)定口徑回應(yīng)，控制傳播范圍。四、會后工作（一）材料歸檔辦公室收集會議通知、簽到表、講話稿、匯報材料、紀要等文件，分類編號后電子存檔（加密存儲），紙質(zhì)文件裝入檔案盒，注明密級、年度、編號，移交檔案室管理。（二）決策落實1.任務(wù)分解：根據(jù)會議紀要，由辦公室牽頭將決策事項分解為具體任務(wù)，明確責(zé)任科室、責(zé)任人、完成時限，形成《會議任務(wù)督辦表》。2.跟蹤督辦：辦公室每半月跟蹤任務(wù)進度，通過OA系統(tǒng)、工作群通報進展，對滯后事項發(fā)督辦函，確保決策落地。（三）總結(jié)評估1.反饋收集：會議結(jié)束后1周內(nèi)，通過線上問卷（含會議組織、內(nèi)容質(zhì)量、后勤保障等維度）向參會人員征集意見，回收率≥80%。2.復(fù)盤改進：辦公室結(jié)合反饋及現(xiàn)場記錄，分析會議組織的優(yōu)缺點，形成《會議總結(jié)報告》，報領(lǐng)導(dǎo)小組審議后優(yōu)化流程。（四）宣傳報道1.稿件撰寫：業(yè)務(wù)科室72小時內(nèi)完成新聞稿（含會議成果、領(lǐng)導(dǎo)要求、典型案例），經(jīng)辦公室審核后發(fā)布。2.渠道發(fā)布：通過單位官網(wǎng)、微信公眾號、內(nèi)部刊物推送，重要會議同步報上級主管部門，擴大會議影響力。五、保障措施（一）組織領(lǐng)導(dǎo)成立由單位主要領(lǐng)導(dǎo)任組長、分管領(lǐng)導(dǎo)任副組長的會議組織領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)籌會議籌劃、實施、督辦；辦公室具體承擔(dān)組織協(xié)調(diào)工作，業(yè)務(wù)科室、后勤部門協(xié)同配合。（二）責(zé)任分工辦公室：統(tǒng)籌會議全流程，負責(zé)通知、紀要、督辦、宣傳。業(yè)務(wù)科室：提供會議材料，組織人員參會，落實專業(yè)環(huán)節(jié)（如技術(shù)匯報、政策解讀）。后勤部門：保障食宿、交通、會場設(shè)備，處理突發(fā)后勤問題。技術(shù)科室：負責(zé)會議系統(tǒng)、音視頻設(shè)備的維護與應(yīng)急保障。（三）監(jiān)督考核將會議組織工作納入科室績效考核，對材料質(zhì)量高、組織效率優(yōu)的科室及個人予以表揚；對遲到早退、材料失誤、組織混亂的，視情節(jié)扣減績效分，情節(jié)嚴重的通報