一、總則為規(guī)范檔案管理與交接工作，確保檔案的完整性、安全性與可追溯性，充分發(fā)揮檔案在單位運營、管理及歷史傳承中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)行業(yè)規(guī)范，結(jié)合本單位實際情況，制定本制度。本制度適用于本單位各類檔案（含文書、業(yè)務、科技、聲像等）的管理與交接活動，涵蓋檔案的形成、整理、移交、接收、保管及利用等環(huán)節(jié)。檔案管理與交接工作應遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理、規(guī)范有序、安全保密”的原則，確保檔案從形成到保管的全流程合規(guī)可控。二、管理職責（一）檔案管理部門職責檔案管理部門作為檔案工作的專職機構(gòu)，需統(tǒng)籌規(guī)劃本單位檔案管理體系，制定檔案管理制度與操作規(guī)范；指導各部門開展檔案的收集、整理、立卷工作；負責檔案的接收、保管、鑒定、統(tǒng)計及利用服務；監(jiān)督檔案交接工作的合規(guī)性，對交接過程中發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見。（二）立卷部門職責各立卷部門（業(yè)務部門、項目組等）需指定專人負責本部門檔案的日常管理，按照檔案管理部門的要求，及時收集本部門形成的各類文件材料，進行初步整理、立卷并定期移交；在檔案交接前，對擬移交檔案的完整性、準確性進行自查，確保移交檔案與實際工作記錄一致。（三）交接人員職責移交方交接人員應熟悉擬移交檔案的內(nèi)容與狀態(tài)，按要求編制檔案移交清單，配合接收方完成清點、核對工作；接收方交接人員需嚴格審核檔案的質(zhì)量與完整性，對不符合要求的檔案及時提出異議，確保交接工作無遺漏、無差錯。三、檔案分類與整理（一）檔案分類檔案分類應遵循“來源清晰、類別明確、便于檢索”的原則，結(jié)合單位業(yè)務特點與檔案類型，采用“年度—類別—項目（或部門）”或“類別—年度—項目（或部門）”的分類體系。例如：文書檔案按年度結(jié)合機構(gòu)或問題分類，業(yè)務檔案按業(yè)務類型結(jié)合年度分類，科技檔案按項目或課題分類。（二）檔案整理要求1.立卷：文件材料應根據(jù)其形成規(guī)律與內(nèi)在聯(lián)系，按“一事一卷”或“一類一卷”的方式組卷，卷內(nèi)文件需排列有序（通常按時間或重要程度排序），并編制卷內(nèi)文件目錄，注明文件編號、題名、日期、頁數(shù)等信息。2.編號與裝訂：案卷需編制唯一檔號，檔號應包含年度、類別、案卷順序號等要素；案卷內(nèi)文件需去除金屬物，采用線裝或膠裝方式裝訂，裝訂后需確保文件平整、無缺頁。3.編目與著錄：每卷檔案需編制案卷封面，注明案卷題名、立卷單位、起止日期、卷內(nèi)頁數(shù)、檔號等信息；同時，檔案管理部門需建立檔案總目錄，對檔案的基本信息進行數(shù)字化著錄，便于檢索利用。四、檔案交接流程（一）交接前準備1.檔案整理：移交方需對擬移交檔案進行全面整理，確保檔案內(nèi)容完整、編目規(guī)范、裝訂牢固，對破損、褪色的檔案需進行修復或復制，保證檔案的可讀性與耐久性。2.清單編制：移交方應按檔案分類體系編制《檔案移交清單》，清單需詳細記錄檔案的檔號、案卷題名、起止日期、卷內(nèi)頁數(shù)、載體類型（紙質(zhì)、電子等）、備注（如特殊要求、關(guān)聯(lián)文件等），并由移交部門負責人審核簽字。3.審核確認：檔案管理部門應對移交清單及擬移交檔案進行初步審核，重點檢查檔案的完整性、分類準確性及編目規(guī)范性，對不符合要求的檔案，要求移交方限期整改。（二）交接過程1.清點核對：交接雙方應在指定地點（如檔案庫房、交接會議室）共同對擬移交檔案進行逐卷（或逐件）清點，核對檔案的數(shù)量、內(nèi)容與移交清單是否一致，對電子檔案需檢查其存儲介質(zhì)的完好性、文件的可讀取性及備份情況。2.簽字確認：經(jīng)清點核對無誤后，交接雙方需在《檔案移交清單》上簽字確認，移交方需移交檔案實體（含紙質(zhì)檔案、電子檔案存儲介質(zhì)等）及相關(guān)編目資料，接收方需出具《檔案接收回執(zhí)》，明確接收檔案的數(shù)量、狀態(tài)及交接時間。3.資料移交：移交方應同步移交與檔案相關(guān)的檢索工具、參考資料（如檔案編研成果、利用手冊等），并向接收方說明檔案的形成背景、利用注意事項等特殊信息。（三）交接后處理1.檔案入庫：接收方應及時將移交檔案按規(guī)定的保管要求存入檔案庫房，對電子檔案需進行病毒查殺、格式轉(zhuǎn)換（如需）及異地備份，確保檔案的安全存儲。2.信息更新：檔案管理部門需更新檔案管理系統(tǒng)中的檔案信息，將移交檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)，完善檔案檢索條目，確保檔案信息的準確性與可查性。3.問題處理：若交接過程中發(fā)現(xiàn)檔案缺失、破損或與清單不符等問題，交接雙方應立即停止交接，共同查明原因，由移交方限期補充或整改，整改完成后重新組織交接；對無法整改的問題，需形成書面說明，報單位分管領(lǐng)導審批后，按審批意見處理。五、檔案保管要求（一）保管環(huán)境檔案庫房應具備良好的溫濕度控制、防火、防盜、防潮、防蟲、防光、防塵條件，溫度宜控制在14℃—24℃，相對濕度宜控制在45%—60%；庫房內(nèi)應配備恒溫恒濕設備、消防器材、防盜報警裝置及空氣凈化設備，定期檢查設備運行狀態(tài)，確保檔案保管環(huán)境安全穩(wěn)定。（二）安全措施檔案庫房應實行專人管理，非檔案管理人員未經(jīng)批準不得進入；檔案實體需按類別、年度有序排列，存放于專用檔案柜（架）中，柜（架）需做好防塵、防鼠處理；電子檔案需定期進行數(shù)據(jù)備份，備份介質(zhì)應異地存放，防止因自然災害、設備故障等導致檔案丟失。（三）鑒定與銷毀檔案管理部門應定期（每5—10年）對保管期滿的檔案進行鑒定，鑒定工作需成立由檔案管理部門、業(yè)務部門及法律部門人員組成的鑒定小組，對檔案的保存價值進行評估；對確無保存價值的檔案，需編制《檔案銷毀清冊》，經(jīng)單位領(lǐng)導審批后，按規(guī)定程序銷毀（紙質(zhì)檔案需進行粉碎或焚燒，電子檔案需徹底刪除并銷毀存儲介質(zhì)），銷毀過程需有專人監(jiān)督并記錄。六、檔案利用與保密（一）檔案利用單位內(nèi)部人員因工作需要利用檔案時，需填寫《檔案利用申請表》，經(jīng)部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)；檔案原則上僅限在檔案閱覽室查閱，確需借出的，需經(jīng)檔案管理部門負責人審批，且借閱期限不得超過15個工作日，歸還時需檢查檔案的完整性與完好性。外部單位或人員需利用檔案時，需出具單位介紹信及本人有效證件，說明利用目的與范圍，經(jīng)單位分管領(lǐng)導審批后，在檔案管理部門指定的場所查閱，不得復制、摘抄涉密或敏感檔案內(nèi)容。（二）保密要求檔案管理部門需按檔案的密級（絕密、機密、秘密、非密）進行分類保管，建立涉密檔案臺賬，嚴格控制涉密檔案的接觸范圍；檔案利用過程中，需遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案中的敏感信息；對電子檔案，需采取加密存儲、權(quán)限管理等措施，防止信息泄露。七、責任追究對在檔案管理與交接工作中違反本制度的行為，將視情節(jié)輕重追究相關(guān)人員的責任：對因檔案整理不規(guī)范、交接手續(xù)不全導致檔案丟失、損毀的，責令相關(guān)人員限期整改，并處以通報批評；對故意隱瞞檔案問題、違規(guī)銷