PAGE訂單生產(chǎn)采購管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司訂單生產(chǎn)采購管理流程，確保采購活動符合公司生產(chǎn)需求，保障產(chǎn)品質(zhì)量，提高采購效率，降低采購成本，加強(qiáng)內(nèi)部控制，防范采購風(fēng)險，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及訂單生產(chǎn)所需物資、設(shè)備、服務(wù)等采購活動的全過程管理，包括采購計劃制定、供應(yīng)商選擇與管理、采購合同簽訂、采購執(zhí)行、驗收付款等環(huán)節(jié)。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。效益性原則：在滿足生產(chǎn)需求的前提下，通過合理的采購策略和管理方法，降低采購成本，提高采購效益。質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇能夠提供高質(zhì)量物資、設(shè)備和服務(wù)的供應(yīng)商，確保所采購的產(chǎn)品符合公司生產(chǎn)要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。公平公正原則：在供應(yīng)商選擇、采購合同簽訂等環(huán)節(jié)，遵循公平公正的原則，確保各供應(yīng)商享有平等的競爭機(jī)會。誠實守信原則：采購活動中各方應(yīng)誠實守信，嚴(yán)格履行合同約定，維護(hù)公司利益和市場秩序。二、采購計劃管理1.需求預(yù)測生產(chǎn)部門應(yīng)定期對市場需求進(jìn)行分析預(yù)測，結(jié)合公司銷售計劃、庫存狀況等因素，提前向采購部門提供準(zhǔn)確的訂單生產(chǎn)需求信息。需求預(yù)測應(yīng)涵蓋產(chǎn)品品種、數(shù)量、規(guī)格、交貨時間等詳細(xì)內(nèi)容，并根據(jù)市場變化及時進(jìn)行調(diào)整。2.采購計劃制定采購部門根據(jù)生產(chǎn)部門提供的需求預(yù)測信息，結(jié)合庫存情況，制定詳細(xì)的采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物資、設(shè)備、服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨時間、采購預(yù)算等內(nèi)容。采購計劃應(yīng)遵循“以銷定產(chǎn)、以產(chǎn)定購”的原則，確保采購數(shù)量與生產(chǎn)需求相匹配，避免過度采購或采購不足。在制定采購計劃過程中，采購部門應(yīng)充分考慮供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、供貨周期等因素，合理安排采購時間，確保生產(chǎn)的連續(xù)性。3.采購計劃審批采購計劃初稿完成后，應(yīng)提交至相關(guān)部門進(jìn)行審批。審批流程一般包括采購部門負(fù)責(zé)人審核、財務(wù)部門審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批等環(huán)節(jié)。采購部門負(fù)責(zé)人應(yīng)重點審核采購計劃的合理性、準(zhǔn)確性，確保采購需求與生產(chǎn)計劃一致。財務(wù)部門應(yīng)審核采購預(yù)算的合理性，確保采購費用在公司預(yù)算范圍內(nèi)。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對采購計劃進(jìn)行全面審批，綜合考慮公司整體利益、市場情況、供應(yīng)商情況等因素，做出最終決策。經(jīng)審批后的采購計劃應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行，如需調(diào)整，應(yīng)按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行變更。三、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)資質(zhì)信譽：供應(yīng)商應(yīng)具備合法經(jīng)營資質(zhì)，具有良好的商業(yè)信譽，無不良記錄。產(chǎn)品質(zhì)量：供應(yīng)商提供的物資、設(shè)備、服務(wù)應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司生產(chǎn)要求，具備穩(wěn)定的質(zhì)量保證體系。生產(chǎn)能力：供應(yīng)商應(yīng)具備足夠的生產(chǎn)能力，能夠按時、按量滿足公司的采購需求。價格水平：在保證質(zhì)量的前提下，供應(yīng)商應(yīng)提供具有競爭力的價格，確保公司采購成本合理。售后服務(wù)：供應(yīng)商應(yīng)具備良好的售后服務(wù)能力，能夠及時響應(yīng)公司的售后需求，解決產(chǎn)品質(zhì)量問題。2.供應(yīng)商開發(fā)與評估供應(yīng)商開發(fā)：采購部門應(yīng)根據(jù)公司采購需求，通過多種渠道積極開發(fā)新的供應(yīng)商。開發(fā)渠道包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。供應(yīng)商評估：對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選后，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員對其進(jìn)行實地考察和評估。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)設(shè)備、人員資質(zhì)等方面。評估報告：評估結(jié)束后，采購部門應(yīng)撰寫供應(yīng)商評估報告，詳細(xì)記錄評估過程和結(jié)果。評估報告應(yīng)作為是否選擇該供應(yīng)商的重要依據(jù)。3.供應(yīng)商選擇與確定根據(jù)供應(yīng)商評估報告，采購部門提出供應(yīng)商選擇建議，報相關(guān)部門審批。審批通過后，與選定的供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。對于重要物資、設(shè)備的供應(yīng)商選擇，應(yīng)采用招標(biāo)、競爭性談判等方式，確保選擇過程公平公正、公開透明。建立供應(yīng)商名錄，對已合作的供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，定期更新名錄信息。4.供應(yīng)商考核與管理考核指標(biāo)：建立供應(yīng)商考核指標(biāo)體系，包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面。定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核評分。考核周期：供應(yīng)商考核周期一般為季度或年度，具體根據(jù)實際情況確定。考核結(jié)果應(yīng)用：根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，如增加采購份額、優(yōu)先付款等；對表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告、限期整改，直至終止合作。供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)：采購部門應(yīng)定期與供應(yīng)商溝通交流，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況和市場動態(tài)，維護(hù)良好的合作關(guān)系。同時，及時處理供應(yīng)商的反饋意見和問題，提高供應(yīng)商的滿意度。四、采購合同管理1.合同簽訂流程合同起草：采購部門根據(jù)采購訂單和談判結(jié)果，起草采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資、設(shè)備、服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。合同審核：采購合同初稿完成后，應(yīng)提交至相關(guān)部門進(jìn)行審核。審核部門包括法務(wù)部門、財務(wù)部門、采購部門等。法務(wù)部門審核：法務(wù)部門重點審核合同條款的合法性、合規(guī)性，確保合同符合法律法規(guī)要求，避免法律風(fēng)險。財務(wù)部門審核：財務(wù)部門審核合同付款方式、結(jié)算周期等條款，確保公司資金安全和財務(wù)風(fēng)險可控。采購部門審核：采購部門審核合同條款與采購訂單的一致性，以及合同執(zhí)行的可行性。合同簽訂：經(jīng)各部門審核通過后的采購合同，由公司法定代表人或授權(quán)代表簽字蓋章，并加蓋公司公章。合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門存檔。2.合同執(zhí)行與變更合同執(zhí)行：采購部門應(yīng)按照采購合同約定，跟蹤供應(yīng)商的交貨進(jìn)度和質(zhì)量情況，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量履行合同義務(wù)。合同變更：如因市場變化、生產(chǎn)需求調(diào)整等原因需要變更采購合同，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并按照規(guī)定的審批程序辦理合同變更手續(xù)。合同變更應(yīng)簽訂補充協(xié)議，明確變更的內(nèi)容和雙方的權(quán)利義務(wù)。3.合同終止合同期滿終止：采購合同期滿后，如雙方不再續(xù)簽，合同自動終止。采購部門應(yīng)及時清理合同執(zhí)行情況，辦理相關(guān)結(jié)算手續(xù)。提前終止：如因一方違約或其他原因需要提前終止采購合同，應(yīng)按照合同約定和法律法規(guī)要求辦理相關(guān)手續(xù)。提前終止合同應(yīng)進(jìn)行審計和評估，確保公司利益不受損失。4.合同檔案管理采購部門應(yīng)建立采購合同檔案管理制度，對采購合同及相關(guān)文件進(jìn)行分類歸檔，妥善保管。合同檔案應(yīng)包括合同正本、副本、補充協(xié)議、談判記錄、驗收報告、付款憑證等資料。合同檔案的保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，確保合同檔案的完整性和可追溯性。五、采購執(zhí)行管理1.采購訂單下達(dá)采購部門根據(jù)審批后的采購計劃，向選定的供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購物資、設(shè)備、服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨時間、交貨地點等詳細(xì)信息。采購訂單下達(dá)后，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通確認(rèn)，確保供應(yīng)商收到訂單并理解訂單要求。2.采購進(jìn)度跟蹤采購部門應(yīng)建立采購進(jìn)度跟蹤機(jī)制，定期跟蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度和交貨情況。通過電話、郵件、實地走訪等方式，及時了解采購訂單的執(zhí)行情況。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能無法按時交貨，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求其采取措施確保按時交貨。如供應(yīng)商確實無法按時交貨，采購部門應(yīng)及時調(diào)整生產(chǎn)計劃，并向上級匯報。3.采購驗收管理驗收標(biāo)準(zhǔn)：采購物資、設(shè)備、服務(wù)到貨后，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收規(guī)范進(jìn)行驗收。驗收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確、具體，具有可操作性。驗收流程（1）采購部門通知相關(guān)部門組成驗收小組，驗收小組一般包括質(zhì)量部門、使用部門、采購部門等人員。（2）驗收小組對采購物資、設(shè)備、服務(wù)進(jìn)行外觀檢查、數(shù)量核對、質(zhì)量檢驗等工作。（3）驗收合格后，驗收小組應(yīng)出具驗收報告，明確驗收結(jié)論。驗收報告應(yīng)由驗收小組成員簽字確認(rèn)。（4）如驗收不合格，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其采取整改措施或退換貨。如供應(yīng)商拒絕處理，采購部門應(yīng)按照合同約定追究其違約責(zé)任。4.采購付款管理付款申請：采購部門應(yīng)在采購物資、設(shè)備、服務(wù)驗收合格后，按照合同約定的付款方式和結(jié)算周期，及時向財務(wù)部門提交付款申請。付款申請應(yīng)附驗收報告、發(fā)票等相關(guān)憑證。付款審核：財務(wù)部門對采購部門提交的付款申請進(jìn)行審核，重點審核付款金額、付款方式、發(fā)票真?zhèn)蔚葍?nèi)容。審核通過后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。付款執(zhí)行：經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后的付款申請，財務(wù)部門應(yīng)按照公司資金管理制度及時辦理付款手續(xù)。付款過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守財務(wù)審批流程和支付規(guī)定，確保資金安全。六、采購風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別與評估采購部門應(yīng)定期對采購活動中可能存在的風(fēng)險進(jìn)行識別和評估，包括市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險（如供應(yīng)商破產(chǎn)、違約等）、質(zhì)量風(fēng)險、價格風(fēng)險、法律風(fēng)險等。采用定性與定量相結(jié)合的方法，對識別出的風(fēng)險進(jìn)行評估，確定風(fēng)險的等級和影響程度。2.風(fēng)險應(yīng)對措施市場風(fēng)險應(yīng)對：關(guān)注市場動態(tài)，加強(qiáng)市場調(diào)研和分析預(yù)測，及時調(diào)整采購策略，合理安排采購數(shù)量和時間，降低市場波動對采購成本和生產(chǎn)的影響。供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對：加強(qiáng)供應(yīng)商管理，選擇資質(zhì)信譽良好、生產(chǎn)能力穩(wěn)定的供應(yīng)商，并與其簽訂詳細(xì)的合作協(xié)議，明確違約責(zé)任。定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決潛在問題。建立供應(yīng)商備份機(jī)制，降低因單一供應(yīng)商出現(xiàn)問題導(dǎo)致的采購中斷風(fēng)險。質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對：嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行采購驗收，加強(qiáng)對采購物資、設(shè)備、服務(wù)的質(zhì)量檢驗。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件和售后服務(wù)承諾，對質(zhì)量問題及時進(jìn)行處理和追究。價格風(fēng)險應(yīng)對：通過市場調(diào)研、招標(biāo)、談判等方式，選擇性價比高的供應(yīng)商和采購方案。與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，爭取更有利的價格條款。關(guān)注市場價格波動，適時進(jìn)行采購成本分析和控制。法律風(fēng)險應(yīng)對：加強(qiáng)采購人員法律意識培訓(xùn)，確保采購活動符合法律法規(guī)要求。在采購合同簽訂過程中，充分征求法務(wù)部門意見，嚴(yán)格審核合同條款，防范法律風(fēng)險。七、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購管理制度的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、采購合同的簽訂與執(zhí)行情況、采購成本控制情況等。審計部門應(yīng)出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。2.日常監(jiān)督檢查采購部