PAGE生產(chǎn)部文控管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)生產(chǎn)部文件與資料的控制管理，確保生產(chǎn)過程中所使用的文件和資料準(zhǔn)確、有效、完整，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于生產(chǎn)部所有與生產(chǎn)活動相關(guān)的文件和資料的管理，包括但不限于生產(chǎn)計(jì)劃、工藝文件、操作規(guī)程、質(zhì)量記錄、設(shè)備維護(hù)手冊等。（三）職責(zé)1.生產(chǎn)部經(jīng)理全面負(fù)責(zé)生產(chǎn)部文控管理工作的領(lǐng)導(dǎo)與監(jiān)督。審批重要文件和資料，確保其符合公司整體戰(zhàn)略和生產(chǎn)要求。2.文控專員負(fù)責(zé)文件和資料的收集、整理、分類、編號、歸檔、保管和發(fā)放等具體工作。定期對文件和資料進(jìn)行清查、核對，確保其完整性和準(zhǔn)確性。協(xié)助各部門對文件和資料進(jìn)行有效管理，提供必要的支持和培訓(xùn)。3.各生產(chǎn)車間主管負(fù)責(zé)本車間所使用文件和資料的領(lǐng)用、保管和使用監(jiān)督。確保車間員工正確使用文件和資料，并及時反饋文件的適用性和有效性問題。4.生產(chǎn)員工嚴(yán)格按照文件和資料的要求進(jìn)行生產(chǎn)操作，不得擅自更改或違反規(guī)定。妥善保管所領(lǐng)用的文件和資料，如有丟失或損壞及時報告。二、文件和資料的分類與編號（一）分類1.生產(chǎn)計(jì)劃類：包括年度生產(chǎn)計(jì)劃、月度生產(chǎn)計(jì)劃、周生產(chǎn)計(jì)劃等，明確生產(chǎn)任務(wù)、時間節(jié)點(diǎn)和產(chǎn)量要求。2.工藝文件類：如工藝流程卡、作業(yè)指導(dǎo)書、工藝流程圖等，指導(dǎo)生產(chǎn)操作的具體方法和步驟。3.操作規(guī)程類：針對生產(chǎn)設(shè)備、儀器等制定的操作規(guī)范，確保設(shè)備的正確使用和維護(hù)。4.質(zhì)量記錄類：如檢驗(yàn)報告、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、不合格品處理記錄等，用于記錄生產(chǎn)過程中的質(zhì)量情況。5.設(shè)備維護(hù)類：設(shè)備維護(hù)手冊、保養(yǎng)記錄、維修記錄等，保障設(shè)備的正常運(yùn)行。6.其他類：與生產(chǎn)相關(guān)的其他文件和資料，如安全管理制度、環(huán)境管理文件等。（二）編號1.編號原則唯一性：每個文件和資料都有唯一的編號，避免重復(fù)。系統(tǒng)性：編號應(yīng)體現(xiàn)文件的類別、年份、順序等信息，便于管理和查找。穩(wěn)定性：編號一旦確定，不得隨意更改，除非有特殊原因并經(jīng)過嚴(yán)格審批。2.編號方法生產(chǎn)計(jì)劃類：以“PJ”開頭，followedbytheyearandmonth,andthenasequentialnumber.Forexample,“PJ202305001”representsthefirstproductionplaninMay2023.工藝文件類：以“GY”開頭，followedbytheyear,andthenasequentialnumberwithineachyear.Forexample,“GY2023001”representsthefirstprocessdocumentin2023.操作規(guī)程類：以“CZ”開頭，followedbytheequipmentoroperationnameabbreviation,andthenasequentialnumber.Forexample,“CZJZ001”representsthefirstoperationprocedureforacertainmachine.質(zhì)量記錄類：以“ZL”開頭，followedbytherecordtypeabbreviation,andthenasequentialnumber.Forexample,“ZLJY001”representsthefirstinspectionrecordforacertainproduct.設(shè)備維護(hù)類：以“SW”開頭，followedbytheequipmentnameabbreviation,andthenasequentialnumber.Forexample,“SWJX001”representsthefirstmaintenancerecordforacertainmachine.其他類：以“QT”開頭，followedbyasequentialnumber.三、文件和資料的編制與審核（一）編制要求1.文件和資料的編制應(yīng)符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司的相關(guān)規(guī)定。2.內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、完整，具有可操作性，避免模糊和歧義。3.語言表達(dá)應(yīng)規(guī)范、簡潔，易于理解，便于員工執(zhí)行。（二）審核流程1.初稿編制：由相關(guān)部門或人員根據(jù)工作需要編制文件和資料初稿。2.部門審核：初稿完成后，提交至所在部門主管進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括文件的準(zhǔn)確性、完整性、適用性等。3.跨部門會審：對于涉及多個部門的文件和資料，需組織相關(guān)部門進(jìn)行會審，共同商討文件的內(nèi)容和要求，確保文件的可行性和協(xié)調(diào)性。4.文控專員審核：文控專員對審核后的文件進(jìn)行格式、編號等方面的審核，確保文件符合文控管理要求。5.最終審批：審核通過的文件提交至生產(chǎn)部經(jīng)理進(jìn)行最終審批，生產(chǎn)部經(jīng)理有權(quán)根據(jù)公司整體戰(zhàn)略和實(shí)際情況對文件進(jìn)行調(diào)整和批準(zhǔn)。四、文件和資料的發(fā)放與回收（一）發(fā)放1.領(lǐng)用申請：各部門或人員如需領(lǐng)用文件和資料，應(yīng)填寫《文件領(lǐng)用申請表》，注明文件名稱、編號、領(lǐng)用數(shù)量、用途等信息。2.審批發(fā)放：《文件領(lǐng)用申請表》經(jīng)所在部門主管審批后，交文控專員進(jìn)行發(fā)放。文控專員根據(jù)申請表發(fā)放文件，并在《文件發(fā)放登記表》上記錄發(fā)放日期、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、文件名稱和編號等信息。3.受控文件發(fā)放：對于受控文件，文控專員應(yīng)確保領(lǐng)用人了解文件的受控狀態(tài)和使用要求，并要求領(lǐng)用人簽字確認(rèn)。（二）回收1.定期回收：文控專員定期對發(fā)放的文件和資料進(jìn)行回收清查，對于已不再使用或作廢的文件，及時收回。2.特殊情況回收：如文件丟失、損壞或人員離職等情況，文控專員應(yīng)及時通知相關(guān)部門或人員回收文件，并做好記錄。3.回收文件處理：回收的文件經(jīng)審核后，對于仍有保留價值的文件進(jìn)行歸檔保存，對于已作廢的文件進(jìn)行銷毀處理。五、文件和資料的保管與存儲（一）保管要求1.專人負(fù)責(zé)：文控專員負(fù)責(zé)文件和資料的保管工作，確保文件和資料的安全和完整。2.分類存放：文件和資料應(yīng)按照分類進(jìn)行存放，便于查找和管理。3.防潮防火：文件和資料的存放地點(diǎn)應(yīng)具備防潮、防火、防蟲等條件，確保文件和資料不受損壞。4.定期清查：文控專員定期對文件和資料進(jìn)行清查，核對數(shù)量和完整性，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（二）存儲方式1.紙質(zhì)文件存儲：對于紙質(zhì)文件，應(yīng)存放在專用的文件柜中，按照編號順序排列，便于查找。2.電子文件存儲：對于電子文件，應(yīng)建立電子文檔管理系統(tǒng)，按照分類進(jìn)行存儲，并設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限管理，確保文件的安全性和保密性。3.備份存儲：重要的電子文件應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份介質(zhì)可以是光盤、硬盤等，備份周期根據(jù)文件的重要性和變更頻率確定。六、文件和資料的借閱與使用（一）借閱1.借閱申請：因工作需要借閱文件和資料的人員，應(yīng)填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件名稱、編號、借閱期限、用途等信息。2.審批借閱：《文件借閱申請表》經(jīng)所在部門主管審批后，交文控專員進(jìn)行借閱。文控專員根據(jù)申請表提供借閱文件，并在《文件借閱登記表》上記錄借閱日期、借閱人、文件名稱和編號、借閱期限等信息。3.借閱期限：文件和資料的借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.歸還要求：借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還文件和資料，如發(fā)現(xiàn)文件丟失或損壞，應(yīng)及時報告文控專員，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）使用1.正確使用：文件和資料的使用人員應(yīng)按照文件的要求進(jìn)行操作，不得擅自更改或違反規(guī)定。2.不得外借：文件和資料一般不得外借給其他單位或個人，如有特殊情況需要外借，應(yīng)經(jīng)過生產(chǎn)部經(jīng)理批準(zhǔn)。3.保密要求：對于涉及公司機(jī)密的文件和資料，使用人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得泄露給無關(guān)人員。七、文件和資料的修訂與廢止（一）修訂1.修訂原因：文件和資料在使用過程中，如發(fā)現(xiàn)內(nèi)容不準(zhǔn)確、不完整、不符合法律法規(guī)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等情況，應(yīng)及時進(jìn)行修訂。2.修訂申請：由相關(guān)部門或人員填寫《文件修訂申請表》，注明修訂文件名稱、編號、修訂原因、修訂內(nèi)容等信息。3.審核修訂：《文件修訂申請表》經(jīng)所在部門主管審核后，提交至文控專員進(jìn)行編號調(diào)整，并組織相關(guān)人員進(jìn)行修訂。修訂后的文件按照審核流程進(jìn)行審核和審批。4.修訂通知：文控專員將修訂后的文件及時通知相關(guān)部門和人員，并收回舊版文件進(jìn)行銷毀或歸檔處理。（二）廢止1.廢止原因：文件和資料因不再適用、過期、被新文件替代等原因需要廢止。2.廢止申請：由相關(guān)部門或人員填寫《文件廢止申請表》，注明廢止文件名稱、編號、廢止原因等信息。3.審批廢止：《文件廢止申請表》經(jīng)所在部門主管審核后，提交至生產(chǎn)部經(jīng)理進(jìn)行審批。4.廢止處理：文控專員根據(jù)審批結(jié)果對廢止文件進(jìn)行標(biāo)識，并按照規(guī)定進(jìn)行銷毀或歸檔處理。八、文件和資料的保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、生產(chǎn)工藝、客戶信息等文件和資料。2.公司內(nèi)部制定的具有保密性質(zhì)的規(guī)章制度、會議紀(jì)要等文件。（二）保密措施1.人員培訓(xùn)：對涉及文件和資料管理的人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高保密意識和技能。2.權(quán)限管理：對電子文件設(shè)置不同的訪問權(quán)限，限制無關(guān)人員的訪問。3.存