第1篇第一章總則第一條為加強國家采購檔案管理，確保采購檔案的完整、準確、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國政府采購法》等相關(guān)法律法規(guī)，制定本制度。第二條本制度適用于國家機關(guān)、事業(yè)單位、社會團體和其他組織（以下簡稱采購單位）在國家采購活動中形成的各類檔案。第三條國家采購檔案管理應(yīng)當遵循以下原則：（一）依法管理，確保檔案的合法性、真實性、完整性、準確性、安全性；（二）統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級負責，明確職責，落實責任；（三）科學(xué)管理，規(guī)范流程，提高效率，確保檔案的有序管理和有效利用；（四）保密安全，確保國家秘密和商業(yè)秘密的安全。第二章檔案分類與歸檔第四條國家采購檔案分為以下類別：（一）采購計劃檔案；（二）采購文件檔案；（三）采購過程檔案；（四）采購合同檔案；（五）采購驗收檔案；（六）采購結(jié)算檔案；（七）采購績效檔案；（八）其他與采購活動相關(guān)的檔案。第五條采購單位應(yīng)當建立健全檔案歸檔制度，明確歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求等。第六條采購檔案的歸檔應(yīng)當符合以下要求：（一）歸檔材料應(yīng)當真實、完整、準確，符合國家有關(guān)法律法規(guī)和采購文件的要求；（二）歸檔材料應(yīng)當分類清晰，便于查閱和管理；（三）歸檔材料應(yīng)當按照檔案保管期限表規(guī)定的保管期限進行歸檔；（四）歸檔材料應(yīng)當進行編號、登記，建立檔案目錄。第三章檔案保管與利用第七條采購單位應(yīng)當建立健全檔案保管制度，確保檔案的安全、完整和有效利用。第八條檔案保管應(yīng)當符合以下要求：（一）檔案庫房應(yīng)當符合國家檔案保管標準，具備防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防光、防磁等條件；（二）檔案柜架應(yīng)當符合國家檔案保管標準，便于存放和查閱；（三）檔案應(yīng)當定期進行整理、鑒定、修復(fù)和消毒；（四）檔案管理人員應(yīng)當定期對檔案進行清點、檢查，確保檔案的安全。第九條采購檔案的利用應(yīng)當遵循以下原則：（一）依法利用，確保檔案的合法性和安全性；（二）公開透明，保障公眾的知情權(quán)和監(jiān)督權(quán)；（三）便民高效，提高檔案利用效率。第十條采購檔案的利用方式包括：（一）查閱利用；（二）復(fù)制利用；（三）網(wǎng)絡(luò)利用；（四）其他合法利用方式。第十一條采購檔案的查閱利用應(yīng)當符合以下要求：（一）查閱人應(yīng)當出示有效證件；（二）查閱人應(yīng)當遵守檔案保管規(guī)定，不得擅自復(fù)制、摘抄、拍照、錄音、錄像等；（三）查閱人應(yīng)當愛護檔案，不得損壞、污損、遺失檔案。第四章檔案鑒定與銷毀第十二條采購單位應(yīng)當建立健全檔案鑒定制度，對檔案進行定期鑒定。第十三條檔案鑒定應(yīng)當遵循以下原則：（一）依法鑒定，確保檔案的合法性和真實性；（二）客觀公正，確保鑒定結(jié)果的準確性；（三）科學(xué)合理，確保鑒定工作的科學(xué)性和合理性。第十四條檔案鑒定應(yīng)當包括以下內(nèi)容：（一）檔案的完整性、準確性、真實性；（二）檔案的保管條件；（三）檔案的保管期限。第十五條檔案鑒定結(jié)果應(yīng)當作為檔案保管、利用、銷毀的依據(jù)。第十六條檔案銷毀應(yīng)當符合以下要求：（一）依法銷毀，確保檔案的合法性和安全性；（二）公開透明，保障公眾的知情權(quán)和監(jiān)督權(quán)；（三）安全有序，確保檔案銷毀過程中的安全。第五章檔案信息化管理第十七條采購單位應(yīng)當積極推進檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理效率。第十八條檔案信息化管理應(yīng)當遵循以下原則：（一）統(tǒng)一規(guī)劃，分步實施；（二）資源共享，互聯(lián)互通；（三）安全可靠，保障檔案信息安全。第十九條采購單位應(yīng)當建立健全檔案信息化管理制度，明確信息化建設(shè)的目標、任務(wù)、措施和責任。第二十條采購單位應(yīng)當加強檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高檔案信息化管理水平。第六章檔案工作人員第二十一條采購單位應(yīng)當配備專職或兼職檔案管理人員，負責檔案的收集、整理、保管、利用等工作。第二十二條檔案管理人員應(yīng)當具備以下條件：（一）具有檔案管理專業(yè)知識和技能；（二）熟悉國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)；（三）具有良好的職業(yè)道德和敬業(yè)精神。第二十三條檔案管理人員應(yīng)當定期參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平。第七章附則第二十四條本制度由國家檔案局負責解釋。第二十五條本制度自發(fā)布之日起施行。（注：本制度為示例性文本，具體內(nèi)容可根據(jù)實際情況進行調(diào)整。）第2篇第一章總則第一條為規(guī)范國家采購檔案管理，確保采購檔案的完整、準確、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國政府采購法》等法律法規(guī)，制定本制度。第二條本制度適用于各級國家機關(guān)、事業(yè)單位、社會團體和其他組織（以下簡稱采購單位）的采購檔案管理工作。第三條國家采購檔案管理應(yīng)遵循以下原則：（一）依法管理原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)，確保采購檔案的合法性、合規(guī)性。（二）集中統(tǒng)一原則：采購檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和安全性。（三）分類管理原則：根據(jù)采購檔案的特點，實行分類管理，提高檔案利用率。（四）科學(xué)管理原則：運用現(xiàn)代管理技術(shù)，提高采購檔案管理的效率和水平。第二章檔案范圍與分類第四條國家采購檔案主要包括以下內(nèi)容：（一）采購項目檔案：包括采購計劃、招標文件、投標文件、評標報告、合同、驗收報告等。（二）采購合同檔案：包括合同簽訂、履行、變更、解除等過程中的相關(guān)文件。（三）采購監(jiān)督檔案：包括政府采購監(jiān)督部門的監(jiān)督檢查、審計、投訴處理等過程中的相關(guān)文件。（四）采購結(jié)算檔案：包括采購資金支付、結(jié)算、報銷等過程中的相關(guān)文件。（五）采購統(tǒng)計分析檔案：包括采購項目、合同、資金等統(tǒng)計報表、分析報告等。第五條國家采購檔案按照以下分類管理：（一）按采購項目分類：分為貨物、工程、服務(wù)三大類。（二）按檔案形式分類：分為紙質(zhì)檔案、電子檔案。（三）按檔案內(nèi)容分類：分為招標文件、投標文件、評標報告、合同、驗收報告、監(jiān)督檔案、結(jié)算檔案、統(tǒng)計分析檔案等。第三章檔案收集與整理第六條采購單位應(yīng)建立健全采購檔案收集制度，確保采購檔案的完整性。（一）采購單位在采購項目實施過程中，應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集相關(guān)文件。（二）采購單位應(yīng)建立采購檔案歸檔制度，明確歸檔時間、歸檔人員、歸檔要求等。第七條采購檔案整理應(yīng)遵循以下要求：（一）按照檔案分類，對收集到的檔案進行分類整理。（二）按照檔案編號規(guī)則，對檔案進行編號。（三）對檔案進行裝訂、封存，確保檔案的整潔、完整。（四）對電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定格式進行整理、備份。第四章檔案保管與利用第八條采購單位應(yīng)建立健全采購檔案保管制度，確保檔案的安全。（一）采購單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)施。（二）采購單位應(yīng)制定檔案保管規(guī)程，明確檔案的存放、維護、修復(fù)等要求。（三）采購單位應(yīng)定期對檔案進行檢查、清理，及時消除安全隱患。第九條采購檔案的利用應(yīng)遵循以下原則：（一）依法利用原則：按照法律法規(guī)，確保檔案的合法利用。（二）保密原則：對涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴格保密。（三）便民原則：為用戶提供便捷的檔案查詢、復(fù)制、借閱等服務(wù)。第十條采購檔案的查詢、復(fù)制、借閱應(yīng)按照以下程序進行：（一）用戶提出查詢、復(fù)制、借閱申請。（二）檔案管理人員進行審核，確認檔案的合法利用。（三）辦理相關(guān)手續(xù)，提供檔案查詢、復(fù)制、借閱服務(wù)。第五章檔案鑒定與銷毀第十一條采購單位應(yīng)建立健全采購檔案鑒定制度，對檔案進行定期鑒定。（一）鑒定范圍：包括檔案的完整性、準確性、安全性等方面。（二）鑒定方法：采用查閱、比對、咨詢等方式。（三）鑒定結(jié)果：對鑒定合格的檔案，繼續(xù)保存；對鑒定不合格的檔案，按照規(guī)定進行銷毀。第十二條采購檔案的銷毀應(yīng)遵循以下程序：（一）編制銷毀清單，經(jīng)批準后進行銷毀。（二）銷毀過程中，應(yīng)確保檔案的完整性和安全性。（三）銷毀后，應(yīng)做好銷毀記錄，并妥善保管。第六章附則第十三條本制度由國家檔案局負責解釋。第十四條本制度自發(fā)布之日起施行。本制度未盡事宜，按照國家相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行。第3篇第一章總則第一條為加強國家采購檔案管理，確保采購檔案的完整、準確、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國政府采購法》等相關(guān)法律法規(guī)，制定本制度。第二條本制度適用于各級國家機關(guān)、事業(yè)單位、社會團體等使用財政性資金進行采購的單位（以下簡稱采購單位）及其采購活動。第三條國家采購檔案管理應(yīng)當遵循以下原則：（一）依法管理原則：嚴格按照國家法律法規(guī)和政策規(guī)定進行檔案管理。（二）統(tǒng)一管理原則：實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和連續(xù)性。（三）安全保密原則：加強檔案安全保護，確保檔案信息安全。（四）利用服務(wù)原則：充分發(fā)揮檔案的作用，為采購工作提供有效服務(wù)。第二章檔案范圍第四條國家采購檔案主要包括以下內(nèi)容：（一）采購計劃檔案：包括采購項目建議書、采購計劃、采購預(yù)算等。（二）采購文件檔案：包括招標公告、招標文件、投標文件、評標報告、中標通知書等。（三）合同檔案：包括采購合同、補充協(xié)議、變更協(xié)議等。（四）驗收檔案：包括驗收報告、驗收記錄、驗收證書等。（五）付款檔案：包括付款申請、付款憑證、付款通知等。（六）其他檔案：包括采購過程中的會議記錄、函件、照片、錄音、錄像等。第三章檔案管理職責第五條采購單位應(yīng)當設(shè)立檔案管理部門，負責采購檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作。第六條檔案管理部門的主要職責：（一）制定采購檔案管理制度，并組織實施。（二）負責采購檔案的收集、整理、歸檔和保管。（三）負責采購檔案的檢索、借閱和利用。（四）負責采購檔案的鑒定、銷毀和保密工作。（五）負責采購檔案的統(tǒng)計、分析和報告。第七條采購單位其他部門應(yīng)當積極配合檔案管理部門做好采購檔案管理工作，確保檔案的完整、準確和安全。第四章檔案收集與整理第八條采購檔案的收集應(yīng)當及時、完整、準確。（一）采購計劃檔案：在采購計劃制定過程中收集。（二）采購文件檔案：在采購過程中收集。（三）合同檔案：在合同簽訂過程中收集。（四）驗收檔案：在驗收過程中收集。（五）付款檔案：在付款過程中收集。（六）其他檔案：在采購過程中根據(jù)需要收集。第九條采購檔案的整理應(yīng)當遵循以下要求：（一）按照檔案分類、編號、編目等規(guī)定進行整理。（二）對檔案進行分類、編目、歸檔，確保檔案的完整性和連續(xù)性。（三）對檔案進行鑒定，剔除無效、重復(fù)、過時等檔案。（四）對檔案進行數(shù)字化處理，提高檔案的利用效率。第五章檔案保管與利用第十條采購檔案的保管應(yīng)當符合以下要求：（一）檔案庫房應(yīng)當具備防火、防盜、防潮、防蟲、防霉等條件。（二）檔案保管人員應(yīng)當具備一定的檔案保管知識和技能。（三）檔案的存放應(yīng)當符合檔案分類、編號、編目等規(guī)定。（四）檔案的借閱應(yīng)當辦理借閱手續(xù)，確保檔案的安全。第十一條采購檔案的利用應(yīng)當遵循以下要求：（一）檔案的利用應(yīng)當符合國家法律法規(guī)和政策規(guī)定。（二）檔案的利用應(yīng)當遵循公開、公正、公平的原則。（三）檔案的利用應(yīng)當確保檔案的完整性和準確性。（四）檔案的利用應(yīng)當尊重檔案的保密性。第十二條采購檔案的檢索應(yīng)當通過檔案管理系統(tǒng)進行，提高檢索效率。第六章檔案鑒定與銷毀第十三條采購檔案的鑒定應(yīng)當定期進行，按照國家檔案鑒定標準進行。第十四條采購檔案的銷毀應(yīng)當符合以下要求：（一）銷毀檔案應(yīng)當辦理銷毀手續(xù)，確保檔案的完整性和準確性。（二）銷毀檔案應(yīng)當采取安全、環(huán)保、合法的方式進行。（三）銷毀檔案應(yīng)