2026年跨境電商公司安全生產(chǎn)檔案管理制度第一章總則第一條為規(guī)范XX跨境電商公司（以下簡(jiǎn)稱“公司”）安全生產(chǎn)檔案管理工作，建立系統(tǒng)、規(guī)范的安全生產(chǎn)檔案管控體系，確保安全生產(chǎn)檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確與安全，為安全生產(chǎn)管理、風(fēng)險(xiǎn)防控、責(zé)任追溯及合規(guī)檢查提供可靠依據(jù)，依據(jù)《中華人民共和國(guó)安全生產(chǎn)法》《中華人民共和國(guó)檔案法》及跨境電商行業(yè)安全生產(chǎn)相關(guān)管理要求，結(jié)合公司倉(cāng)儲(chǔ)運(yùn)營(yíng)、物流履約、跨境作業(yè)等實(shí)際業(yè)務(wù)場(chǎng)景，制定本制度。第二條本制度所指安全生產(chǎn)檔案，是指公司在安全生產(chǎn)管理全過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的各類(lèi)文字、圖表、聲像、電子等不同形式的歷史記錄，涵蓋安全生產(chǎn)制度文件、教育培訓(xùn)記錄、隱患排查治理記錄、應(yīng)急管理資料、作業(yè)安全記錄、設(shè)備安全檔案、事故處理記錄等。第三條安全生產(chǎn)檔案管理遵循“統(tǒng)一管理、分級(jí)負(fù)責(zé)、全程追溯、安全保密、規(guī)范利用”的核心原則，確保檔案管理全流程合規(guī)有序，充分發(fā)揮檔案在安全生產(chǎn)管理中的支撐作用。第四條本制度適用于公司所有涉及安全生產(chǎn)檔案形成、收集、整理、保管、利用、銷(xiāo)毀等工作的部門(mén)及員工，包括安全生產(chǎn)管理部、倉(cāng)儲(chǔ)物流部、行政部、人力資源部、技術(shù)部、海外運(yùn)營(yíng)部等；各部門(mén)需協(xié)同配合，共同落實(shí)安全生產(chǎn)檔案管理要求。第五條各部門(mén)核心職責(zé)分工：（一）安全生產(chǎn)管理部：作為安全生產(chǎn)檔案管理的牽頭部門(mén)，負(fù)責(zé)制定檔案管理細(xì)則、統(tǒng)籌檔案全流程管理、監(jiān)督檔案管理執(zhí)行情況，建立公司級(jí)安全生產(chǎn)檔案管理臺(tái)賬；（二）倉(cāng)儲(chǔ)物流部：負(fù)責(zé)收集、整理本部門(mén)倉(cāng)儲(chǔ)作業(yè)安全、物流運(yùn)輸安全、設(shè)備操作安全等相關(guān)檔案資料，按要求提交歸檔并配合檔案核查；（三）行政部：負(fù)責(zé)辦公區(qū)域安全、消防設(shè)施管理、治安防范等相關(guān)檔案的收集整理與歸檔，協(xié)助做好檔案存儲(chǔ)環(huán)境維護(hù)；（四）人力資源部：負(fù)責(zé)安全生產(chǎn)教育培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)記錄、員工安全資質(zhì)證明等檔案的收集整理與歸檔；（五）技術(shù)部：負(fù)責(zé)安全生產(chǎn)相關(guān)設(shè)備設(shè)施技術(shù)資料、安全監(jiān)測(cè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)、技術(shù)改造安全評(píng)估等檔案的收集整理與歸檔；（六）海外運(yùn)營(yíng)部：負(fù)責(zé)海外倉(cāng)安全生產(chǎn)相關(guān)檔案的收集整理，協(xié)調(diào)境外安全生產(chǎn)檔案的同步歸檔與管理；（七）檔案管理崗：負(fù)責(zé)安全生產(chǎn)檔案的日常保管、分類(lèi)整理、借閱登記、保密管理及到期銷(xiāo)毀等具體工作；（八）公司管理層：負(fù)責(zé)審批安全生產(chǎn)檔案管理重大方案、檔案銷(xiāo)毀計(jì)劃及年度檔案管理總結(jié)報(bào)告，保障檔案管理工作資源投入。第二章核心崗位職責(zé)第六條安全生產(chǎn)檔案管理崗崗位職責(zé)：（一）標(biāo)準(zhǔn)制定：牽頭制定安全生產(chǎn)檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)、收集范圍、整理規(guī)范、保管要求、借閱流程及銷(xiāo)毀細(xì)則，明確各類(lèi)型檔案的管理重點(diǎn)；（二）檔案統(tǒng)籌：統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門(mén)安全生產(chǎn)檔案的收集、提交工作，建立并實(shí)時(shí)更新公司級(jí)安全生產(chǎn)檔案管理臺(tái)賬，確保檔案全覆蓋、可追溯；（三）整理歸檔：對(duì)各部門(mén)提交的檔案資料進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、裝訂、錄入，規(guī)范整理后歸檔存放，確保檔案整理有序、標(biāo)識(shí)清晰；（四）保管維護(hù)：負(fù)責(zé)安全生產(chǎn)檔案的日常保管，維護(hù)檔案存儲(chǔ)環(huán)境，做好防潮、防火、防蟲(chóng)、防盜、防磁、防泄密等工作，定期檢查檔案保存狀態(tài)；（五）借閱管理：嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱審批流程，辦理檔案借閱、歸還登記手續(xù)，監(jiān)督借閱人員規(guī)范使用檔案，確保檔案不丟失、不損壞、不泄露；（六）銷(xiāo)毀處置：按照規(guī)定流程，牽頭組織到期安全生產(chǎn)檔案的鑒定、審批及銷(xiāo)毀工作，做好銷(xiāo)毀記錄，確保銷(xiāo)毀流程合規(guī)；（七）監(jiān)督檢查：定期對(duì)各部門(mén)安全生產(chǎn)檔案的形成、收集、整理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，督促整改檔案管理不規(guī)范問(wèn)題。第七條部門(mén)檔案對(duì)接崗崗位職責(zé)：（一）資料收集：負(fù)責(zé)本部門(mén)在安全生產(chǎn)管理過(guò)程中形成的各類(lèi)檔案資料的及時(shí)收集，確保資料真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，不遺漏關(guān)鍵記錄；（二）初步整理：按照檔案管理規(guī)范，對(duì)收集的檔案資料進(jìn)行初步分類(lèi)、排序，標(biāo)注檔案形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容概要等關(guān)鍵信息；（三）按時(shí)歸檔：在規(guī)定時(shí)限內(nèi)將初步整理后的檔案資料提交給安全生產(chǎn)檔案管理崗，配合完成歸檔審核工作；（四）協(xié)助核查：配合檔案管理崗開(kāi)展檔案核查、借閱、銷(xiāo)毀等工作，提供本部門(mén)檔案相關(guān)的補(bǔ)充說(shuō)明材料；（五）動(dòng)態(tài)更新：及時(shí)收集本部門(mén)安全生產(chǎn)相關(guān)的新增檔案資料，同步提交歸檔，確保檔案內(nèi)容實(shí)時(shí)更新。第八條安全審核崗崗位職責(zé)：（一）合規(guī)審核：參與安全生產(chǎn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的制定，審核檔案收集范圍、整理規(guī)范的合規(guī)性，確保符合相關(guān)法律法規(guī)要求；（二）內(nèi)容核查：對(duì)歸檔的安全生產(chǎn)檔案內(nèi)容進(jìn)行審核，核查檔案資料的真實(shí)性、完整性及與安全生產(chǎn)管理工作的關(guān)聯(lián)性；（三）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估：定期對(duì)安全生產(chǎn)檔案管理過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，重點(diǎn)排查檔案丟失、損壞、泄露等風(fēng)險(xiǎn)，提出防控措施；（四）監(jiān)督整改：監(jiān)督各部門(mén)落實(shí)檔案管理整改要求，驗(yàn)證整改效果，確保安全生產(chǎn)檔案管理全流程合規(guī)。第三章全流程檔案管理要求第九條檔案收集與提交：（一）收集范圍：安全生產(chǎn)檔案收集范圍涵蓋以下核心類(lèi)別：1.制度文件類(lèi)：安全生產(chǎn)管理制度、操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案、管理方案等；2.教育培訓(xùn)類(lèi)：培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)課件、簽到表、考核記錄、員工安全資質(zhì)證明等；3.隱患排查類(lèi)：隱患排查記錄、整改方案、整改驗(yàn)收記錄、復(fù)查報(bào)告等；4.作業(yè)安全類(lèi)：倉(cāng)儲(chǔ)作業(yè)安全記錄、物流運(yùn)輸安全交底記錄、危險(xiǎn)作業(yè)審批文件等；5.設(shè)備安全類(lèi)：設(shè)備采購(gòu)合同、驗(yàn)收資料、維護(hù)保養(yǎng)記錄、檢測(cè)報(bào)告、報(bào)廢證明等；6.應(yīng)急管理類(lèi)：應(yīng)急演練計(jì)劃、演練記錄、應(yīng)急物資臺(tái)賬、應(yīng)急處置記錄等；7.事故處理類(lèi)：事故報(bào)告、調(diào)查記錄、處理決定、整改措施等；8.其他類(lèi)：安全生產(chǎn)檢查記錄、合規(guī)審查報(bào)告、海外倉(cāng)安全管理資料等；（二）收集要求：各部門(mén)檔案對(duì)接崗需在相關(guān)工作完成后3個(gè)工作日內(nèi)收集形成對(duì)應(yīng)的檔案資料，確保資料真實(shí)完整，無(wú)涂改、無(wú)缺失；電子檔案需確保格式規(guī)范、內(nèi)容清晰，可長(zhǎng)期讀??；（三）提交時(shí)限：常規(guī)檔案資料需每月5日前將上月資料提交至檔案管理崗；重大安全生產(chǎn)活動(dòng)、事故處理等形成的檔案資料需在工作結(jié)束后5個(gè)工作日內(nèi)提交；海外倉(cāng)相關(guān)檔案資料需每季度首月10日前完成上季度資料的匯總提交；（四）提交審核：各部門(mén)提交檔案時(shí)需填寫(xiě)《安全生產(chǎn)檔案提交清單》，注明檔案名稱、數(shù)量、形成時(shí)間、內(nèi)容概要等信息；檔案管理崗對(duì)提交的檔案進(jìn)行初步審核，不符合要求的退回補(bǔ)充完善。第十條檔案整理與歸檔：（一）分類(lèi)編號(hào)：檔案管理崗按照“年度-部門(mén)-檔案類(lèi)別-具體事項(xiàng)”的層級(jí)對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)，采用阿拉伯?dāng)?shù)字編碼方式編制檔案編號(hào)，確保每一份檔案編號(hào)唯一；（二）整理規(guī)范：紙質(zhì)檔案需按編號(hào)順序裝訂成冊(cè)，填寫(xiě)檔案封面及卷內(nèi)目錄，注明檔案名稱、編號(hào)、形成年度、保管期限、頁(yè)數(shù)等信息；電子檔案需按相同分類(lèi)規(guī)則建立文件夾層級(jí)，統(tǒng)一命名格式，存儲(chǔ)至指定的安全存儲(chǔ)設(shè)備；（三）歸檔登記：檔案整理完成后，錄入安全生產(chǎn)檔案管理臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案編號(hào)、名稱、類(lèi)別、形成部門(mén)、形成時(shí)間、保管期限、存放位置等信息；紙質(zhì)檔案與電子檔案建立對(duì)應(yīng)關(guān)聯(lián)，確?？上嗷プ匪?；（四）保管期限：安全生產(chǎn)檔案保管期限分為永久保管和定期保管兩類(lèi)，其中事故處理類(lèi)、重大安全決策類(lèi)檔案實(shí)行永久保管；制度文件類(lèi)、教育培訓(xùn)類(lèi)、隱患排查類(lèi)等檔案實(shí)行定期保管，定期保管期限分為10年、5年，具體期限根據(jù)檔案重要程度確定并在臺(tái)賬中注明。第十一條檔案保管與維護(hù)：（一）存儲(chǔ)環(huán)境：紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)區(qū)域需保持干燥、通風(fēng)、清潔，溫度控制在14-24℃，相對(duì)濕度控制在45%-60%，遠(yuǎn)離火源、水源、腐蝕性物質(zhì)及強(qiáng)磁場(chǎng)；配備防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮等設(shè)施設(shè)備，定期檢查維護(hù)；（二）電子檔案保管：電子檔案存儲(chǔ)采用本地服務(wù)器與云端備份雙重模式，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份與校驗(yàn)，確保數(shù)據(jù)完整可用；設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，采用加密技術(shù)保障電子檔案安全，防止被篡改、泄露；（三）日常維護(hù)：檔案管理崗每周檢查一次紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)狀態(tài)，每月對(duì)電子檔案?jìng)浞輸?shù)據(jù)進(jìn)行校驗(yàn)；發(fā)現(xiàn)檔案破損、變質(zhì)、字跡模糊等問(wèn)題時(shí)，及時(shí)采取修復(fù)、復(fù)制等措施；對(duì)過(guò)期檔案進(jìn)行單獨(dú)標(biāo)識(shí)存放，待審批后處理；（四）保密管理：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對(duì)涉及商業(yè)秘密、核心技術(shù)、員工隱私的安全生產(chǎn)檔案進(jìn)行重點(diǎn)保密管理，限制訪問(wèn)權(quán)限，嚴(yán)禁擅自復(fù)制、傳播。第十二條檔案借閱與利用：（一）借閱審批：因工作需要借閱安全生產(chǎn)檔案的，需填寫(xiě)《安全生產(chǎn)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案名稱、編號(hào)、用途、借閱期限，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人及檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批同意后，方可辦理借閱手續(xù)；借閱永久保管檔案或重大事故檔案的，需報(bào)公司管理層審批；（二）借閱規(guī)范：紙質(zhì)檔案借閱期限一般不超過(guò)15個(gè)工作日，電子檔案借閱期限一般不超過(guò)7個(gè)工作日，確需延長(zhǎng)的需重新辦理審批手續(xù)；借閱人員需妥善保管借閱的檔案，不得涂改、勾畫(huà)、撕毀、轉(zhuǎn)借他人，不得用于與工作無(wú)關(guān)的用途；（三）歸還審核：檔案歸還時(shí)，檔案管理崗需對(duì)檔案進(jìn)行核查，確認(rèn)檔案完整無(wú)損后，辦理歸還登記手續(xù)；電子檔案借閱到期后，系統(tǒng)自動(dòng)收回訪問(wèn)權(quán)限，確保檔案安全；（四）檔案利用：檔案利用過(guò)程中，如需復(fù)制檔案資料，需經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批同意，復(fù)制件需加蓋檔案證明章，注明復(fù)制日期及用途；嚴(yán)禁利用檔案開(kāi)展違法違規(guī)活動(dòng)。第十三條檔案銷(xiāo)毀管理：（一）銷(xiāo)毀鑒定：對(duì)達(dá)到保管期限的安全生產(chǎn)檔案，由檔案管理崗牽頭，組織安全生產(chǎn)管理部、財(cái)務(wù)部、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)開(kāi)展銷(xiāo)毀鑒定，確認(rèn)無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的，列入銷(xiāo)毀清單；有繼續(xù)保存價(jià)值的，延長(zhǎng)保管期限并更新臺(tái)賬；（二）審批流程：銷(xiāo)毀清單需注明檔案名稱、編號(hào)、形成年度、保管期限、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息，經(jīng)各相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司管理層審批；永久保管檔案不得隨意銷(xiāo)毀；（三）銷(xiāo)毀實(shí)施：經(jīng)審批同意銷(xiāo)毀的檔案，由檔案管理崗組織兩名及以上工作人員共同實(shí)施銷(xiāo)毀；紙質(zhì)檔案采用粉碎、焚燒等不可逆方式銷(xiāo)毀，電子檔案采用徹底刪除、數(shù)據(jù)覆蓋等方式銷(xiāo)毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)；（四）銷(xiāo)毀記錄：銷(xiāo)毀工作完成后，需填寫(xiě)《安全生產(chǎn)檔案銷(xiāo)毀記錄表》，詳細(xì)記錄銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員、銷(xiāo)毀檔案清單等信息，由參與人員簽字確認(rèn)后歸檔保存，確保銷(xiāo)毀流程可追溯。第四章風(fēng)險(xiǎn)管控與考核機(jī)制第十四條風(fēng)險(xiǎn)排查機(jī)制：建立常態(tài)化安全生產(chǎn)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)排查機(jī)制，檔案管理崗聯(lián)合安全生產(chǎn)管理部每季度開(kāi)展一次全面排查，重點(diǎn)排查檔案缺失、損壞、泄露、存儲(chǔ)環(huán)境不安全、借閱不規(guī)范、電子檔案數(shù)據(jù)異常等風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)；針對(duì)海外倉(cāng)檔案管理，每半年開(kāi)展一次專(zhuān)項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)排查，確?？缇硻n案管理合規(guī)；對(duì)排查發(fā)現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)隱患，建立風(fēng)險(xiǎn)臺(tái)賬，明確整改責(zé)任人、整改時(shí)限及整改措施，跟蹤整改落實(shí)情況，確保風(fēng)險(xiǎn)閉環(huán)處置。第十五條應(yīng)急處置機(jī)制：針對(duì)檔案突發(fā)風(fēng)險(xiǎn)，如檔案丟失、嚴(yán)重?fù)p壞、泄露、存儲(chǔ)設(shè)備故障等，立即啟動(dòng)應(yīng)急處置預(yù)案，由檔案管理崗牽頭，相關(guān)部門(mén)協(xié)同配合；24小時(shí)內(nèi)完成風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，制定應(yīng)急處置措施，如開(kāi)展檔案找回、數(shù)據(jù)恢復(fù)、泄密管控等；應(yīng)急處置完成后，開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)復(fù)盤(pán)，完善風(fēng)險(xiǎn)防控措施。第十六條考核機(jī)制：公司將安全生產(chǎn)檔案管理成效納入相關(guān)部門(mén)及員工的績(jī)效考核體系，核心考核指標(biāo)包括：檔案收集完整性、歸檔及時(shí)性、檔案保管完好率、借閱規(guī)范率、風(fēng)險(xiǎn)整改完成率等；考核結(jié)果與績(jī)效薪酬、評(píng)優(yōu)評(píng)先直接掛鉤。對(duì)檔案管理規(guī)范、及時(shí)發(fā)現(xiàn)重大風(fēng)險(xiǎn)并有效處置的部門(mén)及個(gè)人，給予表彰與物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)檔案收集不完整、歸檔不及時(shí)、保管不當(dāng)、違規(guī)借閱導(dǎo)致檔案丟失、損壞或泄露的，實(shí)行績(jī)效降級(jí)或處罰；造成公司重大損失或不良影響的，依法追究相關(guān)人員責(zé)任。第五章保障措施第十七條制度保障：安全生產(chǎn)管理部每半年對(duì)本制度的執(zhí)行情況進(jìn)行梳理評(píng)估，結(jié)合公司業(yè)務(wù)發(fā)展、法律法規(guī)更新及檔案管理需求，提出制度修訂建議，經(jīng)公司管理層審批后更新實(shí)施；各部門(mén)可結(jié)合自身職責(zé)，制定相應(yīng)的內(nèi)部檔案管理配合細(xì)則。第十八條資源保障：公司為安全生產(chǎn)檔案管理工作提供必要的資源支持，包括檔案存儲(chǔ)設(shè)施（檔案柜、防潮設(shè)備、防火器材等）、電子檔案存儲(chǔ)與備份設(shè)備、檔案整理工具、專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)、第三方檔案咨詢服務(wù)等；優(yōu)先保障重大檔案管理工作及應(yīng)急處置的資源需求。第十九條培訓(xùn)保障：人力資源部聯(lián)合安全生產(chǎn)管理部，定期組織開(kāi)展安全生產(chǎn)檔案管理專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)，內(nèi)容包括制度要求、檔案收集整理規(guī)范、保管維護(hù)技巧、借閱流程、保密要求、應(yīng)急處置方法等；新員工入職需接受相關(guān)培訓(xùn)，考核合格后方可參與檔案相關(guān)工作；提升全員檔案管理意識(shí)與專(zhuān)業(yè)能力。第二十條技術(shù)保障：技術(shù)部為安全生產(chǎn)檔案管理工作提供技術(shù)支持，優(yōu)化電子檔案管理系統(tǒng)功能，實(shí)現(xiàn)檔案分類(lèi)歸檔、借閱審批、到期提醒、數(shù)據(jù)備份、權(quán)限管控等功