會(huì)議聯(lián)系制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國公司法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》等法律法規(guī)，參照行業(yè)最佳實(shí)踐及集團(tuán)母公司相關(guān)管理規(guī)定，結(jié)合企業(yè)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)防控與業(yè)務(wù)流程規(guī)范化需求，制定。旨在明確會(huì)議聯(lián)系管理職責(zé)、規(guī)范會(huì)議組織與執(zhí)行流程、防范相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)，保障企業(yè)決策科學(xué)化、管理精細(xì)化、運(yùn)行高效化。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，覆蓋公司內(nèi)部各類會(huì)議的聯(lián)系發(fā)起、組織協(xié)調(diào)、過程管控及結(jié)果落實(shí)等全流程管理。包括但不限于行政會(huì)議、業(yè)務(wù)會(huì)議、專題研討會(huì)、決策評(píng)審會(huì)等，涉及公司運(yùn)營、管理決策、風(fēng)險(xiǎn)防控等場景。第三條本制度中下列術(shù)語定義如下：（一）“會(huì)議聯(lián)系專項(xiàng)管理”指通過制度規(guī)范、流程控制、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、責(zé)任落實(shí)等手段，對(duì)會(huì)議發(fā)起、審批、通知、記錄、紀(jì)要及落實(shí)的全過程實(shí)施系統(tǒng)性管控，確保會(huì)議實(shí)效性與合規(guī)性。（二）“會(huì)議聯(lián)系風(fēng)險(xiǎn)”指在會(huì)議組織或參與過程中可能引發(fā)信息泄露、決策失誤、流程延誤、責(zé)任不清等潛在危害。（三）“會(huì)議合規(guī)”指會(huì)議活動(dòng)嚴(yán)格遵守公司制度規(guī)定、操作流程及權(quán)限要求，確保決策依據(jù)充分、程序正當(dāng)、結(jié)果可追溯。第四條會(huì)議聯(lián)系專項(xiàng)管理遵循以下核心原則：（一）全面覆蓋：所有會(huì)議活動(dòng)納入管理范圍，不留管控死角。（二）責(zé)任到人：明確各層級(jí)、各崗位聯(lián)系職責(zé)，實(shí)現(xiàn)閉環(huán)管理。（三）風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向：聚焦關(guān)鍵環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)防控，強(qiáng)化事前預(yù)防與事中監(jiān)控。（四）持續(xù)改進(jìn)：動(dòng)態(tài)評(píng)估管理效果，優(yōu)化流程與技術(shù)支撐。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對(duì)公司會(huì)議聯(lián)系專項(xiàng)管理負(fù)總責(zé)，承擔(dān)第一責(zé)任；分管領(lǐng)導(dǎo)為直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)與執(zhí)行監(jiān)督。相關(guān)部門負(fù)責(zé)人對(duì)職責(zé)范圍內(nèi)會(huì)議聯(lián)系活動(dòng)承擔(dān)管理責(zé)任。第六條設(shè)立會(huì)議聯(lián)系專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長，成員包括辦公室、合規(guī)部、人力資源部等關(guān)鍵部門負(fù)責(zé)人。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)會(huì)議聯(lián)系管理重大事項(xiàng)，制定年度管理計(jì)劃，監(jiān)督考核專項(xiàng)工作成效。第七條領(lǐng)導(dǎo)小組主要職責(zé)包括：（一）統(tǒng)籌制定與修訂會(huì)議聯(lián)系管理制度，審批重大會(huì)議聯(lián)系事項(xiàng)。（二）協(xié)調(diào)跨部門會(huì)議資源，統(tǒng)籌重大會(huì)議活動(dòng)安排。（三）監(jiān)督各部門會(huì)議聯(lián)系規(guī)范執(zhí)行情況，定期通報(bào)管理成效。第八條明確三類主體職責(zé)：（一）牽頭部門（辦公室）：1.負(fù)責(zé)會(huì)議聯(lián)系管理制度的建設(shè)與修訂；2.統(tǒng)籌全公司會(huì)議聯(lián)系資源，協(xié)調(diào)重大會(huì)議活動(dòng)；3.審核各部門年度會(huì)議計(jì)劃，監(jiān)督流程規(guī)范執(zhí)行；4.組織會(huì)議聯(lián)系管理培訓(xùn)與宣貫。（二）專責(zé)部門（合規(guī)部、人力資源部等）：1.負(fù)責(zé)會(huì)議合規(guī)性審查，重點(diǎn)監(jiān)控敏感信息傳遞、決策權(quán)限等；2.優(yōu)化會(huì)議聯(lián)系管理流程，推動(dòng)技術(shù)工具應(yīng)用；3.參與重大風(fēng)險(xiǎn)事件處置，提出改進(jìn)建議。（三）業(yè)務(wù)部門/下屬單位：1.負(fù)責(zé)本領(lǐng)域會(huì)議聯(lián)系活動(dòng)的日常管理；2.落實(shí)會(huì)議通知、記錄、落實(shí)等環(huán)節(jié)要求；3.開展部門內(nèi)風(fēng)險(xiǎn)排查，及時(shí)上報(bào)異常情況。第九條基層執(zhí)行崗（如文員、業(yè)務(wù)人員等）職責(zé)：（一）嚴(yán)格遵守會(huì)議聯(lián)系操作規(guī)范，如實(shí)記錄關(guān)鍵信息；（二）發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為或潛在風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，主動(dòng)向直接主管或?qū)Ｘ?zé)部門報(bào)告；（三）簽署崗位合規(guī)承諾書，確認(rèn)已掌握相關(guān)制度要求。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第十條會(huì)議發(fā)起與審批規(guī)范：（一）業(yè)務(wù)部門需填寫《會(huì)議聯(lián)系申請(qǐng)表》，明確會(huì)議類型、議題、參會(huì)人員、時(shí)長及場地需求；（二）一般會(huì)議由部門負(fù)責(zé)人審批，重大會(huì)議需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)或主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；（三）涉及跨部門協(xié)調(diào)的會(huì)議，需提前一周提交申請(qǐng)，牽頭部門匯總協(xié)調(diào)資源。第十一條會(huì)議通知與參會(huì)管理：（一）會(huì)議通知須包含會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員名單及材料準(zhǔn)備要求；（二）重要會(huì)議需提前三天通知，特殊情況需另行說明；（三）參會(huì)人員須按要求簽到，未獲批準(zhǔn)人員不得擅自參會(huì)。第十二條會(huì)議過程管控：（一）會(huì)議記錄需完整記錄討論要點(diǎn)、決策事項(xiàng)及責(zé)任分工；（二）敏感議題討論時(shí)須確保授權(quán)人員在場，必要時(shí)采取保密措施；（三）決策類會(huì)議須形成紀(jì)要，經(jīng)主要參會(huì)人簽字確認(rèn)后歸檔。第十三條會(huì)議紀(jì)要落實(shí)監(jiān)督：（一）牽頭部門負(fù)責(zé)會(huì)議紀(jì)要的整理與分發(fā)，確保關(guān)鍵事項(xiàng)傳達(dá)至責(zé)任部門；（二）業(yè)務(wù)部門需在紀(jì)要規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成事項(xiàng)落實(shí)，并反饋執(zhí)行結(jié)果；（三）辦公室定期抽查落實(shí)情況，對(duì)未按時(shí)完成事項(xiàng)進(jìn)行預(yù)警。第十四條會(huì)議資源管理：（一）會(huì)議室使用需通過系統(tǒng)預(yù)約，避免資源沖突；（二）大型會(huì)議需提前評(píng)估場地、設(shè)備、安保等需求；（三）會(huì)議結(jié)束后需及時(shí)清點(diǎn)設(shè)備，恢復(fù)場地原狀。第十五條會(huì)議信息安全管理：（一）涉密會(huì)議須使用專用設(shè)備，禁止錄音錄像或外傳會(huì)議信息；（二）電子版會(huì)議資料需設(shè)置訪問權(quán)限，會(huì)后及時(shí)銷毀或歸檔；（三）參會(huì)人員需簽署保密承諾，明確違規(guī)責(zé)任。第十六條特殊場景管理：（一）緊急會(huì)議需簡化流程，但須同步補(bǔ)充說明材料；（二）線上會(huì)議需確保平臺(tái)穩(wěn)定性，提前測試設(shè)備并通知參會(huì)方；（三）境外業(yè)務(wù)人員需根據(jù)當(dāng)?shù)胤ㄒ?guī)補(bǔ)充合規(guī)性審查。第十七條違規(guī)行為禁止：（一）嚴(yán)禁未經(jīng)審批擅自召開會(huì)議；（二）嚴(yán)禁泄露會(huì)議討論的未公開信息；（三）嚴(yán)禁將會(huì)議資源用于非公務(wù)活動(dòng)。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十八條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制：（一）辦公室每年組織一次制度評(píng)估，結(jié)合法規(guī)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整提出修訂建議；（二）重大改革或政策調(diào)整時(shí)需立即啟動(dòng)修訂程序，確保制度適用性；（三）修訂后的制度需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審議通過，并同步更新培訓(xùn)材料。第十九條風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警機(jī)制：（一）每年開展兩次會(huì)議聯(lián)系專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)排查，重點(diǎn)分析資源沖突、信息泄露等風(fēng)險(xiǎn)；（二）建立風(fēng)險(xiǎn)庫，對(duì)高發(fā)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分級(jí)管理，發(fā)布預(yù)警通知；（三）專責(zé)部門需根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)提出應(yīng)對(duì)方案，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組審批。第二十條合規(guī)審查機(jī)制：（一）將會(huì)議聯(lián)系合規(guī)審查嵌入業(yè)務(wù)流程，如預(yù)算審批、合同簽訂等環(huán)節(jié)；（二）未經(jīng)合規(guī)部門審核的會(huì)議計(jì)劃不得執(zhí)行，違者追究發(fā)起部門責(zé)任；（三）定期抽查會(huì)議記錄與落實(shí)情況，對(duì)不合規(guī)行為進(jìn)行通報(bào)。第二十一條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制：（一）一般風(fēng)險(xiǎn)由業(yè)務(wù)部門自行處置，專責(zé)部門提供指導(dǎo)；（二）重大風(fēng)險(xiǎn)需啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，由領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)籌協(xié)調(diào)處置；（三）風(fēng)險(xiǎn)事件處置完畢后需形成報(bào)告，分析原因并完善管理措施。第二十二條責(zé)任追究機(jī)制：（一）明確違規(guī)情形與處罰標(biāo)準(zhǔn)，如未按時(shí)通知參會(huì)人員處以警告；（二）處罰措施包括通報(bào)批評(píng)、績效考核扣分、紀(jì)律處分等；（三）重大違規(guī)事件需移交監(jiān)察部門調(diào)查處理。第二十三條評(píng)估改進(jìn)機(jī)制：（一）每年對(duì)會(huì)議聯(lián)系管理有效性開展評(píng)估，指標(biāo)包括會(huì)議效率、資源利用率等；（二）評(píng)估結(jié)果用于優(yōu)化制度設(shè)計(jì)，如簡化審批流程、推廣技術(shù)工具；（三）評(píng)估報(bào)告需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審議，并同步向全體員工宣貫改進(jìn)措施。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十四條組織保障：（一）各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部需履行會(huì)議聯(lián)系管理職責(zé)，定期聽取專項(xiàng)工作匯報(bào)；（二）牽頭部門需配備專職人員負(fù)責(zé)日常管理，并建立聯(lián)絡(luò)員制度；（三）建立跨部門協(xié)調(diào)機(jī)制，確保重大會(huì)議活動(dòng)順利實(shí)施。第二十五條考核激勵(lì)機(jī)制：（一）將會(huì)議聯(lián)系合規(guī)情況納入部門年度考核，占比不低于5%；（二）對(duì)優(yōu)秀會(huì)議聯(lián)系管理案例進(jìn)行表彰，與評(píng)優(yōu)評(píng)先掛鉤；（三）對(duì)未按要求落實(shí)的責(zé)任人進(jìn)行績效預(yù)警，持續(xù)跟蹤改進(jìn)。第二十六條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：（一）新員工入職需接受會(huì)議聯(lián)系制度培訓(xùn)，考試合格后方可參與相關(guān)活動(dòng)；（二）定期組織專題培訓(xùn)，如會(huì)議記錄技巧、風(fēng)險(xiǎn)防控要點(diǎn)等；（三）通過內(nèi)部平臺(tái)發(fā)布制度解讀，增強(qiáng)全員合規(guī)意識(shí)。第二十七條信息化支撐：（一）開發(fā)會(huì)議管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)申請(qǐng)、審批、通知、簽到等全流程線上化；（二）利用大數(shù)據(jù)分析會(huì)議效率，為資源優(yōu)化提供數(shù)據(jù)支撐；（三）確保系統(tǒng)信息安全，定期開展安全檢查與漏洞修復(fù)。第二十八條文化建設(shè)：（一）編制《會(huì)議聯(lián)系合規(guī)手冊(cè)》，明確操作標(biāo)準(zhǔn)與行為規(guī)范；（二）組織簽署合規(guī)承諾書，強(qiáng)化員工責(zé)任意識(shí)；（三）開展優(yōu)秀案例評(píng)選，營造高效規(guī)范的會(huì)議文化。第二十九條報(bào)告制度：（一）每月提交會(huì)議聯(lián)系管理情況報(bào)告，包括會(huì)議數(shù)量、