PAGE非生產(chǎn)性物料申報(bào)制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司非生產(chǎn)性物料的申報(bào)、采購(gòu)、使用及管理流程，確保非生產(chǎn)性物料的合理配置與有效利用，降低公司運(yùn)營(yíng)成本，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有部門及員工涉及非生產(chǎn)性物料的申報(bào)、采購(gòu)、領(lǐng)用、庫(kù)存管理等相關(guān)活動(dòng)。（三）定義1.非生產(chǎn)性物料：指公司在日常運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，除直接用于產(chǎn)品生產(chǎn)的原材料、零部件等之外的各類物資，包括辦公用品、辦公設(shè)備、勞保用品、維修材料、低值易耗品等。2.申報(bào)：指公司各部門及員工根據(jù)工作需要，向相關(guān)管理部門提交非生產(chǎn)性物料采購(gòu)申請(qǐng)的行為。（四）基本原則1.按需申報(bào)原則：各部門及員工應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需求，合理申報(bào)非生產(chǎn)性物料，避免浪費(fèi)和不合理采購(gòu)。2.預(yù)算控制原則：非生產(chǎn)性物料的采購(gòu)應(yīng)嚴(yán)格控制在年度預(yù)算范圍內(nèi)，確保資源的有效利用和成本的合理控制。3.審批規(guī)范原則：所有非生產(chǎn)性物料的申報(bào)必須按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行，確保申報(bào)的合理性和合規(guī)性。4.責(zé)任明晰原則：明確各部門及相關(guān)人員在非生產(chǎn)性物料管理過(guò)程中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。二、申報(bào)流程（一）需求提出1.各部門員工根據(jù)工作實(shí)際需要，填寫《非生產(chǎn)性物料需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明物料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、需求時(shí)間、用途等信息。2.對(duì)于批量較大或價(jià)值較高的非生產(chǎn)性物料需求，需求部門應(yīng)提前進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，提供詳細(xì)的選型依據(jù)和成本分析，確保采購(gòu)的合理性和經(jīng)濟(jì)性。（二）部門審核1.需求部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門員工提交的《非生產(chǎn)性物料需求申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核需求的合理性、必要性以及與部門工作的相關(guān)性。2.審核通過(guò)后，需求部門負(fù)責(zé)人在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并提交至相關(guān)歸口管理部門。（三）歸口管理部門審核1.公司根據(jù)非生產(chǎn)性物料的類別，設(shè)立相應(yīng)的歸口管理部門，如辦公用品由行政部門歸口管理，辦公設(shè)備由信息部門歸口管理，勞保用品由安全部門歸口管理等。2.歸口管理部門收到需求部門提交的申請(qǐng)表后，對(duì)物料的規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等進(jìn)行進(jìn)一步審核，確保符合公司相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定。3.對(duì)于涉及技術(shù)參數(shù)或特殊要求的非生產(chǎn)性物料，歸口管理部門可組織相關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行評(píng)估，提出專業(yè)意見。（四）財(cái)務(wù)審核1.財(cái)務(wù)部門對(duì)非生產(chǎn)性物料采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行預(yù)算審核，檢查是否在年度預(yù)算范圍內(nèi)，以及是否有足夠的資金支持。2.若采購(gòu)申請(qǐng)超出預(yù)算范圍，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與需求部門溝通，提出調(diào)整建議，需求部門需重新履行相關(guān)審批手續(xù)。（五）審批決策1.根據(jù)物料的金額大小和重要程度，按照公司的審批權(quán)限進(jìn)行審批。2.一般金額較小的非生產(chǎn)性物料采購(gòu)申請(qǐng)，由歸口管理部門負(fù)責(zé)人審批；金額較大或涉及重要事項(xiàng)的采購(gòu)申請(qǐng)，需提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。（六）申報(bào)記錄與反饋1.各部門指定專人負(fù)責(zé)非生產(chǎn)性物料申報(bào)的記錄工作，建立申報(bào)臺(tái)賬，詳細(xì)記錄申報(bào)時(shí)間、申請(qǐng)人、物料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、審批結(jié)果等信息。2.對(duì)于因特殊原因未能及時(shí)審批或采購(gòu)的非生產(chǎn)性物料需求，歸口管理部門應(yīng)及時(shí)向需求部門反饋，說(shuō)明原因和預(yù)計(jì)辦理時(shí)間，確保需求部門了解進(jìn)展情況。三、采購(gòu)管理（一）采購(gòu)方式1.集中采購(gòu)：對(duì)于通用性較強(qiáng)、需求量較大的非生產(chǎn)性物料，如辦公用品、勞保用品等，由歸口管理部門定期進(jìn)行集中采購(gòu)，以降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效率。2.分散采購(gòu)：對(duì)于具有特殊規(guī)格、型號(hào)或需求較為個(gè)性化的非生產(chǎn)性物料，經(jīng)審批后可由需求部門自行采購(gòu)，但需遵循公司的采購(gòu)流程和相關(guān)規(guī)定。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.歸口管理部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和篩選，確保供應(yīng)商具備良好的信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量和供應(yīng)能力。2.在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)優(yōu)先考慮通過(guò)招標(biāo)、詢價(jià)、競(jìng)爭(zhēng)性談判等方式確定，確保采購(gòu)價(jià)格合理、質(zhì)量可靠。3.與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等條款，確保采購(gòu)活動(dòng)的合法性和規(guī)范性。（三）采購(gòu)執(zhí)行1.歸口管理部門根據(jù)審批通過(guò)的采購(gòu)申請(qǐng)，按照既定的采購(gòu)方式和供應(yīng)商選擇結(jié)果，組織實(shí)施采購(gòu)活動(dòng)。2.采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，跟蹤采購(gòu)進(jìn)度，確保物料按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。3.對(duì)于采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，如供應(yīng)商交貨延遲、產(chǎn)品質(zhì)量不合格等，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)采取措施解決，并向歸口管理部門匯報(bào)。（四）采購(gòu)驗(yàn)收1.非生產(chǎn)性物料到貨后，歸口管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物料的規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等是否符合采購(gòu)合同要求。2.對(duì)于重要的辦公設(shè)備、大型維修材料等，可邀請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員參與驗(yàn)收，確保驗(yàn)收結(jié)果準(zhǔn)確可靠。3.驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員應(yīng)在《非生產(chǎn)性物料驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)；如驗(yàn)收不合格，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商更換或補(bǔ)貨，直至驗(yàn)收合格為止。四、領(lǐng)用與庫(kù)存管理（一）領(lǐng)用管理1.非生產(chǎn)性物料驗(yàn)收合格后，歸口管理部門應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)，并按照規(guī)定的存儲(chǔ)方式進(jìn)行存放。2.各部門員工憑經(jīng)審批的《非生產(chǎn)性物料需求申請(qǐng)表》到歸口管理部門領(lǐng)取所需物料，領(lǐng)取時(shí)應(yīng)在《非生產(chǎn)性物料領(lǐng)用登記表》上簽字確認(rèn)。3.對(duì)于貴重物品或限量發(fā)放的非生產(chǎn)性物料，如高檔辦公用品、特殊勞保用品等，應(yīng)建立領(lǐng)用臺(tái)賬，詳細(xì)記錄領(lǐng)用人員、領(lǐng)用時(shí)間、用途等信息，實(shí)行專人專管。（二）庫(kù)存管理1.歸口管理部門應(yīng)定期對(duì)非生產(chǎn)性物料庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。2.對(duì)于盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，編制盤點(diǎn)報(bào)告，并按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。3.建立庫(kù)存預(yù)警機(jī)制，根據(jù)物料的消耗情況和庫(kù)存水平，設(shè)定合理的庫(kù)存上限和下限。當(dāng)庫(kù)存接近預(yù)警值時(shí)，歸口管理部門應(yīng)及時(shí)提醒相關(guān)部門關(guān)注需求情況，適時(shí)安排采購(gòu)，避免因庫(kù)存積壓或缺貨影響工作正常開展。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司審計(jì)部門定期對(duì)非生產(chǎn)性物料的申報(bào)、采購(gòu)、領(lǐng)用、庫(kù)存管理等環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保各項(xiàng)工作符合本制度規(guī)定和公司相關(guān)要求。2.審計(jì)部門可通過(guò)查閱相關(guān)文件、記錄，實(shí)地盤點(diǎn)庫(kù)存，訪談相關(guān)人員等方式進(jìn)行檢查，對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核機(jī)制1.建立非生產(chǎn)性物料管理考核制度，對(duì)各部門及相關(guān)人員在非生產(chǎn)性物料管理工作中的表現(xiàn)進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核指標(biāo)包括申報(bào)的合理性、采購(gòu)成本控制、庫(kù)存管理水平、審批流程執(zhí)行情況等方面，具體考核標(biāo)準(zhǔn)由公司另行制定。3.根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)存在問(wèn)題的部門和個(gè)人進(jìn)行批評(píng)教育，并責(zé)令限期整改；對(duì)于因管理不善導(dǎo)致公司損失的，將追究相關(guān)