2026年跨境電商公司物資與商品運輸管理制度第一章總則第一條制定目的為規(guī)范公司物資與商品跨境運輸管理工作，保障貨物運輸安全、高效、合規(guī)，降低運輸風險與成本，提升客戶滿意度，維護公司合法權(quán)益與品牌形象，依據(jù)《中華人民共和國海關(guān)法》《中華人民共和國進出口商品檢驗法》《國際貨物運輸代理業(yè)管理規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合公司跨境電商業(yè)務實際情況，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司所有跨境銷售商品、生產(chǎn)經(jīng)營所需物資（含原材料、輔料、設(shè)備、辦公用品等）的跨境采購、銷售環(huán)節(jié)的運輸管理活動，涵蓋運輸方案制定、承運商選擇、貨物包裝與標識、報關(guān)報檢、運輸跟蹤、貨物交接、異常處理、費用結(jié)算等全流程工作。公司各部門、各業(yè)務單元及所有參與運輸管理相關(guān)工作的人員，均需嚴格遵守本制度規(guī)定。第三條基本原則（一）合規(guī)性原則。嚴格遵守貨物起運地、目的地國家及地區(qū)的海關(guān)、稅務、檢驗檢疫、運輸管理等相關(guān)法律法規(guī)及政策要求，確保運輸全流程合法合規(guī)，杜絕違規(guī)操作。（二）安全高效原則。優(yōu)先保障貨物運輸安全，防范貨物丟失、損壞、變質(zhì)等風險；同時優(yōu)化運輸流程，合理選擇運輸方式與路線，提升運輸效率，保障貨物按時送達。（三）成本可控原則。在保障運輸質(zhì)量與效率的前提下，通過科學選擇承運商、優(yōu)化運輸方案、規(guī)范費用管理等方式，合理控制運輸成本，提升公司經(jīng)濟效益。（四）權(quán)責明晰原則。明確各部門及相關(guān)人員在運輸管理工作中的職責與權(quán)限，建立健全分工協(xié)作機制，確保各項工作有序推進，出現(xiàn)問題可追溯、可追責。第二章組織職責第四條運營部作為運輸管理工作的牽頭部門，主要職責包括：統(tǒng)籌協(xié)調(diào)物資與商品的跨境運輸工作，制定運輸工作計劃與方案；負責承運商的開發(fā)、篩選、評估與管理，建立承運商資源庫；組織簽訂運輸相關(guān)合同協(xié)議，明確雙方權(quán)利義務；跟蹤貨物運輸全過程，及時掌握貨物運輸狀態(tài)，協(xié)調(diào)處理運輸過程中的異常情況；負責運輸相關(guān)單據(jù)的收集、整理與歸檔；協(xié)同財務部完成運輸費用的審核與結(jié)算工作。第五條采購部負責配合運營部開展采購物資的運輸管理工作，提供采購物資的品類、數(shù)量、規(guī)格、交貨時間、起運地等相關(guān)信息；協(xié)助核實采購物資的運輸需求，參與采購物資運輸方案的制定；配合完成采購物資的包裝、標識及裝貨等前期準備工作；協(xié)助處理采購物資運輸過程中的相關(guān)問題，確保采購物資順利到港入庫。第六條銷售部負責提供銷售商品的訂單信息、客戶需求、交貨地址、時間要求等相關(guān)資料；協(xié)助運營部確認銷售商品的運輸方式與路線，確保運輸方案符合客戶需求；及時與客戶溝通運輸相關(guān)信息，反饋客戶對運輸服務的意見與建議；協(xié)助處理銷售商品運輸過程中的客戶咨詢與異常問題，保障商品順利送達客戶手中。第七條倉儲部負責貨物的倉儲管理與出入庫管控，配合完成運輸前的貨物清點、包裝、標識等工作，確保貨物包裝符合跨境運輸要求；負責貨物裝貨、卸貨過程的現(xiàn)場組織與監(jiān)督，核對貨物數(shù)量與規(guī)格，避免錯裝、漏裝；及時記錄貨物出入庫信息，同步更新倉儲管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)，為運輸跟蹤提供支持；協(xié)助處理貨物運輸過程中涉及倉儲環(huán)節(jié)的相關(guān)問題。第八條財務部負責運輸費用的審核、核算與支付工作，嚴格按照合同約定及公司財務制度，核對運輸費用單據(jù)的真實性、合規(guī)性與完整性；建立運輸費用臺賬，跟蹤運輸成本變動情況，開展運輸成本分析；協(xié)助運營部做好承運商的費用結(jié)算管理，防范財務風險。第九條法務部負責審核運輸相關(guān)合同協(xié)議的合法性、合規(guī)性與完整性，防范合同風險；為運輸管理工作提供法律支持，協(xié)助處理運輸過程中涉及的法律糾紛與爭議；監(jiān)督本制度的執(zhí)行情況，確保各項工作符合法律法規(guī)要求。第三章運輸管理流程第十條運輸需求提報采購部根據(jù)采購計劃，銷售部根據(jù)銷售訂單，分別向運營部提報運輸需求，填寫《運輸需求申請表》，明確貨物名稱、品類、數(shù)量、規(guī)格、重量、體積、起運地、目的地、交貨時間、運輸特殊要求（如溫控、防潮、易碎等）等信息，并附上相關(guān)支撐資料（如采購合同、銷售訂單等）。運營部對運輸需求進行審核，確認需求的合理性與可行性，若存在疑問，及時與提報部門溝通核實。第十一條運輸方案制定運營部根據(jù)審核通過的運輸需求，結(jié)合貨物特性、運輸距離、交貨時間、成本預算、目的地法律法規(guī)要求等因素，制定初步運輸方案，明確運輸方式（如國際快遞、空運、海運、鐵運等）、運輸路線、承運商備選名單、運輸時間節(jié)點、費用預估等內(nèi)容。對于特殊貨物（如危險品、生鮮食品、超大超重貨物），需單獨制定專項運輸方案，必要時咨詢專業(yè)機構(gòu)或相關(guān)部門意見，確保運輸方案安全合規(guī)。初步運輸方案需征求采購部、銷售部等相關(guān)部門意見，修改完善后確定最終方案。第十二條承運商選擇運營部依據(jù)運輸方案及承運商選擇標準，從承運商資源庫中篩選符合條件的承運商。承運商選擇標準主要包括：具備合法的跨境運輸經(jīng)營資質(zhì)，擁有相關(guān)業(yè)務許可證；具備良好的行業(yè)信譽與服務口碑，無重大運輸安全事故及違規(guī)記錄；具備滿足運輸需求的運輸設(shè)備、運輸網(wǎng)絡(luò)與專業(yè)團隊；具備完善的貨物跟蹤系統(tǒng)與異常處理機制；報價合理，費用透明，結(jié)算方式靈活。對于重要運輸項目或新合作承運商，運營部需組織開展實地考察或通過第三方機構(gòu)核實其資質(zhì)與實力，必要時組織招標流程。確定承運商后，運營部與其協(xié)商簽訂運輸合同或委托協(xié)議，明確運輸服務范圍、質(zhì)量要求、運輸期限、費用標準、付款方式、雙方權(quán)責、違約責任、爭議解決方式等核心條款，合同協(xié)議經(jīng)法務部審核通過后正式簽訂。第十三條貨物包裝與標識倉儲部根據(jù)運輸方案及貨物特性，按照跨境運輸相關(guān)要求對貨物進行包裝。包裝需具備足夠的強度與防護性能，能夠抵御運輸過程中的震動、擠壓、潮濕、溫差變化等外部環(huán)境影響，防止貨物損壞、泄漏、變質(zhì)。對于易碎品、精密儀器等特殊貨物，需采取緩沖、加固、防潮等專項防護措施；對于生鮮食品等需溫控的貨物，需采用保溫、冷藏等專用包裝，并配備相應的溫控設(shè)備。包裝完成后，倉儲部按照要求在貨物外包裝上標注清晰、規(guī)范的標識，包括貨物名稱、數(shù)量、規(guī)格、重量、體積、起運地、目的地、收件人信息、運輸警示標志（如易碎、防潮、向上等）、海關(guān)申報相關(guān)標識等，確保標識信息準確無誤、清晰可見。運營部對貨物包裝與標識情況進行抽查核實，不符合要求的需督促倉儲部整改。第十四條報關(guān)報檢辦理運營部協(xié)同相關(guān)部門準備報關(guān)報檢所需資料，包括商業(yè)發(fā)票、裝箱單、提單、采購合同/銷售合同、原產(chǎn)地證明、檢驗檢疫證書（如需）、報關(guān)委托書等。根據(jù)貨物特性及目的地國家或地區(qū)的要求，提前向海關(guān)、檢驗檢疫部門辦理報關(guān)報檢手續(xù)。在辦理過程中，需確保申報信息真實、準確、完整，及時配合相關(guān)部門的查驗工作，妥善處理報關(guān)報檢過程中出現(xiàn)的問題，確保貨物順利通關(guān)。第十五條運輸跟蹤與監(jiān)控貨物發(fā)出后，運營部安排專人通過承運商的貨物跟蹤系統(tǒng)或其他指定方式，實時跟蹤貨物運輸狀態(tài)，記錄貨物在起運地、中轉(zhuǎn)地、目的地等關(guān)鍵節(jié)點的信息，包括發(fā)車/啟航時間、到達中轉(zhuǎn)地時間、通關(guān)進度、預計送達時間等。同時，運營部需與承運商保持密切溝通，及時獲取運輸過程中的相關(guān)信息，若發(fā)現(xiàn)貨物運輸延遲、異常停留、損壞等情況，需立即核實原因，督促承運商采取有效措施解決，并及時將相關(guān)情況反饋給采購部、銷售部等相關(guān)部門及客戶（針對銷售商品）。第十六條貨物交接與驗收貨物到達目的地后，運營部協(xié)調(diào)承運商、收貨方（客戶或公司倉儲部門）完成貨物交接工作。交接時，相關(guān)各方需共同核對貨物數(shù)量、規(guī)格、包裝情況，檢查貨物是否存在丟失、損壞、變質(zhì)等問題。若為采購物資，倉儲部負責現(xiàn)場驗收，填寫《貨物驗收單》，對驗收合格的貨物辦理入庫手續(xù)；對驗收不合格的貨物，需及時拍照取證，由運營部牽頭與承運商、供應商協(xié)商處理賠償、退換貨等相關(guān)事宜。若為銷售商品，需協(xié)助客戶完成驗收，由客戶簽署驗收確認文件；若客戶提出貨物質(zhì)量或數(shù)量問題，運營部需及時核實情況，協(xié)調(diào)承運商及相關(guān)部門妥善處理，維護客戶權(quán)益。貨物交接驗收完成后，運營部收集整理相關(guān)交接單據(jù)、驗收證明等資料，歸檔留存。第四章運輸安全與風險防控第十七條貨物安全管理公司建立健全貨物安全保障機制，從包裝、裝卸、運輸?shù)雀鱾€環(huán)節(jié)防范貨物安全風險。倉儲部嚴格按照包裝標準對貨物進行包裝，運營部加強對包裝質(zhì)量的監(jiān)督檢查；在貨物裝卸過程中，倉儲部與承運商需規(guī)范操作流程，輕拿輕放，避免野蠻裝卸導致貨物損壞；運營部督促承運商加強運輸過程中的貨物防護，確保運輸設(shè)備符合安全要求，定期對運輸車輛、船舶、飛機等運輸工具進行維護保養(yǎng)。對于價值較高、易碎、易損等特殊貨物，公司可根據(jù)實際情況購買相應的貨物運輸保險，降低貨物損失風險。第十八條合規(guī)風險防控運營部定期組織相關(guān)部門人員學習跨境運輸相關(guān)法律法規(guī)及政策要求，及時掌握政策變動情況，確保運輸全流程合規(guī)。在報關(guān)報檢環(huán)節(jié)，嚴格審核申報資料，杜絕虛假申報、漏報、錯報等違規(guī)行為；對于涉及危險品、限制類商品等特殊貨物的運輸，需提前確認目的地國家或地區(qū)的相關(guān)規(guī)定，確保具備相應的資質(zhì)與許可文件，避免因違規(guī)運輸導致貨物被扣、罰款等風險。法務部加強對運輸相關(guān)工作的法律監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)并糾正潛在的合規(guī)風險。第十九條異常情況處理建立運輸異常情況應急處理機制，明確異常情況的上報流程、處理責任與時限要求。運輸過程中出現(xiàn)貨物丟失、損壞、變質(zhì)、運輸延遲、通關(guān)受阻、交通事故等異常情況時，相關(guān)責任人需立即向運營部負責人匯報，運營部牽頭組織相關(guān)部門核實情況，制定處理方案。對于輕微異常情況，及時與承運商溝通協(xié)調(diào)，督促其盡快解決；對于嚴重異常情況，需及時上報公司管理層，同時啟動相應的應急措施，必要時通過法律途徑維護公司權(quán)益。異常情況處理完成后，運營部需對處理過程、結(jié)果進行記錄歸檔，總結(jié)經(jīng)驗教訓，優(yōu)化運輸管理流程，防范類似問題再次發(fā)生。第五章運輸費用管理第二十條費用標準管控運營部根據(jù)運輸市場行情、承運商報價、運輸方案等因素，建立運輸費用標準體系，明確不同運輸方式、不同路線、不同貨物類型的費用標準。在與承運商簽訂合同協(xié)議時，嚴格約定費用標準及調(diào)整機制，確保費用透明、合理。對于長期合作的承運商，可協(xié)商確定優(yōu)惠費率，降低運輸成本。同時，運營部定期對運輸費用市場行情進行調(diào)研分析，及時更新費用標準體系，為運輸方案制定與費用審核提供依據(jù)。第二十一條費用審核與支付運輸完成后，承運商需按照合同約定向運營部提交運輸費用結(jié)算單據(jù)，包括運輸發(fā)票、提單、裝箱單、驗收證明等相關(guān)資料。運營部對結(jié)算單據(jù)的真實性、合規(guī)性、完整性進行審核，核對運輸費用與合同約定標準、實際運輸情況是否一致，審核無誤后提交財務部。財務部對運營部審核通過的結(jié)算單據(jù)進行再次審核，重點核查發(fā)票的合法性、費用金額的準確性等，審核通過后按照公司財務制度及合同約定的付款方式、付款期限，向承運商支付運輸費用。對于存在爭議的費用，運營部需與承運商協(xié)商核實，解決爭議后再辦理結(jié)算支付手續(xù)。第二十二條費用臺賬管理財務部建立運輸費用臺賬，詳細記錄運輸項目、承運商、貨物信息、運輸費用金額、支付時間、發(fā)票信息等內(nèi)容，實現(xiàn)運輸費用的全流程追溯。運營部配合財務部做好費用臺賬的更新與完善工作，及時提供相關(guān)運輸信息。公司定期對運輸費用臺賬進行匯總分析，掌握運輸成本變動趨勢，查找成本控制薄弱環(huán)節(jié)，提出優(yōu)化改進措施。第六章監(jiān)督檢查與責任追究第二十三條監(jiān)督檢查機制公司建立運輸管理工作監(jiān)督檢查機制，由運營部牽頭，聯(lián)合財務部、法務部等相關(guān)部門，定期或不定期對運輸管理全流程工作進行監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容包括：運輸需求提報與審核情況、運輸方案制定與執(zhí)行情況、承運商選擇與管理情況、貨物包裝與標識情況、報關(guān)報檢合規(guī)情況、運輸跟蹤與異常處理情況、貨物交接驗收情況、運輸費用審核與支付情況等。檢查方式可采用現(xiàn)場檢查、資料核查、數(shù)據(jù)核對等多種形式，確保檢查全面、深入、有效。第二十四條問題整改對于監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，檢查小組需及時向相關(guān)部門及人員反饋，下達《問題整改通知書》，明確整改內(nèi)容、整改時限、整改責任主體。相關(guān)部門及人員需按照要求限期完成整改工作，并將整改情況書面反饋給檢查小組。檢查小組對整改情況進行跟蹤驗證，確保問題整改到位。對于無法立即整改的問題，需制定專項整改計劃，明確階段性整改目標，持續(xù)推進整改工作。第二十五條責任追究對于在運輸管理工作中違反本制度規(guī)定，存在失職、瀆職、違規(guī)操作等行為，導致公司貨物丟失、損壞、被扣，或產(chǎn)生罰款、賠償、聲譽損失等不良后果的，公司將按照相關(guān)規(guī)定追究相關(guān)部門及人員的責任。責任追究方式包括批評教育、通報批評、經(jīng)濟處罰、崗位調(diào)整等；情節(jié)嚴重，構(gòu)成違法犯罪的，依法移交司法機關(guān)處理。對于嚴格遵守本制度規(guī)定，在運輸管理工作中表現(xiàn)突出，為