PAGE生產(chǎn)檔案記錄制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司生產(chǎn)管理，規(guī)范生產(chǎn)檔案記錄工作，確保生產(chǎn)過(guò)程可追溯、生產(chǎn)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確完整，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有生產(chǎn)相關(guān)活動(dòng)，包括但不限于原材料采購(gòu)、生產(chǎn)加工、質(zhì)量檢驗(yàn)、成品入庫(kù)等環(huán)節(jié)的檔案記錄管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：生產(chǎn)檔案記錄應(yīng)如實(shí)反映生產(chǎn)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得虛構(gòu)、篡改。2.完整性原則：涵蓋生產(chǎn)過(guò)程的各個(gè)方面，確保記錄無(wú)遺漏。3.準(zhǔn)確性原則：數(shù)據(jù)記錄準(zhǔn)確無(wú)誤，計(jì)量單位統(tǒng)一規(guī)范。4.及時(shí)性原則：生產(chǎn)活動(dòng)發(fā)生后應(yīng)及時(shí)進(jìn)行記錄，不得拖延。5.保密性原則：對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等的生產(chǎn)檔案記錄嚴(yán)格保密。二、生產(chǎn)檔案記錄的內(nèi)容與要求（一）原材料采購(gòu)檔案1.供應(yīng)商信息供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系方式。營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等相關(guān)資質(zhì)文件。2.采購(gòu)合同合同編號(hào)、簽訂日期、采購(gòu)產(chǎn)品規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期等條款。雙方簽字蓋章頁(yè)復(fù)印件。3.原材料檢驗(yàn)報(bào)告原材料名稱、批次號(hào)、檢驗(yàn)項(xiàng)目（如外觀、尺寸、性能指標(biāo)等）、檢驗(yàn)結(jié)果、檢驗(yàn)日期、檢驗(yàn)人員簽字。若原材料需進(jìn)行第三方檢驗(yàn)，應(yīng)附上第三方檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)出具的檢驗(yàn)報(bào)告。（二）生產(chǎn)過(guò)程記錄1.生產(chǎn)計(jì)劃計(jì)劃編號(hào)、計(jì)劃日期、產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號(hào)、生產(chǎn)數(shù)量、生產(chǎn)批次號(hào)、生產(chǎn)車間、生產(chǎn)班組。預(yù)計(jì)開(kāi)工日期、預(yù)計(jì)完工日期。2.生產(chǎn)操作記錄每道工序的操作時(shí)間、操作人員姓名、操作設(shè)備編號(hào)。詳細(xì)的操作步驟記錄，包括工藝參數(shù)（如溫度、壓力、轉(zhuǎn)速等）的設(shè)定與調(diào)整情況。生產(chǎn)過(guò)程中出現(xiàn)的異常情況及處理措施記錄，如設(shè)備故障、原材料質(zhì)量問(wèn)題等。3.設(shè)備運(yùn)行記錄設(shè)備編號(hào)、設(shè)備名稱、運(yùn)行時(shí)間、運(yùn)行狀態(tài)（正常/故障）。設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄，包括保養(yǎng)日期、保養(yǎng)內(nèi)容、保養(yǎng)人員簽字。設(shè)備維修記錄，包括維修日期、維修原因、維修內(nèi)容、維修人員簽字、更換零部件清單。（三）質(zhì)量檢驗(yàn)記錄1.首件檢驗(yàn)記錄首件產(chǎn)品編號(hào)、生產(chǎn)批次號(hào)、檢驗(yàn)日期、檢驗(yàn)人員姓名。檢驗(yàn)項(xiàng)目及結(jié)果，如尺寸精度、外觀質(zhì)量、性能指標(biāo)等。若首件檢驗(yàn)不合格，應(yīng)記錄不合格原因及整改措施。2.巡檢記錄巡檢日期、巡檢人員姓名、巡檢車間、巡檢產(chǎn)品批次號(hào)。發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問(wèn)題描述、問(wèn)題所在位置、處理情況。3.成品檢驗(yàn)記錄成品批次號(hào)、檢驗(yàn)日期、檢驗(yàn)人員姓名。詳細(xì)的檢驗(yàn)項(xiàng)目及結(jié)果，包括外觀、尺寸、性能、包裝等。成品檢驗(yàn)報(bào)告編號(hào)及報(bào)告內(nèi)容復(fù)印件。（四）人員培訓(xùn)記錄1.培訓(xùn)計(jì)劃計(jì)劃編號(hào)、培訓(xùn)主題、培訓(xùn)對(duì)象、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)地點(diǎn)。培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)內(nèi)容大綱。2.培訓(xùn)實(shí)施記錄每次培訓(xùn)的實(shí)際日期、培訓(xùn)講師姓名、參加培訓(xùn)人員簽到表。培訓(xùn)過(guò)程記錄，如培訓(xùn)方式（授課、實(shí)操等）、培訓(xùn)效果反饋等。3.培訓(xùn)考核記錄考核日期、考核方式（筆試、實(shí)操等）、考核題目及答案。參加考核人員的成績(jī)、考核評(píng)語(yǔ)、是否合格。（五）生產(chǎn)環(huán)境記錄1.溫度、濕度記錄記錄日期、記錄時(shí)間間隔（如每小時(shí)一次）、車間溫度、車間濕度。記錄設(shè)備編號(hào)及放置位置。2.清潔衛(wèi)生記錄清潔日期、清潔區(qū)域、清潔人員姓名。清潔內(nèi)容描述，如地面清掃、設(shè)備擦拭、物料整理等。三、生產(chǎn)檔案記錄的格式與填寫規(guī)范（一）記錄格式1.紙質(zhì)檔案采用統(tǒng)一規(guī)格的紙張，一般為A4紙。頁(yè)面布局合理，包括標(biāo)題、正文、表格、簽字欄等部分。2.電子檔案以電子表格（如Excel）、文檔（如Word）或數(shù)據(jù)庫(kù)等形式存儲(chǔ)。文件命名應(yīng)規(guī)范，體現(xiàn)檔案內(nèi)容及日期等關(guān)鍵信息。（二）填寫規(guī)范1.字跡要求填寫內(nèi)容應(yīng)字跡清晰、工整，不得潦草、模糊。簽字應(yīng)使用黑色中性筆或鋼筆，確保簽字清晰可辨。2.數(shù)據(jù)填寫數(shù)據(jù)應(yīng)填寫完整，不得有空缺。數(shù)字填寫規(guī)范，按照阿拉伯?dāng)?shù)字書寫，小數(shù)點(diǎn)位置準(zhǔn)確。3.修改要求如填寫錯(cuò)誤需要修改，應(yīng)采用劃改方式，在錯(cuò)誤處劃一條橫線，在其上方填寫正確內(nèi)容，并由修改人簽字確認(rèn)。嚴(yán)禁刮擦、涂抹、挖補(bǔ)等行為。四、生產(chǎn)檔案記錄的收集與整理（一）收集職責(zé)1.各部門生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)收集本部門生產(chǎn)過(guò)程中產(chǎn)生的各類記錄，如生產(chǎn)操作記錄、設(shè)備運(yùn)行記錄等。質(zhì)量部門負(fù)責(zé)收集質(zhì)量檢驗(yàn)記錄，包括首件檢驗(yàn)記錄、巡檢記錄、成品檢驗(yàn)記錄等。采購(gòu)部門負(fù)責(zé)收集原材料采購(gòu)檔案，如供應(yīng)商信息、采購(gòu)合同、檢驗(yàn)報(bào)告等。人力資源部門負(fù)責(zé)收集人員培訓(xùn)記錄。生產(chǎn)車間負(fù)責(zé)收集生產(chǎn)環(huán)境記錄。2.專人負(fù)責(zé)各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門生產(chǎn)檔案記錄的收集工作，確保記錄及時(shí)、準(zhǔn)確收集。（二）收集時(shí)間1.日常收集生產(chǎn)活動(dòng)發(fā)生后，相關(guān)操作人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)（如每班工作結(jié)束后）將記錄填寫完整并提交給部門指定收集人員。2.定期收集各部門收集人員應(yīng)定期（如每周一次）對(duì)本部門的生產(chǎn)檔案記錄進(jìn)行整理、匯總，檢查記錄的完整性和準(zhǔn)確性。（三）整理要求1.分類整理收集后的生產(chǎn)檔案記錄應(yīng)按照檔案內(nèi)容分類進(jìn)行整理，如原材料采購(gòu)檔案、生產(chǎn)過(guò)程記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄等。同一類檔案應(yīng)按照時(shí)間順序排列，便于查閱。2.裝訂成冊(cè)對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)將相關(guān)記錄資料裝訂成冊(cè)，并在封面注明檔案名稱、年度、月份等信息。裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得有散頁(yè)、掉頁(yè)現(xiàn)象。3.電子檔案整理電子檔案應(yīng)按照分類建立文件夾，每個(gè)文件夾下按照時(shí)間順序建立子文件夾，存放具體的檔案文件。電子檔案文件名應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，便于識(shí)別和查找。五、生產(chǎn)檔案記錄的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備檔案柜，將紙質(zhì)檔案分類存放在檔案柜中。檔案柜應(yīng)標(biāo)識(shí)清晰，便于查找。2.電子檔案存儲(chǔ)在公司內(nèi)部服務(wù)器的指定文件夾中，定期進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)可存儲(chǔ)在外部存儲(chǔ)設(shè)備（如硬盤、光盤等），異地存放。（二）保管期限1.長(zhǎng)期保存檔案涉及公司重要生產(chǎn)工藝、核心技術(shù)、關(guān)鍵設(shè)備等相關(guān)的生產(chǎn)檔案記錄，保管期限為[X]年。如新產(chǎn)品研發(fā)過(guò)程中的生產(chǎn)記錄、重大設(shè)備改造記錄等。2.中期保存檔案一般生產(chǎn)過(guò)程記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄等，保管期限為[X]年。如日常生產(chǎn)批次的生產(chǎn)記錄、常規(guī)產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。3.短期保存檔案生產(chǎn)環(huán)境記錄、臨時(shí)性生產(chǎn)任務(wù)記錄等，保管期限為[X]年。（三）保管要求1.檔案庫(kù)房管理檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度適宜。配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。2.電子檔案管理定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)，檢查文件的完整性和可讀性。設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問(wèn)、修改電子檔案。3.檔案查閱與借閱管理建立檔案查閱、借閱登記制度，記錄查閱或借閱人員姓名、部門、查閱或借閱日期、檔案名稱及用途等信息。查閱檔案應(yīng)在檔案管理人員指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。借閱檔案應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，借閱期限不得超過(guò)規(guī)定時(shí)間，借閱期滿應(yīng)及時(shí)歸還。六、生產(chǎn)檔案記錄的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱生產(chǎn)檔案記錄的，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案記錄，并做好查閱登記。2.外部查閱因法律法規(guī)要求、客戶需求等原因需要對(duì)外提供生產(chǎn)檔案記錄查閱的，應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。對(duì)外提供查閱的檔案記錄應(yīng)進(jìn)行審核，確保不涉及公司商業(yè)秘密等敏感信息。外部查閱人員應(yīng)在公司指定地點(diǎn)查閱，查閱過(guò)程由檔案管理人員陪同，并做好查閱記錄。（二）使用規(guī)定1.不得擅自復(fù)制未經(jīng)檔案管理部門同意，查閱人員不得擅自復(fù)制生產(chǎn)檔案記錄。如因工作需要確需復(fù)制的，應(yīng)填寫復(fù)制申請(qǐng)表，注明復(fù)制內(nèi)容、用途、復(fù)制份數(shù)等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，由檔案管理人員統(tǒng)一復(fù)制。2.不得篡改檔案內(nèi)容查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)生產(chǎn)檔案記錄，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。如發(fā)現(xiàn)檔案記錄存在錯(cuò)誤或疑問(wèn)，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門反饋，由檔案管理部門核實(shí)后進(jìn)行處理。七、生產(chǎn)檔案記錄的銷毀（一）銷毀條件1.保管期限屆滿生產(chǎn)檔案記錄保管期限已滿，且經(jīng)相關(guān)部門審核確認(rèn)無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的，可進(jìn)行銷毀。2.檔案內(nèi)容失效因生產(chǎn)工藝變更、產(chǎn)品停產(chǎn)等原因，導(dǎo)致相關(guān)生產(chǎn)檔案記錄所涉及的內(nèi)容已不再適用或失去效力的，可申請(qǐng)銷毀。（二）銷毀程序1.提出申請(qǐng)檔案管理部門定期對(duì)保管期限屆滿或已失效的生產(chǎn)檔案記錄進(jìn)行清查，提出銷毀申請(qǐng)，填寫銷毀申請(qǐng)表，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.審核批準(zhǔn)銷毀申請(qǐng)表經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.銷毀實(shí)施經(jīng)批準(zhǔn)