行政事務處理流程手冊與工作表單一、辦公設備申領與使用管理適用情形適用于新員工入職辦公設備配置、現(xiàn)有設備損壞/功能老化更換、臨時項目需求新增設備等場景，涵蓋電腦、打印機、辦公文具、辦公家具等常用行政物資的申領、審批、領用及歸還全流程管理。操作指引提交申請申請人根據(jù)工作需求，填寫《辦公設備申領表》（詳見模板1），明確設備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、預計使用期限等信息，經(jīng)部門負責人*簽字確認后提交至行政部。審核審批行政部收到申請后，2個工作日內完成設備必要性及庫存核查：若庫存充足，直接審批通過；若庫存不足，根據(jù)采購流程申請采購（采購周期一般為3-5個工作日），審批完成后通知申請人。領用登記申請人攜帶審批通過的《辦公設備申領表》至行政部倉庫，核對設備信息無誤后簽字領用，行政部同步更新《辦公設備臺賬》（詳見模板2），記錄領用人、領用日期、設備編號等信息。歸還與核銷員工離職、項目結束或設備不再使用時，需將設備清理干凈（保證無個人數(shù)據(jù)、文件殘留），保持設備完好，交還至行政部。行政部檢查設備狀態(tài)，確認無誤后在臺賬中標記“已歸還”，辦理核銷手續(xù)。表單模板模板1：辦公設備申領表申請人姓名所在部門聯(lián)系方式申領設備名稱規(guī)格型號數(shù)量主要用途預計使用期限是否急需部門負責人意見簽字：行政部審批意見簽字：領用確認領用人簽字：日期：模板2：辦公設備臺賬設備編號設備名稱規(guī)格型號領用人領用日期使用部門狀態(tài)（在用/閑置/歸還）備注PC-2024001臺式電腦聯(lián)想ThinkCentre張*2024-03-01市場部在用PRN-2024002打印機惠普M126a李*2024-03-15行政部在用關鍵提示申領設備需結合實際工作需求，避免過度申領造成資源浪費；設備領用后由個人妥善保管，嚴禁私自拆卸、轉借或帶離辦公區(qū)域；設備出現(xiàn)故障時，應及時聯(lián)系行政部報修，不得擅自送修；行政部每季度對在用設備進行盤點，保證賬實相符。二、會議室預約與使用規(guī)范適用情形適用于部門例會、跨部門協(xié)作會議、客戶接待、培訓講座等各類會議的場地預約、設備使用及后續(xù)整理，涵蓋公司內部會議室及外部合作會議室的管理流程。操作指引提前預約申請人通過公司內部系統(tǒng)或行政部登記表，至少提前1個工作日預約會議室，填寫《會議室使用申請表》（詳見模板3），明確會議名稱、時間（起止時間）、參會人數(shù)、所需設備（投影儀、麥克風、白板等）、特殊需求（如茶水、橫幅等）。審核與確認行政部根據(jù)會議室使用情況審核申請，若時間沖突，與申請人協(xié)商調整至其他可用時段；審核通過后，通過系統(tǒng)或郵件反饋預約結果，并預留會議所需設備。會議使用申請人提前15分鐘到達會議室，檢查設備是否正常運行，開啟空調、燈光；會議期間保持會議室安靜，愛護設備，禁止吸煙、飲食（特殊會議需提前申請）。會后整理會議結束后，申請人需關閉所有設備、燈光、空調，整理桌椅，清理垃圾，確認無遺留物品后離開；如有設備損壞或故障，及時告知行政部。表單模板模板3：會議室使用申請表申請人姓名所在部門聯(lián)系方式會議名稱會議時間年月日時分至時分參會人數(shù)會議室需求□大會議室□小會議室□外部會議室所需設備□投影儀□麥克風□白板□其他：特殊需求□茶水服務□橫幅□席位卡部門負責人簽字日期：行政部確認簽字：日期：關鍵提示會議室預約遵循“先到先得、緊急優(yōu)先”原則，重要會議可提前3天預約；使用期間需遵守會議室管理規(guī)定，嚴禁私自占用或更改會議時間；設備使用前務必檢查，避免因操作不當損壞；行政部定期對會議室設備進行維護；如需取消預約，需提前4小時告知行政部，以便安排其他使用。三、文件歸檔與借閱管理適用情形適用于公司各類重要文件（如合同、制度、會議紀要、項目資料、人事檔案等）的分類、整理、歸檔及借閱，保證文件安全、完整、可追溯。操作指引文件分類與整理文件形成后，由責任人根據(jù)內容進行分類（如“行政管理類”“財務類”“業(yè)務類”），按照“年度-類別-月份”順序整理，去除金屬夾、訂書釘?shù)纫卒P蝕裝訂物，使用檔案盒或文件夾規(guī)范存放，并在封面標注文件名稱、編號、歸檔日期。歸檔登記整理完畢后，填寫《文件歸檔清單》（詳見模板4），提交至行政部，行政部核對無誤后錄入《文件總臺賬》（詳見模板5），統(tǒng)一存放至檔案室（或指定文件柜），并做好防火、防潮、防蟲、防盜措施。借閱申請因工作需要借閱文件時，借閱人填寫《文件借閱申請表》（詳見模板6），注明文件名稱、編號、借閱事由、借閱期限，經(jīng)部門負責人*簽字后交行政部審批。借閱與歸還審批通過后，借閱人至檔案室辦理借閱手續(xù)，簽字確認；借閱期限一般不超過3個工作日，如需續(xù)借需提前1天申請。歸還時，行政部檢查文件是否完好、有無缺失，確認無誤后收回，在臺賬中標記“已歸還”。表單模板模板4：文件歸檔清單歸檔部門歸檔人歸檔日期文件類別□行政□財務□業(yè)務□人事序號文件名稱文件編號12024年度行政管理制度匯編XZ-2024-00122024年Q1部門例會紀要XZ-2024-002模板5：文件總臺賬文件編號文件名稱歸檔部門歸檔日期保管期限借閱狀態(tài)（可借/已借/不可借）借閱記錄XZ-2024-0012024年度行政管理制度匯編行政部2024-01-15長期可借XZ-2024-0022024年Q1部門例會紀要行政部2024-03-305年已借借閱人：王*，2024-04-01，歸還日期：2024-04-03模板6：文件借閱申請表借閱人姓名所在部門聯(lián)系方式文件名稱文件編號借閱事由借閱期限自年月日至年月日部門負責人簽字日期：行政部審批簽字：日期：關鍵提示涉及公司機密、敏感信息的文件需單獨存放，借閱需經(jīng)分管領導*審批；文件歸檔需及時，一般應在文件形成后1周內完成；借閱文件不得涂改、勾畫、撕毀，不得轉借或復制（復制需經(jīng)審批）；行政部每半年對檔案進行一次清點，保證文件完整、無遺失。四、差旅申請與費用報銷適用情形適用于員工因公外出參加會議、培訓、客戶拜訪、項目調研等產(chǎn)生的交通、住宿、餐飲等費用的申請、審批及報銷管理，規(guī)范差旅行為，控制費用支出。操作指引出差申請員工出差前填寫《出差申請表》（詳見模板7），注明出差事由、目的地、時間、行程安排、交通工具（首選公共交通）、預計費用等，經(jīng)部門負責人*審批后提交至行政部備案。行程確認如涉及跨城市出差，需提前確認交通及住宿安排，優(yōu)先選擇公司協(xié)議酒店（如有）；如需乘坐飛機，需提前3天申請，經(jīng)分管領導*審批。費用報銷出差返回后3個工作日內，員工整理費用憑證（如合規(guī)費用憑證、行程單、住宿發(fā)票等，需注明出差事由及日期），填寫《差旅費用報銷單》（詳見模板8），附出差申請表復印件，經(jīng)部門負責人審核后提交至財務部復核。費用發(fā)放財務部復核無誤后，按公司報銷流程發(fā)放費用至員工工資卡；如報銷金額與預借款不一致，多退少補。表單模板模板7：出差申請表申請人姓名所在部門職位出差事由出差地點出差時間行程安排交通工具□火車□汽車□飛機□其他：預計交通費用住宿安排□公司協(xié)議酒店□自行安排預計住宿費用餐飲及其他費用預計金額：部門負責人審批簽字：日期：模板8：差旅費用報銷單申請人姓名所在部門報銷日期出差時間年月日至年月日出差地點費用明細交通費用金額（元）總金額大寫：小寫：部門審核簽字：日期：關鍵提