貿(mào)易公司行政制度資料內(nèi)容僅供參考，如有不當或者侵權，請聯(lián)系本人改正或者刪除。標準操作程序部門:綜管部題目:行政管理制度執(zhí)行日期:編號:SC-03起草:審核:批準:修訂日期:第一章總則一、目的:為完善公司行政管理機制,建立規(guī)范化的行政管理制度,提高行政、后勤管理水平和工作效率,特制定本制度。二、適應范圍:公司全體員工三、責任部門:綜管部第二章會議管理規(guī)定一、會議分類公司會議包括總經(jīng)理辦公(擴大)會議、專題會議、周質(zhì)詢會、月度質(zhì)詢會、月例會、部門周質(zhì)詢會。(一)總經(jīng)理辦公(擴大)會議1．召開時間總經(jīng)理辦公(擴大)會議由總經(jīng)理視需要適時召開。2．會議主持總經(jīng)理辦公(擴大)會議由總經(jīng)理主持。3．參加會議人員由部門經(jīng)理及以上管理人員、指定人員參加總經(jīng)理辦公(擴大)會議。4．會議議題總經(jīng)理辦公(擴大)會議題主要是商討年度經(jīng)營計劃及管理決策;研究重要人事任免或薪酬福利政策;部署重要工作;通報重要情況;聽取工作匯報;總經(jīng)理出差前工作布置等。(二)專題會議1．召開時間公司各項專題會議,根據(jù)公司的經(jīng)營管理情況具體確定召開時間。2．會議主持公司各項專題會議由專項負責人主持。3．參加會議人員由專項負責人及專項小組成員、指定人員參加公司各項專題會議。4．會議議題公司各項專題會議主要是對專題項目進行研究、審議、決策;就專題項目實施過程進行檢查、跟蹤、總結(jié)等。(三)周質(zhì)詢會1．召開時間各部門人員每周六14:00前制定周工作監(jiān)查表上交部門負責人,部門負責人則應在14:30前制定好周工作監(jiān)查表,連同電子版方式一并提交綜管部整理。周質(zhì)詢會每周六下午15:30至18:00召開。2．會議主持周質(zhì)詢會由總經(jīng)理主持。3．參加會議人員由部門經(jīng)理及以上管理人員、指定人員參加周質(zhì)詢會。4．會議議題公司周質(zhì)詢會議題主要是各部門負責人匯報本周工作業(yè)務進展和完成情況;分析問題,總結(jié)經(jīng)驗,糾正偏差,調(diào)整措施和方法;審議下周工作計劃,協(xié)調(diào)工作關系等。會上總經(jīng)理給予各部門的周工作監(jiān)查表及總結(jié)進行點評,綜管部經(jīng)理助理現(xiàn)場給予修正。(四)月度質(zhì)詢會1．召開時間各部門人員每月末最后一個工作日9:00前制定月工作計劃表上交部門負責人,部門負責人則應在11:00前制定月工作計劃表以電子版方式提交綜管部經(jīng)理助理整理。月度質(zhì)詢會安排在月底最后一個周六15:00至17:00召開,如遇節(jié)假日提前至當月最后一個工作日。2．會議主持月度質(zhì)詢會由總經(jīng)理主持。3．參加會議人員由部門經(jīng)理及以上管理人員、指定人員參加月度質(zhì)詢會。4．會議議題月度質(zhì)詢會主要是各部門負責人匯報當月工作業(yè)務進展和完成情況;分析問題,總結(jié)經(jīng)驗,糾正偏差,調(diào)整措施和方法;審議下個月工作計劃,協(xié)調(diào)工作關系等。會上總經(jīng)理給予各部門的月工作計劃表及總結(jié)進行點評及補充,綜管部經(jīng)理助理給予修正。對沒有期限的任務,當場討論確定期限;對可度量而沒有度量的任務當場確定度量數(shù);對中長期任務要制定階段任務完成時間表;對無法度量的任務不予考核;當場討論確定權重問題。(五)月例會1．召開時間月例會安排在月底最后一個周六17:00至18:00召開,如遇節(jié)假日提前至當月最后一個工作日。2．會議主持月例會由總經(jīng)理主持。3．參加會議人員由主管級以上人員參加月例會。4．會議議題綜管部傳達公司新的有關規(guī)定和當月員工獎懲情況;通報員工的建議和意見,對未被采納的建議和意見做出說明等;由總經(jīng)理總結(jié)匯報公司當月業(yè)務進展和工作完成情況;分析問題,總結(jié)經(jīng)驗,糾正偏差,調(diào)整措施和方法;通報下月工作安排。(五)部門周質(zhì)詢會1．召開時間公司各部門周質(zhì)詢會每周五15:00至16:00召開。2．會議主持公司各部門周質(zhì)詢會由部門負責人主持。3．參加會議人員由部門全體成員參加部門周質(zhì)詢會。4．會議議題公司部門周質(zhì)詢會主要是部門負責人通報當周階段性工作業(yè)務進展和完成情況;部門成員小結(jié)當期工作業(yè)務,分析問題,總結(jié)經(jīng)驗;集體討論,糾正偏差,調(diào)整措施和方法等。二、會議傳達1．會議確定后,由綜管部通知相關與會人員,并準備會議材料,重要會議與會人員須在《會議簽到表》上簽到。2．總經(jīng)理辦公(擴大)會議和專題會議須安排專人記錄,會后24小時內(nèi)將整理會議記錄送主持人審閱;需形成會議紀要的報主持人審定簽發(fā),并于會議次日印發(fā)。3．需要傳達的會議文件或材料,按會議主持人批示進行傳閱,傳閱人須在文件或材料上簽署姓名和日期。由綜管部負責會議紀要的草擬及報批工作。《會議紀要》于會議結(jié)束后第二個工作日12:00前提交會議主持人審定簽發(fā)。三、會議紀律1．接到會議通知后,與會人員須依時參加會議,不得無故缺席或借故推脫。確實不能按時與會的,須會前向會議主持人說明原因。2．會議進行期間,與會人員須將手機調(diào)至震動狀態(tài)或關機,禁止吸煙,不得隨意走動或外出。3．違反會議紀律者,按《獎懲條例》給予處罰。第三章文檔資料管理規(guī)定一、文件的收發(fā)(一)收文規(guī)定1．來文由綜管部統(tǒng)一簽收并及時交總經(jīng)理簽閱后再交相關部門處理。2．建立健全證件的催辦制度。政府主管部門指辦的證件或需公司答復的來函,由綜管部指定專人負責催辦,各部門應及時告知承辦事項的處理結(jié)果,以防止漏辦或延誤。(二)發(fā)文規(guī)定1．各部門文件由本部門自行負責起草。2．起草文件要一文一事、觀點明確、文字精煉、條理清楚、標點正確。3．各部門起草的以公司名義所發(fā)的文件,由綜管部統(tǒng)一編號,送至總經(jīng)理簽發(fā)。(三)文檔、資料的保管1．立卷、歸檔要求(1)各部門文件、資料自行歸檔,以公司名義所發(fā)的文件由綜管部歸檔。(2)文件須按統(tǒng)一要求整理,應做到齊全、完整,保持文件之間的歷史聯(lián)系,分類要清楚,案卷標題要明確。(3)財會檔案按國家財務工作的規(guī)定保管。2．歸檔范圍(1)來文(2)公司戰(zhàn)略、年度計劃,總結(jié)材料,統(tǒng)計資料。(3)公司制度、客戶檔案、人事檔案、會議記錄、決議、決定,重要會議形成的材料。(4)授權書、委任書、協(xié)議、合同、項目方案、通知通告、報告等。(5)財務計劃、決策、報表。(6)其它需長期保管的材料。3．文件、資料的保管(1)文件、資料由綜管部檔案管理員負責保管。各部門文件、資料自行歸檔后,每年5月前移交綜管部。(2)檔案柜的放置要整齊,利于防風、防潮、防曬、防蟲。檔案管理人員要定期對檔案進行檢查。(3)財務部資料、檔案由財務部自行保管。4．文檔、資料的調(diào)閱(1)調(diào)閱文檔、資料要履行登記、注銷手續(xù)。調(diào)閱前經(jīng)綜管部填寫《文檔、資料借閱單》。(2)重要的機密文件、材料須經(jīng)綜部經(jīng)理批準方可調(diào)閱,不得隨意復印、抄錄。(3)屬于一般性業(yè)務文件,經(jīng)綜管部文檔管理員同意即可調(diào)閱。(4)調(diào)閱人應愛惜所借文檔及資料,不得圈劃、拆散、剪裁、涂改、污損及遺失,更不得隨意轉(zhuǎn)借。(5)調(diào)閱人應及時歸還所借文檔及資料。第四章合理化建議及意見管理規(guī)定為建立高度信任、正常有效的溝通渠道,廣泛聽取廣大員工對公司經(jīng)營管理方面的合理化建議及意見,傾聽員工心聲,推動團隊建設,促進經(jīng)營管理水平的提升,特制定如下規(guī)定:一、在辦公區(qū)域內(nèi)設立”建議和意見箱”,同時開辟專用電子郵箱,用于征詢、接收員工的建議和意見。二、員工對公司經(jīng)營管理方面有何建議和意見,可采用書面或電子郵件方式提出;同時,也能夠表示個人思想和職業(yè)發(fā)展方面的主張和意愿。三、員工認為自身合法權益受到侵犯,或?qū)窘?jīng)營管理措施持有不同意見,或發(fā)現(xiàn)違反公司管理規(guī)定的行為,皆能夠進行舉報。公司將為舉報人保密。四、綜管部為合理化建議和意見受理責任部門,須指定專人負責管理”建議和意見箱”和專用電子郵箱,每周五上午開啟一次,收集整理相關材料和信息,填制《合理化建議及意見匯總表》,于周六上午10:00時呈報總經(jīng)理閱示,并于公司周質(zhì)詢會上予以討論和評議。五、綜管部于公司月例會上予以公布被采納的建議和意見,如能產(chǎn)生明顯效益或取得良好成效的,公司按獎懲條例給予獎勵。未被采納的建議和意見,公司有待于進一步探討,有署名的會后給予反饋。六、提交合理化建議和意見專用郵箱為第五章辦公用品與財產(chǎn)管理規(guī)定為加強公司資產(chǎn)的保管及使用管理,使公司各項資產(chǎn)及辦公用品能夠得到充分利用,不致造成財物的流失,特制定如下規(guī)定:一、申請及采購1、辦公用品的購買,由各部門根據(jù)需要于每月底前將辦公用品申購計劃提交綜管部。2、綜管部經(jīng)理對各部門上報的申購計劃進行審核,再由綜管部匯總《辦公用品采購申請單》,交總經(jīng)理審批,然后交由綜管部指定專人統(tǒng)一購置;各部門未經(jīng)綜管部同意不得私自購置辦公用品,否則不予報銷。3、固定資產(chǎn)的購買,由使用人向綜管部提交申請,并會同綜管部專人尋價后,將購置申請與尋價單報總經(jīng)理審批。4、負責采購人員在確保質(zhì)量的前提下必須做到”貨比三家、物美價廉”節(jié)約辦公費用,并取得合法有效的發(fā)票。5、各類報銷發(fā)票單位名稱必須寫我司全稱,若有誤,則該筆費用不予報銷。二、領用及保管1、采購物品經(jīng)驗收合格后,由綜管部建立管理臺帳,辦好登記入庫、出庫領用手續(xù),出庫一定填具《辦公用品領用登記表》并由領取人員簽字。2、耐用年數(shù)在一年以上或單價元以上的物品,而且在使用過程中保持原有實物形態(tài)的資產(chǎn),綜管部應填具《固定資產(chǎn)登記卡》,填注購置金額、耐用年限、分類編號,使用部門(或人員)等存檔備查。3、公司所有資產(chǎn)由綜管部負責管理,分發(fā)到各部門的電子設備、通訊設備及辦公用品歸由各使用部門管理。4、各部門應對使用及保管的財產(chǎn)物資妥善保管,避免丟失,對重要物品設專管員,定期保養(yǎng)維護。如有損壞須及時報綜管部進行修理,對人為造成損失的,當事人須照價賠償。5、按規(guī)定報廢的財產(chǎn)物資,須經(jīng)綜管部批準后,由綜管部統(tǒng)一處理,所回收款項交財務部。6、員工離職時,必須將領用的辦公用品退還給綜管部。三、資產(chǎn)盤點綜管部應會同財務部每年12月底前對固定資產(chǎn)盤點一次,核對財產(chǎn)數(shù)量及使用情況。盤點后應填具《盤存單》一式二份,注明盈虧原因,呈報總經(jīng)理核準后一份送財務部入帳,一份送綜管部備查。第六章辦公設備管理規(guī)定一、網(wǎng)絡服務器、打印機、復印機、傳真機等設備由專門人員維護管理,其余電腦由使用人員負責維護管理,并保持機器的清潔和完好。下午下班時要關掉復印機、打印機、電腦的電源。二、所有收、發(fā)傳真件均由專職人員統(tǒng)一辦理,其它人員如有需要收、發(fā)傳真,需交給專職人員辦理。三、員工因工作需要復印文件或資料的,復印紙張應控制、節(jié)約使用,能重復使用的紙張堅決不能浪費。四、傳真機要保持24小時開機,下班時要檢查傳真機是否處于開機和自動接收狀態(tài)。五、違反以上規(guī)定者,由綜管部向其提出,第1次書面警告,以后每次罰款100元。第七章通訊工具管理規(guī)定一、公司綜管部負責電話的配備、管理和監(jiān)督電話的使用。二、公司電話由綜管部負責統(tǒng)一安裝及線路的檢修管理工作。未經(jīng)其批準,各部門或個人不得自行接、拆移電話機及附加分機。三、員工不能利用公司電話打私人電話。確有特殊情況者,市話應控制在5分鐘內(nèi)。四、根據(jù)工作需要,要求使用公司短號的,由部門或個人寫出書面申請,經(jīng)總經(jīng)理批準后由綜管部部統(tǒng)一辦理,并由其做相應登記。五、違反以上規(guī)定者,由綜管部向其提出,第1次書面警告,以后每次罰款50元。第八章安全保衛(wèi)管理規(guī)定一、綜管部應經(jīng)常對公司員工進行安全教育,提高安全觀念,組織有關人員開展定期或不定期的安全檢查,發(fā)現(xiàn)漏洞和不安全因素,要督促有關部門及時解決。二、部門負責人對安全保衛(wèi)工作負直接的領導責任。在工作中應做到:(一)人人有責任維護辦公場所安全,做到下班人走關燈、切斷電源、關閉門窗、鎖大門。(二)對本部門的文件資料,嚴格管理、嚴防丟失。(三)不得將易燃、易爆及有毒物品帶入辦公場所,不得在辦公室吸煙,不得焚燒廢紙。不準在宿舍內(nèi)使用電爐,私接亂接電源。(四)發(fā)現(xiàn)漏洞和事故隱患,立即解決或報告。(五)對不按以下規(guī)定執(zhí)行,造成損失的,不論什么原因,由其承擔全部損失。1．現(xiàn)金保管人員必須認真執(zhí)行國家規(guī)定,到銀行存、取大額現(xiàn)金5～10萬元必須有1人隨行;10萬元及以上必須有2人隨行;隨行人員在隨行過程中不得以任何理由中途離開。2．公司人員與客戶發(fā)生的1萬元以上的現(xiàn)金收支,必須與客戶在銀行內(nèi)辦理交接,保證其安全。(六)現(xiàn)金支票和財務印章由專人保管,每天留存的備用金和主要單據(jù),下班前要鎖入保險柜。(七)各類貴重辦公設備,指定專人保管。三、違反以上規(guī)定者,第一次書面警告,以后罰款100元/次。第九章防臺管理規(guī)定根據(jù)防臺工作需要,在臺風來襲前6個小時,綜管部負責安排人員防臺值班。一、非上班時間防臺值班職責(一)臺風來襲前1、負責檢查辦公室門、窗是否關閉鎖緊,外墻懸掛的空調(diào)設備是否牢固。2、電腦、復印機、打印機、傳真機等要加蓋防護罩。3、負責每1小時上網(wǎng)查看一次臺風最新動態(tài)(香港氣象臺網(wǎng)址:.gov.hk)且做好記錄,并將有關信息傳遞到本部門、綜管部、公司領導等。(二)臺風來襲中1、值班時間要堅守崗位,不得擅離職守(特別是夜間,不能睡覺)。2、每半小時巡視、檢查各房間的狀況并做好記錄。若發(fā)現(xiàn)有進水現(xiàn)象,應馬上采取相應措施并拖干地面積水。3、若發(fā)生突發(fā)事情,應馬上向公司領導通報,并根據(jù)領導的意見迅速處理。二、上班時間防臺值班職責(一)防臺工作主要由綜管部人員負責(順序:司機、文員、經(jīng)理,其中網(wǎng)上查看臺風動態(tài)由文員或經(jīng)理負責)。(二)職責同非上班時間的防臺值班一樣,同時兼顧本職工作。第十章車輛管理規(guī)定為提高車輛運行效率,加強車輛及司機的調(diào)度管理,規(guī)范送貨司機的操作行為,公司特制定本管理條例,望全體司機嚴格遵照執(zhí)行。一、駕駛操作規(guī)范1、每天出車、收車時,要認真填寫出車行程統(tǒng)計表并簽名,如漏填或不認真填寫者,以曠工論處。一個月三次不填寫者,給予記小過處分;一年累計超過二十次不填寫者,給予記大過處分。2、自覺遵守交通規(guī)則,服從交警指揮,不開英雄車,不開疲勞車,做到文明駕馭,安全行車。3、駕駛車輛時,要檢查攜帶證件是否齊全。如因不檢查造成的一切損失,責任全部由當事人承擔。4、每次出車前,要檢查車輛狀況,包括油門、剎車、機油、水箱、車燈、輪胎、方向盤、車門、車廂、車輛衛(wèi)生以及各個部件是否符合要求,方可行車(如因沒有機油或水造成燒發(fā)動機、波箱,后果由當班司機承擔)。5、愛護車輛,維護車輛的的安全性能,做到勤洗刷、勤保養(yǎng),保證車輛完好無損,提高車輛使用壽命。6、下班時間要按公司指定的地點停放車輛,且收車后,使用車輛的司機要整理車內(nèi)物品,清理車內(nèi)雜物,隨時保證車輛整潔、美觀。7、熟悉安全駕駛知識和安全規(guī)程,掌握車輛保養(yǎng)檢修的基本知識,熟悉日常保養(yǎng)內(nèi)容,懂得一般常見故障的檢查和排除。發(fā)現(xiàn)有異常情況及時匯報隊長,有問題不報告而造成一切損失,由當事人負責(特殊情況經(jīng)核實的可酌情給予處理)。8、駕駛車輛發(fā)生事故時,要及時搶救傷員,保護好事故現(xiàn)場并通報交警和保險公司及時處理。9、司機離開駕駛室或駕駛室無人的情況下,必須關閉車窗,車輛鑰匙隨人取走,以確保車輛及財物之安全。如因此而出現(xiàn)任何損失,由當班司機負責予以賠償。10、不得將車輛借給別人使用,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),重罰500元;如造成損壞或事故及丟失,一切由借出車輛人負全部責任。11、送貨往返途中,不搭乘與公司工作任務無關人員隨車往返,更不能將車交給別人駕駛。往返路途要按照規(guī)定路線行駛。不得拉載與公司無關的產(chǎn)品(有特殊情況須向銷售部區(qū)域主任請示批準)。二、配送貨物行為規(guī)范送貨司機必須熟悉公司經(jīng)營的商品名稱、規(guī)格,確保配送工作的順利進行。1、市內(nèi)送貨司機每天早上8點30分上班時,當班司機應主動到銷售部拿銷售單,并及時交給倉庫配貨。在貨物裝車時,司機須與倉管員對單驗貨,保證單、貨準確無誤。同時,保證貨物的擺放整齊、完整無損。如發(fā)生單據(jù)變動時,司機當事人要簽字。2、貨物出庫后,由于人為因素造成貨物缺失的,責任全部由司機承擔。運輸途中,司機和送貨員應隨時注意貨物在車輛行駛過程中的安全狀況,發(fā)現(xiàn)異常情況,及時處理。特別是遇到刮風下雨天氣,更應檢查防護措施是否到位,保證貨物安全到達。3、送貨到客戶處,須負起押運商品的責任,送貨司機相互合作,合理分工,完成送貨工作。要主動、熱情按客戶要求將貨物擺放整齊。要和客戶一起驗收,辦完一切交接手續(xù)并確認。如貨物有數(shù)量或質(zhì)量問題,要作出解決辦法并告知銷售部。將銷售單隨車帶回并交給銷售部。4、對客戶提出的不滿意見或投訴,要耐心聽取。如當時知道原因的,要耐心解釋清楚。如解釋不了,要做好記錄,并告訴客戶回去盡快給予答復?；氐焦緫皶r向銷售部主管匯報。絕對不允許與客戶發(fā)生爭吵,說消極言語,破壞公司形象和信譽。5、要發(fā)揮團隊精神,不分工作繁簡、輕重,都應積極完成。而且與各部門協(xié)調(diào)好工作,不能指責對方,更不能在客戶面前表現(xiàn)出來,影響公司的形象。6、按要求、按時出車上班,熱愛本職工作,工作熱情主動,積極完成當天的各項工作,上班時必須堅守崗位職責,不能借故擅自離開工作崗位,違者以曠工論處。7、出庫、入庫(含退貨)要認真點清貨物,交接清楚后,一切貨物責任由當班司機承擔從出庫裝車到客戶驗收的責任。8、在退貨時恰逢倉庫下班時間,司機將填好《退貨登記表》,第二天必須及時由倉儲部主管及驗貨員兩人核查退回貨物與單據(jù)是否一致。三、貨款回收行為規(guī)范1、出車送貨前,司機必須與銷售部確認要收款的單據(jù),并妥善保管好這些單據(jù),絕對不能丟失。如發(fā)生遺失并造成貨款無法回籠,由此造成的損失(除不可抗力因素外),由當班司機承擔。2、司機收款時,態(tài)度要積極,爭取收到貨款,保證公司的貨款及時回籠,同時必須保證所收貨款與單據(jù)一致。絕不能為了給客戶留下好印象或趕時間就把貨單或欠單留到下次給其它同事收款。3、發(fā)生退貨時,應耐心詢問客戶退貨原因,如實與銷售部區(qū)域主任聯(lián)系溝通并確認,擅自作主退貨有誤者,由當班司機承擔一切責任。如銷售部同意退貨,單據(jù)須注明清楚?；貋砉竞?應及時、認真與倉庫辦理退貨入庫手續(xù)。如要退貨退款時,必須做好記錄,注明清楚每一家客戶的退貨退款情況。4、發(fā)生收到假幣時,應及時與客戶說明緣由,但不能與客戶發(fā)生爭執(zhí),盡量挽回損失。如不能挽回,將由當班司機與公司各承擔一半損失。5、如發(fā)生客戶投訴,經(jīng)核實是當班司機的錯誤或態(tài)度、服務的原因造成,公司將給予當班司機記大過處分(扣罰9日基本薪)。四、司機違章罰款的規(guī)定1、由貨物或車輛造成違章罰款,如車輛證件辦理不齊全、車輛發(fā)生故障、貨物超重、車輛超長超寬超高等,公司給予全報。2、如進入禁區(qū)及必須停車裝卸貨物的禁停地帶而造成的罰款,個人承擔5元。3、車輛行駛時速80KM/小時(含)以上造成的超速罰款由司機個人承擔,車輛行駛時速80KM/小時以下造成的超速罰款由公司承擔50%,司機個人承擔50%。4、人為的違章,如闖紅燈、壓線行駛;不按規(guī)定方向行駛、會車、倒車、掉頭;違反交通信號指示、標志及酒后駕車等,由司機個人承擔違章罰款。5、人為的違章本著誰駕駛、誰負責的準則,若不能辨別違章時的駕駛員,則由當班司機共同承擔責任(此條款只適用于長途組)。6、非公事不得以任何理由擅用公司車輛及執(zhí)行公事過程中利用公司車輛辦理私人事情(特殊情況須經(jīng)公司領導批準),違者給予記大過處分(扣罰9日基本薪)。第十一章衛(wèi)生管理規(guī)定一、衛(wèi)生清潔工作的標準是整潔、美觀,辦公用品及設備擺設整齊。(一)桌面、座椅、臥柜、茶幾、墻壁、窗戶、大門等應干凈、無灰塵、無水漬、無