PAGE生產(chǎn)企業(yè)文件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文件管理，確保文件的有效控制和合理利用，提高公司運(yùn)營(yíng)效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、各生產(chǎn)環(huán)節(jié)涉及的各類文件管理，包括但不限于生產(chǎn)計(jì)劃、工藝文件、質(zhì)量文件、設(shè)備文件、安全文件等。（三）文件管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司文件管理工作由行政部門統(tǒng)一歸口管理，確保文件管理的規(guī)范性和一致性。2.分級(jí)負(fù)責(zé)原則：各部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門文件管理工作負(fù)責(zé)，明確專人具體實(shí)施文件的收集、整理、歸檔等工作。3.有效利用原則：充分發(fā)揮文件的作用，為公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)提供有力支持，促進(jìn)信息共享和協(xié)同工作。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司保密規(guī)定，確保文件的安全和保密，防止文件泄露、丟失或損壞。二、文件分類與編號(hào)（一）文件分類1.生產(chǎn)計(jì)劃類：包括年度生產(chǎn)計(jì)劃、月度生產(chǎn)計(jì)劃、周生產(chǎn)計(jì)劃等，明確產(chǎn)品生產(chǎn)數(shù)量、時(shí)間安排、交付要求等。2.工藝文件類：涵蓋工藝流程圖、操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書等，指導(dǎo)產(chǎn)品生產(chǎn)過(guò)程中的具體操作方法和工藝要求。3.質(zhì)量文件類：如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)規(guī)范、質(zhì)量記錄等，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合規(guī)定要求。4.設(shè)備文件類：包含設(shè)備操作規(guī)程、維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備檔案等，保障設(shè)備正常運(yùn)行。5.安全文件類：涉及安全管理制度、安全操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案等，確保生產(chǎn)安全。6.行政文件類：包括公司決議、通知、報(bào)告、請(qǐng)示等，傳達(dá)公司各項(xiàng)管理要求和工作安排。7.其他文件類：如外來(lái)文件、合同協(xié)議、技術(shù)資料等，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行分類管理。（二）文件編號(hào)1.編號(hào)規(guī)則文件編號(hào)采用[公司簡(jiǎn)稱首字母縮寫][年份][流水號(hào)]的形式，例如：[GS][2023][001]。對(duì)于不同類型的文件，在編號(hào)中可增加相應(yīng)的類別標(biāo)識(shí)，如生產(chǎn)計(jì)劃類文件編號(hào)為[GS][2023][SC001]，工藝文件類編號(hào)為[GS][2023][GY001]等。2.編號(hào)說(shuō)明[公司簡(jiǎn)稱首字母縮寫]：便于識(shí)別文件所屬公司。[年份]：表示文件產(chǎn)生的年份，用四位數(shù)字表示。[流水號(hào)]：按照文件產(chǎn)生的先后順序依次編排，從001開(kāi)始遞增。三、文件的起草與審核（一）起草1.文件起草由相關(guān)部門或人員負(fù)責(zé)，并確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰，符合公司實(shí)際情況和相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.起草文件應(yīng)明確文件主題、目的、適用范圍、具體內(nèi)容、執(zhí)行要求等要素，語(yǔ)言表達(dá)應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，避免歧義。3.涉及多個(gè)部門的文件，由牽頭部門組織相關(guān)部門共同起草，充分征求意見(jiàn)，確保文件的可行性和協(xié)調(diào)性。（二）審核1.文件起草完成后，應(yīng)提交部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括文件的準(zhǔn)確性、完整性、合規(guī)性、邏輯性等方面。2.部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，對(duì)于重要文件或涉及多個(gè)部門的文件，需提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。3.審核或?qū)徟^(guò)程中如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)反饋給起草部門進(jìn)行修改完善，直至審核或?qū)徟ㄟ^(guò)。四、文件的發(fā)布與發(fā)放（一）發(fā)布1.經(jīng)審核或?qū)徟ㄟ^(guò)的文件，由行政部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一發(fā)布。發(fā)布方式包括公司內(nèi)部網(wǎng)站、公告欄、電子郵件等，確保文件能夠及時(shí)傳達(dá)給相關(guān)人員。2.對(duì)于重要文件，行政部門可組織專門會(huì)議進(jìn)行傳達(dá)和講解，確保相關(guān)人員理解文件要求并能夠正確執(zhí)行。3.文件發(fā)布后，行政部門應(yīng)及時(shí)更新文件管理臺(tái)賬，記錄文件名稱、編號(hào)、發(fā)布時(shí)間、發(fā)布范圍等信息。（二）發(fā)放1.根據(jù)文件的適用范圍和發(fā)放對(duì)象，行政部門負(fù)責(zé)將文件發(fā)放給相關(guān)部門或人員。發(fā)放方式可采用紙質(zhì)文件發(fā)放、電子文件傳輸?shù)确绞健?.對(duì)于紙質(zhì)文件，應(yīng)進(jìn)行登記發(fā)放，領(lǐng)取人需簽字確認(rèn)。發(fā)放記錄應(yīng)包括文件名稱、編號(hào)、發(fā)放時(shí)間、領(lǐng)取人姓名、部門等信息。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保文件傳輸?shù)臏?zhǔn)確性和完整性，并要求接收人進(jìn)行確認(rèn)。接收人應(yīng)妥善保存電子文件，不得擅自修改或刪除。五、文件的使用與借閱（一）使用1.各部門和人員應(yīng)按照文件規(guī)定的要求和流程使用文件，確保文件的正確執(zhí)行。2.在文件使用過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)文件存在問(wèn)題或需要進(jìn)一步明確相關(guān)要求，應(yīng)及時(shí)與文件起草部門或行政部門溝通。3.文件使用部門應(yīng)定期對(duì)文件的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和總結(jié)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出改進(jìn)措施。（二）借閱1.因工作需要借閱文件的，應(yīng)填寫《文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到行政部門辦理借閱手續(xù)。2.行政部門應(yīng)根據(jù)借閱申請(qǐng)表進(jìn)行登記，并將文件提供給借閱人。借閱人應(yīng)妥善保管文件，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)印、傳播文件內(nèi)容。3.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還文件。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。4.對(duì)于涉及公司機(jī)密的文件，借閱管理應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度執(zhí)行，確保文件安全。六、文件的保管與存儲(chǔ)（一）保管1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件的保管工作，確保文件存放有序、易于查找。2.文件保管人員應(yīng)定期對(duì)文件進(jìn)行整理和清查，檢查文件的完整性和保存狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。3.對(duì)于重要文件和長(zhǎng)期保存的文件，應(yīng)采取適當(dāng)?shù)谋９艽胧?，如防火、防潮、防蟲、防盜等，確保文件安全。（二）存儲(chǔ)1.文件存儲(chǔ)應(yīng)采用電子存儲(chǔ)和紙質(zhì)存儲(chǔ)相結(jié)合的方式，確保文件備份的安全性和可靠性。2.電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е挛募G失。3.紙質(zhì)文件應(yīng)分類存放在文件柜中，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查找和管理。七、文件的修訂與廢止（一）修訂1.隨著公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的發(fā)展和變化，以及法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的更新，文件需要適時(shí)進(jìn)行修訂。2.文件修訂由原起草部門或相關(guān)部門負(fù)責(zé)提出修訂意見(jiàn)，經(jīng)審核、審批后進(jìn)行修訂。3.文件修訂后，應(yīng)按照文件發(fā)布與發(fā)放的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行重新發(fā)布和發(fā)放，確保相關(guān)人員及時(shí)獲取最新版本的文件。4.對(duì)于文件修訂的原因、內(nèi)容、時(shí)間等信息，應(yīng)在文件修訂記錄中詳細(xì)注明，以便查閱和追溯。（二）廢止1.當(dāng)文件不再適用或已被新的文件替代時(shí)，應(yīng)及時(shí)予以廢止。2.文件廢止由行政部門負(fù)責(zé)發(fā)布通知，并在文件管理臺(tái)賬中注明廢止文件的名稱、編號(hào)、廢止時(shí)間等信息。3.對(duì)于廢止的文件，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行妥善處理，防止文件流失或誤用。八、文件的歸檔與銷毀（一）歸檔1.文件在完成其使用周期后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔。歸檔工作由行政部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施，各部門配合提供相關(guān)文件資料。2.歸檔文件應(yīng)按照文件分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行整理，確保文件的系統(tǒng)性和完整性。3.歸檔文件應(yīng)編制詳細(xì)的檔案目錄，注明文件名稱、編號(hào)、日期、來(lái)源等信息，便于查詢和利用。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)歸檔文件進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。（二）銷毀1.對(duì)于已廢止且無(wú)保存價(jià)值的文件，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可進(jìn)行銷毀。2.文件銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保文件信息無(wú)法恢復(fù)。3.文件銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀文件名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.嚴(yán)禁私自銷毀公司文件，確保文件銷毀工作的合規(guī)性和嚴(yán)肅性。九、文件管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督1.行政部門負(fù)責(zé)對(duì)公司文件管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正文件管理過(guò)程中存在的問(wèn)題。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括文件的起草、審核、發(fā)布、使用、借閱、保管、存儲(chǔ)、修訂、廢止、歸檔、銷毀等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。3.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，行政部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核1.公司將文件管理工作納入部門績(jī)效考核體系，對(duì)文件管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人進(jìn)行