企業(yè)文檔管理規(guī)范手冊一、總則（一）編制目的為規(guī)范企業(yè)文檔全生命周期管理，保證文檔內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性、安全性和可追溯性，提高文檔管理效率，降低運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)，特制定本規(guī)范。（二）編制依據(jù)依據(jù)《_________檔案法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及公司內(nèi)部管理制度，結(jié)合企業(yè)實(shí)際管理需求制定。（三）適用范圍本規(guī)范適用于企業(yè)各部門、全體員工在文檔創(chuàng)建、審批、存儲(chǔ)、借閱、修訂、作廢等全流程管理活動(dòng)，涵蓋紙質(zhì)文檔與電子文檔（含本地存儲(chǔ)及云存儲(chǔ)）。二、管理范圍與分類（一）管理范圍本規(guī)范所指文檔包括但不限于：企業(yè)規(guī)章制度、業(yè)務(wù)流程文件、會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目報(bào)告、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)憑證、技術(shù)圖紙、人事檔案、客戶資料、培訓(xùn)材料等與企業(yè)經(jīng)營管理相關(guān)的各類文件資料。（二）文檔分類按性質(zhì)分類管理類：規(guī)章制度、崗位職責(zé)、工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告等；業(yè)務(wù)類：合同協(xié)議、訂單、客戶資料、市場調(diào)研報(bào)告等；技術(shù)類：研發(fā)文檔、設(shè)計(jì)圖紙、工藝標(biāo)準(zhǔn)、測試報(bào)告等；財(cái)務(wù)類：憑證、賬簿、報(bào)表、預(yù)算文件等；人事類：招聘資料、勞動(dòng)合同、績效考核檔案、培訓(xùn)記錄等。按密級(jí)分類公開級(jí)：可對外公開或內(nèi)部全員查閱的文檔；內(nèi)部級(jí)：僅限企業(yè)內(nèi)部員工查閱，不得外傳的文檔；秘密級(jí)：僅限相關(guān)部門及指定人員查閱，需嚴(yán)格控制接觸范圍的文檔；機(jī)密級(jí)：涉及企業(yè)核心商業(yè)秘密，僅限高層管理人員及授權(quán)人員查閱的文檔。三、職責(zé)分工（一）行政部統(tǒng)籌企業(yè)文檔管理工作，制定和完善文檔管理規(guī)范，組織文檔管理培訓(xùn)，監(jiān)督各部門執(zhí)行情況，負(fù)責(zé)企業(yè)級(jí)文檔（如規(guī)章制度、年度總結(jié)）的歸檔與保管。（二）各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門文檔的創(chuàng)建、審核、日常維護(hù)及初步整理，保證文檔內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，按照規(guī)定流程提交審批與歸檔，指定專人擔(dān)任部門文檔管理員。（三）IT部負(fù)責(zé)電子文檔管理系統(tǒng)的搭建、維護(hù)與安全防護(hù)，保障電子文檔存儲(chǔ)環(huán)境的安全性、穩(wěn)定性，提供電子文檔加密、權(quán)限管理、備份等技術(shù)支持。（四）檔案室負(fù)責(zé)企業(yè)歸檔文檔的接收、分類、編目、保管與借閱服務(wù)，保證文檔存儲(chǔ)環(huán)境符合要求（如防火、防潮、防蟲），定期對歸檔文檔進(jìn)行清點(diǎn)與檢查。（五）員工嚴(yán)格遵守文檔管理規(guī)范，按流程創(chuàng)建、使用、提交文檔，對本人創(chuàng)建或經(jīng)手的文檔內(nèi)容負(fù)責(zé)，嚴(yán)禁擅自復(fù)制、外傳或泄露密級(jí)文檔。四、文檔全流程管理規(guī)范（一）文檔創(chuàng)建與審批創(chuàng)建要求文檔內(nèi)容需符合國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及企業(yè)制度，表述清晰、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤；電子文檔需統(tǒng)一使用公司指定模板（見“常用示例”），格式規(guī)范（字體、字號(hào)、行距等符合模板要求），命名規(guī)則為“部門-文檔類型-名稱-版本號(hào)-日期”（例如：“行政部-管理制度-考勤管理規(guī)定-V1.0-20240501”）；紙質(zhì)文檔需使用公司統(tǒng)一用紙，字跡清晰（建議打?。?，不得涂改，如需修改需在修改處簽字確認(rèn)。審批流程普通文檔（如部門內(nèi)部工作計(jì)劃、會(huì)議紀(jì)要）：由部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)；重要文檔（如業(yè)務(wù)流程文件、項(xiàng)目報(bào)告）：由部門負(fù)責(zé)人審核后，提交相關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；重大文檔（如企業(yè)規(guī)章制度、合同協(xié)議）：由部門負(fù)責(zé)人審核，分管領(lǐng)導(dǎo)復(fù)核，提交總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公會(huì)批準(zhǔn)。審批通過后，文檔需在電子文檔管理系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)）中標(biāo)記“已審批”狀態(tài)，紙質(zhì)文檔需由審批人簽字并加蓋部門公章。（二）文檔存儲(chǔ)與歸檔存儲(chǔ)方式電子文檔：存儲(chǔ)于公司指定的電子文檔管理系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)、SharePoint），禁止存儲(chǔ)在個(gè)人電腦、私人郵箱或非授權(quán)云盤中；紙質(zhì)文檔：存儲(chǔ)于公司檔案室或部門文件柜，需按分類編號(hào)整齊存放，并標(biāo)注“密級(jí)”“保管期限”等信息。歸檔要求歸檔范圍：已審批的正式文檔、項(xiàng)目結(jié)束后全套資料、年度重要文件等；歸檔時(shí)間：項(xiàng)目類文檔：項(xiàng)目結(jié)束后15個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔；年度類文檔：次年1月底前完成上一年度文檔歸檔；日常類文檔：每月最后一個(gè)工作日整理并提交歸檔。歸檔流程：部門文檔管理員整理文檔→填寫《文檔歸檔登記表》（見模板）→提交檔案室→檔案室核對無誤后簽收，并在電子系統(tǒng)中更新歸檔狀態(tài)。（三）文檔借閱與使用借閱條件員工因工作需要借閱文檔，需填寫《文檔借閱申請表》（見模板），說明借閱目的、文檔名稱、借閱期限；借閱密級(jí)文檔（秘密級(jí)及以上），需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，機(jī)密級(jí)文檔需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。借閱流程電子文檔：通過電子文檔管理系統(tǒng)提交申請→審批通過后在線查閱，禁止（經(jīng)批準(zhǔn)可的，需開啟加密權(quán)限）；紙質(zhì)文檔：到檔案室或部門文件柜借閱→檔案管理員/部門文檔管理員核對申請表與文檔→登記借閱信息（借閱人、時(shí)間、文檔編號(hào)）→借閱人簽字確認(rèn)。使用規(guī)范借閱期限：電子文檔不超過7個(gè)工作日，紙質(zhì)文檔不超過3個(gè)工作，如需延期需重新申請；使用過程中不得擅自復(fù)制、摘抄、涂改、損壞文檔，確需復(fù)制的，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，秘密級(jí)及以上文檔的復(fù)制需報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；借閱結(jié)束后，需按時(shí)歸還，檔案管理員/部門文檔管理員檢查文檔完整性后，注銷借閱記錄。（四）文檔修訂與作廢修訂條件文檔內(nèi)容與實(shí)際工作不符或存在錯(cuò)誤；法律法規(guī)、政策或企業(yè)制度發(fā)生變化，需調(diào)整文檔內(nèi)容；業(yè)務(wù)流程優(yōu)化，需更新相關(guān)文檔。修訂流程由需求部門提交《文檔修訂申請表》（見模板），說明修訂原因及主要內(nèi)容；按原審批流程重新審核批準(zhǔn)；修訂后的文檔需更新版本號(hào)（如V1.0升級(jí)為V2.0），在電子系統(tǒng)中替換舊版本，紙質(zhì)文檔需收回并銷毀舊版本，新版本重新歸檔。作廢條件文檔內(nèi)容已失效（如廢止的制度、過期的合同）；因修訂被新版本替代的舊版本文檔；項(xiàng)目終止或業(yè)務(wù)終止，相關(guān)文檔無繼續(xù)保存價(jià)值。作廢流程部門提出作廢申請→填寫《文檔作廢申請表》（見模板）→審批通過后；電子文檔：在系統(tǒng)中標(biāo)記“已作廢”，并移至“作廢文檔庫”，保留3年后永久刪除；紙質(zhì)文檔：由檔案管理員或部門文檔管理員集中銷毀（使用碎紙機(jī)或監(jiān)銷），銷毀時(shí)需有兩人在場并簽字確認(rèn)，填寫《文檔銷毀記錄表》。五、常用示例（一）文檔創(chuàng)建審批表序號(hào)項(xiàng)目內(nèi)容要求1文檔名稱需與文檔內(nèi)容一致，簡潔明了2文檔編號(hào)按電子文檔管理系統(tǒng)自動(dòng)編號(hào)填寫3所屬部門填寫創(chuàng)建文檔的部門4文檔分類按管理類/業(yè)務(wù)類/技術(shù)類/財(cái)務(wù)類/人事類選擇5密級(jí)公開級(jí)/內(nèi)部級(jí)/秘密級(jí)/機(jī)密級(jí)6版本號(hào)初版為V1.0，每次修訂后遞增（V2.0、V3.0…）7創(chuàng)建人填寫員工姓名（***）8創(chuàng)建日期填寫文檔創(chuàng)建日期（YYYY-MM-DD）9文檔主要內(nèi)容摘要簡要說明文檔核心內(nèi)容，200字以內(nèi)10審批意見部門負(fù)責(zé)人/分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理簽字欄，需填寫“同意”或具體修改意見并簽字（二）文檔借閱申請表序號(hào)項(xiàng)目內(nèi)容要求1借閱人填寫員工姓名（***）、所在部門2文檔名稱填寫需借閱文檔的完整名稱3文檔編號(hào)填寫文檔在系統(tǒng)中的唯一編號(hào)4密級(jí)按文檔實(shí)際密級(jí)填寫5借閱用途說明借閱原因（如“項(xiàng)目匯報(bào)參考”“制度修訂依據(jù)”等）6借閱期限填寫計(jì)劃歸還日期（電子文檔不超過7天，紙質(zhì)不超過3天）7審批意見部門負(fù)責(zé)人/分管領(lǐng)導(dǎo)簽字欄（借閱密級(jí)文檔需簽字）8歸還確認(rèn)檔案管理員/部門文檔管理員填寫“已歸還”并簽字，日期欄填寫歸還日期（三）文檔歸檔登記表序號(hào)文檔名稱文檔編號(hào)所屬部門文檔分類密級(jí)保管期限歸檔日期歸檔人接收人12024年度工作計(jì)劃BG-2024-001市場部管理類內(nèi)部級(jí)10年2024-01-30******2XX項(xiàng)目合同協(xié)議HT-2023-015銷售部業(yè)務(wù)類秘密級(jí)長期2024-02-15******六、安全管理與保密要求（一）電子文檔安全電子文檔管理系統(tǒng)需設(shè)置訪問權(quán)限，按“最小權(quán)限原則”分配用戶權(quán)限，僅相關(guān)人員可查閱對應(yīng)文檔；重要電子文檔需進(jìn)行加密存儲(chǔ)，密碼由檔案管理員或部門負(fù)責(zé)人保管，定期更換密碼；IT部需定期對電子文檔進(jìn)行備份（每日增量備份+每周全量備份），備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在異地服務(wù)器，保證數(shù)據(jù)安全。（二）紙質(zhì)文檔安全檔案室需配備防盜門、防火柜、溫濕度計(jì)，保持溫度18-22℃，濕度45-60%，定期檢查消防設(shè)備；密級(jí)文檔需單獨(dú)存放于帶鎖柜中，鑰匙由檔案管理員專人保管，非工作時(shí)間需鎖好文件柜；紙質(zhì)文檔借閱需嚴(yán)格登記，嚴(yán)禁帶出辦公區(qū)域（特殊情況需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并全程陪同）。（三）保密責(zé)任員工需簽署《保密承諾書》，對接觸到的密級(jí)文檔承擔(dān)保密責(zé)任；嚴(yán)禁通過QQ等非加密社交工具傳輸密級(jí)文檔，嚴(yán)禁在公共場合談?wù)撁芗?jí)文檔內(nèi)容；如發(fā)生文檔泄露事件，需立即向部門負(fù)責(zé)人及行政部報(bào)告，啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任。七、監(jiān)督與考核（一）日常監(jiān)督行政部每季度組織一次文檔管理檢查，重點(diǎn)檢查文檔分類、存儲(chǔ)、借閱、修訂等流程執(zhí)行情況，檢查結(jié)果納入部門績效考核。（二）考核指標(biāo)文檔創(chuàng)建及時(shí)率：需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成文檔創(chuàng)建與審批，未按時(shí)完成每項(xiàng)扣1分；文檔歸檔完整率：歸檔文檔數(shù)量應(yīng)與應(yīng)歸檔數(shù)量一致，缺失每份扣2分；借閱規(guī)范執(zhí)行率：借閱流程合規(guī)、按時(shí)歸還，違規(guī)每次扣3分；安全：發(fā)生文檔泄露、損