行業(yè)通用合同審查及管理流程模板一、適用場景與價值定位本模板適用于各類企業(yè)（含中小微企業(yè)、大型集團）的日常合同管理工作，尤其適合法務部門、業(yè)務部門及行政協(xié)同團隊使用。具體場景包括：業(yè)務合作場景：如采購、銷售、服務、技術開發(fā)等合同的起草與審查；風險防控場景：通過標準化流程識別合同條款漏洞，降低法律糾紛風險；效率提升場景：統(tǒng)一合同管理標準，減少跨部門溝通成本，縮短合同審批周期；合規(guī)管理場景：保證合同內(nèi)容符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部制度要求。二、全流程操作指引（一）合同起草：明確需求，規(guī)范文本需求對接業(yè)務部門根據(jù)合作需求（如交易標的、金額、履約方式等），向法務部門提供《合同需求說明表》（包含合作方背景、核心訴求、特殊要求等），明確合同類型（如買賣合同、服務合同等）及關鍵條款（如付款節(jié)點、違約責任等）。示例：采購部門需提供“供應商資質(zhì)清單”“采購明細及技術參數(shù)”“交付時間要求”等資料。文本起草起草人依據(jù)企業(yè)《合同示范文本庫》（如無示范文本，可參考行業(yè)協(xié)會推薦范本）或過往同類合同模板，結合需求說明撰寫合同初稿，保證以下核心要素完整：合同主體（雙方名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人/授權代表信息）；合同標的（名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標準等）；權利義務（雙方主要權利、履行期限、地點方式等）；價格及支付條款（金額、幣種、支付方式、發(fā)票要求等）；違約責任（違約情形、違約金計算方式、損失賠償范圍等）；爭議解決方式（仲裁/訴訟管轄機構、適用法律等）；合同生效條件（簽字蓋章后生效/附條件生效等）。（二）合同審查：分層把關，防控風險形式審查（業(yè)務部門初審）審查合同文本是否完整（含附件、附件清單等），頁碼是否連續(xù)，簽字蓋章處是否預留充足空間；核對合同主體信息與營業(yè)執(zhí)照、授權委托書是否一致（如對方為授權代表，需核查授權范圍及期限）；檢查合同金額、日期等關鍵信息是否與需求說明一致，無涂改、漏填項。實質(zhì)審查（法務部門復審）主體資格：核查對方是否為合法存續(xù)的企業(yè)（通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等公開渠道），是否具備相應資質(zhì)（如食品行業(yè)需《食品經(jīng)營許可證》）；條款合法性：審查條款是否違反法律法規(guī)強制性規(guī)定（如“霸王條款”“格式條款未顯著提示”等）；權利義務對等性：檢查雙方權利義務是否平衡，避免“單方面免責”“責任轉(zhuǎn)嫁”等不公平條款；風險點排查：重點關注違約責任是否明確（如“逾期付款按日萬分之五支付違約金”）、爭議解決方式是否明確（如“由甲方所在地人民法院管轄”）、知識產(chǎn)權歸屬（如技術開發(fā)合同中的專利申請權）、保密條款（保密范圍、期限、違約責任）等；業(yè)務可行性：結合業(yè)務實際，審查履約期限、交付條件等是否可實現(xiàn)（如“30天內(nèi)交付定制化設備”需確認生產(chǎn)周期是否充足）。審查意見反饋法務部門通過《合同審查意見表》出具審查結果，分類標注：通過：條款無重大風險，可直接進入審批流程；修改后通過：需調(diào)整非核心條款（如表述模糊、金額計算錯誤），由業(yè)務部門修改后重新提交；不通過：存在重大法律風險或業(yè)務不可行條款（如“爭議約定仲裁但未明確仲裁機構”），需與業(yè)務部門溝通調(diào)整或終止合作。（三）合同審批：分級授權，規(guī)范決策審批流程設定根據(jù)合同金額、類型及風險等級，明確審批權限（示例）：低風險合同（如金額≤5萬元的標準服務合同）：業(yè)務部門負責人*→法務專員*→分管副總*；中風險合同（如5萬元＜金額≤50萬元的采購合同）：業(yè)務部門負責人*→法務專員*→分管副總*→財務總監(jiān)*；高風險合同（如金額＞50萬元、涉外合同或重大合作項目）：業(yè)務部門負責人*→法務專員*→分管副總*→財務總監(jiān)*→總經(jīng)理*→董事會（如需）。審批要點業(yè)務部門負責人：確認合作必要性及業(yè)務條款合理性；法務專員：確認法律風險已有效控制；財務總監(jiān)：確認付款方式、發(fā)票條款符合財務制度，資金預算充足；總經(jīng)理/董事會：從戰(zhàn)略層面審批合作價值及重大風險承擔。審批時限各審批環(huán)節(jié)應在收到合同后2個工作日內(nèi)完成（緊急合同可縮短至1個工作日），逾期未反饋視為同意。（四）合同簽署：規(guī)范生效，留存證據(jù)簽署準備審批通過后，由行政部或業(yè)務部門準備正式合同文本（一式X份，根據(jù)合作方數(shù)量及企業(yè)存檔需求確定），打印后加蓋企業(yè)公章或合同專用章（公章需備案，合同章僅限合同使用）；如對方為授權代表簽署，需提供其《授權委托書》（原件）及身份證復印件，核對授權范圍與合同內(nèi)容是否一致。簽署規(guī)范合同簽署需“騎縫章”加蓋（多頁合同側面），避免單頁替換；簽字處需手寫簽名（企業(yè)法定代表人/授權代表），字跡清晰可辨，禁止代簽；簽署日期需填寫實際簽署日（非審批日），且雙方簽署日期應一致或晚于審批日期。簽署后交接行政部收回所有合同文本，簽署1個工作日內(nèi)將原件分發(fā)至：業(yè)務部門（1份，用于履行跟蹤）、法務部（1份，用于歸檔）、財務部（1份，用于付款依據(jù)），復印件由業(yè)務部門留存；涉及電子合同簽署的，需通過合法電子簽名平臺（如e簽寶、法大大）完成，保證簽署過程可追溯。（五）合同履行：跟蹤進度，及時預警履行節(jié)點管理業(yè)務部門為合同履行第一責任人，建立《合同履行跟蹤表》，記錄關鍵節(jié)點（如“預付款支付時間”“貨物交付時間”“驗收時間”等），提前3個工作日提醒相關負責人；履行過程中如需變更（如交付時間延遲、金額調(diào)整），需簽訂《補充協(xié)議》或《變更確認單》，經(jīng)原審批流程審批后執(zhí)行，禁止口頭約定。風險預警如對方可能違約（如逾期未交付、質(zhì)量不達標），業(yè)務部門應在發(fā)覺風險后24小時內(nèi)書面通知法務部，共同制定應對方案（如發(fā)送《催告函》《解除合同通知書》）；履行完畢后，及時收集履約證據(jù)（如驗收報告、付款憑證、確認函等），保證糾紛發(fā)生時可舉證。（六）合同歸檔：分類存儲，便于查閱歸檔范圍合同全生命周期文件，包括：合同審批稿、審查意見表、補充協(xié)議、變更確認單、履行過程中的往來函件、驗收報告、付款憑證、電子合同存檔文件等。歸檔要求行政部在合同履行完畢或終止后10個工作日內(nèi)完成歸檔，按“合同編號+合同名稱”分類存放（電子檔案需備份至企業(yè)服務器，保存期限≥10年）；歸檔文件需完整、清晰，無缺頁、涂改，電子檔案需加密管理，訪問權限僅限法務部、行政部及相關業(yè)務部門負責人。借閱管理因工作需要借閱合同檔案的，需填寫《合同檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負責人及法務專員審批后，借閱期限不超過3個工作日，借閱期間不得涂改、復制（經(jīng)批準的除外）。三、核心工具模板清單（一）合同審查清單表審查項目審查要點審查結果（通過/修改/不通過）處理意見合同主體對方營業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)，授權代表權限是否覆蓋合同內(nèi)容合同標的標的名稱、規(guī)格、數(shù)量是否清晰，無歧義如“質(zhì)量標準”需補充“符合GB/T19001-2016標準”權利義務雙方履行期限、地點、方式是否明確，是否存在單方面義務不對等增加“乙方需在交付后7日內(nèi)提供免費技術培訓”違約責任違約情形是否明確，違約金計算是否合理（不超過實際損失的30%）修改“逾期付款違約金”為“按應付未付金額的0.05%/日計算，累計不超過合同總額的5%”爭議解決是否約定明確管轄機構（仲裁/訴訟）及適用法律補充“爭議由甲方所在地人民法院管轄”保密條款保密范圍、期限、違約責任是否完整增加“保密期限至合同終止后3年”（二）合同審批流程表合同編號合同名稱起草部門合同金額（元）對方主體審批部門/人審批意見審批時間備注CG-2024-001設備采購合同采購部120,000科技有限公司采購部負責人*同意2024-03-01法務專員*修改付款節(jié)點后通過2024-03-02第5條修改財務總監(jiān)*同意2024-03-03分管副總*同意2024-03-04（三）合同履行跟蹤表合同編號對方主體合同金額（元）履行期限關鍵履行節(jié)點計劃履行時間實際履行時間履行情況描述責任人風險預警CG-2024-001科技120,0002024-03-01至2024-06-30預付款支付2024-03-052024-03-05已支付30%預付款*否設備交付2024-06-152024-06-18延遲3天，已溝通*是（延遲原因：物流故障）最終驗收2024-06-30待驗收*否四、風險提示與關鍵控制點（一）主體風險：合作方資質(zhì)不達標風險表現(xiàn)：對方為“空殼公司”“無經(jīng)營資質(zhì)企業(yè)”，導致合同無效或無法履約；控制措施：簽訂前核查對方營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證（如建筑行業(yè)需《施工資質(zhì)證》），必要時通過第三方信用評估機構查詢信用記錄。（二）條款風險：表述模糊或法律漏洞風險表現(xiàn)：如“質(zhì)量合格”未明確標準、“交付時間”未寫明具體日期，引發(fā)爭議；控制措施：使用《合同示范文本》，核心條款量化（如“質(zhì)量標準：符合ISO9001:2015”），避免“盡量”“approximately”等模糊詞匯。（三）審批風險：越權審批或流程遺漏風險表現(xiàn)：未經(jīng)財務審批即簽訂大額合同，導致資金鏈風險；控制措施：嚴格執(zhí)行分級審批制度，審批流程不可逆（如需修改，退回至起草環(huán)節(jié)），審批人需對審批結果負責。（四）履行風險：缺乏