員工離職管理流程詳細(xì)說明書一、編寫目的為規(guī)范員工離職管理流程，保障企業(yè)與員工雙方合法權(quán)益，維護工作交接完整性與業(yè)務(wù)運營連續(xù)性，明確離職各環(huán)節(jié)操作標(biāo)準(zhǔn)及責(zé)任分工，特制定本流程說明書。二、適用范圍本流程適用于公司全體正式員工、試用期員工的離職管理，涵蓋主動離職、被動離職及特殊情形下的離職處理。三、離職類型界定（一）主動離職員工因個人職業(yè)規(guī)劃、家庭因素、發(fā)展需求等原因，向公司提出終止勞動關(guān)系的申請，包含試用期內(nèi)辭職、正式員工辭職兩種情形。（二）被動離職由公司發(fā)起的勞動關(guān)系終止行為，包含以下情形：勞動合同到期終止：公司根據(jù)業(yè)務(wù)需求、員工績效等因素，決定不與員工續(xù)簽勞動合同；過失性辭退：員工嚴(yán)重違反公司規(guī)章制度、嚴(yán)重失職給公司造成重大損失等，公司依法解除勞動關(guān)系；無過失性辭退：員工因患病或非因工負(fù)傷醫(yī)療期滿后無法勝任原工作、不能勝任工作經(jīng)培訓(xùn)或調(diào)崗后仍無法勝任等，公司提前通知或支付代通知金后解除勞動關(guān)系；協(xié)商解除：公司與員工就勞動關(guān)系終止達(dá)成一致意見。（三）自動離職員工無正當(dāng)理由連續(xù)曠工超過規(guī)定天數(shù)（按公司考勤制度執(zhí)行）、或未辦理離職手續(xù)擅自離崗，視為自動離職。四、離職流程分步說明（一）離職申請環(huán)節(jié)1.主動離職申請試用期員工需提前3個工作日以書面形式（《離職申請表》）向直屬上級提交離職申請；正式員工需提前30個自然日提交書面申請（郵件+紙質(zhì)版同步提交，確保留痕）。申請中需明確離職日期、離職原因（可簡要說明，尊重個人隱私）。2.被動離職發(fā)起勞動合同到期前30日，HR部門向員工發(fā)送《勞動合同續(xù)簽意向書》，同步與用人部門溝通是否續(xù)簽。若決定不續(xù)簽，需在合同到期前30日向員工送達(dá)《勞動合同終止通知書》；過失性辭退需在事實確認(rèn)后3個工作日內(nèi)，由HR部門聯(lián)合用人部門向員工送達(dá)《解除勞動合同通知書》，并附違規(guī)事實說明；無過失性辭退需提前30日送達(dá)《解除勞動合同通知書》，或在通知時支付1個月工資作為代通知金；協(xié)商解除由HR部門牽頭，與員工溝通一致后，簽訂《協(xié)商解除勞動合同協(xié)議書》。3.自動離職認(rèn)定員工連續(xù)曠工達(dá)公司考勤制度規(guī)定天數(shù)（如5個工作日），且未履行請假手續(xù)，直屬上級需在曠工第2日起嘗試聯(lián)系員工。經(jīng)3次有效溝通（電話、短信、郵件）無回應(yīng)或確認(rèn)員工無正當(dāng)理由離崗后，由用人部門提交《自動離職認(rèn)定申請》至HR部門，經(jīng)審批后生效。（二）離職審批環(huán)節(jié)1.直屬上級溝通與初審直屬上級收到離職申請后，1個工作日內(nèi)與員工進行離職面談：了解離職真實原因，對核心員工或高績效員工可嘗試挽留（如調(diào)整崗位、優(yōu)化薪酬等）；記錄面談內(nèi)容，填寫《離職面談記錄表》，并在《離職申請表》簽署初審意見（同意/需進一步溝通）。2.部門負(fù)責(zé)人審批直屬上級提交申請后，部門負(fù)責(zé)人2個工作日內(nèi)完成審批：評估離職對團隊業(yè)務(wù)的影響，確認(rèn)工作交接方案的可行性，簽署審批意見。3.HR部門審核與高層審批（如需）HR部門收到申請后，2個工作日內(nèi)審核：核查員工勞動合同期限、考勤記錄、未結(jié)款項（如借款、備用金）、競業(yè)限制協(xié)議履行情況等；核心崗位（如技術(shù)研發(fā)、銷售總監(jiān)）的離職申請需提交總經(jīng)理/分管副總審批，審批周期不超過3個工作日。（三）工作交接環(huán)節(jié)1.交接清單制定員工在離職申請獲批后，1個工作日內(nèi)與直屬上級共同制定《工作交接清單》，內(nèi)容包含：未完成工作任務(wù)的進度、后續(xù)操作指引、關(guān)聯(lián)方對接人信息；公司文檔資料（含電子文檔、紙質(zhì)文件）的分類、存儲位置、權(quán)限說明；客戶/供應(yīng)商資源的聯(lián)系方式、合作進度、特殊要求；公司資產(chǎn)（辦公設(shè)備、鑰匙、門禁卡、工牌等）的盤點與歸還計劃；系統(tǒng)權(quán)限（郵箱、OA、業(yè)務(wù)系統(tǒng)、VPN等）的移交或注銷需求。2.交接執(zhí)行與監(jiān)交交接期限：一般崗位5個工作日內(nèi)完成，復(fù)雜技術(shù)崗位或管理崗位可延長至15個工作日（需提前在審批環(huán)節(jié)說明）；交接方式：面對面交接+書面記錄+電子文檔移交（重要文件需雙人確認(rèn)）；監(jiān)交人：直屬上級或指定資深同事?lián)伪O(jiān)交人，全程監(jiān)督交接過程，確保交接內(nèi)容完整、可追溯。交接完成后，監(jiān)交人、交接雙方需在《工作交接清單》簽字確認(rèn)。（四）離職手續(xù)辦理環(huán)節(jié)1.勞動關(guān)系解除/終止HR部門在離職日期前1個工作日，與員工簽訂《解除/終止勞動合同協(xié)議書》，明確離職日期、工資結(jié)算周期、經(jīng)濟補償（如涉及）、保密與競業(yè)限制義務(wù)等。2.薪酬與福利結(jié)算工資結(jié)算：離職當(dāng)月工資按實際出勤天數(shù)結(jié)算，于公司次月發(fā)薪日發(fā)放；經(jīng)濟補償：被動離職中符合法律規(guī)定的情形（如無過失性辭退、協(xié)商解除），按員工在公司的工作年限（每滿1年支付1個月工資，6個月以上不滿1年按1年算，不滿6個月支付半個月工資）支付經(jīng)濟補償；未結(jié)款項：員工需結(jié)清公司借款、備用金等，公司需結(jié)清員工加班費、未休年假工資等（協(xié)商一致的除外）。3.資產(chǎn)與權(quán)限清理員工在離職當(dāng)日歸還所有公司資產(chǎn)（辦公設(shè)備、證件、鑰匙等），HR部門開具《資產(chǎn)歸還確認(rèn)單》；IT部門在離職當(dāng)日注銷員工系統(tǒng)權(quán)限（郵箱、內(nèi)部系統(tǒng)、VPN等），并回收設(shè)備（如電腦、手機）；行政部門注銷員工門禁權(quán)限、收回工牌。4.離職證明開具HR部門在離職手續(xù)辦結(jié)后1個工作日內(nèi)，向員工開具《離職證明》（注明離職日期、勞動關(guān)系存續(xù)期間、崗位信息，避免負(fù)面評價）。（五）離職后管理環(huán)節(jié)1.檔案管理HR部門在離職后5個工作日內(nèi)，將員工勞動合同、離職申請表、交接清單、離職證明存根等資料歸檔，保存期限按《檔案管理辦法》執(zhí)行。2.競業(yè)限制與保密監(jiān)督對簽訂《競業(yè)限制協(xié)議》的員工，HR部門需在離職后每月向員工發(fā)送《競業(yè)限制履行提醒函》，并要求員工反饋就業(yè)情況（如行業(yè)、公司名稱）；發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時啟動法律程序。3.離職員工回訪離職后1個月內(nèi)，HR部門通過電話或郵件回訪員工：了解離職后發(fā)展情況，收集對公司管理、文化的建議，對于核心人才可表達(dá)回流意向（如公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要時）。五、注意事項（一）法律合規(guī)要求嚴(yán)格遵守《勞動合同法》《勞動法》等法律法規(guī)，確保離職流程、經(jīng)濟補償、通知期等符合法律規(guī)定，避免勞動糾紛；離職證明內(nèi)容需客觀真實，不得包含歧視性、侮辱性表述，否則可能面臨法律風(fēng)險。（二）溝通與風(fēng)險防控離職面談需保持中立、尊重的態(tài)度，避免激化矛盾；對員工反饋的問題（如管理漏洞、薪酬爭議）及時記錄并反饋至相關(guān)部門；核心崗位離職需加強保密與交接管理：禁止離職員工帶走公司核心技術(shù)文檔、客戶名單等機密信息；交接過程需全程留痕，必要時簽署《保密承諾書》。（三）流程時效與責(zé)任各環(huán)節(jié)責(zé)