2026年跨境營(yíng)銷策劃公司策劃臺(tái)賬建立與更新管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司跨境營(yíng)銷策劃臺(tái)賬的建立、更新、管理及應(yīng)用工作，確保臺(tái)賬信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、及時(shí)，為跨境營(yíng)銷策劃業(yè)務(wù)決策、過程管控及成果追溯提供可靠數(shù)據(jù)支撐，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)數(shù)據(jù)安全法》等相關(guān)法律法規(guī)及公司跨境營(yíng)銷業(yè)務(wù)管理實(shí)際，制定本制度。第二條本制度適用于公司所有跨境營(yíng)銷策劃項(xiàng)目相關(guān)臺(tái)賬的全流程管理，涵蓋策劃項(xiàng)目臺(tái)賬、客戶需求臺(tái)賬、市場(chǎng)調(diào)研臺(tái)賬、方案執(zhí)行臺(tái)賬、效果評(píng)估臺(tái)賬等各類策劃相關(guān)臺(tái)賬的建立、更新、審核、歸檔、查閱及銷毀等工作。第三條策劃臺(tái)賬建立與更新遵循真實(shí)準(zhǔn)確、及時(shí)高效、規(guī)范統(tǒng)一、安全保密、實(shí)用導(dǎo)向的核心原則，確保臺(tái)賬信息能夠全面反映策劃業(yè)務(wù)全流程情況，滿足業(yè)務(wù)管理與決策需求。第四條公司成立策劃臺(tái)賬管理小組，由業(yè)務(wù)部、市場(chǎng)部、行政部及管理層代表組成，統(tǒng)籌推進(jìn)策劃臺(tái)賬管理工作。各部門核心職責(zé)如下：（一）業(yè)務(wù)部：牽頭負(fù)責(zé)各類策劃臺(tái)賬的建立、日常更新、信息核對(duì)及使用管理，明確臺(tái)賬責(zé)任人；（二）市場(chǎng)部：負(fù)責(zé)提供市場(chǎng)調(diào)研數(shù)據(jù)、行業(yè)趨勢(shì)信息等臺(tái)賬相關(guān)支撐材料，協(xié)助完善市場(chǎng)調(diào)研類臺(tái)賬；（三）行政部：負(fù)責(zé)策劃臺(tái)賬的歸檔保管、安全防護(hù)及銷毀工作，制定臺(tái)賬存儲(chǔ)規(guī)范；（四）管理層：負(fù)責(zé)審批臺(tái)賬管理細(xì)則、重大臺(tái)賬信息變更及制度修訂事項(xiàng)，監(jiān)督臺(tái)賬管理工作落實(shí)情況。第二章策劃臺(tái)賬建立與更新的核心原則與標(biāo)準(zhǔn)第五條真實(shí)準(zhǔn)確原則：臺(tái)賬建立與更新需以實(shí)際業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、真實(shí)信息為依據(jù)，嚴(yán)禁虛構(gòu)、篡改臺(tái)賬內(nèi)容，確保每一項(xiàng)記錄都可追溯、可驗(yàn)證。第六條及時(shí)高效原則：臺(tái)賬需在業(yè)務(wù)開展之初同步建立，日常業(yè)務(wù)信息變動(dòng)后需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成更新，確保臺(tái)賬信息與業(yè)務(wù)實(shí)際保持同步。第七條規(guī)范統(tǒng)一原則：各類臺(tái)賬需遵循統(tǒng)一的建立標(biāo)準(zhǔn)、記錄格式及更新規(guī)范，明確臺(tái)賬核心要素、記錄口徑及分類方式，確保臺(tái)賬信息具有可比性和通用性。第八條安全保密原則：臺(tái)賬信息涉及公司商業(yè)秘密、客戶隱私及業(yè)務(wù)核心數(shù)據(jù)的，需嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，落實(shí)安全防護(hù)措施，嚴(yán)禁擅自泄露或外傳。第九條策劃臺(tái)賬建立標(biāo)準(zhǔn)：（一）臺(tái)賬類型全覆蓋：需根據(jù)業(yè)務(wù)需求建立完整的臺(tái)賬體系，至少包含策劃項(xiàng)目基礎(chǔ)臺(tái)賬、客戶需求臺(tái)賬、市場(chǎng)調(diào)研臺(tái)賬、方案編制與審核臺(tái)賬、執(zhí)行進(jìn)度臺(tái)賬、資源投入臺(tái)賬、效果評(píng)估臺(tái)賬及問題整改臺(tái)賬；（二）核心要素完整：各類臺(tái)賬需明確核心記錄要素，例如策劃項(xiàng)目基礎(chǔ)臺(tái)賬需包含項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目編號(hào)、客戶信息、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目周期、目標(biāo)任務(wù)、預(yù)算金額等；效果評(píng)估臺(tái)賬需包含評(píng)估指標(biāo)、數(shù)據(jù)來源、評(píng)估結(jié)果、改進(jìn)建議等；（三）格式規(guī)范統(tǒng)一：同一類型臺(tái)賬采用統(tǒng)一的記錄格式，明確字段名稱、數(shù)據(jù)類型、填寫要求及備注說明，避免因格式混亂導(dǎo)致信息缺失或誤解。第十條策劃臺(tái)賬更新標(biāo)準(zhǔn)：（一）更新時(shí)限要求：日常業(yè)務(wù)信息（如執(zhí)行進(jìn)度、客戶溝通記錄）需在信息產(chǎn)生后24小時(shí)內(nèi)完成更新；重要業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)信息（如方案審核通過、項(xiàng)目階段性驗(yàn)收）需即時(shí)更新；月度匯總類信息需在每月5日前完成上月數(shù)據(jù)更新；年度總結(jié)類臺(tái)賬需在次年1月15日前完成更新；（二）更新質(zhì)量要求：更新內(nèi)容需完整填寫相關(guān)要素，標(biāo)注更新時(shí)間及更新人，確保信息變更可追溯；涉及數(shù)據(jù)調(diào)整的，需附上調(diào)整依據(jù)（如業(yè)務(wù)單據(jù)、審批文件等）；（三）異常信息處理：發(fā)現(xiàn)臺(tái)賬信息與實(shí)際業(yè)務(wù)不符或存在疑問時(shí)，需在3個(gè)工作日內(nèi)核實(shí)情況，及時(shí)修正錯(cuò)誤信息，并在臺(tái)賬中注明修正原因及依據(jù)。第三章策劃臺(tái)賬建立與更新全流程管理第十一條臺(tái)賬建立流程：（一）需求確認(rèn)：業(yè)務(wù)部在承接跨境營(yíng)銷策劃項(xiàng)目或啟動(dòng)相關(guān)業(yè)務(wù)后，1個(gè)工作日內(nèi)明確所需建立的臺(tái)賬類型及核心記錄要素，報(bào)臺(tái)賬管理小組備案；（二）模板選用與定制：業(yè)務(wù)部?jī)?yōu)先選用公司統(tǒng)一制定的臺(tái)賬模板，若現(xiàn)有模板無法滿足特殊業(yè)務(wù)需求，可提出定制申請(qǐng)，經(jīng)臺(tái)賬管理小組審核通過后，制定專項(xiàng)臺(tái)賬模板；（三）初始信息錄入：臺(tái)賬責(zé)任人依據(jù)業(yè)務(wù)合同、客戶需求清單、項(xiàng)目立項(xiàng)文件等材料，3個(gè)工作日內(nèi)完成臺(tái)賬初始信息錄入，確保核心要素完整無誤；（四）建立審核：初始臺(tái)賬建立完成后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人在2個(gè)工作日內(nèi)完成審核，審核通過后正式啟用；審核未通過的，需及時(shí)補(bǔ)充完善并重新審核。第十二條臺(tái)賬日常更新流程：（一）信息收集：臺(tái)賬責(zé)任人實(shí)時(shí)收集業(yè)務(wù)開展過程中的各類信息，包括項(xiàng)目進(jìn)度數(shù)據(jù)、客戶反饋意見、市場(chǎng)動(dòng)態(tài)變化、資源投入情況、方案調(diào)整記錄等；（二）信息錄入與核對(duì)：臺(tái)賬責(zé)任人按照更新時(shí)限要求完成信息錄入，錄入后需自行核對(duì)信息的準(zhǔn)確性和完整性，確保無遺漏、無錯(cuò)誤；（三）層級(jí)審核：對(duì)于重要信息更新（如項(xiàng)目預(yù)算調(diào)整、核心方案變更、重大效果數(shù)據(jù)變動(dòng)），需經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)后再行錄入；涉及公司重大利益的信息更新，需報(bào)管理層審批通過；（四）更新記錄：每一次臺(tái)賬更新均需在臺(tái)賬中注明更新時(shí)間、更新人及信息來源，形成完整的更新軌跡。第十三條臺(tái)賬歸檔與保管流程：（一）階段性歸檔：策劃項(xiàng)目完成階段性任務(wù)后，臺(tái)賬責(zé)任人需在5個(gè)工作日內(nèi)整理臺(tái)賬資料，提交至行政部進(jìn)行階段性歸檔；（二）最終歸檔：策劃項(xiàng)目全部完成后，臺(tái)賬責(zé)任人需在10個(gè)工作日內(nèi)完成臺(tái)賬最終整理，補(bǔ)充完善項(xiàng)目全流程信息及成果材料，經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交行政部進(jìn)行最終歸檔；（三）保管規(guī)范：行政部按照公司檔案管理規(guī)定，對(duì)歸檔臺(tái)賬進(jìn)行分類存儲(chǔ)、編號(hào)管理，明確保管期限（常規(guī)臺(tái)賬保管期限不低于5年，重大項(xiàng)目臺(tái)賬保管期限不低于10年），落實(shí)防火、防潮、防泄漏等安全防護(hù)措施；（四）查閱管理：內(nèi)部人員因工作需要查閱臺(tái)賬的，需填寫《臺(tái)賬查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后，在行政部指定地點(diǎn)查閱，嚴(yán)禁擅自復(fù)制、摘抄涉密信息；外部單位需查閱臺(tái)賬的，需提供合法證明材料并經(jīng)管理層審批，由專人陪同查閱。第十四條臺(tái)賬銷毀流程：超過保管期限的臺(tái)賬，由行政部提出銷毀申請(qǐng)，附臺(tái)賬清單及保管期限說明，經(jīng)臺(tái)賬管理小組審核、管理層審批后，采用安全可靠的方式（電子臺(tái)賬永久刪除、紙質(zhì)臺(tái)賬集中銷毀）進(jìn)行銷毀，并在臺(tái)賬管理檔案中注明銷毀時(shí)間、方式及參與人員。第四章監(jiān)督考核與責(zé)任追究第十五條監(jiān)督管理：臺(tái)賬管理小組每季度開展一次策劃臺(tái)賬管理專項(xiàng)監(jiān)督檢查，重點(diǎn)核查臺(tái)賬建立的完整性、更新的及時(shí)性、信息的準(zhǔn)確性、歸檔的規(guī)范性及安全保密措施的落實(shí)情況，形成《策劃臺(tái)賬管理監(jiān)督檢查報(bào)告》，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題明確整改責(zé)任部門、整改時(shí)限及整改要求。第十六條考核評(píng)價(jià)：建立策劃臺(tái)賬管理績(jī)效考核體系，考核指標(biāo)納入業(yè)務(wù)部及相關(guān)崗位的季度、年度績(jī)效考核，核心考核指標(biāo)包括：（一）臺(tái)賬建立完成率：按要求及時(shí)建立各類臺(tái)賬的數(shù)量占比，要求不低于98%；（二）臺(tái)賬更新及時(shí)率：在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成更新的臺(tái)賬信息占比，要求不低于95%；（三）信息準(zhǔn)確率：臺(tái)賬信息與實(shí)際業(yè)務(wù)相符的比例，要求不低于99%；（四）歸檔規(guī)范率：按規(guī)定完成歸檔的臺(tái)賬數(shù)量占比，要求不低于100%；（五）安全保密合規(guī)率：無臺(tái)賬信息泄露、丟失等違規(guī)情況，要求為100%。第十七條考核結(jié)果應(yīng)用：考核結(jié)果與薪酬調(diào)整、獎(jiǎng)金發(fā)放、評(píng)優(yōu)評(píng)先直接掛鉤。對(duì)考核優(yōu)秀的部門或個(gè)人，給予專項(xiàng)獎(jiǎng)金或榮譽(yù)表彰；對(duì)考核不合格的，由所在部門組織限期整改，整改仍未達(dá)標(biāo)的，按公司績(jī)效考核管理辦法給予相應(yīng)處罰。第十八條責(zé)任追究：對(duì)違反本制度規(guī)定，出現(xiàn)以下情形的，追究相關(guān)部門及人員責(zé)任：（一）未按要求建立臺(tái)賬或臺(tái)賬核心要素缺失，導(dǎo)致業(yè)務(wù)管理混亂的；（二）未按時(shí)更新臺(tái)賬或更新信息不準(zhǔn)確、不完整，影響業(yè)務(wù)決策或工作推進(jìn)的；（三）擅自虛構(gòu)、篡改臺(tái)賬信息，造成不良后果的；（四）違反安全保密規(guī)定，泄露臺(tái)賬涉密信息的；（五）未按規(guī)定歸檔、保管或違規(guī)銷毀臺(tái)賬，導(dǎo)致信息丟失或損壞的；（六）對(duì)監(jiān)督檢