公章使用保密協(xié)議(公司員工保密管理制度)一、總則為了加強(qiáng)公司公章使用過程中的保密管理，防止因公章使用不當(dāng)導(dǎo)致公司機(jī)密信息泄露、造成公司利益受損，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及公司實(shí)際情況，特制定本保密管理制度。本制度適用于公司全體員工，在公章使用過程中涉及的各個環(huán)節(jié)和相關(guān)操作，均需嚴(yán)格遵守本制度的規(guī)定。二、公章管理部門及職責(zé)（一）管理部門公司公章由行政部門統(tǒng)一管理。行政部門應(yīng)設(shè)立專門的公章保管崗位，明確保管人員的職責(zé)和權(quán)限，確保公章的安全存放和規(guī)范使用。（二）主要職責(zé)1.保管公章保管人員需將公章存放在專門的保險柜中，保險柜鑰匙和密碼由保管人員分別掌握，確保公章的物理安全。定期檢查保險柜的運(yùn)行狀況和公章的存放情況，如發(fā)現(xiàn)異常應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施。2.審核用章申請對公司各部門提交的用章申請進(jìn)行嚴(yán)格審核，檢查申請內(nèi)容是否完整、合理，是否符合公司的相關(guān)規(guī)定和業(yè)務(wù)需求。對于不符合要求的申請，應(yīng)及時與申請部門溝通，要求其補(bǔ)充或修改相關(guān)材料。3.登記用章記錄建立詳細(xì)的公章使用登記臺賬，對每一次用章情況進(jìn)行記錄，包括用章日期、用章部門、用章事由、文件名稱、文件份數(shù)、批準(zhǔn)人等信息。登記記錄應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，便于日后查詢和追溯。4.監(jiān)督用章過程在公章使用過程中，保管人員應(yīng)全程監(jiān)督，確保公章使用符合規(guī)定的程序和要求。嚴(yán)禁在空白文件或未經(jīng)審核的文件上加蓋公章，防止公章被濫用。5.定期盤點(diǎn)和報告定期對公章的使用情況進(jìn)行盤點(diǎn)，檢查登記記錄與實(shí)際用章情況是否一致。每月向公司管理層提交公章使用情況報告，包括用章數(shù)量、用章事由分類、存在的問題及改進(jìn)建議等內(nèi)容。三、公章使用范圍及審批流程（一）使用范圍1.公司對外文件包括但不限于合同、協(xié)議、公函、介紹信、證明文件、財務(wù)報表等，這些文件代表公司的正式意見和承諾，需要加蓋公章以確認(rèn)其法律效力。2.公司內(nèi)部文件如內(nèi)部管理制度、通知、通報等，加蓋公章可以增強(qiáng)文件的權(quán)威性和嚴(yán)肅性。3.其他需要加蓋公章的情況根據(jù)公司實(shí)際業(yè)務(wù)需要，經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)的其他文件或事項(xiàng)。（二）審批流程1.申請公司各部門需要使用公章時，應(yīng)填寫《公章使用申請表》，詳細(xì)說明用章事由、文件名稱、文件份數(shù)、用章范圍等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。對于重要文件或涉及重大事項(xiàng)的用章申請，還需提供相關(guān)的審批文件或決策依據(jù)。2.審核《公章使用申請表》提交至行政部門后，保管人員應(yīng)在[規(guī)定時間]內(nèi)對申請內(nèi)容進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括申請是否符合公司規(guī)定、文件內(nèi)容是否完整準(zhǔn)確、簽字審批是否齊全等。如審核發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與申請部門溝通，要求其進(jìn)行修改或補(bǔ)充。3.批準(zhǔn)對于一般用章申請，由行政部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；對于重要文件或涉及重大事項(xiàng)的用章申請，需報公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。批準(zhǔn)人應(yīng)根據(jù)公司的利益和規(guī)定，對用章申請進(jìn)行審慎決策。4.用章經(jīng)批準(zhǔn)后，申請部門持《公章使用申請表》到行政部門辦理用章手續(xù)。保管人員在核對申請表與實(shí)際用章文件一致后，在規(guī)定的位置加蓋公章，并在登記臺賬上進(jìn)行記錄。用章過程中，保管人員應(yīng)確保公章清晰、完整，避免出現(xiàn)模糊或重疊的情況。四、公章使用過程中的保密要求（一）信息保密1.知悉范圍控制在公章使用過程中，涉及的文件內(nèi)容和相關(guān)信息屬于公司機(jī)密信息，只有參與用章流程的人員在必要范圍內(nèi)知悉。嚴(yán)禁將文件內(nèi)容泄露給無關(guān)人員，防止公司機(jī)密信息外泄。2.文件保管申請部門在取得加蓋公章的文件后，應(yīng)妥善保管，按照公司的文件管理規(guī)定進(jìn)行存檔和使用。對于涉及敏感信息的文件，應(yīng)采取加密存儲、限制訪問等措施，確保信息安全。3.電子文件保密如果用章文件為電子文件，在傳輸和存儲過程中應(yīng)采用加密技術(shù)，防止文件被竊取或篡改。嚴(yán)禁在未加密的公共網(wǎng)絡(luò)上傳輸涉及公司機(jī)密的電子文件。（二）用章過程保密1.現(xiàn)場監(jiān)督公章保管人員在用章過程中應(yīng)始終在場，確保用章過程的安全性和規(guī)范性。嚴(yán)禁將公章交給申請部門自行使用，防止公章被盜用或?yàn)E用。2.用章環(huán)境用章應(yīng)在相對獨(dú)立、安全的場所進(jìn)行，避免無關(guān)人員進(jìn)入。在用章過程中，應(yīng)注意遮擋文件內(nèi)容，防止他人窺視文件信息。3.廢棄文件處理對于用章過程中產(chǎn)生的廢棄文件、草稿等，應(yīng)及時進(jìn)行銷毀處理。銷毀方式應(yīng)采用粉碎、焚燒等不可恢復(fù)的方式，確保文件內(nèi)容不會泄露。五、特殊情況處理（一）緊急用章1.適用情況當(dāng)公司發(fā)生緊急情況，如突發(fā)事件處理、重要業(yè)務(wù)洽談需要立即用章等，且無法按照正常審批流程辦理時，可以申請緊急用章。2.處理流程申請部門應(yīng)先向公司總經(jīng)理或行政部門負(fù)責(zé)人電話或口頭請示，說明緊急情況和用章需求。經(jīng)同意后，可先使用公章，但事后應(yīng)在[規(guī)定時間]內(nèi)補(bǔ)齊《公章使用申請表》和相關(guān)審批手續(xù)。3.監(jiān)督和記錄在緊急用章過程中，行政部門應(yīng)盡量安排人員進(jìn)行監(jiān)督，并在事后對用章情況進(jìn)行詳細(xì)核實(shí)和記錄，確保用章的合規(guī)性和必要性。（二）外出用章1.適用情況因業(yè)務(wù)需要，公章需帶出公司使用時，如參加重要會議、簽訂合同等，可以申請外出用章。2.審批流程申請部門應(yīng)填寫《公章外出使用申請表》，詳細(xì)說明外出用章的事由、時間、地點(diǎn)、預(yù)計用章次數(shù)等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、行政部門負(fù)責(zé)人和公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。3.保管和使用要求外出用章時，應(yīng)由行政部門指定專人負(fù)責(zé)攜帶和保管公章。攜帶人員應(yīng)確保公章的安全，不得將公章隨意放置或交給他人保管。在外出用章過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照審批的內(nèi)容和范圍使用公章，并及時向行政部門報告用章情況。使用完畢后，應(yīng)立即將公章帶回公司，并辦理歸還手續(xù)。六、員工的保密責(zé)任和義務(wù)（一）遵守制度規(guī)定公司全體員工應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)和遵守本保密管理制度的各項(xiàng)規(guī)定，嚴(yán)格按照制度要求使用公章和處理相關(guān)文件信息。如有違反制度的行為，將按照公司的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（二）保守機(jī)密信息員工在接觸和使用公司公章及相關(guān)文件信息過程中，應(yīng)嚴(yán)格保守機(jī)密信息，不得向任何外部人員或無關(guān)內(nèi)部人員泄露。如因工作需要與外部單位或個人溝通相關(guān)信息，應(yīng)事先獲得公司的批準(zhǔn)，并采取必要的保密措施。（三）及時報告異常情況員工如發(fā)現(xiàn)公章使用過程中存在異常情況，如公章丟失、被盜用、文件信息泄露等，應(yīng)立即向行政部門報告。行政部門在接到報告后，應(yīng)及時采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理，并向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報情況。（四）配合保密檢查員工應(yīng)積極配合公司組織的保密檢查工作，提供必要的信息和資料。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時進(jìn)行整改，確保公司公章使用的安全性和保密性。七、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查行政部門應(yīng)定期對公章的使用情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括公章的保管情況、用章審批流程的執(zhí)行情況、登記記錄的完整性和準(zhǔn)確性等。檢查周期為每季度一次，檢查結(jié)果應(yīng)形成書面報告，報公司管理層。（二）不定期抽查公司管理層可以不定期對公章使用情況進(jìn)行抽查，以確保制度的有效執(zhí)行。抽查可以采取現(xiàn)場檢查、查閱記錄、詢問相關(guān)人員等方式進(jìn)行。（三）問題整改對于檢查和抽查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應(yīng)及時下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門和人員限期整改。整改完成后，應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。八、違規(guī)處理（一）輕微違規(guī)對于違反本制度規(guī)定，但情節(jié)較輕，未造成公司實(shí)際損失的行為，如未按規(guī)定填寫用章申請表、用章記錄不完整等，給予當(dāng)事人警告處分，并責(zé)令其立即改正。（二）一般違規(guī)對于違反本制度規(guī)定，給公司造成一定損失或不良影響的行為，如擅自擴(kuò)大用章范圍、在空白文件上加蓋公章等，給予當(dāng)事人記過處分，并扣除一定的績效獎金。同時，要求當(dāng)事人承擔(dān)相