PAGE非生產(chǎn)物資采購(gòu)制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司非生產(chǎn)物資采購(gòu)行為，加強(qiáng)采購(gòu)管理，確保采購(gòu)工作的高效、有序進(jìn)行，保證所采購(gòu)物資符合公司實(shí)際需求，降低采購(gòu)成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有非生產(chǎn)物資的采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、勞保用品、禮品、宣傳用品、維修材料等。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)。2.效益原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，通過(guò)合理的采購(gòu)流程和策略，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。3.公平公正原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，維護(hù)公司利益，杜絕不正當(dāng)交易。4.歸口管理原則：非生產(chǎn)物資采購(gòu)實(shí)行歸口管理，明確各部門在采購(gòu)工作中的職責(zé)和權(quán)限，確保采購(gòu)工作的統(tǒng)一協(xié)調(diào)。二、采購(gòu)職責(zé)分工（一）采購(gòu)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善非生產(chǎn)物資采購(gòu)管理制度及流程，并組織實(shí)施。2.收集、整理采購(gòu)需求信息，建立采購(gòu)需求數(shù)據(jù)庫(kù)，定期與各部門溝通，了解物資需求動(dòng)態(tài)。3.根據(jù)采購(gòu)需求，尋找、篩選、評(píng)估供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，維護(hù)供應(yīng)商關(guān)系。4.負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的起草、審核、簽訂及執(zhí)行跟蹤，確保合同有效履行。5.組織采購(gòu)談判，爭(zhēng)取有利的采購(gòu)價(jià)格、交貨期及質(zhì)量條款，降低采購(gòu)成本。6.負(fù)責(zé)采購(gòu)物資的驗(yàn)收、入庫(kù)及相關(guān)手續(xù)辦理，對(duì)采購(gòu)物資的質(zhì)量負(fù)責(zé)。7.定期對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)措施和建議，不斷優(yōu)化采購(gòu)工作流程。（二）需求部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)提出本部門非生產(chǎn)物資的采購(gòu)需求，詳細(xì)填寫采購(gòu)申請(qǐng)單，明確物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、需求時(shí)間等信息。2.對(duì)采購(gòu)物資的技術(shù)要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行明確和界定，協(xié)助采購(gòu)部門進(jìn)行供應(yīng)商選擇和采購(gòu)談判。3.參與采購(gòu)物資的驗(yàn)收工作，對(duì)物資的適用性、質(zhì)量等進(jìn)行確認(rèn)。4.負(fù)責(zé)本部門采購(gòu)物資的使用、保管和維護(hù)，定期反饋物資使用情況及存在的問(wèn)題。（三）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)審核采購(gòu)預(yù)算，對(duì)采購(gòu)資金進(jìn)行合理安排和監(jiān)控。2.參與采購(gòu)合同的審核，對(duì)合同中的付款條款進(jìn)行把關(guān)，確保付款方式合理、合規(guī)。3.負(fù)責(zé)采購(gòu)款項(xiàng)的支付審核和賬務(wù)處理，確保采購(gòu)資金的安全和準(zhǔn)確核算。4.定期對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行分析和核算，為采購(gòu)決策提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。（四）審計(jì)部門職責(zé)1.對(duì)非生產(chǎn)物資采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程是否合規(guī)、采購(gòu)行為是否合法。2.審查采購(gòu)合同的簽訂、執(zhí)行情況，對(duì)采購(gòu)資金的使用進(jìn)行審計(jì)，防止出現(xiàn)違規(guī)違紀(jì)行為。3.對(duì)采購(gòu)物資的價(jià)格、質(zhì)量等進(jìn)行審計(jì)評(píng)估，提出改進(jìn)建議，促進(jìn)采購(gòu)工作的規(guī)范和優(yōu)化。三、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.各需求部門根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫采購(gòu)申請(qǐng)單。采購(gòu)申請(qǐng)單應(yīng)詳細(xì)注明物資名稱（規(guī)格型號(hào)）、數(shù)量、預(yù)算金額、需求時(shí)間、用途、技術(shù)要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等信息。2.采購(gòu)申請(qǐng)單由部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購(gòu)部門。對(duì)于金額較大或重要的采購(gòu)項(xiàng)目，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）采購(gòu)審批1.采購(gòu)部門收到采購(gòu)申請(qǐng)單后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，包括物資需求的合理性、預(yù)算的準(zhǔn)確性等。2.對(duì)于符合采購(gòu)條件的申請(qǐng)，采購(gòu)部門根據(jù)物資類別及采購(gòu)金額大小，按照公司審批權(quán)限進(jìn)行審批。3.采購(gòu)金額較小的常規(guī)物資采購(gòu)，由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審批；采購(gòu)金額較大或特殊的物資采購(gòu)，需提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。（三）供應(yīng)商選擇與評(píng)估1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)單的要求，通過(guò)多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、業(yè)績(jī)信譽(yù)等方面的審核。3.組織對(duì)合格供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或樣品測(cè)試，評(píng)估其生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、質(zhì)量管理、售后服務(wù)等方面的情況。4.根據(jù)考察和評(píng)估結(jié)果，建立供應(yīng)商檔案，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商作為長(zhǎng)期合作對(duì)象。（四）采購(gòu)談判與合同簽訂1.采購(gòu)部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判，明確采購(gòu)物資的價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、包裝要求、運(yùn)輸方式、付款方式等條款。2.在談判過(guò)程中，采購(gòu)人員應(yīng)充分了解市場(chǎng)行情，爭(zhēng)取有利的采購(gòu)條件，維護(hù)公司利益。3.談判達(dá)成一致后，起草采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，條款清晰、準(zhǔn)確、合法。4.采購(gòu)合同經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交財(cái)務(wù)部門審核付款條款，再報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。5.審批通過(guò)后，由采購(gòu)部門與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，并加蓋公司合同專用章。（五）采購(gòu)執(zhí)行與跟蹤1.采購(gòu)部門按照采購(gòu)合同要求，及時(shí)向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單，明確物資規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息。2.跟蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度和發(fā)貨情況，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商有違約行為，及時(shí)采取措施進(jìn)行溝通和協(xié)商，要求其承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.在物資到貨前，采購(gòu)部門通知需求部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。（六）驗(yàn)收與入庫(kù)1.物資到貨后，由采購(gòu)部門組織需求部門、質(zhì)量檢驗(yàn)部門等相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、外觀等方面。2.驗(yàn)收合格的物資，由倉(cāng)庫(kù)管理人員辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫入庫(kù)單，注明物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。入庫(kù)單經(jīng)相關(guān)人員簽字確認(rèn)后，作為物資入庫(kù)的依據(jù)。3.驗(yàn)收不合格的物資，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其更換或處理。如因供應(yīng)商原因造成的損失，采購(gòu)部門應(yīng)按照合同約定追究其責(zé)任。（七）付款結(jié)算1.采購(gòu)物資驗(yàn)收合格入庫(kù)后，采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同約定，填寫付款申請(qǐng)單，附上發(fā)票、入庫(kù)單等相關(guān)憑證。2.付款申請(qǐng)單經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門審核無(wú)誤后，按照公司資金審批流程進(jìn)行付款。3.對(duì)于預(yù)付款項(xiàng)，采購(gòu)部門應(yīng)在合同約定的時(shí)間內(nèi)，根據(jù)供應(yīng)商的發(fā)貨情況及時(shí)辦理核銷手續(xù)。四、采購(gòu)預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各需求部門應(yīng)根據(jù)年度工作規(guī)劃和實(shí)際業(yè)務(wù)需求，在每年年底前編制下一年度非生產(chǎn)物資采購(gòu)預(yù)算。采購(gòu)預(yù)算應(yīng)詳細(xì)列出各類物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)金額等信息。2.采購(gòu)部門對(duì)各部門提交的采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行匯總和審核，結(jié)合公司整體經(jīng)營(yíng)目標(biāo)和資金狀況，對(duì)預(yù)算進(jìn)行調(diào)整和平衡，形成公司年度非生產(chǎn)物資采購(gòu)預(yù)算草案。3.年度非生產(chǎn)物資采購(gòu)預(yù)算草案經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核后，提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。審批通過(guò)后的采購(gòu)預(yù)算作為公司年度采購(gòu)工作的控制依據(jù)。（二）預(yù)算執(zhí)行與控制1.采購(gòu)部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)預(yù)算組織采購(gòu)活動(dòng)，不得超預(yù)算采購(gòu)。如因特殊原因需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算，應(yīng)按照公司預(yù)算調(diào)整流程進(jìn)行審批。2.財(cái)務(wù)部門對(duì)采購(gòu)預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，定期對(duì)采購(gòu)支出與預(yù)算進(jìn)行對(duì)比分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正預(yù)算執(zhí)行中的偏差。3.對(duì)于預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的重大差異或異常情況，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并分析原因，提出改進(jìn)措施和建議。五、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估。風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別的范圍包括但不限于供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、付款風(fēng)險(xiǎn)等。2.通過(guò)對(duì)歷史采購(gòu)數(shù)據(jù)的分析、市場(chǎng)動(dòng)態(tài)的監(jiān)測(cè)、供應(yīng)商反饋等方式，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的風(fēng)險(xiǎn)因素。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：建立供應(yīng)商評(píng)估和選擇機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核和評(píng)價(jià)，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商合作；與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，約定違約責(zé)任；建立供應(yīng)商備用庫(kù)，降低因單一供應(yīng)商出現(xiàn)問(wèn)題導(dǎo)致的供應(yīng)中斷風(fēng)險(xiǎn)。2.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研，及時(shí)了解市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)和物資供應(yīng)情況，合理安排采購(gòu)計(jì)劃；與供應(yīng)商協(xié)商簽訂價(jià)格調(diào)整條款，或采用套期保值等方式規(guī)避價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)。3.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：在采購(gòu)合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)物資的檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作；要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件和售后服務(wù)承諾，對(duì)質(zhì)量不合格的物資及時(shí)進(jìn)行處理。4.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：規(guī)范采購(gòu)合同的簽訂流程，加強(qiáng)合同審核，確保合同條款合法、合規(guī)；建立合同執(zhí)行跟蹤機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過(guò)程中的問(wèn)題。5.付款風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：嚴(yán)格按照采購(gòu)合同約定的付款方式和時(shí)間進(jìn)行付款，加強(qiáng)對(duì)付款憑證的審核；對(duì)供應(yīng)商的信用狀況進(jìn)行評(píng)估，防范因供應(yīng)商信用問(wèn)題導(dǎo)致的付款風(fēng)險(xiǎn)。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.審計(jì)部門定期對(duì)非生產(chǎn)物資采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程是否合規(guī)、采購(gòu)行為是否合法、采購(gòu)資金使用是否合理等。2.公司內(nèi)部設(shè)立舉報(bào)郵箱和舉報(bào)電話，接受員工對(duì)采購(gòu)過(guò)程中違規(guī)違紀(jì)行為的舉報(bào)。對(duì)于舉報(bào)信息，公司將及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并嚴(yán)肅處理。3.采購(gòu)部門應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)采購(gòu)工作進(jìn)展情況，主動(dòng)接受公司內(nèi)部監(jiān)督。（二）考核辦法1.建立采購(gòu)工作考核指標(biāo)體系，對(duì)采購(gòu)部門及相關(guān)人員的工作業(yè)績(jī)進(jìn)行考核?？己酥笜?biāo)包括采購(gòu)成本控制、采購(gòu)質(zhì)量、采購(gòu)效率、供應(yīng)商管理、合同執(zhí)行等方面。2.采購(gòu)成本控制指標(biāo)主要考核采購(gòu)價(jià)格與市場(chǎng)平均價(jià)格的差異率、采購(gòu)成本節(jié)約率等；采購(gòu)質(zhì)量指標(biāo)主要考核采購(gòu)物資的驗(yàn)收合格率；采購(gòu)效率指標(biāo)主要考核采購(gòu)周期、訂單按時(shí)交付率等；供應(yīng)商管理指標(biāo)主要考核供應(yīng)商滿意度、供應(yīng)商投訴率等；合同執(zhí)行指標(biāo)主要考核合同履約率、付款及時(shí)率