2026年跨境營(yíng)銷策劃公司策劃?rùn)n案管理與查閱管理制度第一章總則第一條制定目的為規(guī)范公司跨境營(yíng)銷策劃?rùn)n案的全流程管理，建立“收集全面、歸檔及時(shí)、保管安全、查閱規(guī)范、利用高效”的策劃?rùn)n案管理體系，明確各部門及崗位的檔案管理職責(zé)，有效防范檔案丟失、泄露、篡改等風(fēng)險(xiǎn)，保障策劃?rùn)n案的真實(shí)性、完整性與安全性，為公司業(yè)務(wù)復(fù)盤(pán)、合規(guī)追溯、戰(zhàn)略優(yōu)化提供可靠檔案支撐，提升公司跨境營(yíng)銷策劃業(yè)務(wù)的規(guī)范化管理水平，特制定本制度。第二條制定依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)數(shù)據(jù)安全法》《中華人民共和國(guó)個(gè)人信息保護(hù)法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》及海外主要業(yè)務(wù)區(qū)域相關(guān)法律法規(guī)，包括歐盟《一般數(shù)據(jù)保護(hù)條例》（GDPR）、美國(guó)《加州消費(fèi)者隱私法案》（CCPA）、東南亞各國(guó)檔案管理與數(shù)據(jù)保護(hù)法規(guī)、中東地區(qū)信息保密相關(guān)規(guī)定等，結(jié)合公司跨境營(yíng)銷策劃業(yè)務(wù)實(shí)際、檔案管理行業(yè)實(shí)踐制定。第三條適用范圍本制度適用于公司所有涉及跨境營(yíng)銷策劃?rùn)n案管理與查閱的部門及崗位人員，包括但不限于檔案管理部、策劃事業(yè)部、海外業(yè)務(wù)事業(yè)部、合規(guī)管理部、信息技術(shù)部、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部等部門中，負(fù)責(zé)策劃?rùn)n案收集、整理、歸檔、保管、查閱、銷毀及監(jiān)督管理的相關(guān)人員。本制度覆蓋跨境營(yíng)銷策劃?rùn)n案全生命周期，包括檔案形成、收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、復(fù)制、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)的管理工作。第四條核心原則合規(guī)安全原則：策劃?rùn)n案管理全過(guò)程嚴(yán)格遵循中國(guó)及目標(biāo)市場(chǎng)所在國(guó)（地區(qū)）法律法規(guī)，重點(diǎn)保障檔案信息安全與用戶隱私，堅(jiān)決杜絕檔案管理中的違法違規(guī)行為。全程管控原則：將規(guī)范管理貫穿檔案全生命周期，從檔案形成之初到最終銷毀，實(shí)現(xiàn)各環(huán)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)化、流程化管控，確保檔案完整可追溯。真實(shí)完整原則：確保收集歸檔的策劃?rùn)n案真實(shí)反映跨境營(yíng)銷策劃業(yè)務(wù)的實(shí)際情況，內(nèi)容完整、手續(xù)齊全，嚴(yán)禁偽造、篡改、損毀檔案。高效利用原則：在保障檔案安全的前提下，優(yōu)化檔案查閱流程，提升檔案利用效率，充分發(fā)揮檔案對(duì)業(yè)務(wù)復(fù)盤(pán)、戰(zhàn)略決策、合規(guī)核查的支撐作用。動(dòng)態(tài)適配原則：密切關(guān)注海內(nèi)外檔案管理法規(guī)政策變化、行業(yè)技術(shù)發(fā)展及公司業(yè)務(wù)需求升級(jí)，及時(shí)優(yōu)化檔案管理流程與措施，提升檔案管理體系的適配性。第二章管理職責(zé)分工第五條歸口管理部門公司檔案管理部牽頭，合規(guī)管理部、信息技術(shù)部配合，作為跨境營(yíng)銷策劃?rùn)n案管理與查閱的歸口管理部門，主要職責(zé)包括：負(fù)責(zé)本制度的制定、修訂、解釋及全公司范圍內(nèi)的推廣培訓(xùn)工作；統(tǒng)籌協(xié)調(diào)跨境營(yíng)銷策劃?rùn)n案的全流程管理工作，建立策劃?rùn)n案管理規(guī)范體系，明確檔案分類、編碼、歸檔、保管、查閱等標(biāo)準(zhǔn)；負(fù)責(zé)策劃?rùn)n案的集中保管工作，搭建并維護(hù)檔案管理系統(tǒng)，保障電子檔案與紙質(zhì)檔案的安全存儲(chǔ)；監(jiān)督檢查各部門策劃?rùn)n案的收集、整理、歸檔、保管等工作的執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正不規(guī)范行為；負(fù)責(zé)策劃?rùn)n案查閱、借閱、復(fù)制的審核與登記管理，規(guī)范檔案利用流程；統(tǒng)籌策劃?rùn)n案的鑒定與銷毀工作，組織相關(guān)部門對(duì)到期檔案進(jìn)行審核鑒定，按規(guī)定流程辦理銷毀手續(xù)；協(xié)調(diào)處理檔案管理與查閱過(guò)程中引發(fā)的安全風(fēng)險(xiǎn)、合規(guī)問(wèn)題，制定應(yīng)對(duì)措施并跟蹤落實(shí)；定期開(kāi)展檔案管理工作復(fù)盤(pán)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，優(yōu)化檔案管理流程與安全管控措施。第六條業(yè)務(wù)執(zhí)行部門職責(zé)各策劃事業(yè)部、海外業(yè)務(wù)事業(yè)部、新媒體運(yùn)營(yíng)部為跨境營(yíng)銷策劃?rùn)n案的直接形成與移交部門，主要職責(zé)包括：組織本部門人員學(xué)習(xí)并嚴(yán)格執(zhí)行本制度，提升檔案收集與規(guī)范管理的意識(shí)；負(fù)責(zé)本部門開(kāi)展跨境營(yíng)銷策劃業(yè)務(wù)過(guò)程中形成的各類檔案的收集、整理工作，確保收集的檔案真實(shí)、完整、手續(xù)齊全；按照本制度規(guī)定的時(shí)限與標(biāo)準(zhǔn)，將整理完畢的策劃?rùn)n案移交至檔案管理部歸檔，配合檔案管理部完成檔案驗(yàn)收工作；負(fù)責(zé)本部門人員查閱、借閱策劃?rùn)n案的申請(qǐng)發(fā)起與內(nèi)部審核工作，監(jiān)督借閱人員遵守檔案管理規(guī)定；配合檔案管理部開(kāi)展檔案鑒定、銷毀及復(fù)盤(pán)優(yōu)化工作，提供相關(guān)業(yè)務(wù)支撐。第七條職能支持部門職責(zé)合規(guī)管理部：為策劃?rùn)n案管理提供合規(guī)支持，審核檔案管理流程的合規(guī)性，指導(dǎo)防范檔案管理中的合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，尤其是海外業(yè)務(wù)相關(guān)檔案的跨境合規(guī)管理；信息技術(shù)部：負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)的搭建、維護(hù)與安全保障，實(shí)現(xiàn)電子檔案的加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制、備份恢復(fù)等功能，防范電子檔案泄露、丟失或被篡改；法務(wù)部：為檔案管理提供法律支持，審核檔案管理相關(guān)法律文件，協(xié)助處理因檔案管理引發(fā)的法律糾紛，提供法律層面的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)方案；財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)檔案管理相關(guān)經(jīng)費(fèi)的預(yù)算編制與資金保障，規(guī)范檔案保管設(shè)施、系統(tǒng)建設(shè)等費(fèi)用的支付流程；人力資源部：配合歸口管理部門開(kāi)展檔案管理相關(guān)培訓(xùn)，將檔案管理職責(zé)履行情況納入員工崗位職責(zé)與績(jī)效考核。第八條崗位人員職責(zé)所有參與跨境營(yíng)銷策劃?rùn)n案管理與查閱的崗位人員，主要職責(zé)包括：熟練掌握本崗位相關(guān)的檔案管理規(guī)范、合規(guī)要求及安全管控措施，嚴(yán)格按照制度開(kāi)展工作；檔案形成人員需及時(shí)收集、整理業(yè)務(wù)過(guò)程中產(chǎn)生的各類檔案資料，確保不遺漏、不損毀，按要求移交歸檔；檔案保管人員需妥善保管檔案，做好防潮、防火、防盜、防篡改等工作，定期核查檔案狀態(tài)；檔案查閱人員需嚴(yán)格遵守查閱規(guī)范，嚴(yán)禁擅自復(fù)制、傳播、篡改檔案內(nèi)容，嚴(yán)禁泄露檔案中的敏感信息；主動(dòng)識(shí)別檔案管理與查閱過(guò)程中的潛在風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人及歸口管理部門報(bào)告，不得隱瞞、謊報(bào)。第三章核心檔案管理與查閱要求第九條檔案收集與整理要求收集范圍：跨境營(yíng)銷策劃?rùn)n案收集范圍包括但不限于策劃項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)、可行性研究報(bào)告、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估文件、策劃方案及審核意見(jiàn)、執(zhí)行計(jì)劃、合作合同協(xié)議、投放記錄、效果監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、用戶反饋記錄、復(fù)盤(pán)報(bào)告、合規(guī)審核文件、費(fèi)用結(jié)算憑證等各類與策劃業(yè)務(wù)相關(guān)的文字、電子、音頻、視頻資料；整理規(guī)范：檔案整理需按項(xiàng)目分類，采用統(tǒng)一的編碼規(guī)則編制檔案編號(hào)，明確檔案名稱、形成日期、形成部門、責(zé)任人、檔案類別等核心信息；電子檔案需按格式要求整理歸檔，確保可正常讀?。患堎|(zhì)檔案需裝訂整齊，填寫(xiě)檔案卷內(nèi)目錄；收集時(shí)限：策劃項(xiàng)目結(jié)束后15個(gè)工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)執(zhí)行部門需完成該項(xiàng)目相關(guān)檔案的收集與初步整理工作，確保檔案完整無(wú)遺漏。第十條檔案歸檔與保管要求歸檔時(shí)限：業(yè)務(wù)執(zhí)行部門完成檔案整理后，需在5個(gè)工作日內(nèi)將檔案移交至檔案管理部；檔案管理部收到移交檔案后，3個(gè)工作日內(nèi)完成驗(yàn)收，驗(yàn)收合格的辦理歸檔手續(xù)，不合格的退回整改后重新移交；保管規(guī)范：紙質(zhì)檔案需存放在符合防潮、防火、防盜、防蛀、防高溫要求的檔案庫(kù)房，配備必要的防護(hù)設(shè)施；電子檔案需存儲(chǔ)在加密的檔案管理系統(tǒng)中，信息技術(shù)部定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，確保檔案數(shù)據(jù)安全；保管期限：跨境營(yíng)銷策劃?rùn)n案保管期限分為永久保管和定期保管，其中涉及重大業(yè)務(wù)決策、核心商業(yè)秘密、法律糾紛的檔案永久保管；一般策劃項(xiàng)目檔案定期保管期限為10年，從項(xiàng)目結(jié)束次年起計(jì)算；定期核查：檔案管理部每半年對(duì)保管的檔案進(jìn)行一次全面核查，核對(duì)檔案數(shù)量、狀態(tài)，排查安全隱患，形成核查記錄，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)整改。第十一條檔案查閱與借閱要求查閱權(quán)限：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱策劃?rùn)n案的，需按崗位權(quán)限申請(qǐng)；外部單位（如監(jiān)管部門、合作機(jī)構(gòu)）需查閱檔案的，需提供合法有效的證明文件，經(jīng)公司高層審批同意后方可查閱；查閱流程：內(nèi)部人員查閱檔案需填寫(xiě)《策劃?rùn)n案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、檔案管理部審批同意后，在檔案管理部指定地點(diǎn)查閱；借閱檔案需額外經(jīng)檔案管理部負(fù)責(zé)人審批，明確借閱期限，一般借閱期限不超過(guò)15個(gè)工作日，特殊情況可申請(qǐng)延期，延期不超過(guò)10個(gè)工作日；查閱規(guī)范：查閱檔案時(shí)需遵守檔案管理部的規(guī)定，不得涂改、勾畫(huà)、損毀檔案；嚴(yán)禁擅自復(fù)制、拍攝、傳播檔案內(nèi)容；電子檔案查閱后不得擅自下載、拷貝；確需復(fù)制檔案的，需經(jīng)檔案管理部審批同意，復(fù)制件需加蓋檔案證明章并登記備案；歸還核查：借閱檔案到期后，借閱人需及時(shí)歸還；檔案管理部核對(duì)檔案完整性后辦理歸還手續(xù)，發(fā)現(xiàn)檔案損毀、缺失的，立即上報(bào)并追究相關(guān)人員責(zé)任。第十二條檔案保密與安全要求保密責(zé)任：所有接觸策劃?rùn)n案的人員均需履行保密義務(wù)，嚴(yán)禁向無(wú)關(guān)人員泄露檔案中的商業(yè)秘密、用戶隱私、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等敏感信息；安全管控：電子檔案管理系統(tǒng)需設(shè)置嚴(yán)格的訪問(wèn)權(quán)限，采用身份認(rèn)證、權(quán)限分級(jí)、操作日志記錄等措施，確保只有授權(quán)人員可訪問(wèn)對(duì)應(yīng)權(quán)限的檔案；紙質(zhì)檔案庫(kù)房需落實(shí)出入登記制度，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入；跨境管控：涉及海外業(yè)務(wù)的檔案需跨境傳輸或存儲(chǔ)的，需符合目標(biāo)市場(chǎng)數(shù)據(jù)出境相關(guān)法規(guī)要求，采用加密傳輸方式，確保檔案信息安全合規(guī)；應(yīng)急處置：檔案管理部需制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對(duì)檔案丟失、泄露、損毀等突發(fā)情況；發(fā)生安全事件時(shí)，立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取補(bǔ)救措施，降低損失，并及時(shí)上報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。第十三條檔案銷毀處置要求鑒定審核：檔案保管期滿后，檔案管理部組織業(yè)務(wù)執(zhí)行部門、合規(guī)管理部、法務(wù)部開(kāi)展檔案鑒定，區(qū)分需繼續(xù)保管、移交、銷毀的檔案；對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，延長(zhǎng)保管期限并重新登記；銷毀審批：需銷毀的檔案需編制《策劃?rùn)n案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)列明檔案名稱、編號(hào)、形成日期、保管期限、銷毀原因等信息，經(jīng)檔案管理部負(fù)責(zé)人、公司高層審批同意后，方可實(shí)施銷毀；銷毀實(shí)施：銷毀檔案時(shí)需由檔案管理部牽頭，安排2名及以上專人監(jiān)督銷毀過(guò)程，確保檔案徹底銷毀；電子檔案需采用不可恢復(fù)的刪除方式；記錄留存：銷毀工作完成后，監(jiān)督人員需在《策劃?rùn)n案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，該清冊(cè)需永久留存?zhèn)洳?。第十四條區(qū)域特異性檔案管理要求歐盟區(qū)域：涉及歐盟市場(chǎng)的策劃?rùn)n案需嚴(yán)格遵循GDPR要求，檔案中包含用戶個(gè)人信息的，需明確信息來(lái)源、使用范圍及保存期限，提供用戶查閱、更正、刪除個(gè)人信息相關(guān)檔案的渠道；檔案跨境傳輸需符合歐盟數(shù)據(jù)出境規(guī)定；美國(guó)區(qū)域：遵循CCPA及各州檔案管理與隱私法規(guī)，確保檔案中用戶信息的安全保管與合規(guī)使用；涉及金融、醫(yī)療等特殊品類策劃業(yè)務(wù)的檔案，需按當(dāng)?shù)乇O(jiān)管要求延長(zhǎng)保管期限并規(guī)范歸檔；東南亞及中東區(qū)域：結(jié)合當(dāng)?shù)貦n案管理法規(guī)要求，規(guī)范檔案的形成、保管與銷毀流程；尊重當(dāng)?shù)刈诮涛幕?xí)俗，檔案內(nèi)容與整理方式需規(guī)避宗教敏感元素；部分區(qū)域需按要求完成檔案?jìng)浒腹ぷ?，確保合規(guī)性。第四章全流程檔案管理管控第十五條檔案形成與收集階段管控業(yè)務(wù)執(zhí)行部門明確專人負(fù)責(zé)策劃?rùn)n案的日常收集工作，在業(yè)務(wù)開(kāi)展過(guò)程中同步整理相關(guān)資料，避免檔案遺漏；部門負(fù)責(zé)人定期抽查檔案收集情況，確保收集的檔案真實(shí)、完整；檔案管理部提供必要的整理指導(dǎo)，規(guī)范收集流程。第十六條檔案歸檔階段管控檔案管理部建立歸檔驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)業(yè)務(wù)執(zhí)行部門移交的檔案從完整性、規(guī)范性、真實(shí)性等方面進(jìn)行全面驗(yàn)收；對(duì)驗(yàn)收不合格的，出具整改意見(jiàn)并跟蹤整改情況；驗(yàn)收合格的，及時(shí)完成檔案登記、編碼、入庫(kù)工作，建立電子與紙質(zhì)檔案檢索目錄，方便后續(xù)查閱。第十七條檔案保管階段管控檔案管理部定期檢查檔案庫(kù)房環(huán)境與防護(hù)設(shè)施，確保符合保管要求；信息技術(shù)部定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢測(cè)與數(shù)據(jù)備份，排查系統(tǒng)漏洞；檔案管理人員每日核查檔案庫(kù)房出入情況，每周核對(duì)重點(diǎn)檔案狀態(tài)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理安全隱患。第十八條檔案查閱與借閱階段管控檔案管理部嚴(yán)格審核檔案查閱、借閱申請(qǐng)，核實(shí)申請(qǐng)人身份與權(quán)限，不符合要求的堅(jiān)決不予批準(zhǔn)；對(duì)查閱、借閱過(guò)程進(jìn)行全程登記，記錄查閱人員、時(shí)間、內(nèi)容、用途等信息；借閱期限屆滿前3個(gè)工作日，提醒借閱人及時(shí)歸還；對(duì)超期未歸還的，督促限期歸還并追究相關(guān)責(zé)任。第十九條檔案銷毀階段管控檔案管理部嚴(yán)格按照鑒定審批流程開(kāi)展檔案銷毀工作，確保銷毀的檔案均為審批通過(guò)的到期檔案；銷毀過(guò)程需全程監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀，無(wú)殘留；銷毀完成后，及時(shí)更新檔案管理系統(tǒng)信息，完善銷毀記錄，確保銷毀流程可追溯。第五章監(jiān)督檢查與責(zé)任追究第二十條監(jiān)督檢查機(jī)制日常監(jiān)督：各部門負(fù)責(zé)人為本部門策劃?rùn)n案管理工作的第一責(zé)任人，每日對(duì)本部門檔案收集、整理、移交等工作進(jìn)行抽查，及時(shí)糾正不規(guī)范行為；定期檢查：檔案管理部聯(lián)合合規(guī)管理部每季度組織一次全面的檔案管理監(jiān)督檢查，覆蓋檔案全生命周期管理環(huán)節(jié)，通過(guò)查閱資料、實(shí)地核查、系統(tǒng)檢測(cè)等方式開(kāi)展，形成檢查報(bào)告并通報(bào)各部門；專項(xiàng)檢查：針對(duì)高風(fēng)險(xiǎn)區(qū)域檔案、永久保管檔案或出現(xiàn)檔案管理問(wèn)題的項(xiàng)目，組織開(kāi)展專項(xiàng)檢查，深挖管理漏洞，督促責(zé)任部門限期整改。第二十一條問(wèn)題整改流程問(wèn)題反饋：監(jiān)督檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的檔案管理問(wèn)題，由檔案管理部向相關(guān)責(zé)任部門及人員下發(fā)《策劃?rùn)n案管理整改通知書(shū)》，明確整改問(wèn)題、整改標(biāo)準(zhǔn)、整改期限及責(zé)任人；整改實(shí)施：責(zé)任部門及人員需在整改期限內(nèi)制定整改措施，認(rèn)真落實(shí)整改工作，及時(shí)向檔案管理部反饋整改進(jìn)展；整改驗(yàn)收：整改期限屆滿后，檔案管理部聯(lián)合合規(guī)管理部對(duì)整改情況進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格的確認(rèn)整改完成；驗(yàn)收不合格的，責(zé)令重新整改，直至整改合格，并對(duì)責(zé)任人加重追究責(zé)任。第二十二條責(zé)任追究對(duì)于違反本制度規(guī)定，在跨境營(yíng)銷策劃?rùn)n案管理與查閱工作中存在失職瀆職、違規(guī)操作，未履行檔案管理職責(zé)，引發(fā)檔案丟失、泄露、篡改等問(wèn)題或造成公司損失的部門及人員，根據(jù)情節(jié)輕重、造成的影響及損失大小，采取以下責(zé)任追究措施：情節(jié)較輕，未造成不良影響及損失的：給予相關(guān)責(zé)任人口頭警告，責(zé)令限期整改；對(duì)相關(guān)部門進(jìn)行內(nèi)部通報(bào)批評(píng)；情節(jié)較重，引發(fā)檔案部分損毀、輕微信息泄露、小額經(jīng)濟(jì)損失或合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)的：給予相關(guān)責(zé)任人書(shū)面警告，扣減當(dāng)月績(jī)效獎(jiǎng)金；部門負(fù)責(zé)人未履行監(jiān)督職責(zé)的，給予警告處分并扣減相應(yīng)績(jī)效獎(jiǎng)金；責(zé)令責(zé)任部門承擔(dān)相應(yīng)損失；情節(jié)嚴(yán)重，引發(fā)檔案大量丟失、重大信息泄露、重大合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)、法律糾紛，造成較大經(jīng)濟(jì)損失或嚴(yán)重?fù)p害公司品牌聲譽(yù)的：給予相關(guān)責(zé)任人記過(guò)、降職、降薪處分，并處以經(jīng)濟(jì)罰款；情節(jié)特別嚴(yán)重的，給予解除勞動(dòng)合同處分；部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)管理責(zé)任，給予記過(guò)及以上處分并罰款；造成公司經(jīng)濟(jì)損失的，依法追究相關(guān)責(zé)任人的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任；構(gòu)成違法犯罪的，