2026年跨境電商公司印信刻制審批管理制度第一章總則第一條為規(guī)范XX跨境電商公司（以下簡(jiǎn)稱“公司”）印信刻制、審批、管理全流程工作，建立“分類(lèi)管控、分級(jí)審批、全程追溯、安全合規(guī)”的管理體系，保障公司印信使用的嚴(yán)肅性與安全性，防范印信管理風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益與品牌形象，依據(jù)《中華人民共和國(guó)印章治安管理辦法》《中華人民共和國(guó)民法典》《中華人民共和國(guó)公司法》及跨境業(yè)務(wù)相關(guān)境內(nèi)外監(jiān)管要求，結(jié)合公司跨境電商業(yè)務(wù)特性（含境內(nèi)運(yùn)營(yíng)、海外分公司/代表處、跨境供應(yīng)鏈合作等多場(chǎng)景用印需求），制定本制度。第二條本制度所指印信，是指公司及所屬各部門(mén)、海外機(jī)構(gòu)在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中使用的各類(lèi)印章、信箋及相關(guān)憑證，包括但不限于公章、合同專(zhuān)用章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、法定代表人印章、業(yè)務(wù)專(zhuān)用章（含跨境運(yùn)營(yíng)專(zhuān)用章、海外市場(chǎng)專(zhuān)用章等）、部門(mén)印章、海外分公司/代表處印章、電子印章等。第三條印信刻制審批管理遵循“依法合規(guī)、權(quán)責(zé)清晰、從嚴(yán)管控、全程留痕”的核心原則，確保印信刻制有依據(jù)、審批有流程、使用有規(guī)范、保管有責(zé)任，全面覆蓋印信全生命周期管理。第四條本制度適用于公司全體部門(mén)及所屬境內(nèi)外機(jī)構(gòu)，涵蓋印信的規(guī)劃、刻制、審批、備案、領(lǐng)取、保管、使用、變更、注銷(xiāo)、銷(xiāo)毀等全環(huán)節(jié)管理工作；公司全體員工及境內(nèi)外機(jī)構(gòu)工作人員需嚴(yán)格遵守本制度規(guī)定，積極配合印信管理相關(guān)工作。第五條各部門(mén)及境內(nèi)外機(jī)構(gòu)核心職責(zé)分工：（一）行政部：作為印信刻制審批管理的牽頭部門(mén)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌印信管理體系搭建、印信刻制的審核與統(tǒng)籌、印信備案與檔案管理、印信使用的監(jiān)督檢查、印信變更與注銷(xiāo)的組織實(shí)施，以及制度的修訂完善；（二）各業(yè)務(wù)部門(mén)（含跨境運(yùn)營(yíng)部、銷(xiāo)售部、供應(yīng)鏈部等）：負(fù)責(zé)本部門(mén)業(yè)務(wù)相關(guān)印信的需求提出、使用申請(qǐng)與規(guī)范保管，配合行政部開(kāi)展印信刻制審核、備案及監(jiān)督檢查工作，及時(shí)反饋印信使用過(guò)程中的問(wèn)題；（三）海外運(yùn)營(yíng)部及海外分公司/代表處：負(fù)責(zé)海外機(jī)構(gòu)印信的需求調(diào)研、當(dāng)?shù)胤ㄒ?guī)合規(guī)性核查，配合行政部開(kāi)展海外印信刻制審批、備案與保管工作，確保海外印信使用符合當(dāng)?shù)乇O(jiān)管要求；（四）法務(wù)部：負(fù)責(zé)審核印信刻制的合規(guī)性、印信使用相關(guān)法律文件的合法性，為印信管理提供法律支持，協(xié)助處理印信相關(guān)的法律糾紛與風(fēng)險(xiǎn)事件；（五）財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、法定代表人印章（財(cái)務(wù)用途）的協(xié)同保管與使用審核，配合行政部開(kāi)展財(cái)務(wù)類(lèi)印信的刻制審批與備案工作，規(guī)范財(cái)務(wù)場(chǎng)景印信使用流程；（六）信息技術(shù)部：負(fù)責(zé)電子印章系統(tǒng)的搭建、運(yùn)維與安全防護(hù)，保障電子印信使用的穩(wěn)定性與安全性，協(xié)助實(shí)現(xiàn)印信使用過(guò)程的數(shù)字化追溯；（七）公司管理層：負(fù)責(zé)審批重大印信刻制事項(xiàng)（如公章、海外機(jī)構(gòu)印章刻制）、印信管理重大風(fēng)險(xiǎn)處置方案，監(jiān)督本制度的落實(shí)情況，協(xié)調(diào)解決印信管理工作中的重大問(wèn)題。第二章組織架構(gòu)與核心崗位職責(zé)第六條印信刻制審批管理架構(gòu)：公司設(shè)立印信管理專(zhuān)項(xiàng)組（以下簡(jiǎn)稱“專(zhuān)項(xiàng)組”），由行政部負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、海外運(yùn)營(yíng)部負(fù)責(zé)人擔(dān)任副組長(zhǎng)，行政部印信專(zhuān)員、各部門(mén)印信聯(lián)絡(luò)員、海外機(jī)構(gòu)行政專(zhuān)員、法務(wù)專(zhuān)員、信息技術(shù)專(zhuān)員為成員。專(zhuān)項(xiàng)組下設(shè)印信審批組、管理監(jiān)督組、海外印信管理組，明確各組人員分工、溝通機(jī)制及決策流程。第七條印信審批組崗位職責(zé)（由行政部、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部人員組成）：（一）需求審核：接收各部門(mén)及海外機(jī)構(gòu)的印信刻制申請(qǐng)，審核申請(qǐng)事由的合理性、必要性，核查申請(qǐng)材料的完整性與合規(guī)性；（二）分級(jí)審批：依據(jù)印信類(lèi)型及重要程度，按審批權(quán)限推進(jìn)刻制審批工作，對(duì)重大印信刻制事項(xiàng)提出審核意見(jiàn)，報(bào)專(zhuān)項(xiàng)組及公司管理層審批；（三）刻制統(tǒng)籌：審核印信刻制機(jī)構(gòu)的資質(zhì)合規(guī)性，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)印信刻制工作，明確刻制標(biāo)準(zhǔn)與時(shí)限要求，確保印信刻制規(guī)范、高效；（四）合規(guī)把關(guān)：配合法務(wù)部核查印信刻制相關(guān)的境內(nèi)外法規(guī)要求，確保印信刻制全流程符合法律規(guī)定。第八條管理監(jiān)督組崗位職責(zé)（由行政部、信息技術(shù)部、各部門(mén)印信聯(lián)絡(luò)員組成）：（一）備案管理：負(fù)責(zé)印信刻制完成后的備案登記工作，建立印信管理臺(tái)賬，詳細(xì)記錄印信類(lèi)型、刻制時(shí)間、規(guī)格、保管人、使用范圍等信息；（二）使用監(jiān)督：監(jiān)督各部門(mén)及海外機(jī)構(gòu)印信使用流程的規(guī)范性，定期開(kāi)展印信使用專(zhuān)項(xiàng)檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正不規(guī)范用印行為；（三）檔案管理：負(fù)責(zé)印信管理全流程檔案資料的收集、整理與歸檔，包括刻制申請(qǐng)材料、審批文件、備案記錄、使用臺(tái)賬、變更注銷(xiāo)材料等；（四）技術(shù)支撐：配合信息技術(shù)部維護(hù)電子印信系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)印信使用過(guò)程的數(shù)字化追溯，保障印信管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全與穩(wěn)定。第九條海外印信管理組崗位職責(zé)（由海外運(yùn)營(yíng)部、行政部、法務(wù)部人員組成）：（一）需求調(diào)研：調(diào)研海外機(jī)構(gòu)印信使用需求，結(jié)合當(dāng)?shù)貥I(yè)務(wù)場(chǎng)景與監(jiān)管要求，梳理海外印信刻制的類(lèi)型、規(guī)格及合規(guī)要求；（二）法規(guī)核查：核查海外目標(biāo)市場(chǎng)關(guān)于印章刻制、備案、使用的相關(guān)法律法規(guī)，確保海外印信刻制與使用符合當(dāng)?shù)乇O(jiān)管要求；（三）協(xié)同管理：配合行政部開(kāi)展海外印信刻制審批、備案工作，協(xié)調(diào)海外機(jī)構(gòu)落實(shí)印信保管責(zé)任，跟蹤海外印信使用情況；（四）風(fēng)險(xiǎn)防控：排查海外印信管理過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，制定針對(duì)性防控措施，協(xié)助處理海外印信相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)事件。第三章核心流程規(guī)范第十條印信刻制審批流程：（一）申請(qǐng)?zhí)岢觯焊鞑块T(mén)因業(yè)務(wù)需求需刻制印信的，由部門(mén)指定人員提交《印信刻制申請(qǐng)表》，注明印信名稱、類(lèi)型、規(guī)格、刻制理由、使用范圍、保管人等信息，附相關(guān)業(yè)務(wù)需求證明材料，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交行政部；海外機(jī)構(gòu)印信刻制申請(qǐng)需由海外運(yùn)營(yíng)部審核后，同步提交當(dāng)?shù)胤ㄒ?guī)合規(guī)性證明材料至行政部；（二）部門(mén)審核：行政部印信專(zhuān)員接收申請(qǐng)后，1個(gè)工作日內(nèi)完成材料初步核對(duì)，對(duì)材料不完整的一次性告知補(bǔ)充；核對(duì)通過(guò)后，提交印信審批組審核；（三）合規(guī)與分級(jí)審批：印信審批組結(jié)合印信類(lèi)型開(kāi)展審核，普通業(yè)務(wù)專(zhuān)用章、部門(mén)印章由行政部負(fù)責(zé)人審批；合同專(zhuān)用章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章由行政部負(fù)責(zé)人及財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人聯(lián)合審批；公章、法定代表人印章、海外機(jī)構(gòu)印章需經(jīng)專(zhuān)項(xiàng)組審議后，報(bào)公司管理層審批；法務(wù)部對(duì)所有印信刻制申請(qǐng)開(kāi)展合規(guī)審核，出具合規(guī)意見(jiàn)；（四）刻制實(shí)施：審批通過(guò)后，由行政部統(tǒng)籌選擇資質(zhì)合規(guī)的刻制機(jī)構(gòu)（境內(nèi)刻制機(jī)構(gòu)需具備公安機(jī)關(guān)備案資質(zhì)，海外刻制機(jī)構(gòu)需符合當(dāng)?shù)乇O(jiān)管要求），明確刻制標(biāo)準(zhǔn)與時(shí)限，簽訂刻制服務(wù)協(xié)議；刻制過(guò)程中，行政部全程跟蹤進(jìn)度，確保印信刻制質(zhì)量；（五）驗(yàn)收確認(rèn)：印信刻制完成后，行政部組織相關(guān)部門(mén)開(kāi)展驗(yàn)收，核查印信規(guī)格、文字清晰度、材質(zhì)等是否符合要求；驗(yàn)收合格后，出具驗(yàn)收確認(rèn)文件；驗(yàn)收不合格的，要求刻制機(jī)構(gòu)限期整改或重新刻制。第十一條印信備案與交接流程：（一）備案登記：印信驗(yàn)收合格后，管理監(jiān)督組在1個(gè)工作日內(nèi)完成備案登記，建立電子與紙質(zhì)雙重印信管理臺(tái)賬，詳細(xì)記錄印信相關(guān)信息；電子印章需同步在信息技術(shù)部電子印信系統(tǒng)完成備案激活；（二）領(lǐng)取交接：印信保管人需提交身份證明材料，在《印信領(lǐng)取交接單》上簽字確認(rèn)后領(lǐng)取印信；交接過(guò)程需由行政部印信專(zhuān)員監(jiān)交，明確保管責(zé)任與使用要求；海外機(jī)構(gòu)印信交接需由海外運(yùn)營(yíng)部專(zhuān)員協(xié)同監(jiān)交，確保交接過(guò)程可追溯；（三）信息公示：行政部將已備案的印信信息（不含敏感信息）在公司內(nèi)部系統(tǒng)公示，方便各部門(mén)查詢核對(duì)，避免虛假印信使用風(fēng)險(xiǎn)。第十二條印信變更與注銷(xiāo)流程：（一）變更申請(qǐng)：因公司名稱變更、部門(mén)調(diào)整、業(yè)務(wù)范圍變化等原因需變更印信的，由相關(guān)部門(mén)提交《印信變更申請(qǐng)表》，附相關(guān)變更證明材料，按原刻制審批流程辦理變更審批；（二）注銷(xiāo)申請(qǐng)：印信因損壞、過(guò)期、停用等原因需注銷(xiāo)的，由保管部門(mén)提交《印信注銷(xiāo)申請(qǐng)表》，說(shuō)明注銷(xiāo)原因，附擬注銷(xiāo)印信實(shí)物（電子印章需提交注銷(xiāo)申請(qǐng)說(shuō)明），經(jīng)審批后啟動(dòng)注銷(xiāo)流程；（三）實(shí)施處置：變更印信刻制完成后，按新印信備案交接流程辦理相關(guān)手續(xù)，同時(shí)回收舊印信；注銷(xiāo)印信由行政部組織銷(xiāo)毀，海外印信注銷(xiāo)需符合當(dāng)?shù)胤ㄒ?guī)要求，銷(xiāo)毀過(guò)程需由行政部、法務(wù)部聯(lián)合監(jiān)交，形成銷(xiāo)毀記錄，歸檔備查；（四）信息更新：印信變更或注銷(xiāo)后，管理監(jiān)督組及時(shí)更新印信管理臺(tái)賬與內(nèi)部公示信息，確保印信信息準(zhǔn)確、最新。第四章印信安全管理第十三條印信保管責(zé)任管理：（一）專(zhuān)人保管：各類(lèi)印信需指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管，公章、合同專(zhuān)用章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章等核心印信需由部門(mén)負(fù)責(zé)人或指定骨干人員保管，實(shí)行“專(zhuān)人專(zhuān)管、離崗交接”制度；保管人需簽訂《印信保管責(zé)任書(shū)》，明確保管責(zé)任；（二）保管規(guī)范：印信需存放于安全保密的場(chǎng)所（如帶鎖檔案柜、保險(xiǎn)柜），嚴(yán)禁隨意擺放；電子印章的密鑰、密碼需由保管人妥善保管，嚴(yán)禁轉(zhuǎn)借他人或泄露密碼；（三）離崗交接：印信保管人因崗位異動(dòng)、離職等原因需交接印信的，需辦理正式交接手續(xù)，填寫(xiě)《印信交接單》，由部門(mén)負(fù)責(zé)人監(jiān)交，確保印信安全移交；（四）海外保管：海外機(jī)構(gòu)印信需按當(dāng)?shù)匕踩芾硪蟠娣?，由海外運(yùn)營(yíng)部指定專(zhuān)人保管，定期向行政部反饋保管情況。第十四條印信使用規(guī)范管理：（一）使用申請(qǐng)：各部門(mén)使用印信需提交《印信使用申請(qǐng)表》，注明用印事由、用印文件名稱、份數(shù)、使用日期等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核同意后，報(bào)印信保管人按權(quán)限審批使用；重大合同、法律文件等用印需經(jīng)法務(wù)部審核、公司管理層審批；（二）審核核對(duì)：印信保管人需嚴(yán)格審核用印申請(qǐng)材料的真實(shí)性、完整性與合規(guī)性，核對(duì)用印文件內(nèi)容與申請(qǐng)信息是否一致，確認(rèn)無(wú)誤后方可用??；（三）全程留痕：用印過(guò)程需詳細(xì)記錄在《印信使用臺(tái)賬》，包括用印日期、用印部門(mén)、用印人、用印事由、文件名稱、份數(shù)等信息；電子印章使用需在系統(tǒng)中自動(dòng)留存使用記錄，實(shí)現(xiàn)全程可追溯；（四）禁止情形：嚴(yán)禁無(wú)正當(dāng)理由用印、超越權(quán)限用印、私自用??；嚴(yán)禁在空白文件、空白合同上加蓋印信；嚴(yán)禁轉(zhuǎn)借印信給外部單位或個(gè)人使用。第十五條印信遺失與損毀處置流程：（一）緊急報(bào)告：印信發(fā)生遺失、損毀的，保管人需立即向所在部門(mén)負(fù)責(zé)人及行政部報(bào)告，說(shuō)明事件詳情（時(shí)間、地點(diǎn)、原因、涉及印信類(lèi)型等），同時(shí)采取必要的應(yīng)急措施（如遺失公章需及時(shí)登報(bào)聲明作廢）；（二）調(diào)查核實(shí)：專(zhuān)項(xiàng)組組織開(kāi)展調(diào)查核實(shí)，查明印信遺失、損毀的原因與責(zé)任主體，形成調(diào)查報(bào)告；海外印信遺失、損毀需同步向當(dāng)?shù)叵嚓P(guān)部門(mén)報(bào)告，按當(dāng)?shù)胤ㄒ?guī)要求處理；（三）處置措施：根據(jù)調(diào)查結(jié)果，制定針對(duì)性處置措施，包括重新刻制印信、追究相關(guān)人員責(zé)任等；重新刻制印信需按本制度規(guī)定的刻制審批流程辦理；（四）總結(jié)整改：事件處置完成后，專(zhuān)項(xiàng)組組織復(fù)盤(pán)總結(jié)，分析管理漏洞，提出整改措施，優(yōu)化印信管理流程，防范類(lèi)似事件再次發(fā)生。第五章保障措施第十六條制度保障：專(zhuān)項(xiàng)組每半年對(duì)本制度的執(zhí)行情況進(jìn)行梳理評(píng)估，結(jié)合境內(nèi)外印信管理相關(guān)法規(guī)更新、公司業(yè)務(wù)發(fā)展變化（如新增海外機(jī)構(gòu)、拓展跨境業(yè)務(wù)場(chǎng)景等），提出制度修訂建議，經(jīng)公司管理層審批后更新實(shí)施；各部門(mén)及海外機(jī)構(gòu)可結(jié)合自身實(shí)際，制定內(nèi)部印信管理協(xié)作細(xì)則。第十七條人員保障：行政部配備專(zhuān)職印信管理人員，明確任職要求與崗位職責(zé)；定期組織印信管理人員、保管人員開(kāi)展專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，內(nèi)容涵蓋境內(nèi)外印信管理法規(guī)、刻制審批流程、安全保管規(guī)范、風(fēng)險(xiǎn)處置技巧等，提升相關(guān)人員的專(zhuān)業(yè)能力與責(zé)任意識(shí)；建立印信管理崗位績(jī)效考核機(jī)制，激勵(lì)人員規(guī)范履職。第十八條技術(shù)保障：信息技術(shù)部持續(xù)優(yōu)化電子印信管理系統(tǒng)，新增印信使用風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警、權(quán)限管控、操作日志追溯等功能；加強(qiáng)系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全防護(hù)，定期開(kāi)展系統(tǒng)安全檢測(cè)，確保電子印信使用的安全性與穩(wěn)定性；為海外機(jī)構(gòu)印信管理提供必要的技術(shù)支持，實(shí)現(xiàn)境內(nèi)外印信管理信息同步。第十九條資源保障：公司為印信刻制審批管理工作提供必要的資源支持，包括印信刻制經(jīng)費(fèi)、保管設(shè)備購(gòu)置經(jīng)費(fèi)、電子印信系統(tǒng)運(yùn)維經(jīng)費(fèi)、培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)等；行政部建立專(zhuān)項(xiàng)資源調(diào)配機(jī)制，確保印信刻制、備案、保管、處置等工作順利開(kāi)展；海外機(jī)構(gòu)印信管理所需資源由公司統(tǒng)籌調(diào)配，海外運(yùn)營(yíng)部負(fù)責(zé)具體落實(shí)。第六