PAGE非生產(chǎn)性采購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司非生產(chǎn)性采購行為，加強(qiáng)采購管理，提高采購效率，降低采購成本，確保采購物資符合公司需求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有非生產(chǎn)性物資的采購活動，包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、勞保用品、禮品、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和流程，降低采購成本，提高采購效益。3.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應(yīng)商享有平等的競爭機(jī)會。4.誠實(shí)守信原則：采購人員應(yīng)誠實(shí)守信，與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，確保采購信息真實(shí)可靠。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購管理委員會，作為非生產(chǎn)性采購的決策機(jī)構(gòu)。采購管理委員會由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成，負(fù)責(zé)審議和決策重大采購事項(xiàng)，包括采購政策、采購預(yù)算、采購合同等。（二）采購執(zhí)行部門公司指定[采購部門名稱]為非生產(chǎn)性采購的執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)具體采購業(yè)務(wù)的操作和實(shí)施。采購部門應(yīng)配備專業(yè)的采購人員，明確其職責(zé)和權(quán)限，確保采購工作的順利進(jìn)行。采購人員的主要職責(zé)包括：1.需求收集與分析：與各部門溝通，了解非生產(chǎn)性物資的需求情況，進(jìn)行需求分析和預(yù)測，制定采購計(jì)劃。2.供應(yīng)商開發(fā)與管理：尋找、篩選、評估和管理供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，維護(hù)良好的供應(yīng)商關(guān)系。3.采購談判與合同簽訂：與供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，確定采購價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款，簽訂采購合同。4.采購訂單下達(dá)與跟蹤：根據(jù)采購合同下達(dá)采購訂單，跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。5.采購驗(yàn)收與付款：參與采購物資的驗(yàn)收工作，審核驗(yàn)收報(bào)告，辦理采購付款手續(xù)。6.采購數(shù)據(jù)分析與報(bào)告：定期對采購數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，總結(jié)采購工作中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)采購工作情況。（三）需求部門職責(zé)各需求部門負(fù)責(zé)提出非生產(chǎn)性物資的需求申請，明確物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等信息，并對需求的合理性和必要性負(fù)責(zé)。需求部門應(yīng)配合采購部門進(jìn)行供應(yīng)商選擇、采購談判、驗(yàn)收等工作，及時(shí)反饋物資使用過程中的問題。三、采購流程（一）需求申請1.各需求部門根據(jù)工作需要，填寫《非生產(chǎn)性物資需求申請表》，詳細(xì)說明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求日期、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交給采購部門。2.對于緊急采購需求，需求部門應(yīng)提前與采購部門溝通，說明緊急情況及預(yù)計(jì)到貨時(shí)間，采購部門應(yīng)優(yōu)先處理。（二）采購計(jì)劃制定采購部門收到需求申請表后，對需求進(jìn)行匯總和分析，結(jié)合庫存情況，制定采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、采購時(shí)間、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息，并報(bào)采購管理委員會審批。（三）供應(yīng)商選擇與評估1.采購部門根據(jù)采購計(jì)劃，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，收集其營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、業(yè)績情況等資料，建立供應(yīng)商候選名單。3.采購部門組織相關(guān)人員對候選供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或評估，了解其生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理、售后服務(wù)等情況。評估內(nèi)容可包括生產(chǎn)設(shè)備、工藝流程、人員素質(zhì)、質(zhì)量控制體系、環(huán)保措施、價(jià)格水平、交貨期、售后服務(wù)承諾等方面。4.根據(jù)考察和評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評分，選擇得分較高的供應(yīng)商作為中標(biāo)候選人。采購部門應(yīng)將供應(yīng)商選擇過程及結(jié)果記錄在案，并存檔備查。（四）采購談判與合同簽訂1.采購部門與中標(biāo)候選人進(jìn)行采購談判，就采購價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商，爭取達(dá)成最優(yōu)采購協(xié)議。2.談判過程中，采購人員應(yīng)充分了解市場行情，掌握供應(yīng)商的成本結(jié)構(gòu)和利潤空間，運(yùn)用談判技巧，為公司爭取有利的采購條件。3.談判達(dá)成一致后，采購部門起草采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同應(yīng)符合法律法規(guī)要求，條款清晰、準(zhǔn)確、完整，避免出現(xiàn)模糊或歧義性表述。4.采購合同經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，提交公司法律顧問進(jìn)行合法性審查。法律顧問應(yīng)重點(diǎn)審查合同條款是否符合法律法規(guī)規(guī)定，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)，并提出修改意見。5.根據(jù)法律顧問的審查意見，對采購合同進(jìn)行修改完善，確保合同合法有效。采購合同經(jīng)雙方簽字蓋章后生效，采購部門應(yīng)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，作為執(zhí)行和監(jiān)督的依據(jù)。（五）采購訂單下達(dá)采購部門根據(jù)采購合同，及時(shí)下達(dá)采購訂單給供應(yīng)商。采購訂單應(yīng)明確采購物資的詳細(xì)信息、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、運(yùn)輸方式等要求，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)。采購訂單下達(dá)后，采購人員應(yīng)跟蹤訂單執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保訂單按時(shí)、按質(zhì)、按量執(zhí)行。（六）采購驗(yàn)收1.物資到貨前，采購部門應(yīng)通知需求部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.物資到貨后，由質(zhì)量檢驗(yàn)部門按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，并出具驗(yàn)收報(bào)告。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的規(guī)格型號、數(shù)量、外觀質(zhì)量、性能指標(biāo)等方面。3.對于驗(yàn)收合格的物資，需求部門應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)；對于驗(yàn)收不合格的物資，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施，直至驗(yàn)收合格為止。（七）采購付款1.采購部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收報(bào)告，填寫《采購付款申請表》，詳細(xì)說明采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、采購金額、付款方式、付款期限等信息，并附上采購合同、驗(yàn)收報(bào)告等相關(guān)憑證。2.《采購付款申請表》經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，提交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門應(yīng)重點(diǎn)審核采購業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合法性、合規(guī)性，以及付款金額是否與合同約定一致。3.財(cái)務(wù)部門審核通過后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司資金狀況和審批權(quán)限進(jìn)行審批，審批通過后，財(cái)務(wù)部門按照合同約定的付款方式和期限辦理付款手續(xù)。四、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購部門應(yīng)根據(jù)公司年度工作計(jì)劃和業(yè)務(wù)需求，結(jié)合歷史采購數(shù)據(jù)，編制非生產(chǎn)性采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)明確各項(xiàng)采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、采購金額等信息，并按照采購項(xiàng)目進(jìn)行分類匯總。2.采購預(yù)算編制過程中，采購部門應(yīng)與各需求部門充分溝通，了解其下一年度的物資需求情況，確保預(yù)算的準(zhǔn)確性和合理性。同時(shí)，采購部門還應(yīng)考慮市場價(jià)格波動因素，對預(yù)算進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。3.采購預(yù)算經(jīng)采購管理委員會審議通過后，報(bào)公司董事會審批。公司董事會應(yīng)根據(jù)公司戰(zhàn)略規(guī)劃和財(cái)務(wù)狀況，對采購預(yù)算進(jìn)行綜合評估，確保預(yù)算符合公司整體利益。（二）預(yù)算執(zhí)行與控制1.采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購預(yù)算執(zhí)行采購業(yè)務(wù)，不得超預(yù)算采購。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立采購預(yù)算執(zhí)行監(jiān)控機(jī)制，定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析和通報(bào)。對于超預(yù)算采購的項(xiàng)目，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕付款，并要求采購部門說明原因。3.采購部門應(yīng)加強(qiáng)對采購預(yù)算執(zhí)行情況的跟蹤和管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題。如發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行偏差較大，應(yīng)及時(shí)調(diào)整采購計(jì)劃和策略，確保采購預(yù)算的順利執(zhí)行。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商開發(fā)1.采購部門應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，制定供應(yīng)商開發(fā)計(jì)劃，積極尋找潛在供應(yīng)商。供應(yīng)商開發(fā)渠道包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)展會、供應(yīng)商推薦、客戶推薦等。2.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選時(shí)，采購部門應(yīng)收集其基本信息，包括公司名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等，并對其進(jìn)行初步評估。評估內(nèi)容可包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、交貨期、售后服務(wù)等方面。3.對于初步篩選合格的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行實(shí)地考察。實(shí)地考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)車間、倉庫、質(zhì)量管理體系、環(huán)保措施等方面。通過實(shí)地考察，了解供應(yīng)商的實(shí)際情況，評估其是否具備與公司合作的條件。4.根據(jù)實(shí)地考察結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評分，選擇得分較高的供應(yīng)商作為合作對象。采購部門應(yīng)與新開發(fā)的供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系。（二）供應(yīng)商評估與考核1.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，評估周期一般為每年一次。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格水平、售后服務(wù)、合作配合度等方面。2.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商評估指標(biāo)體系，明確各項(xiàng)評估指標(biāo)的權(quán)重和評分標(biāo)準(zhǔn)。評估指標(biāo)體系應(yīng)具有科學(xué)性、合理性和可操作性，能夠客觀反映供應(yīng)商的綜合表現(xiàn)。3.采購部門通過收集供應(yīng)商的相關(guān)數(shù)據(jù)，如交貨記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、客戶反饋等，對供應(yīng)商進(jìn)行量化評估。同時(shí)，采購部門還應(yīng)組織相關(guān)人員對供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其實(shí)際情況，對供應(yīng)商進(jìn)行定性評估。4.根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)給予獎(jiǎng)勵(lì)和更多的合作機(jī)會；對于表現(xiàn)較差的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時(shí)與其溝通，要求其限期整改。如供應(yīng)商整改后仍不符合要求，采購部門應(yīng)考慮終止合作關(guān)系。（三）供應(yīng)商激勵(lì)與約束1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商激勵(lì)機(jī)制，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，如增加采購份額、給予價(jià)格優(yōu)惠、頒發(fā)榮譽(yù)證書等。通過激勵(lì)機(jī)制，提高供應(yīng)商的積極性和主動性，促進(jìn)其不斷提高產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平。2.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商約束機(jī)制，對違反合同約定或合作協(xié)議的供應(yīng)商進(jìn)行處罰。處罰措施包括扣除貨款、暫停合作、終止合作關(guān)系等。通過約束機(jī)制，規(guī)范供應(yīng)商的行為，確保其嚴(yán)格履行合同義務(wù)。3.采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持良好的溝通與合作關(guān)系，定期召開供應(yīng)商會議，及時(shí)了解供應(yīng)商的需求和意見，共同解決合作過程中存在的問題。同時(shí)，采購部門還應(yīng)向供應(yīng)商傳達(dá)公司的采購政策和要求，確保供應(yīng)商能夠按照公司的標(biāo)準(zhǔn)提供產(chǎn)品和服務(wù)。六、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識別與評估1.采購部門應(yīng)建立采購風(fēng)險(xiǎn)識別與評估機(jī)制，定期對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識別和評估。風(fēng)險(xiǎn)識別內(nèi)容包括市場風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、付款風(fēng)險(xiǎn)等方面。2.采購部門應(yīng)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識別結(jié)果，對采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，確定風(fēng)險(xiǎn)等級。風(fēng)險(xiǎn)評估方法可采用定性評估和定量評估相結(jié)合的方式，如風(fēng)險(xiǎn)矩陣法、層次分析法等。3.采購部門應(yīng)針對不同等級的采購風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施。對于高風(fēng)險(xiǎn)采購項(xiàng)目，應(yīng)采取重點(diǎn)監(jiān)控和嚴(yán)格控制的措施；對于低風(fēng)險(xiǎn)采購項(xiàng)目，可適當(dāng)簡化管理流程，降低管理成本。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：采購部門應(yīng)密切關(guān)注市場動態(tài)，及時(shí)了解市場價(jià)格波動情況，通過與多家供應(yīng)商談判、簽訂長期合同、套期保值等方式，降低市場價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：采購部門應(yīng)加強(qiáng)對供應(yīng)商的質(zhì)量管理，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件，定期對采購物資進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。同時(shí)，采購部門還應(yīng)建立質(zhì)量投訴處理機(jī)制，及時(shí)處理質(zhì)量問題，確保采購物資符合質(zhì)量要求。3.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：采購部門應(yīng)加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理和評估，建立供應(yīng)商檔案，定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核。同時(shí)，采購部門還應(yīng)與供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。4.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：采購部門應(yīng)加強(qiáng)對采購合同的管理，嚴(yán)格審核合同條款，確保合同合法有效。同時(shí)，采購部門還應(yīng)建立合同執(zhí)行跟蹤機(jī)制，及時(shí)了解合同執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，降低合同風(fēng)險(xiǎn)。5.付款風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：采購部門應(yīng)加強(qiáng)對采購付款的管理，嚴(yán)格按照合同約定的付款方式和期限辦理付款手續(xù)。同時(shí)，采購部門還應(yīng)建立付款審批制度，確保付款金額準(zhǔn)確無誤。對于存在付款風(fēng)險(xiǎn)的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)采取相應(yīng)的防范措施，如要求供應(yīng)商提供擔(dān)保、增加預(yù)付款比例等。七、監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對非生產(chǎn)性采購業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購活動是否符合本制度規(guī)定，采購流程是否規(guī)范，采購合同是否合法有效，采購資金使用是否合理等。2.內(nèi)部審計(jì)部門在審計(jì)過程中，可通過查閱采購文件、合同、發(fā)票、驗(yàn)收報(bào)告等資料，實(shí)地考察供應(yīng)商和采購物資，與采購人員、需求部門人員、財(cái)務(wù)人員等進(jìn)行溝通交流等方式，獲取審計(jì)證據(jù)。3.內(nèi)部審計(jì)部門根據(jù)審計(jì)結(jié)果，出具審計(jì)報(bào)告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議。采購部門應(yīng)根據(jù)審計(jì)報(bào)告的要求，及時(shí)進(jìn)行整改，并將整改情況反饋給內(nèi)部審計(jì)部門。（二）外部審計(jì)1.公司應(yīng)定期聘請外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對非生產(chǎn)性采購業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)，接受政府有關(guān)部門的監(jiān)督檢查。外部審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)具備相應(yīng)的資質(zhì)和專業(yè)能力，能夠獨(dú)立、客觀、公正地開展審計(jì)工作。2.外部審計(jì)機(jī)構(gòu)在審計(jì)過程中，應(yīng)按照國家法律法規(guī)和審計(jì)準(zhǔn)則的要求，對采購活動的真實(shí)性、合法性、合規(guī)性進(jìn)行全面審計(jì)。審計(jì)內(nèi)容包括采購政策執(zhí)行情況、采購流程合規(guī)性、采購合同管理、