2026年跨境電商公司運(yùn)維耗材管理制度第一章總則第一條制定目的為規(guī)范公司運(yùn)維耗材的采購(gòu)、存儲(chǔ)、領(lǐng)用、報(bào)廢等全流程管理工作，保障運(yùn)維工作的穩(wěn)定高效開(kāi)展，合理控制運(yùn)維成本，避免耗材浪費(fèi)與流失，提升資源利用效率，依據(jù)國(guó)家相關(guān)物資管理法律法規(guī)及公司內(nèi)部管理規(guī)定，結(jié)合跨境電商業(yè)務(wù)運(yùn)維工作的實(shí)際需求，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司所有運(yùn)維相關(guān)耗材的管理活動(dòng)，涵蓋耗材的定義、分類、采購(gòu)、入庫(kù)、存儲(chǔ)、領(lǐng)用、使用監(jiān)督、盤(pán)點(diǎn)、報(bào)廢及成本核算等環(huán)節(jié)。其中運(yùn)維耗材指保障公司信息系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、倉(cāng)儲(chǔ)物流設(shè)備、辦公運(yùn)維設(shè)備等正常運(yùn)行所需的各類消耗性物資，包括但不限于網(wǎng)絡(luò)線纜、接口適配器、電源配件、打印耗材、維修工具、清潔用品、安防耗材等。公司各部門(mén)及所有參與運(yùn)維耗材管理與使用的人員，均需嚴(yán)格遵守本制度規(guī)定。第三條基本原則（一）按需配置原則。根據(jù)運(yùn)維工作實(shí)際需求合理規(guī)劃耗材采購(gòu)與儲(chǔ)備量，避免過(guò)度采購(gòu)造成積壓浪費(fèi)，同時(shí)保障運(yùn)維工作的即時(shí)需求，杜絕因耗材短缺影響工作開(kāi)展。（二）成本可控原則。在保障耗材質(zhì)量符合運(yùn)維要求的前提下，通過(guò)規(guī)范采購(gòu)流程、優(yōu)化供應(yīng)商選擇、加強(qiáng)使用監(jiān)管等方式，合理控制耗材采購(gòu)與使用成本，提升經(jīng)濟(jì)效益。（三）規(guī)范高效原則。建立清晰、規(guī)范的耗材管理流程，明確各環(huán)節(jié)的操作標(biāo)準(zhǔn)與責(zé)任主體，確保采購(gòu)、存儲(chǔ)、領(lǐng)用等工作高效有序開(kāi)展，提升管理效率。（四）權(quán)責(zé)明晰原則。明確各部門(mén)及相關(guān)人員在耗材管理中的職責(zé)權(quán)限，建立分工協(xié)作機(jī)制，確保各項(xiàng)管理工作有據(jù)可依、有跡可循，出現(xiàn)問(wèn)題可追溯、可追責(zé)。第二章組織職責(zé)第四條運(yùn)維部作為運(yùn)維耗材管理的牽頭部門(mén)，主要職責(zé)包括：負(fù)責(zé)梳理運(yùn)維工作所需耗材的品類、規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，建立運(yùn)維耗材清單；根據(jù)運(yùn)維工作計(jì)劃與實(shí)際需求，提報(bào)耗材采購(gòu)申請(qǐng)；負(fù)責(zé)耗材的驗(yàn)收、領(lǐng)用登記與使用監(jiān)管，確保耗材合理使用；參與供應(yīng)商的篩選與評(píng)估；協(xié)助倉(cāng)儲(chǔ)部開(kāi)展耗材盤(pán)點(diǎn)工作；負(fù)責(zé)廢舊耗材的回收與報(bào)廢申請(qǐng)；建立運(yùn)維耗材使用臺(tái)賬，跟蹤耗材使用情況。第五條采購(gòu)部負(fù)責(zé)根據(jù)運(yùn)維部提報(bào)的采購(gòu)申請(qǐng)，開(kāi)展運(yùn)維耗材的采購(gòu)工作；負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開(kāi)發(fā)、篩選、評(píng)估與管理，建立合格供應(yīng)商資源庫(kù)；組織簽訂采購(gòu)合同，明確采購(gòu)耗材的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨時(shí)間、付款方式及違約責(zé)任等條款；跟蹤采購(gòu)進(jìn)度，確保耗材按時(shí)到貨；協(xié)助運(yùn)維部與倉(cāng)儲(chǔ)部完成耗材驗(yàn)收工作；負(fù)責(zé)采購(gòu)相關(guān)單據(jù)的收集、整理與歸檔，協(xié)同財(cái)務(wù)部完成采購(gòu)費(fèi)用結(jié)算。第六條倉(cāng)儲(chǔ)部負(fù)責(zé)運(yùn)維耗材的倉(cāng)儲(chǔ)管理工作，建立專門(mén)的耗材存儲(chǔ)區(qū)域，確保存儲(chǔ)環(huán)境符合耗材特性要求（如防潮、防塵、防暴曬等）；負(fù)責(zé)耗材入庫(kù)時(shí)的數(shù)量核對(duì)、規(guī)格校驗(yàn)，辦理入庫(kù)手續(xù)，及時(shí)更新倉(cāng)儲(chǔ)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)；負(fù)責(zé)耗材的日常存儲(chǔ)維護(hù)，做好分類擺放、標(biāo)識(shí)清晰，便于領(lǐng)用與盤(pán)點(diǎn)；根據(jù)領(lǐng)用申請(qǐng)，辦理耗材出庫(kù)手續(xù)，準(zhǔn)確記錄出庫(kù)信息；定期開(kāi)展耗材盤(pán)點(diǎn)工作，核對(duì)賬實(shí)情況，形成盤(pán)點(diǎn)報(bào)告；協(xié)助運(yùn)維部做好廢舊耗材的暫存與處置工作。第七條財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)運(yùn)維耗材采購(gòu)費(fèi)用的審核、核算與支付工作，嚴(yán)格按照采購(gòu)合同約定及公司財(cái)務(wù)制度，核對(duì)采購(gòu)費(fèi)用單據(jù)的真實(shí)性、合規(guī)性與完整性；建立運(yùn)維耗材成本臺(tái)賬，跟蹤成本變動(dòng)情況，開(kāi)展成本分析；協(xié)助采購(gòu)部做好供應(yīng)商費(fèi)用結(jié)算管理，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)；參與耗材盤(pán)點(diǎn)工作，對(duì)盤(pán)點(diǎn)差異的賬務(wù)處理進(jìn)行指導(dǎo)與審核。第八條法務(wù)部負(fù)責(zé)審核運(yùn)維耗材采購(gòu)相關(guān)合同的合法性、合規(guī)性與完整性，防范合同風(fēng)險(xiǎn)；為耗材管理工作提供法律支持，協(xié)助處理采購(gòu)過(guò)程中涉及的法律糾紛與爭(zhēng)議；監(jiān)督本制度的執(zhí)行情況，確保各項(xiàng)管理工作符合法律法規(guī)要求。第三章運(yùn)維耗材分類與管理標(biāo)準(zhǔn)第九條耗材分類根據(jù)運(yùn)維耗材的用途、特性及價(jià)值，將其分為以下四類：一類為網(wǎng)絡(luò)通信耗材，包括網(wǎng)線、光纖、交換機(jī)端口模塊、路由器配件、無(wú)線AP配件等；二類為辦公運(yùn)維耗材，包括打印機(jī)硒鼓、墨盒、打印紙、色帶、辦公設(shè)備維修配件等；三類為倉(cāng)儲(chǔ)設(shè)備運(yùn)維耗材，包括物流貨架配件、掃碼槍電池與配件、傳送帶維修零件、叉車保養(yǎng)耗材等；四類為通用運(yùn)維耗材，包括螺絲刀、鉗子等維修工具、清潔布、靜電袋、電源適配器、保險(xiǎn)絲等。各部門(mén)可根據(jù)實(shí)際工作需求，對(duì)耗材分類進(jìn)行細(xì)化補(bǔ)充，報(bào)運(yùn)維部備案后執(zhí)行。第十條管理標(biāo)準(zhǔn)運(yùn)維部聯(lián)合采購(gòu)部、倉(cāng)儲(chǔ)部制定各類耗材的管理標(biāo)準(zhǔn)，明確不同品類耗材的質(zhì)量要求、采購(gòu)規(guī)格、儲(chǔ)備定額、領(lǐng)用限額、使用周期等內(nèi)容。對(duì)于價(jià)值較高、使用壽命較長(zhǎng)的耗材（如專業(yè)維修工具、大型設(shè)備配件等），實(shí)行重點(diǎn)管理，建立單獨(dú)的使用檔案；對(duì)于消耗頻率高、價(jià)值較低的通用耗材（如打印紙、清潔布等），實(shí)行定額管理，控制領(lǐng)用數(shù)量；對(duì)于有特殊存儲(chǔ)要求的耗材（如精密電子配件、易受潮耗材等），明確專項(xiàng)存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，確保耗材質(zhì)量不受影響。第四章運(yùn)維耗材采購(gòu)管理第十一條采購(gòu)需求提報(bào)運(yùn)維部根據(jù)運(yùn)維工作計(jì)劃、耗材消耗情況及儲(chǔ)備定額，定期（每月/每季度）梳理采購(gòu)需求，填寫(xiě)《運(yùn)維耗材采購(gòu)申請(qǐng)表》，明確耗材名稱、品類、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)單價(jià)、交貨時(shí)間、用途等信息，并附上相關(guān)支撐資料（如耗材消耗統(tǒng)計(jì)報(bào)表、運(yùn)維工作方案等）。對(duì)于臨時(shí)突發(fā)的運(yùn)維耗材需求，運(yùn)維部可提交緊急采購(gòu)申請(qǐng)，注明緊急原因，優(yōu)先辦理。采購(gòu)申請(qǐng)經(jīng)運(yùn)維部負(fù)責(zé)人審核后，提交采購(gòu)部。第十二條供應(yīng)商選擇與評(píng)估采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)需求及供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)，從合格供應(yīng)商資源庫(kù)中篩選符合條件的供應(yīng)商。供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)主要包括：具備合法的經(jīng)營(yíng)資質(zhì)，擁有相關(guān)產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證證書(shū)；具備良好的行業(yè)信譽(yù)與服務(wù)口碑，無(wú)重大質(zhì)量事故及違約記錄；具備穩(wěn)定的供貨能力，能夠保障交貨時(shí)間；產(chǎn)品質(zhì)量符合公司運(yùn)維耗材管理標(biāo)準(zhǔn)，性價(jià)比高；具備完善的售后服務(wù)體系，能夠及時(shí)處理產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題。對(duì)于新合作供應(yīng)商，采購(gòu)部需組織運(yùn)維部、倉(cāng)儲(chǔ)部開(kāi)展實(shí)地考察或樣品檢測(cè)，核實(shí)其資質(zhì)與產(chǎn)品質(zhì)量，經(jīng)評(píng)估合格后納入合格供應(yīng)商資源庫(kù)。采購(gòu)部定期（每半年/每年）對(duì)合格供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，根據(jù)評(píng)估結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商資源庫(kù)，淘汰不合格供應(yīng)商。第十三條采購(gòu)實(shí)施與合同簽訂采購(gòu)部根據(jù)審核通過(guò)的采購(gòu)申請(qǐng)，向合格供應(yīng)商發(fā)出采購(gòu)詢價(jià)或招標(biāo)邀請(qǐng)，對(duì)比多家供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、質(zhì)量、交貨期等條件，確定最優(yōu)采購(gòu)方案。對(duì)于采購(gòu)金額較大、采購(gòu)周期較長(zhǎng)的耗材采購(gòu)項(xiàng)目，需組織招標(biāo)流程，確保采購(gòu)過(guò)程公開(kāi)、公平、公正。確定供應(yīng)商后，采購(gòu)部與其協(xié)商簽訂采購(gòu)合同，明確采購(gòu)耗材的具體條款，合同經(jīng)法務(wù)部審核通過(guò)后正式簽訂。采購(gòu)部需跟蹤采購(gòu)合同的執(zhí)行進(jìn)度，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保耗材按時(shí)到貨。第十四條采購(gòu)驗(yàn)收耗材到貨后，采購(gòu)部通知運(yùn)維部、倉(cāng)儲(chǔ)部共同進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括：耗材數(shù)量與采購(gòu)合同、送貨單是否一致；耗材規(guī)格、型號(hào)與采購(gòu)申請(qǐng)是否相符；耗材質(zhì)量是否符合管理標(biāo)準(zhǔn)，有無(wú)破損、變質(zhì)、假冒偽劣等情況；相關(guān)質(zhì)量證明文件（如合格證、檢測(cè)報(bào)告等）是否齊全。驗(yàn)收合格的，由三方共同簽署《運(yùn)維耗材驗(yàn)收單》，倉(cāng)儲(chǔ)部辦理入庫(kù)手續(xù)；驗(yàn)收不合格的，由采購(gòu)部牽頭與供應(yīng)商溝通協(xié)商，辦理退換貨、補(bǔ)貨或索賠手續(xù)，確保公司權(quán)益不受損失。第五章運(yùn)維耗材存儲(chǔ)與領(lǐng)用管理第十五條存儲(chǔ)管理倉(cāng)儲(chǔ)部設(shè)立專門(mén)的運(yùn)維耗材存儲(chǔ)區(qū)域，根據(jù)耗材的特性與分類，采用貨架、儲(chǔ)物柜等存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行分類擺放，做好清晰的標(biāo)識(shí)，注明耗材名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫(kù)日期等信息。對(duì)于有特殊存儲(chǔ)要求的耗材，采取相應(yīng)的防護(hù)措施，如對(duì)精密電子配件進(jìn)行防潮、防靜電處理，對(duì)易揮發(fā)、易腐蝕耗材進(jìn)行密封存儲(chǔ)。倉(cāng)儲(chǔ)部定期對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境進(jìn)行檢查維護(hù)，保持環(huán)境整潔、干燥、通風(fēng)，防范耗材損壞、丟失或變質(zhì)。同時(shí)，倉(cāng)儲(chǔ)部通過(guò)倉(cāng)儲(chǔ)管理系統(tǒng)實(shí)時(shí)更新耗材庫(kù)存數(shù)據(jù)，確保庫(kù)存信息準(zhǔn)確無(wú)誤，為采購(gòu)與領(lǐng)用提供數(shù)據(jù)支持。第十六條領(lǐng)用管理各部門(mén)因運(yùn)維工作需要領(lǐng)用耗材時(shí)，需填寫(xiě)《運(yùn)維耗材領(lǐng)用申請(qǐng)表》，明確領(lǐng)用部門(mén)、領(lǐng)用人員、耗材名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，提交運(yùn)維部審批。運(yùn)維部根據(jù)耗材使用定額及實(shí)際工作需求，對(duì)領(lǐng)用申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，領(lǐng)用人員憑審批后的申請(qǐng)表到倉(cāng)儲(chǔ)部辦理領(lǐng)用手續(xù)。倉(cāng)儲(chǔ)部核對(duì)申請(qǐng)表信息無(wú)誤后，發(fā)放相應(yīng)耗材，辦理出庫(kù)手續(xù)，更新庫(kù)存數(shù)據(jù)，并由領(lǐng)用人員簽字確認(rèn)。對(duì)于重點(diǎn)管理的耗材，領(lǐng)用后需在運(yùn)維部建立的使用檔案中登記使用情況。領(lǐng)用人員需妥善保管領(lǐng)用的耗材，合理使用，避免浪費(fèi)與損壞。第十七條臨時(shí)領(lǐng)用與借用管理對(duì)于臨時(shí)突發(fā)的運(yùn)維工作需求，可辦理臨時(shí)領(lǐng)用手續(xù)，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人及運(yùn)維部負(fù)責(zé)人加急審批后領(lǐng)用。對(duì)于價(jià)值較高、短期使用后可回收的耗材（如專業(yè)維修工具），可辦理借用手續(xù)，填寫(xiě)《運(yùn)維耗材借用申請(qǐng)表》，明確借用期限、歸還要求等信息，借用期滿后需及時(shí)歸還倉(cāng)儲(chǔ)部，倉(cāng)儲(chǔ)部核對(duì)耗材完好情況后辦理歸還手續(xù)。逾期未歸還的，倉(cāng)儲(chǔ)部需提醒借用人員及時(shí)歸還，運(yùn)維部負(fù)責(zé)跟蹤督促。第六章運(yùn)維耗材盤(pán)點(diǎn)與報(bào)廢管理第十八條盤(pán)點(diǎn)管理倉(cāng)儲(chǔ)部聯(lián)合運(yùn)維部、財(cái)務(wù)部定期開(kāi)展運(yùn)維耗材盤(pán)點(diǎn)工作，盤(pán)點(diǎn)周期為每月一次小盤(pán)點(diǎn)，每季度一次大盤(pán)點(diǎn)。盤(pán)點(diǎn)工作需明確盤(pán)點(diǎn)人員、盤(pán)點(diǎn)范圍與盤(pán)點(diǎn)流程，對(duì)庫(kù)存耗材的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、存儲(chǔ)狀態(tài)等進(jìn)行全面核對(duì)，對(duì)比倉(cāng)儲(chǔ)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際庫(kù)存情況，形成《運(yùn)維耗材盤(pán)點(diǎn)報(bào)告》，注明盤(pán)點(diǎn)差異及原因。對(duì)于盤(pán)點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的短缺、損壞、變質(zhì)等問(wèn)題，需及時(shí)上報(bào)公司管理層，由運(yùn)維部牽頭組織相關(guān)部門(mén)核實(shí)處理。財(cái)務(wù)部根據(jù)盤(pán)點(diǎn)報(bào)告進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整，確保賬實(shí)相符。第十九條報(bào)廢管理運(yùn)維耗材符合以下條件之一的，可申請(qǐng)報(bào)廢：達(dá)到規(guī)定使用周期，無(wú)法繼續(xù)使用的；因損壞、變質(zhì)、老化等原因，失去使用價(jià)值的；因技術(shù)更新?lián)Q代，原有耗材無(wú)法適配現(xiàn)有運(yùn)維設(shè)備的；存在質(zhì)量問(wèn)題，無(wú)法修復(fù)或修復(fù)成本過(guò)高的。報(bào)廢流程如下：由使用部門(mén)或運(yùn)維部填寫(xiě)《運(yùn)維耗材報(bào)廢申請(qǐng)表》，注明報(bào)廢耗材的名稱、規(guī)格、數(shù)量、原值、使用情況、報(bào)廢原因等信息，附上相關(guān)證明材料（如損壞檢測(cè)報(bào)告等）；經(jīng)運(yùn)維部、倉(cāng)儲(chǔ)部審核確認(rèn)后，提交財(cái)務(wù)部進(jìn)行成本核算；報(bào)公司管理層審批通過(guò)后，由倉(cāng)儲(chǔ)部負(fù)責(zé)對(duì)報(bào)廢耗材進(jìn)行集中處置。對(duì)于可回收利用的廢舊耗材（如廢舊金屬配件、可拆解電子元件等），由倉(cāng)儲(chǔ)部統(tǒng)一收集整理，聯(lián)系專業(yè)回收機(jī)構(gòu)進(jìn)行回收處理，回收款項(xiàng)上繳公司財(cái)務(wù)部；對(duì)于無(wú)回收價(jià)值的廢舊耗材，需按照環(huán)保相關(guān)規(guī)定進(jìn)行無(wú)害化處置，避免環(huán)境污染。第七章成本控制與監(jiān)督檢查第二十條成本控制運(yùn)維部聯(lián)合財(cái)務(wù)部建立運(yùn)維耗材成本控制機(jī)制，定期對(duì)耗材采購(gòu)成本、使用成本進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，跟蹤成本變動(dòng)趨勢(shì)，查找成本控制薄弱環(huán)節(jié)。通過(guò)優(yōu)化采購(gòu)方案、協(xié)商供應(yīng)商優(yōu)惠價(jià)格、控制耗材領(lǐng)用數(shù)量、提高耗材利用率等方式，降低運(yùn)維耗材總成本。同時(shí)，建立耗材消耗定額考核機(jī)制，將各部門(mén)耗材消耗情況納入績(jī)效考核，對(duì)超出定額的部門(mén)進(jìn)行分析問(wèn)責(zé)，對(duì)節(jié)約成本的部門(mén)給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)。第二十一條監(jiān)督檢查公司建立運(yùn)維耗材管理監(jiān)督檢查機(jī)制，由運(yùn)維部牽頭，聯(lián)合財(cái)務(wù)部、倉(cāng)儲(chǔ)部等相關(guān)部門(mén)，定期或不定期對(duì)耗材管理全流程工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容包括：采購(gòu)需求提報(bào)與審核情況、供應(yīng)商選擇與評(píng)估情況、采購(gòu)合同執(zhí)行情況、耗材驗(yàn)收與入庫(kù)情況、存儲(chǔ)與領(lǐng)用管理情況、盤(pán)點(diǎn)與報(bào)廢情況、成本核算與控制情況等。檢查方式可采用現(xiàn)場(chǎng)檢查、資料核查、數(shù)據(jù)核對(duì)等多種形式，對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)向相關(guān)部門(mén)及人員反饋，下達(dá)《問(wèn)題整改通知書(shū)》，明確整改內(nèi)容、整改時(shí)限與責(zé)任主體。相關(guān)部門(mén)及人員需限期完成整改，并將整改情況書(shū)面反饋檢查小組，檢查小組對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤驗(yàn)證，確保問(wèn)題整改到位。第二十二條責(zé)任追究對(duì)于在運(yùn)維耗材管理工作中違反本制度規(guī)定，存在失職、瀆職、違規(guī)操作等行為，導(dǎo)致耗材浪費(fèi)、丟失、損壞，或產(chǎn)生采購(gòu)成本增加、合同糾紛、環(huán)境污染等不良后果的，公司將按照相關(guān)規(guī)定追究相關(guān)部門(mén)及人員的責(zé)任。責(zé)任追究方式包括批評(píng)教育、通報(bào)批評(píng)、經(jīng)濟(jì)處罰、崗位調(diào)整等；情節(jié)嚴(yán)重，構(gòu)成違法