信息化檔案管理制度

在現(xiàn)在的社會生活中，各種制度頻頻出現(xiàn)，制度是維護公平、公

正的有效手段，是我們做事的底線要求。大家知道制度的格式嗎？下

面是小編精心整理的信息化檔案管理制度（通用13篇），供大家參考

借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。

信息化檔案管理制度1

1、負責對項目設(shè)計文件、技術(shù)資料、各種文件、報告的收發(fā)，發(fā)

現(xiàn)缺少及時提出，督促有關(guān)方及時補辦，按統(tǒng)一的編目系統(tǒng)進行編號

分類整理，確保文件資料的完整、及時、準確、有效。

2、負責收集整理工地所有由管理方招集的會議紀要,整理后交項

目經(jīng)理審查，打印后及時分發(fā)給有關(guān)專業(yè)人員或有關(guān)單位，并做好簽

發(fā)記錄。

3、督促施工方做好工程技術(shù)資料和其他資料的整理工作。

4、負責文件資料的借閱，辦理借閱手續(xù)。

5、負責現(xiàn)場辦公用品（包括復印機、復印紙、稿紙等、和勞保用

品（包括電風扇、安全帽等、的保管和使用。

6、協(xié)助項目經(jīng)理負責現(xiàn)場項目部的生活后勤工作。

7、協(xié)助項目經(jīng)理做好工程竣工資料的審核，提出意見。

信息化檔案管理制度2

第一條為加強檔案信息管理，充分發(fā)揮檔案信息的作用，有效保

存和應用檔案信息，制定本制度。

第二條本制度所稱檔案信息是指工程建設(shè)活動中形成的各種技術(shù)

的、商務的、綜合的具有保存價值的文件、批件、標書、紀要、圖紙、

照片圖片、測繪數(shù)據(jù)、視頻、簽證、信函、通知、報表等，包括紙質(zhì)

資料、電子版資料和多媒體資料等。

第三條公司規(guī)劃建設(shè)管理部負責工程類檔案信息的收集、整理、

報送、存檔、應用及管理工作。

第四條調(diào)度員、測繪員、施工管理員、監(jiān)理工程師、招標單位、

設(shè)計單位、施工單位和公司運行管理部門是檔案信息資料的來源，負

責相關(guān)資料的繪制、記錄、編輯、修改、整理、裝訂、審核與報送工

作。

第五條各種檔案信息資料應按要求分類編碼保存，要注意防盜、

防火、防潮、防塵、防失密，保持適當?shù)耐L。具體要求參照公司綜

合檔案管理辦法。

第六條工程竣工圖紙及相關(guān)資料應在歸檔的同時向生產(chǎn)運行相關(guān)

部門及時提供。

第七條舊管網(wǎng)改造時，由規(guī)劃建設(shè)管理部進行現(xiàn)場測繪，及時繪

制改造后的圖紙并向相關(guān)部門提供。涉及調(diào)度地理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)更新

的，應同步更新。

第八條檔案資料的借閱執(zhí)行綜合檔案相關(guān)條款。

第九條檔案信息需要同時向綜合管理部歸檔的，應按要求歸檔。

第十條保存三年以上的工程類檔案資料應移交綜合管理部檔案室

統(tǒng)一保存，需要留存?zhèn)溆玫目闪魪陀〖?/p>

第十一條未盡事宜執(zhí)行綜合管理部檔案管理辦法。

第十二條本制度從20xx年x月x日起次行。

信息化檔案管理制度3

第一章

第一條總則為加強公司文書檔案、聲像檔案資料的管理工作，保

證文書檔案、聲像檔案的及時歸檔和妥善保管，特制度本規(guī)定。

第二條行政助理負責檔案的歸檔監(jiān)督和日常管理工作。對檔案資

料必須按年度立卷，各系統(tǒng)和部門在工作活動中形成的各種有保存價

值的檔案資料，都要按本制度規(guī)定分別立卷歸檔。

第三條堅持部門收集保管、定期、及時歸檔制度。各系統(tǒng)和部門

負責人均應制定專人負責收集保管本系統(tǒng)或本部門的檔案資料并監(jiān)督

其及時歸檔。名單報總經(jīng)理辦公室檔案室備案，如需變動應及時通知

檔案管理人員。因工作變動或離職時應將經(jīng)辦或保管的檔案資料向接

辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

第四條利用好計算機記錄和管理，實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案信息收集、整

理、查詢、利用管理現(xiàn)代化，提高檔案的管理水平和利用質(zhì)量。利用

已建立起來的房地產(chǎn)檔案信息庫，來進行檔案的編目、標引，建立自

動檢索系統(tǒng)，由計算機輔助進行檔案的接收、整理、鑒定、庫房管理、

借閱利用、統(tǒng)計等。編制完善的檢索工具和提高系統(tǒng)的安全防范，做

好防病毒工作，抓好用戶權(quán)限管理。對電子檔案要定期進行備份，防

止數(shù)據(jù)損失。

第二章

第P

第一條文書檔案立卷歸檔法文件資料的收集管理凡公司繕印的公

文一律由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一收集保管。

第二條一項工作由幾個部門參與辦理在工作活動中形成的文件資

料，由主辦部門收集保管。會議文件由會議召集部門收集整理后交總

經(jīng)理辦公室統(tǒng)一收集保管。

第三條公司員工外出培訓、學習、考察、調(diào)查研究、參加上級機

關(guān)召開的會議等公務活動在核報差旅費時，必須將有歸檔價值的文件

資料向本部門檔案人員辦理交接手續(xù)，檔案員簽字認可后會計部才可

交予核報差旅費。

第四條各系統(tǒng)部門檔案員的職責：

（-）了解本部門的工作業(yè)務，掌握本部門的文件資料的歸檔范

圍，收集保管本部門的文件資料。

（二）認真執(zhí)行定期歸檔制度。對本部門承辦的文件資料平時收

集歸卷，每月的10日前應將歸檔文件資料歸檔完畢，并向總經(jīng)理辦公

室檔案員辦好交接簽收手續(xù)。

（三）承辦人員借用文件資料時，應積極地做好服務工作，并辦

理臨時借用文件資料登記手續(xù)。

第二節(jié)歸檔范圍

第五條重要會議資料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)

導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄、會議紀要、人事檔案、

工程圖紙、技術(shù)資料、固定資產(chǎn)清單。

第二十三條在歸檔文件資料中，應將每份文件的正件與附件、歸

檔的文件種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應草稿與定稿、請示與批

復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不

得分開。文電應合一立卷；絕密文件單獨立卷，少數(shù)普通文電如果與

絕密文件有關(guān)密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。

第二十四條不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的

請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年

度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨難度的總結(jié)放在針對的最后一年

立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其他文件的立卷，按照有

關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第二十五條卷內(nèi)文件應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件

資料應依順序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件

在后；草稿在前，定稿在后；其他文件資料以其形成規(guī)律與特點，應

保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。

第二十六條永久、長期或短期案卷必須按規(guī)定的'格式逐件填寫卷

內(nèi)文件目錄。填寫的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。

第三章

第P

第一條檔案查閱、借閱及批準權(quán)限本公司內(nèi)部人員借閱檔案。本

公司內(nèi)部人員借閱檔案。經(jīng)部門領(lǐng)導批準后，可直接到檔案室借閱，

檔案保管人員應及時提供。第二條內(nèi)部各公司、各部門因工作需要查

閱檔案時，必須經(jīng)本公司或部門領(lǐng)導批準證明，負責人批準，方能查

閱。

第二節(jié)第一條外單位人員因公需要查閱檔案。外單位人員應持有

單位介紹信、查閱人身份證件，經(jīng)負責人批準，報經(jīng)理批準，方能由

檔案管理人員接待查閱。同時，檔案管理人員應詳細登記查閱人的工

作單位、查閱時間、檔案名稱及查閱理由。

第二條檔案一般不得帶出室外。如有特殊情況，需要帶出室外復

制或借出木公司的檔案，必須辦理借出手續(xù)，經(jīng)負責人批準，同時在

《檔案借閱登記簿》上進行登記，注明借i免用途、歸還時間。

第四章特定政策

第二條逾期未歸還檔案者按違紀處理。借閱者要爰護檔案，不準

在檔案上涂改、圈劃、折疊等。

第三條檔案利用者必須嚴守黨和國家的機密，借閱檔案不準轉(zhuǎn)借,

不得丟失，不得將檔案內(nèi)容向無關(guān)人員泄露。借閱和歸還檔案時，雙

方要當面點清。如發(fā)現(xiàn)損壞、遺失等情況，除積極追查補救外，應及

時向領(lǐng)導報告，并視情節(jié)輕重進行處罰。

注：由立卷人填寫卷內(nèi)文件數(shù)及文件頁數(shù)等情況，案卷立好后發(fā)

生或發(fā)現(xiàn)的問題由有關(guān)檔案管理人員填寫并簽名標注時間。

立卷人：由組成本卷的負責者簽名。

檢查人：由對案卷質(zhì)量進行審核的責任者簽名。歸檔時交送《卷

內(nèi)備考表》紙質(zhì)版T分，同時交送電子版。

信息化檔案管理制度4

第一條為了規(guī)范合同的簽訂和管理，維護公司及用戶合法權(quán)益，

保障用戶資料及檔案信息的安全，制定本制度。

第二條本制度適用于天然氣安裝合同、供氣合同及大型用戶的照

付不議合同。

第三條用戶合同具體包括:天然氣用戶工程安裝合同、燃氣報警器

安裝合同、城市燃氣居民用戶供氣合同、城市燃氣商業(yè)用戶供氣合同

及大用戶照付不議合同，可根據(jù)業(yè)務調(diào)整情況增減合同類別。

第四條符合正常業(yè)務流程的零散居民用戶安裝合同由業(yè)務人員與

用戶簽訂即可，對于商業(yè)用戶安裝合同、集體用戶安裝合同應由市場

部經(jīng)理審核簽字，分批付款的安裝合同由經(jīng)營副總簽字審批；供氣合

同由業(yè)務人員直接辦理，未結(jié)清安裝費用需要送氣的由總經(jīng)理審批簽

字；照付不議合同由經(jīng)營副總草擬，總經(jīng)理審核簽訂。

第五條合同內(nèi)容要按規(guī)定填寫，主要條款必須清晰完整，權(quán)責要

明確。集體用戶必須有聯(lián)系人姓名和電話，有工期要求的要經(jīng)過規(guī)劃

建設(shè)部測算后予以明確；分批付款合同一定要明確交款期限和工程安

裝內(nèi)容步驟，大型用戶涉及產(chǎn)權(quán)歸屬爭議的由經(jīng)營副總審核確定。

第六條天然氣安裝合同要嚴格按照物價部門確定的標準及預算部

門測定的金額進行收費，業(yè)務人員不得違反公司規(guī)定擅自調(diào)整收費標

準，不得多收或少收任何款項，嚴禁任何有損公司利益和聲譽的行為。

第七條業(yè)務人員要嚴格按照規(guī)劃建設(shè)管理部提供的《天然氣用戶

送氣通知單》和安裝驗收圖紙辦理開戶手續(xù)，簽訂供氣合同。

第八條用戶開戶后，要及時完善表務信息、地址信息、燃氣具信

息等，并打印用戶信息。

第九條照付不議合同適用于上游天然氣供應商和年用氣規(guī)模在

300萬立方米或日用氣規(guī)模在1萬立方米以上（含）的工業(yè)用戶、大

型商業(yè)用戶（集中采暖鍋爐、大型中央空調(diào)）等，照付不議合同由市

場部、財務部提供相關(guān)信息和數(shù)據(jù)，由經(jīng)營副總經(jīng)理草擬，總經(jīng)理審

核、簽訂。

第十條業(yè)務人員應定期將履行完畢或不再履行的合同及有關(guān)資料

（包括有關(guān)的信函、圖表、批件、預算及通知單等）按編號整理，交

檔案管理人員存檔，用戶檔案的建立要全面、及時、準確，不得將用

戶檔案和信息隨意處置、銷毀、遺失。

第十一條各類用戶資料的查詢要履行必要的手續(xù)，嚴禁泄漏公司

和用戶信息，具體規(guī)定由部門制定。

第十二條計算機上的用戶信息由業(yè)務人員填寫備份，后臺管理由

綜合管理部網(wǎng)絡(luò)管理員負責，要嚴格設(shè)置分級管理和查詢使用權(quán)限，

保障信息安全，保全公司利益。

第十三條本制度從20xx年x月x日起推行。

信息化檔案管理制度5

為了使科研檔案的管理更加系統(tǒng)、規(guī)范和科學，提高科研的管理

水平，制定以下制度：

一、科研檔案的建立規(guī)范

1、檔案實行一題一檔制度。

2、每個課題必不可少的材料（開題報告、論證書、立項書、批準

書、中期成果鑒定、結(jié)題報告、驗收鑒定書等）。課題研究過程中全

部紀實材料及主卷的佐證材料。（現(xiàn)象記錄、調(diào)查問卷、訪談記錄、

教案、教學實錄等）

3、課題檔案材料要注意原始性、真實性。

4、每卷檔案都要有卷首頁，便于查找。

二.科研檔案內(nèi)容：

（一）、課題檔案

課題檔案是在課題研究過程中形成的全部資料，它指文字資料、

電子資料、音像資料等。

1、前期檔案：包括課題實施方案、開題報告、論證報告、課題立

項、申報材料、立項批準書等。

2、中期檔案：中期檔案是課題的核心部分。包括課題實施過程的

原始材料（實驗數(shù)據(jù)處理、組織培訓記錄、召開會議記錄、課題研究

實錄等），中期研究成果（階段總結(jié)、論文、獲獎證書等），階段檢

查記錄等。

3、后期檔案：包括課題研究總結(jié)、申請驗收報告、結(jié)題報告、最

終科研成果、課題驗收鑒定書，成果應用等。

（二八教學成果檔案：論文、創(chuàng)新、教具制作

（三）、試題：試卷檔案

（四）、綜合檔案

包括：

⑴各級教育行政和科研管理部門印發(fā)的有關(guān)科研工作的文件、法

規(guī)、制度；

⑵科研規(guī)劃、計劃、科研工作總結(jié)；

⑶有關(guān)會議材料、領(lǐng)導講話；

⑷科研信息資料；

⑸教師培訓材料；

⑹科研工作檢查記錄；

⑺獲得的各種獎勵材料等。

三.科研檔案歸檔：

1、原則上每學期進行一次科研檔案的收集歸檔。根據(jù)工作性質(zhì),

相關(guān)研究人員于期末將木學期資料交科研辦。

2、歸檔工作實行簽字制度。

3、對于個人有關(guān)資料，個人需要保留原件，應將復印件交檔案室

留存。

4、課題檔案實行結(jié)題統(tǒng)一上交（或分階段上交）。

信息化檔案管理制度6

一、根據(jù)《檔案法》規(guī)定，按醫(yī)療設(shè)備的管理等級，確定建立醫(yī)療設(shè)

備檔案管理的范圍。

二、檔案資料要按規(guī)定的項目內(nèi)容認真填寫，做到字跡端正、完整、

清晰并分類編號登記。資料收集應真實、完整。案卷目錄應與案卷內(nèi)

容一致。

三、完善技術(shù)檔案借用手續(xù)。大型精密儀器的原始技術(shù)檔案，非經(jīng)

批準不得外借。醫(yī)療設(shè)備使用說明書復印件或副本交使用科室。

四、技術(shù)檔案要按規(guī)定的保存時間保管，銷毀檔案、資料要經(jīng)過批

準。

五、及時做好動態(tài)檔案信息的補充更新工作。

六、保證信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全，定期備份數(shù)據(jù)。

七、檔案管理人員工作變動時，要按程序辦理檔案移交手續(xù)。

信息化檔案管理制度7

第一條設(shè)立專門的檔案庫房或檔案柜對檔案進行存放、保管，并

指派專人負責，做到〃專人專柜〃的管理。檔案管理人員應嚴格保守

檔案機密，任何人不得擅自進入檔案室，以保證維護檔案的完整性和

安全性。

第二條檔案室配備檔案柜或密集架，檔案上架排列應科學合理，

便于查找。在排列上架時，應按照類別和保管單位的次序，自左向右，

自上而下的排列，以便于管理和查找。

第三條對照片、光盤、U盤等特殊載體的檔案須配置密封盒和專

門的案卷盒，按編號盒存放在防磁柜。

第四條檔案室要做好防火、防盜、防光、防高溫、防潮、防有害

氣體、防塵、防蟲等〃八防〃工作。

第五條檔案室在接收同級別人事檔案托管機構(gòu)或企業(yè)移交的檔案

后，應對移交檔案進行嚴格檢查，確保后續(xù)托管業(yè)務能順利開展。

第六條確定接收的移交檔案要辦理托管協(xié)議，做好編目工作，并

及時入庫并及時完成檔案匯總統(tǒng)計、登記電子檔工作。

第七條各類外借檔案必須嚴格執(zhí)行檔案借閱制度，在歸還時要核

對是否有遺漏或損害，及時放回原處。

第八條定期對庫房檔案進行清理、核對工作，做到帳物相符。對

破損、載體變質(zhì)的檔案要及時進行修補或復制。

信息化檔案管理制度8

一、檔案科所有工作人員都有保護檔案義務，檔案屬于涉及托管

人員隱私，未經(jīng)許可不得外借、外傳。

二、各類檔案的借（查）閱，必須填寫《檔案借（查）閱申請單》

三、個人檔案一律須托管人員本人、或委托書指定的委托人，經(jīng)

過相關(guān)審批流程后方可借閱。

四、外單位來人借（查）本托管人檔案，需持單位《檔案借（查）

閱申請單》并經(jīng)科長簽字批準，方可查閱。

五、閱檔必須在檔案室，不得攜帶外出，以確保檔案的安全性。

借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管

理員催還。需要長期借出的，須經(jīng)分管領(lǐng)導批準。

六、外借的檔案借閱者必須妥善保管，借閱的檔案只限本人使用，

未經(jīng)許可不得擅自轉(zhuǎn)借、拆開、調(diào)換、污損文件或在文件上圈點、劃

字等，要保持檔案的整潔、完整。

七、外借檔案一旦發(fā)生遺失、損壞、銷毀等，應立即知會辦公室

進行處置。

八、檔案室對外借逾期未歸還的檔案，要及時做好催還工作。

九、借出和歸還檔案時，應做好清點手續(xù)，由檔案管理員與借閱

者當面核對清楚。

信息化檔案管理制度9

為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、

等工作，維護文件檔案的完整和安全，特制定本制度。

一、公司設(shè)立文件檔案管理專員，切實做好文件檔案的收集、分

類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案

卷質(zhì)量，使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規(guī)范化的要求，

并逐步實現(xiàn)電子信息化管理。

二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資

料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營

活動相關(guān)的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。

三、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、

管理工作，確保資料完整。

四、檔案管理員要對公司安全生產(chǎn)相關(guān)文件資料專門建檔。進行

管理。

五、立卷應根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類整理立卷，保證檔案

的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。

六、文件資料檔案的保管、查閱。

1、所有檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆

扎堆放。

2、文件柜、檔案室要保持整潔衛(wèi)生，認真做好文件檔案〃八防〃

工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定

期檢查、經(jīng)常核對文件檔案資料，發(fā)現(xiàn)問題及時處理、報告并做好相

關(guān)記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。

七、公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司分管領(lǐng)

導批準，外單位人員要查閱、復印公司檔案，必須持單位介紹信并經(jīng)

本公司分管領(lǐng)導批準后，方可查閱;公司所有檔案一律不允許外借。不

論是誰查閱、復印檔案，公司檔案管理員都必須如實進行登記，注清

查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱人姓名、批準領(lǐng)導、是否復印等相關(guān)內(nèi)容。

八、對于公司機密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨設(shè)鎖，

無關(guān)人員不準接觸，工作人員要嚴守機密。

信息化檔案管理制度10

一、必須設(shè)有專門庫房或?qū)９駥Ω黝悪n案進行保管。

二、檔案庫房是機要重地，除管理人員外，其他人員不得隨意進

入檔案庫房。三、庫房要保持清潔和相對溫濕度，以利檔案保管。同

時做好〃八防〃（防火、防盜、防光、防蟲、防灰塵、防潮、防高溫、

防有害氣體等）工作。

四、庫房內(nèi)除密集架、檔案裝具和調(diào)卷所必須的用具外，不得擺

放任何與檔案庫房無關(guān)的物品，檔案裝具排放，應做到整齊劃一，符

合通風、防塵要求。

五、根據(jù)檔案庫房情況需要，可配備換氣扇、滅火器等專用設(shè)備，

并定期保養(yǎng)，使庫房環(huán)境處于良好狀態(tài)。溫度基本保持在14-24℃,

相對濕度40%—60%之間的規(guī)定要求。

六、檔案室要防止陽光直射，庫房照明光源應用白熾燈；檔案室

不應靠近易燃易爆和散發(fā)有污染腐蝕氣體的場所。

七、檔案管理人員必須每季度對庫房內(nèi)的檔案進行核對，做到帳

物相符。

八、檔案庫房及檔案柜箱鑰匙必須由辦公室專人負責保管，不得

丟失。

信息化檔案管理制度11

一■總則

集團的各項檔案資料是集團行政辦公和經(jīng)營活動中不可缺少的要

素。為規(guī)范集團檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性，理順工

作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。

1、凡集團總部各部門、各分子公司在工作活動中形成的，具有查

考利用價值的文件材料，必須按規(guī)定定期向集團行政人事部提交備份，

從而保證集團行政部作為集團檔案管理對口部門檔案資料的完整性、

延續(xù)性、真實性。

2、集團總部行政人事部負責集團檔案管理、文書立卷的工作，并

對各分子公司檔案管理工作進行監(jiān)督、指導。各分子公司負責人應重

視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負責

此項工作。

二、歸檔范圍

L凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料（公文、

電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等）均屬歸

檔范圍。

2、公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等

方面的文件材料

3、公司股東會、董事會、監(jiān)事會形成的文件材料；

4、資金借貸、業(yè)務往來方面的文件材料（含合同、重要報表、銀

企聯(lián)系函件等）

5、政府、項目批文、合同；

6、公司制度體系、會議紀要、內(nèi)部發(fā)文（包含總經(jīng)理批示后的各

項工作流程、公司決定等）；

7、工程進度計劃控制文件（含各業(yè)務單位往來函件等）、工程初設(shè)、

修改、竣工圖紙；

8、各分子公司及集團總部各部門年度工作計劃及資金計劃；

9、公司簽定的各類合同（含商品房買賣合同）；

10、公司有效證照、證件、印章；

11、具有法律效力及保存價值的文件；

12、公司重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、

領(lǐng)導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等；

13、員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等；

14、集團、各分子公司獲得的社會榮譽資料；

15、其他有必要歸檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來的對公

司經(jīng)營活動產(chǎn)生作用的各種資料，上級領(lǐng)導、名人、友人、協(xié)作單位

提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。

三、立卷歸檔要求

1、集團行政人事部應即時做好檔案歸檔分類保管;各分子公司應

在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、

立卷，向集團行政人事部提交備份。

2、集團各部門應及時向行政人事部移交發(fā)生的檔案材料，如有些

材料還需使用，也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù);各分子必須嚴格

遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應歸檔的備份文件材料。

3、各分子公司向集團行政人事部提交備份檔案時，要嚴格履行移

交手續(xù)，按文件材料分類造冊，隨移交備份檔案提供兩聯(lián)清單，注明

移交人，待總部行政人事部專人簽收后各留存一聯(lián)清單備查。

4、歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持

文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。具體應做到

下述幾點：

Q)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。

(2)在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定

稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一

起，不得分開;文電應全在一立卷。

⑶卷內(nèi)文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料

應依序排列在一起，即批復在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件

在前，定稿在后；

(4)卷內(nèi)文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷,

應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不

裝訂的案卷，應在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料

等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。

(5)按各類檔案資料的保密級別、保存期限，案卷必須以規(guī)定的格

式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒

有題名應擬寫題名，有的雖有題名無實質(zhì)內(nèi)容的也應重新擬寫：沒有

責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項內(nèi);卷內(nèi)文件

目錄放在卷目。

(6)聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心

內(nèi)容和責任者。

四、檔案保管期限

1、文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六

至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。

2、確定集團檔案保管期限的原則

Q)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長

遠利用價值的檔案，列為永久保管。

(2)凡是反映公司一般活動，在較長期時間內(nèi)對公司工作有查考利

用價值的文件材料，列為長期保管。

（3）凡是在較短時間內(nèi)對公司有參考價值的文件材料，列為短期保

管。

五.檔案保密級別

1、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密

二級。檔案的密級由檔案提交人提議，行政人事部經(jīng)理核定密級。

2、有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室;有密級檔案復

制時，需經(jīng)辦公室主任（行政人事部經(jīng)理）及副總以上領(lǐng)導批準。

3、有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員使用需經(jīng)辦公室主任

（集團行政人事部經(jīng)理）及副總以上級領(lǐng)導批準。

4、對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門領(lǐng)導和辦公室主任（集團

行政人事部經(jīng)理）鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利

用。

六、檔案的借閱

1、各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導批

準，然后到檔案管理員處填寫檔案調(diào)閱登記簿，方可借閱。

2、公司各部門借閱非本部門的業(yè)務檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或

辦公室主仟（集團行政人事部經(jīng)理）批準。

3、借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進行檢查、清

點，并在登記薄上注銷。

4、借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復印和攜帶檔

案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時，須經(jīng)辦公室主任

（集團行政人事部經(jīng)理）批準。

5、有密級的檔案調(diào)閱、復制時均需辦公室主任（行政人事部經(jīng)理）

及副總以上領(lǐng)導批準。

6、借閱的檔案用完后，應及時歸還，借用時間一般不得超過十天。

7、借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失。

8、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，應按公

司有關(guān)保密規(guī)定辦理。

七、電腦檔案的管理

L所有員工使用的電腦必須指定專門的區(qū)域存放公司相關(guān)的文件、

資料，在指定存放區(qū)域里設(shè)定工作人員專用文件夾，使用電腦工作人

員將各類文件、資料在該文件夾中設(shè)定子文件夾分類存放。

2、各分子公司辦公室主任（集團行政人事部經(jīng)理）即為電腦檔案管

理責任人。公司所有員工須到電腦管理責任人處對存檔電腦區(qū)域、文

件夾名稱進行如實登記;各電腦檔案管理責任人須定時對本單位的電腦

按照登記存放區(qū)域進行檢查。

A.檔案的鑒定與銷毀

1、集團行政人事部定期對所保存的檔案進行鑒定，對于保存期限

已滿的檔案材料，按規(guī)定進行銷毀。

2、檔案鑒定工作由集團行政人事部經(jīng)理主持，有關(guān)部門參加，組

成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進行逐件審查，提出存毀意見。

3、檔案材料鑒定小組審定，并經(jīng)集團總裁批準后，方可銷毀。

4、銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點進行監(jiān)銷，監(jiān)銷人

要在銷毀清冊上簽字。

九.罰則

1、集團各分子公司凡違反本制度，無故延期或不交應歸檔的備份

文件材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除責令其

文件部門負責人和單位領(lǐng)導寫出書面檢查外，各罰款100元~500元,

并予以集團內(nèi)通報批評。

2、集團所有員工凡違反制度第六條第4項，泄露公司檔案秘密的,

涂改、拆散或未經(jīng)辦公室主任（集團行政部經(jīng)理）批準轉(zhuǎn)借、復印或攜帶

檔案外出的，視具體情況，對其部門領(lǐng)導和當事人各罰款500元~

1000元，并予以通報批評;如造成惡劣后果者，視情況嚴重程度追究其

法律責任。

3、集團所有員工凡違反本制度第六條第6項，不按借閱期限歸還

的，限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查。

4、集團所有員工凡違反本制度第六條第7項，遺失檔案的，應立

即報告，如因遺失檔案，泄露公司商業(yè)秘密，造成惡劣后果者，視情

況嚴重程度追究其相關(guān)責任。

5、檔案管理員丟失、規(guī)范檔案調(diào)閱流程或擅自提供泄漏檔案機密,

應根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀律處分及相應罰款，直至依法追究法律責任。

6、集團所有員工凡違反本制度第七條，不按規(guī)定存放電腦檔案，

不按規(guī)定接受檢查者給予相應的紀律處分及罰款。

十、附則

1、本制度自20xx年9月1日生效。

2、本制度由集團行政人事部負責解釋。

3、各子公司應根據(jù)本制度，結(jié)合本單位的實際情況，制定具體實

施細則。

4、以往的相關(guān)規(guī)定與本辦法不一致的，以本制度為準。

十一.附件：集團各分子公司各部門存檔及備案范圍

信息化檔案管理制度12

第一條為加強公司行政事務管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項管

理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。

第二條公文承辦部門或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整。結(jié)

案后及時交專職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經(jīng)辦的文

件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

第三條凡本公司繕印發(fā)出的公文一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。

第四條檔案管理要指定專人負責，明確責任，保證原始資料及單

據(jù)齊全完整，密級檔案必須保證安全。

第五條歸檔范圍：

1、公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、科學技術(shù)、財務審計、勞

動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委任書、協(xié)議、合

同、項目方案等具有參考價值的文件材料。

2、本公司的請示與上級機關(guān)的批復以及對外的正式發(fā)文與有關(guān)單

位來往的文書。

3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照

片、錄音、錄像等。

第六條檔案的借閱與索?。?/p>

1、借閱檔案要認真填寫《借閱檔案登記薄》。

2、借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，

嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復制，凡

屬密級檔案，必須由總經(jīng)理批準方可摘錄和復制，一般內(nèi)部檔原因總

經(jīng)理辦公室主任批準方可摘錄和復制。

3、歸還檔案時，檔案管理人員要嚴格檢查，如發(fā)現(xiàn)遺失、污損、

或隨意涂改情況的，要追究借閱者責任，并及時報告公司主管領(lǐng)導。

第六條檔案的銷毀：

1、任何組織或個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。

2、若按規(guī)定需要銷毀時，必須編制《檔案銷毀清冊》，屬密級檔

案須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可銷毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)公司辦公室主任

批準核對清楚后方可銷毀。

3、經(jīng)批準銷毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，

由專人監(jiān)督銷毀。

信息化檔案管理制度13

第一條為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性,

理J||頁工作程序,明確工作職責,杜絕資料流失，特制定本制度。

第二條檔案管理機構(gòu)及其職責

L公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的

統(tǒng)籌管理;二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。

2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，

各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。

3、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認真細致地做好

檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。

4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和

指導，每年對二級檔案管理進行一次