2026年跨境營銷策劃公司采購物料規(guī)格確認管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司采購物料的規(guī)格確認工作，確保采購物料符合跨境營銷策劃業(yè)務需求，保障物料質量穩(wěn)定、使用適配，避免因規(guī)格偏差導致的物料浪費、項目延誤及經濟損失，結合公司跨境營銷業(yè)務采購實際，特制定本制度。第二條本制度適用于公司各類跨境營銷策劃項目所需采購物料的規(guī)格提出、審核、確認、驗證及變更等全流程管理工作，涵蓋境內外采購的宣傳物料、展示物料、數字物料載體、辦公輔助物料等各類與業(yè)務相關的物料。第三條采購物料規(guī)格確認工作遵循“需求導向、精準適配、分級審核、全程管控、責任明確”的原則，確保規(guī)格確認流程規(guī)范、參數精準、符合實際使用場景，同時兼顧跨境運輸、目標市場使用習慣等特殊要求。第四條公司采購部為采購物料規(guī)格確認的統籌協調部門，負責組織規(guī)格審核、對接供應商確認、跟蹤規(guī)格驗證；需求部門（如市場部、創(chuàng)意策劃部等）負責提出精準的物料規(guī)格需求；質量管控部門（或指定專人）負責物料規(guī)格的驗證與驗收；財務部負責因規(guī)格偏差產生的費用審核；人力資源部負責相關責任人的考核問責。第二章采購物料規(guī)格確認范圍與核心參數第五條采購物料規(guī)格確認范圍包括所有直接用于跨境營銷策劃項目執(zhí)行、品牌推廣及業(yè)務支撐的采購物料，具體分為以下四大類：（一）宣傳推廣類物料：包括海報、宣傳冊、宣傳單頁、易拉寶、橫幅、展架、廣告燈箱、品牌標識牌等；（二）數字載體類物料：包括存儲有營銷內容的U盤、光盤、移動硬盤等；（三）活動執(zhí)行類物料：包括展會搭建物料、活動道具、禮品物料、現場互動物料等；（四）辦公輔助類物料：包括用于跨境業(yè)務溝通的印刷品、包裝物料、物流輔助物料等。第六條采購物料規(guī)格核心確認參數需根據物料類型精準界定，確保覆蓋使用需求、質量標準、適配場景等關鍵要素，具體核心參數包括：（一）基礎屬性參數：物料名稱、數量、尺寸（長×寬×高/厚度）、重量、材質（紙張、塑料、金屬、布料等）、顏色（色號標準）、規(guī)格型號等；（二）工藝技術參數：印刷工藝（膠印、絲印、數碼印刷等）、制作工藝（裁切、折疊、焊接、噴涂等）、精度要求、表面處理方式（覆膜、燙金、UV等）、數字載體的存儲容量、讀寫速度等；（三）使用適配參數：適配場景（展會、線上推廣、線下活動等）、跨境運輸適配要求（抗壓、防潮、便攜性等）、目標市場使用標準（電壓適配、尺寸單位適配等）、環(huán)保合規(guī)參數（符合目標市場環(huán)保標準）等；（四）交付相關參數：交付時間、交付地點、包裝要求、驗收標準等。第三章采購物料規(guī)格確認流程第七條規(guī)格需求提出。需求部門根據跨境營銷策劃項目需求，明確采購物料的具體用途、使用場景及核心要求，填寫《采購物料規(guī)格需求表》，詳細列明物料的核心參數、數量、交付時間、使用地點（含境外地點）及特殊要求（如跨境運輸適配、目標市場合規(guī)等）。需求表需經需求部門負責人審核簽字，確保需求描述準確、參數完整。第八條內部規(guī)格審核。需求部門將審核通過的《采購物料規(guī)格需求表》提交至采購部，采購部牽頭組織質量管控部門、創(chuàng)意策劃部（涉及設計適配的物料）開展內部審核，審核工作需在3個工作日內完成。審核重點包括：規(guī)格參數的合理性與可行性、是否適配跨境使用場景、是否符合目標市場合規(guī)要求、成本預算匹配度等。審核通過的，進入供應商確認環(huán)節(jié)；審核發(fā)現參數不明確、不合理的，退回需求部門修改完善后重新提交審核。第九條供應商規(guī)格確認。采購部將審核通過的規(guī)格需求同步至備選供應商，要求供應商在5個工作日內出具《物料規(guī)格確認回復單》，明確是否能夠滿足規(guī)格要求、是否存在技術難點、是否需要調整參數及調整建議、物料報價及交付周期等信息。對于境外采購物料，需要求供應商提供符合當地合規(guī)標準的規(guī)格說明文件。采購部對比多家供應商回復信息，組織需求部門、質量管控部門評估，確定最終適配的規(guī)格參數及合作供應商，形成《采購物料規(guī)格確認書》。第十條規(guī)格驗證（必要時）。對于技術要求復雜、批量較大或首次采購的物料，需在正式批量采購前進行規(guī)格驗證。由采購部協調供應商制作樣品，質量管控部門聯合需求部門依據《采購物料規(guī)格確認書》開展樣品規(guī)格驗證，重點核對尺寸、材質、工藝等核心參數是否達標，驗證合格的，簽署《樣品規(guī)格驗證合格單》，方可啟動批量采購；驗證不合格的，由采購部牽頭與供應商協商調整，重新制作樣品驗證，直至合格。第十一條采購執(zhí)行與規(guī)格管控。批量采購合同簽訂時，需將《采購物料規(guī)格確認書》作為合同附件，明確雙方對規(guī)格的約定及偏差違約責任。采購過程中，采購部需定期與供應商溝通，跟蹤物料生產進度，抽查生產過程中的規(guī)格符合性，及時發(fā)現并解決規(guī)格偏差問題。對于境外采購物料，需同步跟蹤跨境運輸過程中的規(guī)格保護情況，避免運輸導致的規(guī)格變形、損壞。第十二條驗收規(guī)格確認。物料交付后，質量管控部門聯合需求部門、采購部依據《采購物料規(guī)格確認書》開展驗收工作，核對物料規(guī)格參數與確認書是否一致，批量物料需按比例抽樣檢查。驗收合格的，簽署《物料驗收合格單》，辦理入庫手續(xù)；驗收發(fā)現規(guī)格偏差的，立即暫停入庫，由采購部牽頭與供應商協商處理（退換貨、返工、索賠等），并記錄處理過程及結果。第四章采購物料規(guī)格變更管理第十三條規(guī)格變更條件。已確認的采購物料規(guī)格，原則上不得隨意變更。因項目需求調整、市場環(huán)境變化、供應商技術限制或規(guī)格驗證不合格等特殊情況確需變更的，需由需求部門或采購部提交《采購物料規(guī)格變更申請表》，說明變更原因、原規(guī)格、新規(guī)格、變更影響及應對措施，報部門負責人審核。第十四條變更審核與確認。規(guī)格變更申請經需求部門、采購部、質量管控部門審核后，報公司管理層審批（重大規(guī)格變更或涉及大額成本變化的）。審批通過后，采購部及時將變更后的規(guī)格同步至供應商，重新履行供應商規(guī)格確認流程，簽訂《物料規(guī)格變更補充協議》，并更新《采購物料規(guī)格確認書》。第十五條變更影響管控。規(guī)格變更后，采購部需組織評估變更對采購成本、交付周期、項目執(zhí)行的影響，協調相關部門調整工作安排。因規(guī)格變更導致供應商產生額外成本或延誤交付的，需在補充協議中明確責任劃分及費用承擔方式。第五章責任劃分與考核獎懲第十六條責任劃分：（一）需求部門：對提出的物料規(guī)格需求的準確性、完整性負直接責任，因需求描述不清、參數錯誤導致規(guī)格偏差的，承擔主要責任；（二）采購部：對規(guī)格審核的全面性、供應商確認的及時性及采購過程中的規(guī)格管控負主要責任，因審核疏漏、對接不當導致規(guī)格偏差的，承擔相應責任；（三）質量管控部門：對規(guī)格驗證及驗收環(huán)節(jié)的準確性負直接責任，因驗證、驗收不到位未發(fā)現規(guī)格偏差的，承擔相應責任；（四）供應商：因自身原因未按確認規(guī)格生產導致偏差的，承擔全部違約責任。第十七條考核獎懲。公司將采購物料規(guī)格確認工作納入相關部門及人員的績效考核體系：（一）獎勵：對于嚴格執(zhí)行本制度，精準提出規(guī)格需求、高效完成規(guī)格審核確認、成功規(guī)避規(guī)格偏差風險的部門或個人；在規(guī)格驗證、驗收中及時發(fā)現重大問題避免損失的人員，公司將給予表彰及物質獎勵。（二）問責：對于因需求提出不準確、審核疏漏、管控不到位等導致規(guī)格偏差，造成物料浪費、項目延誤或經濟損失的，根據損失程度對相關責任人給予警告、記過、扣減績效工資等處分；情節(jié)嚴重的，追究相應經濟賠償責任；供應商因規(guī)格偏差造