2026年跨境電商公司物資與商品臺(tái)賬管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司物資與商品臺(tái)賬管理工作，確保臺(tái)賬信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、可追溯，強(qiáng)化物資與商品全生命周期管控，保障公司資產(chǎn)安全，提升庫(kù)存周轉(zhuǎn)效率，支撐跨境電商業(yè)務(wù)合規(guī)運(yùn)營(yíng)，依據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國(guó)電子商務(wù)法》及公司財(cái)務(wù)、倉(cāng)儲(chǔ)管理相關(guān)規(guī)定，結(jié)合跨境電商業(yè)務(wù)特性，制定本制度。第二條本制度適用于公司所有物資與商品的臺(tái)賬建立、更新、核對(duì)、歸檔、注銷等全流程管理工作。其中，物資涵蓋辦公物資、倉(cāng)儲(chǔ)設(shè)備、物流耗材等非銷售類資產(chǎn)；商品涵蓋所有用于跨境銷售的成品、半成品、原材料等可售品類。公司各部門涉及物資與商品收發(fā)、存儲(chǔ)、使用、銷售等相關(guān)工作，均需嚴(yán)格遵循本制度規(guī)定。第三條本制度所指臺(tái)賬，是指以電子表格或紙質(zhì)憑證形式，系統(tǒng)記錄物資與商品的基礎(chǔ)信息、流轉(zhuǎn)過(guò)程、庫(kù)存狀態(tài)、價(jià)值變動(dòng)等核心數(shù)據(jù)的管理檔案，是物資與商品管理、財(cái)務(wù)核算、業(yè)務(wù)決策的重要依據(jù)。第四條臺(tái)賬管理核心原則：真實(shí)準(zhǔn)確原則：臺(tái)賬記錄數(shù)據(jù)需與物資、商品實(shí)際情況完全一致，嚴(yán)禁虛構(gòu)、篡改數(shù)據(jù)；及時(shí)完整原則：物資與商品發(fā)生流轉(zhuǎn)或狀態(tài)變化時(shí)，需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)更新臺(tái)賬，確保記錄無(wú)遺漏、無(wú)延遲；全程追溯原則：臺(tái)賬需完整記錄物資與商品從采購(gòu)入庫(kù)到報(bào)廢注銷或銷售出庫(kù)的全生命周期信息，確保每一筆流轉(zhuǎn)均可追溯；分類管理原則：按物資與商品類型、用途、存儲(chǔ)地點(diǎn)等進(jìn)行分類建賬，明確管理責(zé)任，提升管理效率；安全規(guī)范原則：臺(tái)賬數(shù)據(jù)需妥善保管，建立訪問(wèn)權(quán)限管控機(jī)制，防范數(shù)據(jù)丟失、泄露或?yàn)E用。第二章組織架構(gòu)與核心職責(zé)第五條公司建立“倉(cāng)儲(chǔ)物流部牽頭、財(cái)務(wù)部監(jiān)督、各部門協(xié)同”的臺(tái)賬管理體系，明確各主體職責(zé)，確保管理工作有序推進(jìn)。第六條倉(cāng)儲(chǔ)物流部核心職責(zé)：作為臺(tái)賬管理的牽頭部門，負(fù)責(zé)制定物資與商品臺(tái)賬的統(tǒng)一格式、記錄規(guī)范及更新標(biāo)準(zhǔn)；牽頭建立并維護(hù)物資與商品電子臺(tái)賬，負(fù)責(zé)日常更新、整理工作；同步管理紙質(zhì)臺(tái)賬憑證，確保電子與紙質(zhì)數(shù)據(jù)一致；組織開展物資與商品賬實(shí)核對(duì)工作，定期盤點(diǎn)庫(kù)存，及時(shí)處理賬實(shí)差異；負(fù)責(zé)臺(tái)賬數(shù)據(jù)的日常維護(hù)與備份，確保數(shù)據(jù)安全完整；定期向財(cái)務(wù)部、管理層提交臺(tái)賬分析報(bào)告；指導(dǎo)各部門相關(guān)崗位人員規(guī)范填寫臺(tái)賬，開展臺(tái)賬管理技能培訓(xùn)。第七條財(cái)務(wù)部核心職責(zé)：負(fù)責(zé)對(duì)物資與商品臺(tái)賬的財(cái)務(wù)合規(guī)性進(jìn)行監(jiān)督，核查臺(tái)賬數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)核算數(shù)據(jù)的一致性；參與定期賬實(shí)核對(duì)工作，對(duì)盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行財(cái)務(wù)審核，指導(dǎo)差異處理的賬務(wù)處理流程；監(jiān)督臺(tái)賬數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與完整性，對(duì)發(fā)現(xiàn)的臺(tái)賬管理問(wèn)題提出整改建議；負(fù)責(zé)臺(tái)賬相關(guān)財(cái)務(wù)憑證的歸檔管理，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與臺(tái)賬數(shù)據(jù)閉環(huán)銜接。第八條各業(yè)務(wù)部門核心職責(zé)：采購(gòu)部：負(fù)責(zé)提供物資與商品采購(gòu)相關(guān)信息（如采購(gòu)合同、采購(gòu)金額、供應(yīng)商信息、到貨時(shí)間等），協(xié)助倉(cāng)儲(chǔ)物流部完成入庫(kù)臺(tái)賬登記；及時(shí)反饋采購(gòu)環(huán)節(jié)的臺(tái)賬數(shù)據(jù)修正需求；運(yùn)營(yíng)部：負(fù)責(zé)提供商品銷售相關(guān)信息（如銷售訂單、出庫(kù)指令、目標(biāo)市場(chǎng)、銷售價(jià)格等），協(xié)助倉(cāng)儲(chǔ)物流部完成銷售出庫(kù)臺(tái)賬登記；跟蹤商品銷售過(guò)程中的臺(tái)賬數(shù)據(jù)變動(dòng)；行政部：負(fù)責(zé)辦公物資的領(lǐng)用申請(qǐng)與登記，按規(guī)定及時(shí)更新辦公物資領(lǐng)用臺(tái)賬，協(xié)助倉(cāng)儲(chǔ)物流部開展辦公物資盤點(diǎn)；其他部門：負(fù)責(zé)本部門使用物資的臺(tái)賬登記與保管，及時(shí)反饋物資使用狀態(tài)變化，配合開展賬實(shí)核對(duì)工作。第九條管理層核心職責(zé)：審批臺(tái)賬管理制度、臺(tái)賬格式標(biāo)準(zhǔn)及重大臺(tái)賬數(shù)據(jù)調(diào)整方案；監(jiān)督臺(tái)賬管理體系的有效運(yùn)行，協(xié)調(diào)解決跨部門臺(tái)賬管理爭(zhēng)議；審批賬實(shí)差異處理方案及臺(tái)賬管理相關(guān)的重大事項(xiàng)；保障臺(tái)賬管理所需資源投入，支持臺(tái)賬管理信息化建設(shè)。第三章核心臺(tái)賬管理要求第十條臺(tái)賬分類與建立：物資臺(tái)賬：按“辦公物資”“倉(cāng)儲(chǔ)設(shè)備”“物流耗材”等類別分賬建立。辦公物資臺(tái)賬需記錄物資名稱、規(guī)格型號(hào)、采購(gòu)日期、采購(gòu)金額、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、領(lǐng)用日期、使用狀態(tài)、報(bào)廢日期等信息；倉(cāng)儲(chǔ)設(shè)備與物流耗材臺(tái)賬需額外記錄存放地點(diǎn)、維護(hù)記錄、使用壽命、折舊情況等信息；商品臺(tái)賬：按“成品”“半成品”“原材料”“跨境保稅商品”等類別分賬建立，同時(shí)按目標(biāo)市場(chǎng)或存儲(chǔ)倉(cāng)庫(kù)進(jìn)一步細(xì)分。商品臺(tái)賬需記錄商品名稱、規(guī)格型號(hào)、SKU編碼、采購(gòu)日期、采購(gòu)成本、入庫(kù)數(shù)量、庫(kù)存數(shù)量、存儲(chǔ)地點(diǎn)、銷售訂單號(hào)、出庫(kù)數(shù)量、銷售金額、保質(zhì)期（如需）、過(guò)期狀態(tài)等信息；跨境保稅商品需額外記錄報(bào)關(guān)單號(hào)、保稅倉(cāng)編號(hào)、清關(guān)信息等合規(guī)數(shù)據(jù)。第十一條臺(tái)賬記錄規(guī)范：基礎(chǔ)信息完整：所有臺(tái)賬均需清晰記錄名稱、規(guī)格型號(hào)、唯一編碼（如SKU、資產(chǎn)編號(hào)）、采購(gòu)/生產(chǎn)信息、初始數(shù)量/金額等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，確保標(biāo)識(shí)唯一、信息可查；流轉(zhuǎn)信息詳實(shí)：物資與商品發(fā)生入庫(kù)、出庫(kù)、領(lǐng)用、調(diào)撥、退換貨、報(bào)廢等流轉(zhuǎn)時(shí)，需記錄流轉(zhuǎn)類型、數(shù)量、時(shí)間、經(jīng)手人、審批人、相關(guān)憑證編號(hào)等信息；商品跨境銷售需額外記錄物流單號(hào)、通關(guān)信息、收貨方信息等；書寫與錄入規(guī)范：紙質(zhì)臺(tái)賬需使用不易褪色的筆書寫，字跡清晰、無(wú)涂改；確需修改的，需由修改人簽字確認(rèn)并注明修改原因及日期；電子臺(tái)賬需按統(tǒng)一格式錄入，字段規(guī)范、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，避免冗余信息。第十二條臺(tái)賬更新時(shí)限：入庫(kù)臺(tái)賬：物資與商品到貨驗(yàn)收合格后，倉(cāng)儲(chǔ)物流部需在1個(gè)工作日內(nèi)完成入庫(kù)臺(tái)賬登記；出庫(kù)與領(lǐng)用臺(tái)賬：商品銷售出庫(kù)、物資領(lǐng)用或調(diào)撥后，倉(cāng)儲(chǔ)物流部需在當(dāng)日內(nèi)完成對(duì)應(yīng)臺(tái)賬更新；退換貨臺(tái)賬：發(fā)生采購(gòu)?fù)藫Q貨或銷售退換貨時(shí)，倉(cāng)儲(chǔ)物流部需在收到退換貨商品并驗(yàn)收后1個(gè)工作日內(nèi)更新臺(tái)賬；報(bào)廢與注銷臺(tái)賬：物資與商品報(bào)廢或注銷后，相關(guān)部門需在3個(gè)工作日內(nèi)提交證明材料，倉(cāng)儲(chǔ)物流部審核后完成臺(tái)賬注銷登記；其他變動(dòng)：物資與商品出現(xiàn)損壞、過(guò)期、維修等狀態(tài)變化時(shí)，需在發(fā)現(xiàn)或處理完成后1個(gè)工作日內(nèi)更新臺(tái)賬。第十三條臺(tái)賬保管要求：電子臺(tái)賬：存儲(chǔ)于公司指定服務(wù)器或云平臺(tái)，建立多級(jí)備份機(jī)制，每日自動(dòng)備份，月度進(jìn)行異地備份；設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，僅授權(quán)人員可查看、修改，操作記錄全程留痕；紙質(zhì)臺(tái)賬：相關(guān)憑證（如入庫(kù)單、出庫(kù)單、領(lǐng)用單、盤點(diǎn)表等）需分類裝訂成冊(cè)，標(biāo)注臺(tái)賬名稱、期間、類別等信息，存放于專用檔案柜，由專人保管；紙質(zhì)臺(tái)賬保存期限不少于3年，涉及財(cái)務(wù)核算的關(guān)鍵臺(tái)賬保存期限不少于5年；臺(tái)賬銷毀：超過(guò)保存期限的紙質(zhì)臺(tái)賬，需由倉(cāng)儲(chǔ)物流部牽頭、財(cái)務(wù)部審核，報(bào)管理層審批后，按規(guī)定進(jìn)行銷毀并記錄銷毀情況；電子臺(tái)賬需按數(shù)據(jù)留存相關(guān)規(guī)定處理，嚴(yán)禁隨意刪除。第四章臺(tái)賬管理流程第十四條臺(tái)賬建立流程：倉(cāng)儲(chǔ)物流部制定統(tǒng)一的物資與商品臺(tái)賬模板，明確各字段含義與填寫要求，報(bào)管理層審批后發(fā)布執(zhí)行；新物資/商品采購(gòu)入庫(kù)前，采購(gòu)部提交基礎(chǔ)信息至倉(cāng)儲(chǔ)物流部；倉(cāng)儲(chǔ)物流部核對(duì)信息完整性后，在臺(tái)賬系統(tǒng)中創(chuàng)建新條目，分配唯一編碼；物資/商品驗(yàn)收合格入庫(kù)后，倉(cāng)儲(chǔ)物流部完善入庫(kù)相關(guān)數(shù)據(jù)，完成初始臺(tái)賬建立，同步整理紙質(zhì)入庫(kù)憑證歸檔。第十五條日常更新流程：物資/商品發(fā)生流轉(zhuǎn)或狀態(tài)變化時(shí)，相關(guān)責(zé)任部門（如采購(gòu)部、運(yùn)營(yíng)部、領(lǐng)用部門）及時(shí)向倉(cāng)儲(chǔ)物流部提交變動(dòng)信息及相關(guān)憑證；倉(cāng)儲(chǔ)物流部臺(tái)賬管理員核對(duì)信息真實(shí)性與憑證完整性后，按規(guī)定時(shí)限更新電子臺(tái)賬；每月末，倉(cāng)儲(chǔ)物流部對(duì)當(dāng)月臺(tái)賬更新情況進(jìn)行梳理，核對(duì)電子臺(tái)賬與紙質(zhì)憑證的一致性，形成月度臺(tái)賬更新匯總表。第十六條賬實(shí)核對(duì)流程：月度核對(duì)：倉(cāng)儲(chǔ)物流部每月末組織開展物資與商品庫(kù)存盤點(diǎn)，對(duì)照臺(tái)賬記錄逐一對(duì)實(shí)物數(shù)量、狀態(tài)進(jìn)行核對(duì)，記錄核對(duì)結(jié)果；對(duì)出現(xiàn)的賬實(shí)差異，及時(shí)查明原因，形成《賬實(shí)差異明細(xì)表》；季度/年度核對(duì)：每季度末、年末開展全面賬實(shí)核對(duì)，財(cái)務(wù)部全程參與監(jiān)督；除數(shù)量核對(duì)外，需同步核對(duì)物資與商品價(jià)值、折舊、保質(zhì)期等關(guān)鍵信息；差異處理：對(duì)核對(duì)發(fā)現(xiàn)的賬實(shí)差異，倉(cāng)儲(chǔ)物流部聯(lián)合相關(guān)部門分析原因，制定整改措施（如調(diào)整臺(tái)賬、追回物資、報(bào)損處理等），報(bào)管理層審批后執(zhí)行；整改完成后，更新臺(tái)賬并歸檔差異處理相關(guān)資料。第十七條臺(tái)賬變更與注銷流程：臺(tái)賬數(shù)據(jù)需調(diào)整時(shí)，相關(guān)部門提交《臺(tái)賬數(shù)據(jù)調(diào)整申請(qǐng)》，附相關(guān)證明材料，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交倉(cāng)儲(chǔ)物流部；倉(cāng)儲(chǔ)物流部審核申請(qǐng)合理性與材料完整性，會(huì)同財(cái)務(wù)部復(fù)核后，報(bào)管理層審批；審批通過(guò)后，由臺(tái)賬管理員完成數(shù)據(jù)調(diào)整，記錄調(diào)整前后數(shù)據(jù)、調(diào)整原因及審批信息；物資與商品報(bào)廢、注銷時(shí)，相關(guān)部門提交《報(bào)廢/注銷申請(qǐng)》及處置證明材料，經(jīng)審批后，倉(cāng)儲(chǔ)物流部在臺(tái)賬中標(biāo)記注銷狀態(tài)，記錄注銷時(shí)間、原因及處置方式，相關(guān)資料歸檔留存。第五章監(jiān)督考核與責(zé)任追究第十八條監(jiān)督機(jī)制：日常監(jiān)督：倉(cāng)儲(chǔ)物流部每日核查臺(tái)賬更新及時(shí)性，每周抽查臺(tái)賬數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性；財(cái)務(wù)部每月對(duì)臺(tái)賬與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的一致性進(jìn)行核查，形成監(jiān)督記錄；專項(xiàng)監(jiān)督：每季度由管理層牽頭，組織倉(cāng)儲(chǔ)物流部、財(cái)務(wù)部開展臺(tái)賬管理專項(xiàng)檢查，重點(diǎn)核查臺(tái)賬完整性、規(guī)范度及賬實(shí)核對(duì)執(zhí)行情況；問(wèn)題整改：對(duì)監(jiān)督中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，建立整改臺(tái)賬，明確整改責(zé)任人與時(shí)限，跟蹤整改落實(shí)情況，確保問(wèn)題閉環(huán)解決。第十九條考核指標(biāo)：公司將臺(tái)賬管理工作納入各部門及相關(guān)崗位的績(jī)效考核體系，核心考核指標(biāo)包括：臺(tái)賬更新及時(shí)率：物資/商品變動(dòng)后按規(guī)定時(shí)限完成臺(tái)賬更新的比例，要求不低于99%；臺(tái)賬數(shù)據(jù)準(zhǔn)確率：臺(tái)賬記錄與實(shí)際情況及財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)一致的比例，要求不低于99.5%；賬實(shí)核對(duì)完成率：按規(guī)定周期完成賬實(shí)核對(duì)工作的比例，要求達(dá)到100%；臺(tái)賬完整性：臺(tái)賬記錄無(wú)缺失字段、無(wú)遺漏流轉(zhuǎn)信息的比例，要求不低于99%。第二十條考核結(jié)果應(yīng)用：績(jī)效考核結(jié)果與部門及個(gè)人的薪酬福利、評(píng)優(yōu)評(píng)先直接掛鉤。對(duì)臺(tái)賬管理規(guī)范、考核優(yōu)秀的部門及個(gè)人，公司給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)考核不合格的，責(zé)令限期整改，整改不到位的，相應(yīng)扣減績(jī)效薪酬。第二十一條責(zé)任追究：對(duì)在臺(tái)賬管理工作中存在以下行為的部門及個(gè)人，公司將依據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)責(zé)任追究：虛構(gòu)、篡改臺(tái)賬數(shù)據(jù)，或故意延遲、遺漏臺(tái)賬更新，導(dǎo)致數(shù)據(jù)失真的；未按規(guī)定開展賬實(shí)核對(duì)，或發(fā)現(xiàn)賬實(shí)差異后隱瞞不報(bào)、拖延處置的；丟失、損毀臺(tái)賬相關(guān)憑證或電子數(shù)據(jù)，或違規(guī)泄露臺(tái)賬信息的；拒絕配合監(jiān)督檢查工作，或?qū)ε_(tái)賬管理問(wèn)題拒不整改的。責(zé)任追究