PAGE生產(chǎn)單位檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)生產(chǎn)單位檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策、技術(shù)創(chuàng)新等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本生產(chǎn)單位及所屬各部門、車間、班組等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由單位檔案管理部門歸口管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映生產(chǎn)經(jīng)營活動的全過程，保證檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則：全面收集、整理生產(chǎn)活動中形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。4.保密性原則：對涉及單位機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理單位各類檔案，進(jìn)行檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研和利用等工作。3.對各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。（二）各部門檔案管理人員1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和移交工作。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。3.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和安全保密工作。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括單位行政事務(wù)管理活動中形成的文件材料，如會議文件、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度等。2.生產(chǎn)技術(shù)類：涵蓋生產(chǎn)工藝流程、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)程、科研項(xiàng)目、技術(shù)改造等方面的文件材料。3.經(jīng)營管理類：涉及市場營銷、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、物資采購等經(jīng)營活動的檔案。4.設(shè)備儀器類：關(guān)于生產(chǎn)設(shè)備、儀器的購置、安裝、調(diào)試、維護(hù)、報(bào)廢等過程的文件資料。5.基本建設(shè)類：包括新建、改建、擴(kuò)建項(xiàng)目的立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等環(huán)節(jié)形成的檔案。6.會計(jì)檔案類：按照國家有關(guān)會計(jì)檔案管理規(guī)定，對會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等進(jìn)行分類管理。7.人事檔案類：存放員工個人基本信息、履歷、考核、任免、獎懲等方面的材料。（二）檔案編號1.檔案編號采用“年度類別流水號”的結(jié)構(gòu)。2.年度：以公元紀(jì)年表示，如“20XX”。3.類別：按照上述檔案分類，分別用一位大寫字母表示，如“A”代表行政管理類，“B”代表生產(chǎn)技術(shù)類等。4.流水號：按檔案形成時(shí)間順序依次編排，用四位數(shù)字表示。例如：2023年行政管理類的第5份檔案編號為“2023A0005”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各部門在工作活動中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.外來文件中與本單位生產(chǎn)經(jīng)營活動相關(guān)的重要文件。3.員工個人在工作中形成的有參考價(jià)值的材料，如技術(shù)報(bào)告、工作總結(jié)等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，及時(shí)將本部門形成的檔案材料收集齊全。2.對重要會議、重大活動、重點(diǎn)項(xiàng)目等應(yīng)同步收集相關(guān)檔案材料，確保檔案的完整性。3.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.按照檔案分類方案進(jìn)行分類整理，做到分類準(zhǔn)確、排列有序。（四）整理方法1.行政管理類檔案：按文件的種類、時(shí)間順序進(jìn)行排列，編目裝訂。2.生產(chǎn)技術(shù)類檔案：按照工藝流程、項(xiàng)目階段等進(jìn)行分類整理，建立項(xiàng)目檔案卷冊。3.經(jīng)營管理類檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)類別分別整理，如財(cái)務(wù)檔案按年度、類別裝訂成冊。4.設(shè)備儀器類檔案：以單臺設(shè)備或儀器為單位，收集相關(guān)資料，建立設(shè)備檔案。5.基本建設(shè)類檔案：按照項(xiàng)目建設(shè)階段，分別整理立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工等環(huán)節(jié)的檔案。6.會計(jì)檔案類：按照會計(jì)檔案管理規(guī)定，定期整理立卷，編制會計(jì)檔案保管清冊。7.人事檔案類：按照人事檔案管理要求，進(jìn)行分類整理，建立員工個人檔案。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本單位實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.以檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值為鑒定標(biāo)準(zhǔn)。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家和檔案管理人員組成。（三）鑒定方法1.定期對檔案進(jìn)行全面清查，逐卷逐件分析檔案的價(jià)值。2.根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，確定檔案的保管期限。3.對保管期限已滿或失去保存價(jià)值的檔案，提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組提出銷毀檔案清單，經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.對批準(zhǔn)銷毀的檔案，由檔案管理部門指定專人進(jìn)行監(jiān)銷。3.監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對銷毀檔案清單，確保銷毀檔案準(zhǔn)確無誤。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字，并將銷毀情況報(bào)告單位主管領(lǐng)導(dǎo)。六、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃，相對濕度控制在45%60%。（二）保管方式1.檔案應(yīng)分類存放，按照檔案編號順序排列上架，便于查找和管理。2.對重要檔案和珍貴檔案，應(yīng)采取特殊保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期檢查和更新，確保數(shù)據(jù)安全。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案：凡是反映本單位主要職能活動和歷史面貌的，對本單位和國家具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。3.長期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案。4.短期保管的檔案：保管期限為15年以下的檔案。（四）檔案清查1.定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少一次，確保檔案的完整和安全。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、利用情況等。3.對清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。七、檔案的檢索與利用（一）檢索工具1.建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，包括紙質(zhì)檔案目錄和電子檔案目錄。2.編制檔案檢索指南，介紹檔案的分類體系、編號規(guī)則、檢索方法等。3.利用計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)，提高檔案檢索效率。（二）利用原則1.遵循保密規(guī)定，對涉及單位機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照審批程序查閱。2.方便利用，簡化手續(xù)，提高檔案利用效率。3.確保檔案的安全和完整，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。（三）利用方式1.查閱：單位內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可為其提供檔案復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制用途。（四）利用登記1.對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、部門、利用時(shí)間、檔案名稱、利用目的等。2.定期對檔案利用登記情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化。2.提高檔案信息資源的開發(fā)利用水平，為單位生產(chǎn)經(jīng)營和管理決策提供高效服務(wù)。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的快速錄入，支持多種格式文件的上傳。2.檔案檢索：提供靈活多樣的檢索方式，如按關(guān)鍵詞、分類、日期等檢索。3.檔案借閱：在線辦理檔案借閱手續(xù)，實(shí)時(shí)跟蹤借閱情況。4.檔案統(tǒng)計(jì)：自動生成檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，直觀反映檔案管理狀況。5.安全管理：設(shè)置用戶權(quán)限，確保檔案信息安全。（三）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步收集、整理、歸檔，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。2.