企業(yè)檔案二合一制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》及集團母公司關于檔案管理的總體要求，結(jié)合公司檔案管理實際需求，旨在規(guī)范檔案管理行為，防控檔案管理風險，提升檔案管理效能，保障檔案信息安全與完整，特制定本制度。本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，覆蓋檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用、銷毀等全生命周期管理，以及與業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據(jù)同步的相關場景。第二條檔案專項管理是指公司圍繞檔案管理活動開展的系統(tǒng)性風險防控與合規(guī)治理工作，包括但不限于檔案分類標準統(tǒng)一、流程規(guī)范執(zhí)行、安全防護措施落實、信息化建設推進等。本制度明確檔案專項管理的組織架構、職責分工、管控要求、運行機制及保障措施，確保檔案管理符合法律法規(guī)及內(nèi)部管理規(guī)范。第三條本制度涉及的核心術語定義如下：（一）“檔案專項管理”是指公司為規(guī)范檔案管理行為、防控相關風險而建立的一整套管理機制，涵蓋制度體系、組織保障、技術支撐、操作流程及監(jiān)督考核等內(nèi)容。（二）“檔案管理風險”是指因檔案管理流程不規(guī)范、制度執(zhí)行不到位、技術防護不足等因素，可能導致檔案遺失、損毀、泄露或無法有效利用的風險。（三）“檔案合規(guī)”是指檔案管理活動嚴格遵循國家法律法規(guī)、行業(yè)準則及公司內(nèi)部管理制度，確保檔案管理的合法性、完整性與安全性。第四條檔案專項管理應遵循以下原則：（一）全面覆蓋原則：檔案專項管理應覆蓋公司所有部門、業(yè)務場景及檔案類型，確保管理無死角。（二）責任到人原則：明確各層級、各崗位的檔案管理責任，實現(xiàn)責任可追溯。（三）風險導向原則：聚焦檔案管理中的重點風險環(huán)節(jié)，實施差異化管控措施。（四）持續(xù)改進原則：根據(jù)內(nèi)外部環(huán)境變化及時優(yōu)化檔案管理制度，提升管理效能。第二章管理組織機構與職責第五條公司主要負責人對檔案專項管理負總責，統(tǒng)籌推進檔案管理工作的頂層設計與資源保障；分管領導對檔案專項管理負直接責任，負責制定具體管理制度、監(jiān)督執(zhí)行情況及考核結(jié)果。第六條設立檔案專項管理領導小組，由公司主要負責人擔任組長，分管領導擔任副組長，成員包括牽頭部門負責人、專責部門負責人及業(yè)務部門代表。領導小組主要履行以下職責：（一）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案專項管理工作，研究解決重大問題；（二）審批檔案專項管理制度及重大風險防控方案；（三）監(jiān)督評價檔案專項管理成效，提出改進要求。第七條明確檔案專項管理職責分工如下：（一）牽頭部門（檔案管理部門）職責：1.統(tǒng)籌制定檔案專項管理制度，組織修訂與宣貫；2.開展檔案管理風險識別與評估，編制風險清單；3.監(jiān)督檢查檔案管理流程執(zhí)行情況，定期通報問題；4.組織檔案管理培訓與考核，提升全員合規(guī)意識；5.推進檔案管理信息化建設，保障系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行。（二）專責部門（合規(guī)部、信息技術部）職責：1.合規(guī)部負責審核檔案管理業(yè)務的合法性，提出合規(guī)建議；2.信息技術部負責檔案管理系統(tǒng)的技術保障，落實數(shù)據(jù)安全措施；3.協(xié)助開展風險排查，制定應急響應預案。（三）業(yè)務部門/下屬單位職責：1.落實檔案管理要求，指定專人負責本領域檔案收集與整理；2.開展日常風險防控，及時上報異常情況；3.配合檔案專項管理檢查，落實整改要求。第八條基層執(zhí)行崗（檔案管理員、業(yè)務經(jīng)辦人員）應履行以下合規(guī)操作責任：（一）嚴格遵守檔案管理操作規(guī)范，確保檔案完整性與安全性；（二）落實崗位合規(guī)承諾，簽署《檔案管理合規(guī)承諾書》；（三）主動上報檔案管理風險隱患，配合處置重大問題；（四）定期自查工作記錄，確保檔案管理流程閉環(huán)。第三章專項管理重點內(nèi)容與要求第九條檔案分類與編號管理：業(yè)務操作合規(guī)標準：檔案分類應遵循“誰產(chǎn)生、誰負責”原則，統(tǒng)一采用公司規(guī)定的分類編碼體系，確保檔案標識的唯一性與規(guī)范性。禁止性行為：嚴禁擅自更改檔案分類標準或編號規(guī)則，導致檔案管理混亂。重點防控點：加強檔案分類標準的培訓宣貫，防止因理解偏差導致分類錯誤。第十條檔案收集與整理管理：業(yè)務操作合規(guī)標準：業(yè)務部門應在業(yè)務活動結(jié)束后X日內(nèi)完成相關檔案的收集與整理，按類別歸檔至指定存儲位置。禁止性行為：嚴禁將應歸檔檔案截留、銷毀或轉(zhuǎn)移至非指定場所。重點防控點：強化業(yè)務檔案的及時性管理，避免因滯后歸檔導致信息丟失。第十一條檔案保管與安全防護管理：業(yè)務操作合規(guī)標準：檔案保管應遵循“三分三密”原則（專人保管、專柜存放、定期盤點、密級管理、保密審查、密級變更），重要檔案應采取異地備份措施。禁止性行為：嚴禁非授權人員接觸涉密檔案，嚴禁在非安全區(qū)域存放重要檔案。重點防控點：定期開展檔案保管環(huán)境檢查，防止因溫濕度超標導致檔案損毀。第十二條檔案鑒定與銷毀管理：業(yè)務操作合規(guī)標準：檔案鑒定應遵循“定期評估、分類處置”原則，對無保存價值的檔案編制銷毀清單，經(jīng)審批后按規(guī)范銷毀。禁止性行為：嚴禁擅自銷毀應保存檔案，嚴禁將涉密檔案違規(guī)處理。重點防控點：建立檔案鑒定審批臺賬，確保銷毀流程可追溯。第十三條檔案利用與借閱管理：業(yè)務操作合規(guī)標準：檔案利用應履行審批手續(xù)，涉密檔案需經(jīng)密級審查；借閱檔案應登記臺賬，歸還時核對完整性。禁止性行為：嚴禁未經(jīng)審批擅自提供檔案查詢，嚴禁將檔案用于非公務用途。重點防控點：加強檔案利用的權限控制，防止因違規(guī)利用導致信息泄露。第十四條檔案信息化管理：業(yè)務操作合規(guī)標準：檔案管理系統(tǒng)應實現(xiàn)檔案全生命周期數(shù)字化管理，采用加密傳輸、訪問控制等技術手段保障數(shù)據(jù)安全。禁止性行為：嚴禁系統(tǒng)外聯(lián)非授權設備，嚴禁未授權導入導出檔案數(shù)據(jù)。重點防控點：定期開展系統(tǒng)安全檢測，防止因系統(tǒng)漏洞導致數(shù)據(jù)泄露。第十五條檔案應急響應管理：業(yè)務操作合規(guī)標準：制定檔案丟失、損毀、泄露應急預案，明確處置流程、責任部門及上報時限。禁止性行為：嚴禁因處置不當擴大檔案管理風險。重點防控點：定期組織應急演練，提升全員風險處置能力。第十六條檔案涉外管理：業(yè)務操作合規(guī)標準：涉及境外的檔案管理應遵守當?shù)胤煞ㄒ?guī)，采用跨境數(shù)據(jù)傳輸安全評估機制。禁止性行為：嚴禁違反當?shù)胤ㄒ?guī)處理涉密檔案。重點防控點：建立境外檔案管理備案制度，防止因合規(guī)問題引發(fā)風險。第四章專項管理運行機制第十七條制度動態(tài)更新機制：檔案專項管理制度應根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)準則及公司業(yè)務變化，每年至少修訂一次，由牽頭部門組織評估后報領導小組審批。第十八條風險識別預警機制：牽頭部門每季度開展檔案管理風險排查，對發(fā)現(xiàn)的問題進行分級評估，發(fā)布《檔案管理風險預警通知》，明確整改要求與時限。第十九條合規(guī)審查機制：檔案專項管理審查嵌入以下關鍵節(jié)點：（一）業(yè)務決策前，審查檔案收集方案；（二）合同簽訂時，審查涉密檔案條款；（三）項目啟動前，審查檔案管理制度配套情況。實行“未經(jīng)審查不得實施”原則，確保合規(guī)性。第二十條風險應對機制：（一）一般風險：由業(yè)務部門自行處置，牽頭部門監(jiān)督；（二）重大風險：由領導小組啟動應急預案，責任部門協(xié)同處置，及時上報分管領導。第二十一條責任追究機制：（一）違規(guī)情形：檔案管理不合規(guī)、風險處置不及時等；（二）處罰標準：根據(jù)問題嚴重程度，扣減績效、通報批評或紀律處分；（三）聯(lián)動考核：將違規(guī)情況納入部門年度考核，影響評優(yōu)評先。第二十二條評估改進機制：每年12月開展檔案專項管理體系評估，從制度完善度、執(zhí)行有效性、風險防控成效等方面綜合評價，形成《評估報告》并提交領導小組，明確優(yōu)化方向。第五章專項管理保障措施第二十三條組織保障：（一）各級領導應帶頭履行檔案管理責任，將檔案專項管理納入工作計劃；（二）牽頭部門應配備專職人員，保障檔案管理工作力量。第二十四條考核激勵機制：（一）將檔案專項合規(guī)情況納入部門年度考核指標，占比不低于X%；（二）對檔案管理優(yōu)秀部門及個人予以獎勵，與晉升評優(yōu)掛鉤。第二十五條培訓宣傳機制：（一）管理層：每半年開展一次合規(guī)履職培訓，提升檔案管理意識；（二）一線員工：每季度開展操作規(guī)范培訓，確保流程執(zhí)行準確。第二十六條信息化支撐：（一）采用檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案同步管理；（二）部署數(shù)據(jù)加密、訪問審計等技術手段，保障檔案安全。第二十七條文化建設：（一）編制《檔案管理合規(guī)手冊》，發(fā)布至全員學習；（二）每年開展“檔案管理合規(guī)月”活動，營造全員參與氛圍。第二十八條報告制度：（一）風險